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檔案管理概念范文第1篇

浙江省象山縣第三人民醫(yī)院 315711

[摘要]隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，計算機管理已經(jīng)被應(yīng)用于各行各業(yè)的各項管理之中，檔案管理作為醫(yī)院管理工作的重要組成部分對促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展起到不可替代的關(guān)鍵性作用，同時，檔案管理情況也側(cè)面反映了醫(yī)院的整體建設(shè)和風(fēng)貌，信息環(huán)境下，醫(yī)院檔案的現(xiàn)代化管理已是大勢所趨。鑒于此，本文對檔案現(xiàn)代化管理的概念和意義做了詳細(xì)闡釋，并深入探討了醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化路徑，以期為醫(yī)院檔案管理提供更有效的理論指導(dǎo)。

[

關(guān)鍵詞 ]醫(yī)院；檔案管理；現(xiàn)代化；構(gòu)建策略

一、醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化概念闡釋

檔案現(xiàn)代化管理指的是利用計算機技術(shù)、云存儲技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等現(xiàn)代化工具進(jìn)行檔案信息管理，檔案現(xiàn)代化管理是以傳統(tǒng)檔案管理為基礎(chǔ)而發(fā)展起來的。

檔案現(xiàn)代化管理可以通過計算機錄入檔案信息資料，使檔案信息的搜集、整理、查閱、利用變得更加方便，通過搜索引擎，檔案管理員和使用者可以即刻檢索出所需資料，大量節(jié)省了操作時間，并有效提高檢索準(zhǔn)確率；檔案現(xiàn)代化管理實現(xiàn)了檔案的電子化存儲，檔案管理員和使用者查閱無需直接接觸檔案原件，利用互聯(lián)網(wǎng)和網(wǎng)絡(luò)存貯工具便可傳遞、閱讀文件，這種管理方式方便了檔案的保管和保存，無限延長了檔案壽命；檔案現(xiàn)代化管理實現(xiàn)了資源共享，進(jìn)一步提升了檔案資料的開發(fā)和利用率。

信息化時代背景下，人們對信息的需求量和時效性要求越來越高，同時，隨著各單位工作開展，檔案的數(shù)量不斷增多，檔案庫容量趨于飽和，檔案管理人員不堪重荷，傳統(tǒng)檔案管理方式逐漸暴露出自身缺陷，已經(jīng)無法滿足新時期的檔案管理工作要求，在這種情況下，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化和檔案工作的數(shù)字化已經(jīng)是各大企事業(yè)單位的唯一選擇。

二、醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化構(gòu)建策略

（一）電子策略運用

1.建立適合于自身需要的檔案軟件管理系統(tǒng)。隨著計算機技術(shù)的發(fā)展，多種多樣的檔案管理軟件被開發(fā)出來，這些軟件各有特點，在選擇時，單位要優(yōu)先考慮經(jīng)過國家鑒定的正規(guī)化軟件，然后再根據(jù)自身需要，在原有軟件基礎(chǔ)上進(jìn)行二次開發(fā)，建立適用于本單位檔案管理的軟件系統(tǒng)，檔案管理軟件系統(tǒng)既要能滿足檔案部的工作需要，又要與其他行政辦公系統(tǒng)相連接，實現(xiàn)檔案的材料搜集、報送、接受、管理、修訂等的全程數(shù)字化管理，逐步實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、自動化和網(wǎng)絡(luò)化。

2.利用計算機輔助檔案管理。檔案現(xiàn)代化管理要循序漸進(jìn)地推進(jìn)，首先在傳統(tǒng)檔案管理的基礎(chǔ)上，利用計算機工具實現(xiàn)檔案目錄信息的數(shù)據(jù)化，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，然后再實現(xiàn)全文信息的數(shù)據(jù)化。單位中所有部門均要求利用計算機進(jìn)行檔案材料管理，并通過一體化工作平臺匯總至檔案管理部門，檔案管理部負(fù)責(zé)管理和保存單位所有檔案資料，并為各個部分提供檔案查詢借閱服務(wù)，通過計算機輔助，檔案管理工作效率大大提升。

3.電子檔案管理。隨著社會信息化建設(shè)的不斷推進(jìn)，無紙化辦公早已由概念逐漸實踐應(yīng)用到各個領(lǐng)域中。電子檔案的誕生，也引領(lǐng)檔案管理工作進(jìn)入了新時代。檔案的自動化和一體化管理，要求檔案管理部門重新設(shè)置工作流程。在每一份檔案文件形成伊始，檔案管理人員都要率先考慮后續(xù)檔案管理工作中的鏈接應(yīng)用及長久保存問題。

（二）管理環(huán)境構(gòu)建

1.更新觀念，實現(xiàn)管理理念現(xiàn)代化?？茖W(xué)理念意識對于檔案現(xiàn)代化管理具有現(xiàn)實的指導(dǎo)意義。面對新的技術(shù)、新的管理模式，檔案管理人員必須轉(zhuǎn)變觀念，走出封閉概念誤區(qū)，不斷學(xué)習(xí)，提升自身檔案管理專業(yè)水平和計算機技術(shù)應(yīng)用水平，實現(xiàn)檔案管理人工操作向智能操作的轉(zhuǎn)變，建立資源優(yōu)勢，完成資源共建共享。此外，檔案管理部門以外的員工也應(yīng)該提升對檔案管理的認(rèn)識，特別是信息部門、人力資源部門，必須要具備一定的檔案管理意識和技能。

