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城建檔案管理規(guī)范范文第1篇

業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作規(guī)范化管理中存在的問題

當(dāng)前，武漢市城建檔案館已初步建立了適應(yīng)社會(huì)發(fā)展要求的業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作管理制度，建立了業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作的各類規(guī)范。如：建設(shè)工程檔案建檔程序、建設(shè)工程檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)程序、建設(shè)工程竣工檔案驗(yàn)收程序、建設(shè)工程檔案接收程序，以及建設(shè)工程竣工檔案編制及報(bào)送規(guī)定等一系列工作規(guī)范。并已通過ISO9000國際體系標(biāo)準(zhǔn)認(rèn)證，且運(yùn)用了信息化、現(xiàn)代化管理手段，規(guī)范化建設(shè)取得了初步成效。但由于城建檔案館在社會(huì)管理角色的轉(zhuǎn)變中，受傳統(tǒng)因素的影響與制約，仍存有職責(zé)界定不具體、管理和服務(wù)對(duì)立、規(guī)章制度可操作性不強(qiáng)等諸多問題。如：隨著城市建設(shè)的跨躍式發(fā)展，對(duì)建設(shè)工程的監(jiān)管越來越嚴(yán)，標(biāo)準(zhǔn)越來越高，這就要求城建檔案工作跟上監(jiān)管工作的要求，相應(yīng)提高工作標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格工作程序，勢(shì)必會(huì)增加服務(wù)對(duì)象報(bào)送竣工檔案的難度，這與上級(jí)要求的“減程序、減費(fèi)用、減時(shí)限”，優(yōu)化投資發(fā)展環(huán)境的宗旨就會(huì)產(chǎn)生沖突?，F(xiàn)在建設(shè)領(lǐng)域新情況、新問題層出不窮，經(jīng)常出現(xiàn)不能完全符合城建檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)規(guī)范要求的建設(shè)工程檔案，如何進(jìn)行指導(dǎo)和接收，如何為企業(yè)服好務(wù)的難題就擺在了面前，需要在工作中不斷總結(jié)創(chuàng)新加以解決。

對(duì)業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作規(guī)范化管理與創(chuàng)新的嘗試

