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一、繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育檔案管理的重難點問題

1.對繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育檔案管理的認識不足

繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育檔案管理是一項系統(tǒng)工程，不僅需要繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育部門的重視，還需要其它相關(guān)部門的重視與配合。各臨床科室在完成繼續(xù)教育項目后，不對其進行歸檔，也不及時上報給繼續(xù)教育科室，把其視作可有可無的資料擱置一旁，只有在影響下次繼續(xù)教育項目申報時才會進行資料的上報。資料不整理和長時間擱置，很可能造成出錯或丟失，降低了信息質(zhì)量。而衛(wèi)生技術(shù)人員則把上報稱為“交糧票”，可以看出，他們對繼續(xù)教育檔案是有一定排斥心理的，他們只有在尋求學(xué)分或完成進修結(jié)業(yè)材料時才加以重視。醫(yī)院各科室對繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育檔案管理認識的缺失，給檔案管理工作帶來了巨大的阻力。

2.檔案管理不規(guī)范，內(nèi)容不完整

由于各種原因的存在，繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育檔案管理內(nèi)容十分瑣碎。比如采用一人一檔的方式，只職能科室學(xué)分一項就要建立成百上千份的檔案，數(shù)量巨大且瑣碎，而且資料的完整性與準確性還在很大程度上依賴于醫(yī)技人員的自覺性與科室的重視程度。有的醫(yī)院還采用個人保管、科室審核的方式，雖然管理起來很方便，但常常出現(xiàn)因個人保管不當而造成檔案資料損失的情況。臨床科室主辦繼續(xù)教育項目，一般不會影響到其它工作，所以他們不會對檔案及時整理和保存，更談不上及時上報了。繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育檔案管理信息化程度不高，檔案資料常常以紙質(zhì)形式存在，實際工作效率不高。

3.檔案占據(jù)空間大，保管環(huán)境不良

繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育一人一檔需要占據(jù)巨大的空間，職能科室繼續(xù)教育項目每年變更也要產(chǎn)生大量資料，醫(yī)技人員外出或進來的繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育資料也十分繁瑣，這些資料將占據(jù)很大的空間，必須有專門的檔案儲存柜。而許多醫(yī)院將檔案直接存放在職能科室辦公室，沒有獨立的檔案室。辦公室環(huán)境無法滿足檔案保管的環(huán)境需求，不利于檔案的長期保存。

二、加強繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育檔案管理工作的具體建議

1.加大對檔案管理工作的重視

醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)部門應(yīng)當引起高度重視，將繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育檔案管理視為與醫(yī)院發(fā)展息息相關(guān)的重要工作。發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)作用，提高職能科室、臨床科室及醫(yī)護人員對繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育的重視程度，將文書檔案看成是與其相關(guān)的重要資料，而不僅僅是職能科室的職能，積極、主動、及時配合職能科室完成繼續(xù)教育檔案的收集和歸檔。職能科室應(yīng)加大宣傳力度，讓各科室及醫(yī)技人員能夠耳濡目染，不斷強化對檔案管理重視的意識。同時職能科室還要加大相關(guān)培訓(xùn)，并與醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)將其列入年度考核指標，以提高對繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育檔案管理工作的重視，提高各科室及醫(yī)技人員對教育檔案歸檔的積極性，保證檔案管理工作的順利進行。

2.實施檔案的集中管理

要實施檔案的集中管理，將繼續(xù)教育檔案統(tǒng)一存放在一個地點。定期對不同類別的教育檔案進行整理和收集，其它部門及醫(yī)技人員協(xié)同配合。建立專業(yè)化的檔案室有利于檔案的長期保存。另外，實施集中管理的檔案管理部門，應(yīng)在年度計劃中對檔案的要求和目標有具體體現(xiàn)，專門部署檔案工作，同時在年終考核中考核檔案工作的具體情況。部門要利用經(jīng)濟手段以確保檔案的完整性，可采取無檔案管理人員歸檔簽字，財務(wù)部門不予報銷或職務(wù)評審、科研項目申報不予通過的措施，以減少檔案長時間留存在部門或個人手中的現(xiàn)象。

3.改善管理環(huán)境，提高檔案管理效率

首先，要派專人管理。醫(yī)院應(yīng)派專人對繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育檔案進行管理，由繼續(xù)教育管理人員定期對相關(guān)檔案進行匯總和上報。所有檔案均由專人進行匯總和管理，避免因多人分散管理帶來的數(shù)據(jù)分散及規(guī)范性不強等問題。其次，應(yīng)完善檔案管理及借閱流程。制定醫(yī)學(xué)教育檔案管理制度，使檔案管理制度化，并完善、明確檔案管理及借閱流程，將管理職責確定到人。只有這樣，才能避免檔案遺失的情況發(fā)生。再次，要加強電子化管理。通過建立電子化檔案管理平臺，實現(xiàn)對繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育檔案的電子化管理，從而實現(xiàn)信息資料的快速調(diào)閱和分析。另外，還可以建立繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育檔案數(shù)據(jù)庫，對醫(yī)技人員繼續(xù)教育需求進行分析，不斷提高數(shù)據(jù)庫的開發(fā)和利用?？傊S著信息化社會的發(fā)展，繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育檔案管理對醫(yī)療事業(yè)的貢獻越來越大，及時發(fā)現(xiàn)繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育檔案管理的問題并加以解決非常必要。

作者：鄒楊單位：內(nèi)江市第一人民醫(yī)院