2.加強軟、硬件建設(shè)，促進(jìn)管理技術(shù)現(xiàn)代化。傳統(tǒng)人工的檔案管理模式逐漸被淘汰，現(xiàn)代化檔案管理正在各大企事業(yè)單位中深入開展，在推進(jìn)現(xiàn)代化檔案管理時，先進(jìn)的基礎(chǔ)設(shè)施和硬件工具是最基礎(chǔ)的物質(zhì)條件。首先，要依據(jù)檔案室建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)配置檔案集中管理所需要的辦公室、閱檔室和庫房等；其次，要配置現(xiàn)代化檔案管理工作所必須的計算機、掃描儀、服務(wù)器、硬盤、光盤、打印機、交換機等硬件工具，這些硬件工具是實現(xiàn)檔案數(shù)字化和自動化管理的重要保障；第三，在存儲保護檔案時，要注意配置空調(diào)、消防器、除塵器、監(jiān)控器等裝置，以確保檔案文件的安全保管；第四，選擇適用于本單位檔案管理的軟件系統(tǒng)，并對檔案管理人員進(jìn)行統(tǒng)一培訓(xùn)，教予其掌握檔案管理的各項應(yīng)用技術(shù)，提高檔案現(xiàn)代化管理水平。

（三）安全保障措施

1.建立科學(xué)統(tǒng)一的現(xiàn)代化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)章制度。執(zhí)行檔案信息的規(guī)范化、統(tǒng)一化管理制度，使檔案管理有章可循、有據(jù)可依。從材料收集、整理到存檔，檔案管理的所有流程環(huán)節(jié)都要做到條例清晰、條目明確，確保檔案資料的完整性，杜絕出現(xiàn)材料丟失、漏記、誤記現(xiàn)象。同時，檔案材料的內(nèi)容、分類以及編號等項目也都要求統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，并設(shè)置密碼，安全存放。現(xiàn)代化檔案管理的方式、手段與傳統(tǒng)檔案管理截然不同，因此，檔案管理部門必須重新制定適用于現(xiàn)代化檔案管理運行機制的全新管理制度和使用規(guī)則。

2.加強安全技術(shù)的開發(fā)和應(yīng)用。現(xiàn)代化檔案管理具有管理高效、利用方便、傳遞快捷等優(yōu)勢，但同時，相對于紙質(zhì)檔案，電子檔案也容易出現(xiàn)人為破壞、病毒攻擊、信息干擾，儲存?zhèn)鬏斨械男畔⑹Э氐劝踩珕栴}，另外，電子材料易改性和操作隱蔽性也給檔案信息的安全保護工作增加了很多難度，以上因素都可以造成電子檔案信息數(shù)據(jù)的丟失或污染，檔案內(nèi)容真實性難以確保。檔案管理部門和技術(shù)部門應(yīng)重視檔案管理安全技術(shù)的開發(fā)和應(yīng)用。如，防火墻技術(shù)、反病毒技術(shù)、數(shù)據(jù)備份技術(shù)等。

三、結(jié)論

目前，社會各行業(yè)的信息化改革都在不斷深化，檔案管理工作也面臨著新的挑戰(zhàn)和機遇，如何高效管理，做好服務(wù)是新形勢下檔案管理人員需要討論的新課題。單位檔案管理要盡早地融入互聯(lián)網(wǎng)信息系統(tǒng)，開拓多種渠道，開發(fā)多種技術(shù)，有效借鑒社會其他領(lǐng)域和相關(guān)信息，放開眼光，創(chuàng)新發(fā)展，不斷加快檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程。

參考文獻(xiàn)

[1]許美村.醫(yī)院信息化與醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化現(xiàn)狀研究[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報，2015(17).

[2]曾永輝.新形勢下醫(yī)院檔案管理工作的新思路探究[J].中國當(dāng)代醫(yī)藥，2013(11).

檔案管理概念范文第2篇

關(guān)鍵詞：設(shè)計企業(yè);數(shù)字化;檔案管理;生產(chǎn)模式

中圖分類號：S611 文獻(xiàn)標(biāo)識碼： A

引言

在面臨更加激烈的市場競爭中，設(shè)計企業(yè)的數(shù)字化檔案管理是以市場需求為導(dǎo)向的管理思想，將客戶要求、企業(yè)內(nèi)部資源、上游的原材料供應(yīng)商和下游的客戶等整合到企業(yè)整體的價值鏈中，以此建立自己的競爭優(yōu)勢。數(shù)字化檔案管理超越了企業(yè)原有的檔案管理框架和運作模式，是對企業(yè)現(xiàn)有的組織結(jié)構(gòu)、管理觀念、管理方式等管理系統(tǒng)的一場革命性變革。

1 .數(shù)字化與電子化的區(qū)別

電子化的概念與數(shù)字化的概念相伴而生，在日常生活中混用倒也無妨，但如果深究這兩個概念，它們的差別還是很大的。電子化的概念是指一切與通訊電腦有關(guān)的產(chǎn)品，主要是指實體性的產(chǎn)品，如電子文件、電子檔案、電子圖紙。而數(shù)字化則更傾向于管理和使用規(guī)范有序后的電子信息，主要指對整個過程進(jìn)行管理和使用的一種方法和手段，如 “數(shù)字城市、數(shù)字生活、數(shù)字校園、數(shù)字管線、數(shù)字檔案館”等，都是指將信息通過某種手段收集規(guī)范后的再供人利用。電子化的外延更寬，適用面更廣；數(shù)字化的內(nèi)涵更深，專業(yè)性更強。在更大眾的領(lǐng)域通常使用電子化，在更專業(yè)的領(lǐng)域通常使用數(shù)字化。

檔案工作的發(fā)展歷程經(jīng)歷了從“電子化”到“數(shù)字化”的演變過程。最初大家提到電子檔案主要是指一種實體性的檔案電子文件，只要能查到看到就算是實現(xiàn)了電子檔案的管理，并沒有要求很完整的檔案收集、整理、提供利用的全過程管理。但在進(jìn)入數(shù)字檔案館時代后，對于檔案全過程管理的要求就越來越迫切，能否對檔案全過程進(jìn)行管理是衡量數(shù)字檔案館的重要標(biāo)志。所以，從“電子化”到“數(shù)字化”是檔案管理方式質(zhì)的改變。數(shù)字檔案館是電子檔案工作發(fā)展到一定階段必然產(chǎn)物，它的內(nèi)涵更深，專業(yè)性更強。

