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一、人口和計(jì)生檔案管理工作的現(xiàn)狀

（一）相關(guān)部門不重視

在整個(gè)人口和計(jì)生工作中，對(duì)于基層人口和計(jì)劃生育檔案管理的工作是最基礎(chǔ)的，也是最重要的，但是又偏偏是最不受重視不薄弱的一個(gè)環(huán)節(jié)。相關(guān)部門沒(méi)有意識(shí)到基層檔案管理工作的重要性，不重視檔案管理工作，因此工作的中心和工作議程都集中在了其他的工作上，忽視檔案管理工作的重要性勢(shì)必會(huì)造成檔案的損壞甚至流失，長(zhǎng)久以往最后會(huì)影響到統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的不真實(shí)不準(zhǔn)確，影響國(guó)家政府做出決策。具體表現(xiàn)在對(duì)于檔案管理工作的工作人員的選擇隨意性，不考慮人員的鉆也是否符合檔案管理工作；人口和計(jì)生工作的工作內(nèi)容考核并有沒(méi)檔案管理工作這一項(xiàng)；檔案管理部門缺乏甚至不具備規(guī)范的管理制度，這些相關(guān)部門不重視人口和計(jì)生檔案管理工作的表現(xiàn)導(dǎo)致檔案管理工作人員對(duì)檔案管理工作極大的隨意性，而無(wú)法將檔案管理工作處理妥當(dāng)。

（二）檔案管理工作的客觀條件差

目前的檔案管理工作的條件遠(yuǎn)遠(yuǎn)沒(méi)有達(dá)到《檔案法》規(guī)定的要求。檔案管理人員由于缺乏專業(yè)的訓(xùn)練培訓(xùn)，業(yè)務(wù)素質(zhì)并沒(méi)有達(dá)到檔案管理工作的要求。隨之產(chǎn)生基層檔案管理工作雜亂無(wú)章，沒(méi)有同意的規(guī)范，管理隨意等問(wèn)題。檔案管理工作人員混亂，沒(méi)有統(tǒng)一規(guī)范的編制，導(dǎo)致整體管理工作混亂不合理，工作內(nèi)容無(wú)法細(xì)分，工作責(zé)任無(wú)處落實(shí)。還有許多基層部門檔案管理的條件明顯欠缺，無(wú)論的必需的檔案管理設(shè)備還是檔案存放的庫(kù)房都所有缺乏或者存在明顯的安全問(wèn)題和隱患。缺少統(tǒng)一嚴(yán)格的規(guī)章制度，缺乏穩(wěn)定專用的資金支持，使得檔案管理工作無(wú)法正常進(jìn)行發(fā)展，導(dǎo)致檔案資料的損壞甚至流失。

二、完善和加強(qiáng)檔案管理工作的措施

（一）全面普查

數(shù)據(jù)整合為避免原有檔案管理工作的不足和失誤造成的數(shù)據(jù)缺失和不準(zhǔn)確，在完善檔案管理工作的準(zhǔn)備階段，需要對(duì)數(shù)據(jù)安全進(jìn)行重新普查和整理。于原有的數(shù)據(jù)和案卷要取其精華去其糟粕，選取可靠的有利用價(jià)值的安全重新整合，以達(dá)到規(guī)范化的標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)于無(wú)法確定準(zhǔn)確性的數(shù)據(jù)和案卷有選擇行的就行數(shù)據(jù)整理，保留有價(jià)值的部分，刪除不合格的數(shù)據(jù)案卷。

（二）確定類目

統(tǒng)一分類檔案在統(tǒng)計(jì)和存放的時(shí)候要搞好類別統(tǒng)計(jì)，在籌備之初要確定分類類別，新納入數(shù)據(jù)和案卷的時(shí)候進(jìn)行有效的判斷分類，有依據(jù)的進(jìn)行分類存放。同時(shí)利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，建立完善的數(shù)據(jù)庫(kù)分類功能，確保數(shù)據(jù)檢索功能的有效利用。在檔案分類的過(guò)程中，對(duì)分類有規(guī)范性的進(jìn)行題名，確保檔案的分類號(hào)是唯一的有可查性的，對(duì)每一份數(shù)據(jù)和案卷有具有唯一的分類號(hào)和題名以方便查找。

