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內(nèi)容摘要：我國檔案管理規(guī)范化、現(xiàn)代化一直是檔案管理追求的目標(biāo)，而從上個(gè)世紀(jì)末開始的計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的高速發(fā)展正是我國檔案管理規(guī)范化的契機(jī)。目前，我國檔案管理與我國現(xiàn)代化的發(fā)展不能協(xié)調(diào)。本文從分析現(xiàn)狀入手，對(duì)我國檔案管理的規(guī)范化提出了一些行之有效的措施和手段，希望能為我國檔案管理的規(guī)范化提供一定的幫助。

關(guān)鍵詞：檔案管理；現(xiàn)狀；對(duì)策；思考

自改革開放以來，我國人事檔案管理發(fā)生了許多變遷，人們對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)也產(chǎn)生了一些根本變化?！稒n案法》的頒布實(shí)施，既為檔案管理工作提供了法律保證，又為檔案管理工作提出了新的要求。

一、人事檔案管理理念的不適應(yīng)

1、缺乏人事檔案的知情權(quán)。近年來，由于人事檔案的不透明、知情權(quán)不落實(shí)而造成的問題越來越多。有的因原單位在當(dāng)事人的人事檔案中記錄了不實(shí)之詞，甚至塞進(jìn)了缺乏事實(shí)根據(jù)的材料，造成了對(duì)當(dāng)事人的傷害；有的因長期無法了解個(gè)人檔案致使檔案丟失而無從知曉。因此，由人事檔案丟失而引發(fā)的糾紛、訴訟頻頻出現(xiàn)。

2.人事檔案保管權(quán)的局限。按國家規(guī)定，目前我國只有機(jī)關(guān)、事業(yè)單位和國有企業(yè)才有人事檔案保管權(quán)，而隨著我國經(jīng)濟(jì)建設(shè)的發(fā)展，外資企業(yè)、民營企業(yè)等經(jīng)濟(jì)成分在經(jīng)濟(jì)發(fā)展中占有越來越大的比例，這些單位按國家規(guī)定沒有人事檔案保管權(quán)，只能把檔案寄放在人才交流中心并向它們交納一定的管理費(fèi)用。這種做法，由于用人單位與人才交流中心不存在行政權(quán)約束，因此，不能有效地對(duì)人事檔案進(jìn)行管理。

二、人事檔案管理方法的不適應(yīng)

1、“檔隨人走”的傳統(tǒng)管理方法受到挑戰(zhàn)。改革開放以來，特別是隨著市場經(jīng)濟(jì)體制逐步推進(jìn)，人員流動(dòng)現(xiàn)象日益增加，人檔分離現(xiàn)象越來越普遍，盡管《干部檔案工作條例》、《企業(yè)職工檔案工作規(guī)定》對(duì)流動(dòng)人員的人事檔案作了規(guī)定，但實(shí)際操作中管理部門與流動(dòng)人員之間的權(quán)益和管理矛盾日益顯露。有的單位為了防止人才流失，以檔案為關(guān)卡，造成了“棄檔”現(xiàn)象日益嚴(yán)重，淡化人事檔案的呼聲越來越高。

2.傳統(tǒng)的手工管理制約了人事檔案的質(zhì)量與效率。人事檔案多年來采用傳統(tǒng)的十大分類制，一份材料歸屬什么種類常常存在許多主觀因素。近年來，雖然采用了計(jì)算機(jī)進(jìn)行輔助管理，但也只是采用電腦進(jìn)行目錄錄入，并沒有帶來管理方法質(zhì)的飛躍，造成人事檔案管理效率低。

三、人事檔案管理制度的不適應(yīng)

1、人事檔案收集缺乏力度、材料質(zhì)量差的問題普遍存在。首先是收集歸檔的工作制度不健全，執(zhí)行不嚴(yán)格。少數(shù)管檔案部門只照搬中組部下發(fā)的《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》，沒有形成自己的實(shí)施細(xì)則，內(nèi)容不具體、不全面。即使建立了制度也存在不同程度上執(zhí)行不嚴(yán)格的現(xiàn)象。歸檔工作被動(dòng)、不及時(shí)。其次是收集歸檔的材料不全面、不準(zhǔn)確。特別是交給人才交流，代管的人事檔案，職工考核材料、人員鑒定材料和反映個(gè)人能力水平的材料等，不能及時(shí)收集到個(gè)人檔案中。

2、缺少有效的檢查、監(jiān)督機(jī)制。許多單位的人事檔案長期處于凌亂、無人問津的狀態(tài)，發(fā)揮不了應(yīng)有的作用。由于沒有定期檢查，使水事檔案管理有空可鉆，新增加材料的連續(xù)性出那斷裂現(xiàn)象；部分人員檔案材料遺失；一些單位趁人員調(diào)動(dòng)、單位合并之機(jī)把未整理的人事檔案順?biāo)浦垡平怀鋈?，推卸?zé)任。