我們現(xiàn)在提出的數(shù)字化，是各方面 “電子化”工作發(fā)展到一定階段的必然要求。目前國內(nèi)設(shè)計企業(yè)在設(shè)計手段上實現(xiàn)了CAD，三維技術(shù)開展的如火如荼；在管理手段上很多設(shè)計企業(yè)利用綜合信息管理平臺開展工作；在公文管理上使用OA?？梢哉f多方面的電子化工作都得到較大發(fā)展，但是要對企業(yè)各個過程進(jìn)行更專業(yè)有效地管控，就需要引入“數(shù)字化”的概念。如果說的更形象一點，“數(shù)字化”就是從最底層的“0,1”進(jìn)行管控，是最精準(zhǔn)全面的管控。所以“數(shù)字化”的概念應(yīng)孕而生，這是管理手段向更高層級邁進(jìn)的必然要求，是管理方式從大眾化走向?qū)I(yè)化的必然體現(xiàn)。

2 .設(shè)計企業(yè)數(shù)字化檔案管理模式的研究

2.1 設(shè)計企業(yè)數(shù)字化檔案管理現(xiàn)狀

檔案管理學(xué)科已經(jīng)成為一個較為成熟的領(lǐng)域，它不僅是管理技術(shù)和方法，也是項目操作和交流的靈魂，更多的影響著工作人員的操作流程和思維方式。檔案管理、檔案管理理論被廣泛運用到各行各業(yè)，對于處于競爭環(huán)境中的現(xiàn)代企業(yè)和高技術(shù)行業(yè)來說，尤為重要。我國很多企業(yè)已經(jīng)全面引入并推行了數(shù)字化檔案管理，但在企業(yè)實際的數(shù)字化檔案管理過程中，檔案管理學(xué)科被運用得各有千秋，其實際效果也不盡相同，大致可分為部門檔案管理、項目組檔案管理和部門/項目組混合檔案管理三種管理模式。根據(jù)企業(yè)規(guī)?；驒n案管理理念的不同，在實際的數(shù)字化檔案管理過程中，采取的管理方式也不盡不同。

2.2數(shù)字化檔案管理模式的分析

（1）內(nèi)容豐富，數(shù)據(jù)量大。與電子化相比，數(shù)字化給人的第一感覺應(yīng)該是海量數(shù)據(jù)，海量存儲。它所管理的信息種類更多，內(nèi)容更豐富多彩，應(yīng)能包括一個單位的主要信息種類，存儲單位至少以“T”計。由于是對整個過程進(jìn)行管理，所以各種中間數(shù)據(jù)量比較大。

（2）從管理實體到關(guān)系管理。關(guān)系管理是數(shù)字化最突出的特點，要實現(xiàn)精準(zhǔn)全面的管控，就需要對每一份電子文件的各種關(guān)系進(jìn)行全面的管理，搞懂它的來龍去脈，弄清他的前世今生，實現(xiàn)“拔出蘿卜帶出泥“的效果。這樣，利用者不但能夠研究蘿卜，還能夠?qū)Π纬鎏}卜后帶出的泥土進(jìn)行研究，從而全面掌握關(guān)于蘿卜的各種信息。

（3）為知識管理提供基礎(chǔ)。知識管理是未來信息系統(tǒng)提供利用的主要模式。數(shù)字化最終的實現(xiàn)目標(biāo)應(yīng)該是從簡單的查詢、瀏覽、統(tǒng)計階段過渡到知識管理階段。目前知識管理尚無統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)模式，它的概念正在形成，內(nèi)涵正在不斷豐富。但是有一點可以肯定的是利用者不再是拿著圖號到檔案室去找圖，而是改變?yōu)槔谜咄ㄟ^一個入口進(jìn)去后，通過各種關(guān)系映射關(guān)聯(lián)，實現(xiàn)對整個檔案庫的了解，并能夠迅速定位到自己所需要的信息，從而減少在查找信息資料上的時間消耗。

（4）全面電子化的產(chǎn)物。數(shù)字化是一個單位多個方面全面電子化后的產(chǎn)物，從信息的輸入、到生產(chǎn)、管理、提供利用等各個方面實現(xiàn)電子化后，數(shù)字化才有了實現(xiàn)的基礎(chǔ)。如果一個環(huán)節(jié)掉了鏈子，那么整個流程就運轉(zhuǎn)不起來，數(shù)字化的利用效果就要大打折扣。比如我們在看到數(shù)字地圖后，會驚訝于它的精準(zhǔn)和全面，那是因為從輸入開始它的電子化就已經(jīng)達(dá)到了很高的水平，這樣才會在以后的加工利用上提供出高質(zhì)量的產(chǎn)品。

3 .設(shè)計企業(yè)數(shù)字化檔案管理生產(chǎn)模式

3.1虛擬化?！疤摂M”源于計算機技術(shù)，是指用計算機來虛構(gòu)和模擬現(xiàn)實世界中的客觀事物和環(huán)境，如虛擬磁盤、虛擬網(wǎng)絡(luò)等。然而，這種客觀事物本身并不存在于計算機中，而是計算機通過相關(guān)信息的處理，仿造出和現(xiàn)實事物極其相似的景象。所謂虛擬化，是指使用計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，人們的實踐活動從過去的以物質(zhì)和能量為基礎(chǔ)的物理空間向以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的電子空間轉(zhuǎn)化的過程。

從本質(zhì)上講，虛擬化實際上是一種概念的產(chǎn)物，是真實物理載體抽象化的體現(xiàn)，可以說是計算機和信息通訊技術(shù)發(fā)展的最新階段。在虛擬化實現(xiàn)的過程中，數(shù)字化、電子化、網(wǎng)絡(luò)化都是虛擬化的前提和基礎(chǔ)，虛擬化集成了計算機和通訊技術(shù)的絕大多數(shù)功能，例如數(shù)字計算的功能、文字處理的功能、多媒體的功能、網(wǎng)絡(luò)通信的功能等等。只有當(dāng)計算機具備所有這些功能時，才能夠說虛擬時代已經(jīng)到來。