（三）分級(jí)分次錄入

人口與計(jì)劃生育檔案管理工作也隨著信息化時(shí)代的要求變得科學(xué)化和數(shù)據(jù)化，在使用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檔案案卷錄入的過(guò)程中要注意對(duì)案卷進(jìn)行分類分層次著錄。對(duì)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)中報(bào)表等信息選擇圖標(biāo)著入，使得數(shù)據(jù)在使用過(guò)程中形象具體；對(duì)于音頻視頻類信息采用刻盤(pán)的方式錄入，方便保存；對(duì)于重要的文件類信息采用高級(jí)別的文件級(jí)著；而對(duì)于那些利用價(jià)值不高，問(wèn)題單一的文件信息選擇案卷類著錄。針對(duì)各種檔案的具體性質(zhì)分類分次分級(jí)錄入可以從大體上統(tǒng)計(jì)分類類別，減少著錄條目，還能大略的揭示不同類別檔案的大致內(nèi)容和特征，從一定程度上有效的提高了信息的完整性和檔案管理工作的工作效率。

（四）分門別類

在對(duì)具有較好基礎(chǔ)數(shù)據(jù)支持的案卷和具備完整目標(biāo)的案卷進(jìn)行錄入的時(shí)候可以直接在全引目錄上面進(jìn)行標(biāo)記分類。還有一些特殊形式的檔案案卷諸如案件、病例等，可以利用人名、地址、時(shí)間等索引進(jìn)行有效的關(guān)聯(lián)之后再錄入。計(jì)算機(jī)會(huì)自動(dòng)給出統(tǒng)一的分類號(hào)，充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)的檔案目錄基礎(chǔ)，分門別類，可以有效的減少不必要的繁瑣著錄環(huán)節(jié)，從而達(dá)到有效提高著錄速度的目的。

（五）提高檔案管理工作人員的素質(zhì)

檔案管理工作工作人員是否具有良好的專業(yè)知識(shí)和技能直接影響到檔案管理工作的工作效果，提高檔案管理工作人員的思想素質(zhì)，培養(yǎng)檔案管理工作人員專業(yè)的工作技能和工作知識(shí)是做好人口與計(jì)劃工作科學(xué)管理工作的前提。通過(guò)積極組織檔案管理工作人員參加技術(shù)培訓(xùn)和業(yè)務(wù)培訓(xùn)，有利于提高檔案管理工作人員的知識(shí)水平，改善檔案管理工作人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)。同時(shí)還應(yīng)該增強(qiáng)檔案管理工作人員對(duì)于檔案信息重要性的認(rèn)識(shí)。目前檔案管理工作逐漸信息化系統(tǒng)化科學(xué)化，這就要求管理工作人員需要較強(qiáng)的計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力和情報(bào)學(xué)知識(shí)。利用新知識(shí)新技能實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化科學(xué)化既從效率提高了檔案的管理工作又使得檔案管理工作體制逐漸得到完善。

三、結(jié)束語(yǔ)

檔案管理工作事關(guān)歷史數(shù)據(jù)的真實(shí)性和準(zhǔn)確性，又關(guān)系到國(guó)家政府決策的正確性，所以管理部門需要充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性和其價(jià)值作用，不光要投入必要的財(cái)力物力保障管理工作的有效進(jìn)行運(yùn)作，還要提高管理人員的素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化，為社會(huì)進(jìn)步國(guó)家發(fā)展提高有效的數(shù)據(jù)保障。

作者：王樹(shù)菊 單位：遼寧省凌源市計(jì)劃生育技術(shù)服務(wù)站