城建檔案館作為檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作的主體和面向社會(huì)的窗口，在加強(qiáng)規(guī)范化的同時(shí)，全面創(chuàng)新檔案工作機(jī)制，要從觀念、機(jī)制、理論、技術(shù)等方面破除舊的條條框框，打破傳統(tǒng)習(xí)俗，要善于在新的實(shí)踐中探索和總結(jié)新規(guī)律，形成新認(rèn)識(shí)，在業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作中有所突破，不斷將檔案工作創(chuàng)新推向新境界。近年來，武漢市城建檔案館進(jìn)行了一些嘗試。一是按照市委、市政府優(yōu)化投資環(huán)境的要求，實(shí)行城建檔案服務(wù)流程的再造。2011年市委、市政府提出了優(yōu)化工業(yè)項(xiàng)目行政審批流程要求，武漢市城建檔案館及時(shí)對(duì)工業(yè)項(xiàng)目開工之前的城建檔案報(bào)批流程、收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行了修改，取消了在辦理施工許可證前必須簽訂《城建檔案建檔及報(bào)送合同》并收取檔案綜合服務(wù)管理費(fèi)的程序，實(shí)現(xiàn)工業(yè)項(xiàng)目開工之前的城建檔案報(bào)批流程優(yōu)化，提高了管理效率，實(shí)現(xiàn)了與社會(huì)的良性互動(dòng)和協(xié)調(diào)。二是對(duì)城建檔案服務(wù)行為方式進(jìn)行創(chuàng)新。一方面調(diào)整機(jī)構(gòu)設(shè)置、職能進(jìn)行重新劃分、嚴(yán)格檢查監(jiān)督機(jī)制，確保工作質(zhì)量。另一方面，簡(jiǎn)化辦事程序，將城建檔案服務(wù)創(chuàng)新落實(shí)到各項(xiàng)服務(wù)當(dāng)中。為進(jìn)一步規(guī)范檔案報(bào)送程序，提高檔案報(bào)送質(zhì)量，按照“外簡(jiǎn)內(nèi)繁”的原則，落實(shí)指導(dǎo)要求，提高服務(wù)效率，做到檔案移交即辦即結(jié)，減輕了服務(wù)對(duì)象的跑路之苦。在征求建設(shè)、監(jiān)理和施工單位代表對(duì)武漢市城建檔案館館治理“庸、懶、散”和業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作的意見活動(dòng)中受到好評(píng)，服務(wù)對(duì)象滿意率達(dá)100%，創(chuàng)造了和諧穩(wěn)定的環(huán)境。三是實(shí)行城建檔案服務(wù)手段的創(chuàng)新。近年來，由于一些新建工程因用地指標(biāo)問題，報(bào)建手續(xù)的辦理滯后于工程建設(shè)，甚至一些工程完工后工程報(bào)建手續(xù)都無法辦理到位，因此，這類工程竣工檔案的指導(dǎo)和報(bào)送工作就不能按照正常工作程序進(jìn)行。如果站在管理者的角度嚴(yán)格按程序和規(guī)范執(zhí)行，城建檔案館對(duì)該類工程竣工檔案可不予接收。但是，由于該類工程的特殊性，如不及時(shí)將施工和監(jiān)理竣工資料接收進(jìn)館，有可能造成該部分資料的流失，給今后建設(shè)方辦理工程竣工手續(xù)帶來麻煩。這就要求城建檔案館創(chuàng)新業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作方式，在城建檔案服務(wù)的手段上打破常規(guī)，實(shí)現(xiàn)由管理向服務(wù)的轉(zhuǎn)變。近幾年，武漢市城建檔案館加強(qiáng)對(duì)此類工程檔案歸集工作的指導(dǎo)服務(wù)，通過書面形式明確建設(shè)方的權(quán)利與義務(wù)，保證工程竣工檔案歸集管理工作的正常進(jìn)行，創(chuàng)新了檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)和收集工作的模式。即達(dá)到了監(jiān)管的目的，又宣傳了城建檔案法律法規(guī)，提升了城建檔案館的社會(huì)形象。

對(duì)業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作規(guī)范化管理與創(chuàng)新的思考

城建檔案管理規(guī)范范文第2篇

1.嚴(yán)格執(zhí)行公示制度 培訓(xùn)基地確定后，由基地進(jìn)行招生宣傳，發(fā)放招生簡(jiǎn)章，按照就地就近方便農(nóng)民培訓(xùn)的原則，以公示的形式，將通過嚴(yán)格審核確定的培訓(xùn)單位、培訓(xùn)計(jì)劃、收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)及資金補(bǔ)助等情況在公共場(chǎng)所張貼，并公布陽光工程辦公室監(jiān)督電話和培訓(xùn)基地的名稱、地址和聯(lián)系電話，接受社會(huì)監(jiān)督。

2.認(rèn)真實(shí)行“三堂課”制度 各基地在開班前一周，必須將學(xué)時(shí)計(jì)劃和課時(shí)計(jì)劃報(bào)市陽光辦，由市陽光辦派員到培訓(xùn)現(xiàn)場(chǎng)講“第一堂課”，讓受訓(xùn)農(nóng)民了解陽光工程培訓(xùn)的意義、目的等相關(guān)政策；培訓(xùn)中間抽查一堂課，與培訓(xùn)農(nóng)民座談，核實(shí)培訓(xùn)人數(shù)及培訓(xùn)實(shí)效；培訓(xùn)結(jié)束時(shí)檢查驗(yàn)收一堂課，市陽光辦和各個(gè)培訓(xùn)基地必須存留影像資料。驗(yàn)收合格后，由市陽光辦驗(yàn)收人員出具“三堂課”報(bào)告單，并有參檢人員簽字確認(rèn)。