由此看出，虛擬化是數(shù)字化、電子化和網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展到一定階段的產(chǎn)物，并且虛擬化是迄今計算機和通訊技術(shù)發(fā)展的最高階段。無論從安全考慮，還是從計算機技術(shù)的發(fā)展趨勢考慮，虛擬化都應(yīng)該成為未來設(shè)計企業(yè)數(shù)字化的主要技術(shù)實現(xiàn)手段。

3.2遠(yuǎn)程化。計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展呈現(xiàn)出遠(yuǎn)程化的趨勢，這也符合數(shù)字化未來發(fā)展的特點。隨著設(shè)計企業(yè)業(yè)務(wù)領(lǐng)域的逐步拓寬，移動辦公的要求越來越迫切。遠(yuǎn)程化應(yīng)該是設(shè)計企業(yè)未來數(shù)字化實現(xiàn)的主要功能之一。

3.3數(shù)字化應(yīng)是將文控、CAD、三維、綜合管理信息系統(tǒng)、數(shù)字檔案館、OA、知識管理等各功能模塊串起來的一根紅線，數(shù)字化將會形成設(shè)計企業(yè)最大的數(shù)字信息資源，涵蓋企業(yè)絕大部分的信息資源，對于企業(yè)的發(fā)展具有至關(guān)重要的作用。

3.4數(shù)字化可能會使設(shè)計企業(yè)的某些職能發(fā)生改變，產(chǎn)生類似“數(shù)字化生產(chǎn)中心”這類機構(gòu)。數(shù)字管理中心是設(shè)計企業(yè)所有數(shù)字化信息的管理中心，這類機構(gòu)的人員有點類似于網(wǎng)站的編輯和運維人員，主要對企業(yè)內(nèi)信息進(jìn)行加工處理并提供利用。設(shè)計人員是信息的生產(chǎn)者和制造者，有點類似于網(wǎng)站的記者，實時產(chǎn)生大量的信息。

4 .結(jié)束語

企業(yè)越來越發(fā)現(xiàn)在日趨分工細(xì)化和開放合作的年代，僅僅依靠自己的資源參與市場競爭往往顯得很被動，必須把同經(jīng)營過程有關(guān)的多方面資源納入一個整體的企業(yè)價值鏈中?；趦r值鏈的數(shù)字化管理要求在面臨更加激烈的市場競爭中，以市場需求為導(dǎo)向的管理思想，除了注重產(chǎn)品的研究開發(fā)、營銷擴張和售后服務(wù)等之外，還要將客戶、企業(yè)內(nèi)部資源以及上游供應(yīng)商資源和下游的客戶等整合在一起，來建立企業(yè)的競爭優(yōu)勢?，F(xiàn)代企業(yè)管理強調(diào)對物流、資金流和信息流的監(jiān)控，以達(dá)到系統(tǒng)的規(guī)范化管理。

參考文獻(xiàn) ：

[1]《數(shù)字化管理》，張繼焦，中國物價出版社，2001.9

檔案管理概念范文第3篇

【關(guān)鍵詞】信息；檔案管理；中小企業(yè)

我國近年市場化經(jīng)濟發(fā)展過程中，大批的中小型企業(yè)如雨后春筍不斷涌現(xiàn)，這些企業(yè)規(guī)模不大，人數(shù)不多，三四百人或者還少。一部分是從早期的小手工作坊的基礎(chǔ)上演變和發(fā)展起來的企業(yè)，另一部分是從新興產(chǎn)業(yè)發(fā)展起來的具有現(xiàn)代化和國際化特征的企業(yè)，如高新技術(shù)產(chǎn)業(yè)領(lǐng)域的企業(yè)。對于從手工作坊演變過來的企業(yè)，一般最初的組織領(lǐng)導(dǎo)者文化水平較低，沒有明確的管理存檔意識，更沒有常設(shè)的檔案管理機構(gòu)。對于新興的中小企業(yè)，雖然在全球信息化大潮的不斷沖擊下，開始注重檔案管理建設(shè)，但由于檔案管理人員、技術(shù)和制度的嚴(yán)重缺乏，許多中小企業(yè)面臨檔案管理明顯落后?？傮w來看，中小企業(yè)普遍存在檔案管理不善的問題，有些雖然意識到了檔案管理的不足，但不知如何更新檔案管理，大大地制約了企業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展，甚至成為企業(yè)發(fā)展的瓶頸。本研究系統(tǒng)分析了中小企業(yè)檔案管理的特性和存在的明顯問題，提出了如何在信息時代進(jìn)行現(xiàn)代化檔案管理的思路，為促進(jìn)企業(yè)的現(xiàn)代化、國際化和長遠(yuǎn)發(fā)展具有非常重要的意義。

一、中小型企業(yè)檔案管理的特點

我國雖然很早就有檔案管理的概念和實踐活動，但由于管理總體落后的基本國情，檔案管理很難在中小企業(yè)中得到重視。一般中小型企業(yè)的發(fā)展早期很少注重檔案管理的基礎(chǔ)建設(shè)，也舍不得投入大量資金進(jìn)行現(xiàn)代化的檔案管理，造成了其在發(fā)展過程中的一定階段具有的如下明顯特性：

1．檔案管理概念不清。由于對檔案管理的作用不明確，導(dǎo)致對檔案管理不重視和概念不清。許多中小企業(yè)的負(fù)責(zé)人對檔案的了解還只限于原始的人事檔案的范圍。實際上，現(xiàn)代企業(yè)的檔案發(fā)展歷程包含了更廣泛的概念范疇，例如客戶檔案，文化建設(shè)檔案、財務(wù)檔案和業(yè)務(wù)檔案等。實際情況是大多數(shù)中小企業(yè)的檔案內(nèi)容中，距今越遠(yuǎn)、案卷越薄、內(nèi)容越少，有些內(nèi)容甚至消逝了，檔案管理的概念總體上是模糊的。