3、材料的真實(shí)性受到質(zhì)疑。有的個(gè)人或單位出于某種考慮或避開某種風(fēng)險(xiǎn)，刻意更換材料或隱瞞事實(shí)，使人事檔案信息虛假或不全，可信度大大降低，這必然使用人單位處于被動(dòng)狀態(tài)，特別是現(xiàn)在錄用人員都是采用先進(jìn)人后調(diào)檔的方式，一旦用人單位發(fā)展問題為時(shí)已晚。

四、改變檔案管理現(xiàn)狀的幾點(diǎn)對(duì)策

1、要具備現(xiàn)代化的觀念。計(jì)算機(jī)和信息技術(shù)的快速發(fā)展，已經(jīng)和正在檔案管理工作產(chǎn)生劃時(shí)代的巨大影響。隨著機(jī)關(guān)、企業(yè)單位辦公自動(dòng)化進(jìn)程的加快，大量機(jī)讀檔案錄音、錄像、照片等新型電子文檔的形成已納人檔案管理。要解決一個(gè)觀念問題，就是我們檔案的現(xiàn)代化建設(shè)不是簡單地用計(jì)算機(jī)代替手工勞動(dòng)，也不是把傳統(tǒng)的管理方式搬到網(wǎng)絡(luò)管理上來，而是要借助現(xiàn)代信息技術(shù)，引進(jìn)先進(jìn)的管理理念，對(duì)檔案管理中不適應(yīng)的一些做法進(jìn)行改革。盡快樹立起現(xiàn)代化的觀念是每一個(gè)檔案工作者緊迫的必修課，是檔案管理步人現(xiàn)代化的第一步。

2、要有適應(yīng)時(shí)展的內(nèi)部管理。對(duì)于各級(jí)檔案部門來說，采用科學(xué)的管理手段，為實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化打下基礎(chǔ)是非常必要的。

3.要進(jìn)行人事檔案管理模式的變革。市場經(jīng)濟(jì)的建立產(chǎn)生了多種經(jīng)濟(jì)組織形式，這有利于人才的吸納、流動(dòng)，人事管理變成了一種社會(huì)化的管理。傳統(tǒng)模式在過去人事管理中起到了重要作用，在今天也還有它一定的適用范圍，但不應(yīng)成為唯一的模式。對(duì)于那些企事業(yè)單位職工、教師及流動(dòng)人員的值得保密的東西不多的檔案，可以逐步進(jìn)行社會(huì)化、開放式管理。

4、要有先進(jìn)的設(shè)備和技術(shù)。目前就大多數(shù)檔案館(室)特別是基層檔案館(室)來說，先進(jìn)設(shè)備不可能引進(jìn)，因此，我們一方面要不失時(shí)機(jī)地爭取相關(guān)部門的支持，力爭改變我們設(shè)備條件，為現(xiàn)代化打下基礎(chǔ)，同時(shí)也應(yīng)不失時(shí)機(jī)地培養(yǎng)人才，使現(xiàn)有的設(shè)備盡可能地與自己的館藏實(shí)際相結(jié)合，在檔案管理和提供使用中發(fā)揮作用。這方面重要任務(wù)一是充分利用現(xiàn)有設(shè)備，使之充分發(fā)揮效用，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，培養(yǎng)人才。二是在整理、編目等基礎(chǔ)工作的標(biāo)準(zhǔn)化上多下功夫，為進(jìn)一步引進(jìn)設(shè)備創(chuàng)造條件。三是對(duì)電子文件歸檔工作著眼點(diǎn)要高，立足點(diǎn)要實(shí)，在規(guī)劃電子文件歸檔工作時(shí)應(yīng)從本單位的實(shí)際情況出發(fā)，在保管條件，翻拍復(fù)印、裝訂等方面的現(xiàn)代化需要新的知識(shí)和新的技術(shù)手段?，F(xiàn)有的立卷人員尚不能適應(yīng)工作的需要，要通過組織培訓(xùn)及業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)等，盡快掌握信息管理自動(dòng)化的基本知識(shí)和技能。總之，在購買和采用現(xiàn)代化設(shè)備上，必須以相關(guān)人才的調(diào)人和培養(yǎng)為前提，因?yàn)闆]有懂技術(shù)的相關(guān)人才，設(shè)備不可能充分發(fā)揮作用。另外，購買和引進(jìn)設(shè)備一定要考慮到本單位的實(shí)際，重點(diǎn)搞好基礎(chǔ)工作，只有基礎(chǔ)工作先行，現(xiàn)代化設(shè)備才能真正充分發(fā)揮作用。

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