2．不重視文秘人員的重要性和規(guī)范檔案管理的作用。中小企業(yè)發(fā)展初期通常存在人員流動性大，管理干部不穩(wěn)定，文秘檔案管理人員變化也快，使檔案管理沒有延續(xù)性；同時文秘人員的水平不一有的甚至沒有專業(yè)的文秘訓(xùn)練，對文件價值的認(rèn)識不同，鑒定方法和處理手段不盡一致，所以能保留下來的材料就更少了。同時導(dǎo)致僅存的文件中不規(guī)范。如會議記錄的格式不一致，內(nèi)容不全，日期不明等，有些文件編號也不系統(tǒng)，甚至無編號、批示及處理結(jié)果。企業(yè)沒有檔案管理，如同沒有企業(yè)歷史，更無從談起企業(yè)文化和企業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展。企業(yè)發(fā)展的歷史記錄不全，如廠區(qū)舊址無照片；老產(chǎn)品無照片等等。這些均需檔案人員多方尋覓并采取補救措施，盡可能地查尋到保存下早期的這些珍貴檔案。

3．沒有獨立的文秘檔案辦公機構(gòu)。中小企業(yè)的廠長辦公室是廠長管理的龍頭，通常以廠長辦公室為核心附設(shè)檔案管理辦公室。廠長辦公室也是在與橫向科室的日常交流中最為廣泛，相關(guān)文件內(nèi)容具有權(quán)威性和最終決定性。廠長辦公室所管理的工作面廣，可能保存的真實記錄最多，廠領(lǐng)導(dǎo)一般都將重要文件交文書保存，所以廠辦往往存有當(dāng)年各類現(xiàn)行文書，如各類上級文件、批復(fù)，行政會議記錄；制定的各項規(guī)章制度的原稿、打印稿；外事活動記錄；民事糾紛調(diào)解記錄；各種許可證、合格證、代碼證、營業(yè)執(zhí)照副本、各類獲獎證書獎杯獎牌等等。但是，由于缺乏系統(tǒng)的檔案管理概念，其他許多檔案信息，如商業(yè)往來，客戶資料、市場信息等重要的關(guān)系企業(yè)發(fā)展的檔案沒有統(tǒng)一和有效的管理。

二、中小企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀及存在的問題

1．檔案管理滯后。企業(yè)發(fā)展的早期，中小企業(yè)的檔案管理工作多局限于記錄日常的一些企業(yè)文件。當(dāng)企業(yè)發(fā)展到一定的階段，這種原始的記錄行為不能適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)的高節(jié)奏、快速和高效的信息化處理方式，檔案管理已經(jīng)大大落后于企業(yè)的發(fā)展，并制約了企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。企業(yè)的高層管理人員應(yīng)該意識到檔案管理不僅要為企業(yè)保存有價值的各種的原始記錄以供查考利用，同時應(yīng)重視檔案管理工作，并積極提供檔案利用，優(yōu)化企業(yè)發(fā)展決策。例如通過檔案管理，找出工作中的不足，加強信息利用，以避免企業(yè)不必要的經(jīng)濟損失。對過去的工作進(jìn)行分析總結(jié)，努力降低成本和提高產(chǎn)品質(zhì)量，維護企業(yè)品牌和知名度，為企業(yè)規(guī)?；l(fā)展和市場產(chǎn)品占領(lǐng)率的提高做出貢獻(xiàn)。

2．檔案管理人員的素質(zhì)及業(yè)務(wù)水平低下。中小企業(yè)檔案管理雖然逐步得到了重視，但由于缺乏高水平的管理人員，作為一個獨立的管理部門，檔案人員不應(yīng)滿足于上崗培訓(xùn)的最低標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)全面掌握檔案管理的理論知識和實際操作能力，熱愛檔案管理工作，能夠適應(yīng)時代的發(fā)展和利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的軟件和硬件，努力提高檔案管理人員素質(zhì)和實際管理水平。

3．檔案管理服務(wù)功能缺失。檔案是一個龐大的信息庫，如果能夠?qū)⑾嚓P(guān)有用信息服務(wù)于企業(yè)的發(fā)展，將能夠發(fā)揮極大的作用。然而目前的普遍情況是各種信息是或者還是記錄在冊的文件和卷宗，沒有進(jìn)行技術(shù)機數(shù)據(jù)庫信息化管理，或者比較零散地儲存在眾多的單體檔案中的，查閱很不方便。未來的發(fā)展要求檔案管理人員把相關(guān)信息系統(tǒng)地、規(guī)范地整理出來，能夠提供充分的已有的信息為企業(yè)相關(guān)人員提供參考，發(fā)揮檔案的信息作用和價值，為企業(yè)發(fā)展提供便利條件。另一方面，通過檔案管理發(fā)現(xiàn)問題，變被動為主動服務(wù)。例如，通過綜合國內(nèi)外新技術(shù)資料和發(fā)展?fàn)顩r，了解本行業(yè)最新市場動態(tài)等。

4．檔案管理缺乏安全措施。檔案管理的安全危及企業(yè)的安全，如新的設(shè)計技術(shù)，企業(yè)的合同，規(guī)劃等資料是企業(yè)發(fā)展的命脈，必須有安全的管理措施保證檔案管理。檔案安全涉及檔案工作的各個方面、各個環(huán)節(jié)。確保檔案安全是檔案工作的永恒主題，也是檔案工作者的首要職責(zé)。要從人員、制度、設(shè)施、和信息保護技術(shù)等各個方面最大限度地延長檔案壽命，保證檔案實體和檔案信息的安全。

三、企業(yè)檔案信息化檔案管理的發(fā)展過程及途徑

企業(yè)檔案信息化已成為企業(yè)信息化的重要部分，網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)也為檔案信息開發(fā)提供了技術(shù)支持。隨著計算機網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的蓬勃發(fā)展，檔案信息載體的形態(tài)正在發(fā)生變化，檔案信息正在向數(shù)字化發(fā)展。企業(yè)檔案部門要抓住企業(yè)信息化建設(shè)的機遇，根據(jù)檔案管理的要求，對企業(yè)信息化規(guī)劃和建設(shè)提出檔案管理需求。從中小企業(yè)檔案管理的發(fā)展來看，必須遵循如下發(fā)展途徑。

（一）不斷創(chuàng)新檔案管理，提高信息服務(wù)質(zhì)量

檔案資源的管理正朝著信息化管理方向發(fā)展，也為檔案信息資源的開發(fā)利用提出了挑戰(zhàn)。如何有效利用檔案資源是一項長期的、緊迫的、艱巨的檔案管理任務(wù)。必須不斷挖掘和加工檔案信息資源，使加工出來的檔案信息更好地為企業(yè)服務(wù)，充分體現(xiàn)其作用和價值。企業(yè)檔案部門要把握企業(yè)信息化帶來的企業(yè)管理的新思想、新模式，樹立創(chuàng)新愈識，運用先進(jìn)的信息技術(shù)手段，實現(xiàn)企業(yè)檔案制度創(chuàng)新和管理方法創(chuàng)新。此外，在服務(wù)方法上要逐步實現(xiàn)與計算機聯(lián)網(wǎng)，采用以數(shù)據(jù)庫為核心的現(xiàn)代信息處理技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)信息利用技術(shù)形成高效的網(wǎng)絡(luò)查詢和信息更新模式。

（二）規(guī)范企業(yè)信息的數(shù)據(jù)庫管理，實現(xiàn)信息共享

數(shù)據(jù)庫是檔案信息資源共享體系建設(shè)的核心，用數(shù)據(jù)庫技術(shù)組織信息資源可極大地提高信息的有序性、完整性、可理解性和安全性。建立數(shù)據(jù)庫是網(wǎng)絡(luò)信息資源組織的重要方式，這種方式就是將要處理的數(shù)據(jù)經(jīng)合理分類和規(guī)范化處理之后，以記錄的形式存儲于計算機中。數(shù)據(jù)庫技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的融合極大地方便了檔案信息資源的開發(fā)利用，提高了效率。通過完善檔案目錄中心以及全文檔案信息資源數(shù)據(jù)庫建設(shè)，逐步實現(xiàn)各部門檔案信息化。同時企業(yè)檔案信息化建設(shè)要認(rèn)真執(zhí)行國家相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，建立統(tǒng)一的信息采集、交換標(biāo)準(zhǔn)，維護數(shù)據(jù)的一致性、安全性，實現(xiàn)企業(yè)信息高度集成與高效、安全傳遞，充分發(fā)揮企業(yè)檔案信息化的作用?，F(xiàn)代企業(yè)可通過建立檔案網(wǎng)頁，開展電子文件的自動上傳收集和在線服務(wù)。隨著企業(yè)內(nèi)部局域網(wǎng)的建立，檔案部門將充分利用企事業(yè)單位的網(wǎng)站制作自己的網(wǎng)頁，積極組織上網(wǎng)數(shù)據(jù)和信息，使檔案管理服務(wù)系統(tǒng)聯(lián)上企事業(yè)單位網(wǎng)站，實現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上檢索，為用戶提供更好的服務(wù)。同時建立電子文件數(shù)據(jù)管理中心，使檔案部門與企事業(yè)單位信息管理部門可加強密切配合，提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務(wù)，實現(xiàn)電子文件信息資源共享。

（三）健全檔案管理制度，加強信息安全

信息化環(huán)境下，企業(yè)必須通過技術(shù)創(chuàng)新、制度創(chuàng)新和管理創(chuàng)新等方式，改變傳統(tǒng)落后的企業(yè)管理模式，建立科學(xué)的現(xiàn)代企業(yè)管理體制和檔案管理制度。通過建立和健全適應(yīng)企業(yè)信息化環(huán)境下的檔案管理例度，保證企業(yè)檔案工作在企業(yè)信息化環(huán)境下有序地發(fā)展。規(guī)范檔案管理、企業(yè)信息化也是建設(shè)科學(xué)、規(guī)范和嚴(yán)格的企業(yè)基礎(chǔ)管理的過程。因此，企業(yè)檔案部門應(yīng)積極參與國際質(zhì)量認(rèn)證體系的達(dá)標(biāo)活動，實現(xiàn)對文件、檔案的制度化、規(guī)范化管理。同時加強對電子文件形成、存儲、傳輸、利用等各個環(huán)節(jié)以及計算機系統(tǒng)、存儲介質(zhì)等各個方面的保密防范，嚴(yán)防電子文件被竊密。加強機關(guān)內(nèi)部管理，層層落實檔案安全責(zé)任制，層層簽訂檔案安全保密承諾書。建立檔案安全保密記錄，使檔案安全事故發(fā)生后可以進(jìn)行追溯性檢查甚至追回檔案。

（四）強化檔案人員的素質(zhì)和管理水平

隨著現(xiàn)代化技術(shù)在檔案部門的應(yīng)用和普及，對檔案工作者的要求也越來越高。從事檔案管理的工作人員，需要不斷提高自身素質(zhì)，掌握熟練計算機和應(yīng)用軟件的專業(yè)技術(shù)，不斷提高現(xiàn)代化管理的技能，提高檔案資源的使用效率與效益。同時，重視檔案人員的繼續(xù)教育工作，普及現(xiàn)代檔案科學(xué)技術(shù)知識，讓檔案工作者具有現(xiàn)代化的發(fā)展眼光，以滿足檔案管理的高永平持續(xù)發(fā)展的需要。

綜上所述，中小企業(yè)檔案部門應(yīng)樹立全新的檔案管理工作理念，加強企業(yè)檔案信息的管理開發(fā)和利用，不斷加強提高企業(yè)檔案管理人員的素質(zhì)，才能應(yīng)對信息化給企業(yè)檔案管理帶來的巨大變革。

參 考 文 獻(xiàn)

[1]王儒琳．淺談信息化環(huán)境下的檔案管理[J]．管理科學(xué)．2011：82

[2]張慧玉，尹玨林．企業(yè)社會責(zé)任前移：小企業(yè)和新創(chuàng)企業(yè)的社會角色[J]．科學(xué)學(xué)與科學(xué)技術(shù)管理．2011，32（7）：130～135

[3]江微．淺談電子檔案的保管與利用[J]．辦公自動化雜志．2010：19～20

檔案管理概念范文第4篇

一、本體論概述

本體（Ontology）屬于哲學(xué)方面的概念，從哲學(xué)的角度來說，它是對客觀存在的一個系統(tǒng)的解釋或說明，關(guān)注的是客觀現(xiàn)實的抽象本質(zhì)。1993年，Gruber對此進(jìn)行了新的定義，認(rèn)為“本體是概念模型的明確的規(guī)范說明”。后來，Borst在此基礎(chǔ)上對本體理論進(jìn)行了完善，認(rèn)為它是指共享概念模型的形式化規(guī)范說明。Studer對此進(jìn)行研究與總結(jié)后提出“本體是共享概念模型明確的形式化規(guī)范說明”?！案拍钅Ｐ?、明確、形式化、共享”是這一概念中的4大特征，它們是在計算機人工智能方面有知識表達(dá)的意思。我們將本體理論運用到數(shù)字檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)中，對檔案資源進(jìn)行描述，并統(tǒng)一數(shù)據(jù)采集模式，從而實現(xiàn)信息資源的共享與提取。數(shù)字檔案館管理系統(tǒng)的主要功能包括借閱管理、檔案錄入、檔案檢索、檔案備份與恢復(fù)等。

二、數(shù)字檔案系統(tǒng)利用本體建模流程

檔案管理系統(tǒng)中的本體是檔案范疇內(nèi)的專有概念，用于表示某個專門領(lǐng)域范圍內(nèi)的全部知識。領(lǐng)域本體是專業(yè)性范疇，可詳細(xì)描述出某個學(xué)科內(nèi)的關(guān)鍵詞條與這些詞條間的關(guān)系。有時描述的內(nèi)容還涉及到該學(xué)科內(nèi)頗有影響力的理論成果。具體來說，檔案領(lǐng)域本體就是針對查詢功能的檔案領(lǐng)域建模的結(jié)果。通過充分挖掘?qū)⑴c檔案有關(guān)的所有查詢操作均抽象為同一組概念。檔案本體對現(xiàn)實活動中檔案的解釋，是基于概念結(jié)構(gòu)與抽象空間兩個方面的，屬于一種系統(tǒng)化過程。創(chuàng)建本體的方法不是唯一的，但能保證本體構(gòu)建的正確性與完整性。本體構(gòu)建流程包括四步：確定需求分析、創(chuàng)建共享詞庫、表示本體、客觀評價本體。

本體中最基本的概念就是類，定義本體中的類實際上就是明確類之間的層次關(guān)系，并明確類的屬性以及類之間的約束關(guān)系。對于概念層次的分析主要有3種方式：分別是自頂向下法、自底向上法、綜合法。自頂向下法是指在某一領(lǐng)域中從最大的概念開始，逐步添加子類，從而將概念細(xì)化。自底向上法則相反，是從最小的類定義開始，逐步向上將這些相似的類組織在一起形成更大的概念。綜合法是將上述兩種方法結(jié)合起來運用的方法。不管采用何種方法，均是從定義類開始。比如，以檔案本體為例，采用自頂向下的方法，其中，最基本的類有檔案與檔案信息兩個。在檢索檔案信息時，用戶可將題目、檔案號、分類號、責(zé)任者、關(guān)鍵詞等作為檢索條件。因此，頂層概念就是OWL Thmg，中間層概念包括檔案與檔案信息，底層概念中檔案對應(yīng)的是檔案類別，包括文學(xué)檔案、歷史檔案、科技檔案等；檔案信息對應(yīng)的是卷宗號、案卷編號、題名、文號、文種、密級、保管期限等信息。

三、利用Protege構(gòu)建檔案領(lǐng)域本體

根據(jù)目標(biāo)客戶的具體需求來建設(shè)檔案管理信息，以提高檔案管理的工作效率。Protege是基于面向?qū)ο蟮腏AVA的一種開發(fā)工具，支持類、元類及屬性的OKBC兼容。在利用該工具構(gòu)建本體時共有4個步驟，包括需求分析、確定類與所屬層次、明確屬性，添加實例。在設(shè)計檔案檢索領(lǐng)域中的本體時，借助該工具生成OWL文件，達(dá)到檢索目的。

當(dāng)需要輸入實例時，必須先確定類與屬性的結(jié)構(gòu)。比如，要將一個有序的子類插入到已排好序的父類中，可選用數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)算法描述其中的任何一種插入算法，包括直接插入、兩路順序插入、表插入等。若要添加實例，還需利用Individuals標(biāo)簽內(nèi)的5個面板，涉及到的屬性內(nèi)容主要有類的思想、實例名稱、性能復(fù)雜性等。下面，我們以直接插入為例進(jìn)行闡述：Individual：直接插入排序算法。轉(zhuǎn)化為具體文字描述：某個有序序列[1...，i-1]，共有i-1個元素，若要插入r[i]，那么，序列的元素個數(shù)就變?yōu)閕個，新序列為r[...i]。在插入時必須注意存放序列的數(shù)組不準(zhǔn)越界，可采用順序查找算法，在r[0]的地方設(shè)立一個“監(jiān)視哨”，任何插入操作均是從“i-1”向前挨個搜索，記錄能在查找過程中順序往后移動一個位置。簡而言之，排序的過程需完成的插入操作有（n-1）次。將序列中的首個元素作為最簡單的有序序列，并從第二個記錄開始依次添加到該序列中，直到全部記錄均入到序列當(dāng)中。這里的序列是采用關(guān)鍵字進(jìn)行排序的。

檔案管理概念范文第5篇

[關(guān)鍵詞]高校檔案管理;現(xiàn)狀;對策

一、高校檔案的基本概念及目前現(xiàn)狀

（一）高校檔案的基本概念

高校在教學(xué)、科研、學(xué)生學(xué)習(xí)、管理過程中凝聚而成具有保存或參考價值的檔案資料，是一種不能再生的信息資源，是從事教育教學(xué)活動、學(xué)校管理、教科研工作和教育督導(dǎo)評估必不可少的資料。作為歷史的記錄、知識的載體之一，它包括文件資料管理、校園文化建設(shè)、教師履歷管理、優(yōu)秀課堂教學(xué)與教學(xué)實踐記錄、學(xué)生學(xué)習(xí)和生活管理、學(xué)籍管理、招生與畢業(yè)就業(yè)工作、教學(xué)研究等方面的文字材料、聲像、電子資料，記載著全校師生員工的德、能、勤、績，匯集著最原始、最可靠的大量信息。同樣，學(xué)校檔案真實客觀地記錄了學(xué)校發(fā)展的歷程，是學(xué)校重要的信息資源，對學(xué)校具有重要的推進(jìn)作用。

（二）高校檔案管理現(xiàn)狀

隨著高校近幾年的規(guī)模化發(fā)展，高校的檔案管理工作也面臨著巨大的挑戰(zhàn)，其主要問題表現(xiàn)在：

1.檔案管理工作地位低、領(lǐng)導(dǎo)重視不夠。隨著高校在“十一五”期間的規(guī)模化、跨越式的發(fā)展，各種大型重要的會議活動、重大的實驗實訓(xùn)建設(shè)、科研項目與改革等重要的工作內(nèi)容與日俱增，相應(yīng)高校的檔案管理工作也愈發(fā)顯得重要。但由于受到傳統(tǒng)觀念的影響，很多院校沒有明確的思考，只是簡單的把檔案工作看成一項基礎(chǔ)性工作，提供查閱等服務(wù)，而沒有看出這項看似基礎(chǔ)的工作卻對學(xué)校長遠(yuǎn)的決策提供最有價值的依據(jù)，在實際工作中沒有給予檔案工作足夠的重視。

2.檔案管理機構(gòu)設(shè)置不健全。目前許多高校甚至沒有配備專職的檔案工作人員，只是把檔案工作作為辦公室工作的一項職能，而辦公室工作繁多，對檔案工作必然會有所“輕視”，特別是各部門的兼職檔案人員身兼數(shù)職，他們最大程度上也只能按照歸檔范圍收集檔案資料，而具體的分類、錄入、利用等工作無力為之，更難以專心致力于檔案管理工作的鉆研。

3.資金投入不足、硬件條件差。由于投入的經(jīng)費不足，一些高校的檔案管理部門檔案信息化建設(shè)所需的設(shè)備、館舍等基礎(chǔ)設(shè)施不夠健全，信息化程度不高，計算機管理功能未能發(fā)揮作用，還不具備高效的檢索體系。另外還存在著一些學(xué)校受辦學(xué)用房的限制，連基本的檔案庫房、閱覽室、辦公室“三分開”，都很難實現(xiàn)。

4.檔案工作的管理方式落后。在信息化時代的今天，手工還運用于文書的整理立卷、歸檔等檔案管理工作中。這樣就造成立卷程序和方法還有點傳統(tǒng)，即根據(jù)文件的主要特征或文件的類型，把所形成的全部工作文件進(jìn)行區(qū)分和初步組合，然后檢查、調(diào)整卷內(nèi)文件，擬寫案卷題名，排列卷內(nèi)文件并編號，填寫卷內(nèi)文件目錄和備考表，編制案卷封面，并對案卷進(jìn)行裝封。這種程序繁瑣，工作量大，而且因立卷人的素質(zhì)、觀念的差異，往往是一卷相同的檔案出現(xiàn)不同的形式。

二、高校管理發(fā)展趨勢

（一）樹立科學(xué)發(fā)展理念，用觀念創(chuàng)新助推檔案管理

觀念創(chuàng)新是推進(jìn)高校檔案管理工作的前提，重點要樹立三種觀念。一是“以人為本”的檔案工作觀念。一切工作都應(yīng)該圍繞如何服務(wù)和促進(jìn)人的全面發(fā)展，特別是教師隊伍教學(xué)水平的提高和學(xué)生整體素質(zhì)的提升。二是全面發(fā)展的檔案工作理念。堅持高校檔案建設(shè)與院系、職能部門二級檔案建設(shè)的全面發(fā)展，并通過宣傳，使全體師生員工增強檔案意識。三是協(xié)調(diào)發(fā)展的檔案工作觀念，加快高校檔案工作發(fā)展步伐，促進(jìn)檔案工作與高校各項工作全面協(xié)調(diào)發(fā)展，更好地為學(xué)校的發(fā)展服務(wù)。

（二）推動檔案信息化建設(shè)，提高現(xiàn)代化水平

首先要求檔案工作人員要解放思想、樹立信息化意識，熟練掌握信息化管理工具的使用。目前由于軟件的限制和辦公條件的約束，很多學(xué)校只是實現(xiàn)了檔案的目錄級管理，并沒有實現(xiàn)全文存儲，更談不上計算機輔助管理等。所以在保障了人員條件外，還要加大對檔案管理信息化建設(shè)的投入。制定出詳細(xì)可行的檔案信息化、數(shù)字化得標(biāo)準(zhǔn)。充分發(fā)揮校園網(wǎng)在檔案信息化建設(shè)中的作用，為查詢者提供網(wǎng)上查詢服務(wù)。

（三）立足于法，搞好建章立制工作

法制化是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)，要做好檔案管理工作就必須以依法治檔為根本，實現(xiàn)檔案管理制度化。只有堅持與時俱進(jìn)，才能適應(yīng)新形勢，開創(chuàng)檔案管理工作的新局面。因此，日新月異的形勢對檔案工作人員在業(yè)務(wù)知識、科學(xué)知識以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。檔案事業(yè)的發(fā)展必須堅持走依法治檔的道路。只有實現(xiàn)檔案管理的制度化，檔案管理工作才能發(fā)揮應(yīng)有的作用。

（四）引進(jìn)、培養(yǎng)人才，加強檔案人才隊伍建設(shè)