3.嚴(yán)格執(zhí)行驗(yàn)收制度 按照國家和省里要求，市陽光辦在上好“三堂課”的基礎(chǔ)上組成檢查驗(yàn)收組，對(duì)各培訓(xùn)班次進(jìn)行逐班檢查驗(yàn)收。主要通過檢查培訓(xùn)檔案、核實(shí)培訓(xùn)臺(tái)賬、走訪或電話訪問培訓(xùn)學(xué)員等方式進(jìn)行，其中走訪或電話訪問的人數(shù)比例超過了參訓(xùn)學(xué)員總數(shù)的20%。驗(yàn)收合格后，由市陽光辦出具陽光工程培訓(xùn)檢查驗(yàn)收?qǐng)?bào)告單，參檢人員簽字確認(rèn)。

4.強(qiáng)化系統(tǒng)監(jiān)管制度 為認(rèn)真落實(shí) “陽光工程”學(xué)員管理透明化的要求，要明確專職監(jiān)管系統(tǒng)管理人員，對(duì)各培訓(xùn)機(jī)構(gòu)學(xué)員上網(wǎng)逐一登記，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)上報(bào)解決，充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)監(jiān)管功能，提高農(nóng)村勞動(dòng)力轉(zhuǎn)移培訓(xùn)陽光工程管理網(wǎng)絡(luò)化水平，接受社會(huì)監(jiān)督。

5.強(qiáng)化督導(dǎo)監(jiān)管制度 定期深入培訓(xùn)基地，檢查核實(shí)項(xiàng)目落實(shí)情況，召開培訓(xùn)工作督導(dǎo)會(huì)，總結(jié)、交流培訓(xùn)中的經(jīng)驗(yàn)及存在的問題；檢查指導(dǎo)培訓(xùn)單位網(wǎng)上監(jiān)管系統(tǒng)情況，按要求及時(shí)把培訓(xùn)農(nóng)民上網(wǎng)登記；檢查培訓(xùn)單位是否按照培訓(xùn)檔案規(guī)范建檔。

6.規(guī)范培訓(xùn)檔案 2010年9月18日組織培訓(xùn)基地的信息員、檔案管理人員進(jìn)行了為期3天的檔案管理培訓(xùn)。通過有效的培訓(xùn)，規(guī)范了培訓(xùn)檔案。在年終檢查驗(yàn)收時(shí)還組織了各個(gè)培訓(xùn)基地的檔案管理人員對(duì)培訓(xùn)檔案進(jìn)行了逐一的相互檢查驗(yàn)收，不合格的從新整理，直到完全符合規(guī)定的檔案規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。

城建檔案管理規(guī)范范文第3篇

（一）需提升網(wǎng)絡(luò)技術(shù)蘊(yùn)含量從城建檔案的工作程序以及技術(shù)角度來看，現(xiàn)在的城建檔案工作以及管理標(biāo)準(zhǔn)并沒有考慮到網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的特點(diǎn)以及未來發(fā)展，再加上現(xiàn)在很多歸檔城建工程的圖紙以及數(shù)據(jù)資料是通過光盤、U盤以及磁盤進(jìn)行分類、管理，這就導(dǎo)致了現(xiàn)階段的城建檔案的分類規(guī)范、檔案整理辦法以及管理標(biāo)準(zhǔn)滿足不了城建檔案日益發(fā)展的需求。而且我國現(xiàn)仍舊缺乏完善、可靠的城建檔案安全保障體系，所以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)安全程度有待加強(qiáng)。

（二）需加強(qiáng)城建檔案工作的規(guī)范化程度以及標(biāo)準(zhǔn)化程度城建檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化以及規(guī)范化是檔案工作的數(shù)字化、高科技化的基礎(chǔ)。但是從實(shí)際情況來看，我國普遍存在各地的檔案業(yè)務(wù)能力以及發(fā)展程度不均衡，系統(tǒng)軟件缺乏移植性能，檔案著錄沒有相容性，案卷質(zhì)量、水平較低等問題。再加上現(xiàn)在仍舊沒有一個(gè)統(tǒng)一的城建檔案自動(dòng)化管理的標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)已有的自動(dòng)化管理規(guī)范只適用與個(gè)別城市建設(shè)檔案館，不能滿足所有城市建設(shè)檔案館的需求，所以該自動(dòng)化管理規(guī)范得不到推廣以及應(yīng)用，這也就導(dǎo)致了城建檔案數(shù)字化的推廣以及應(yīng)用工作受阻。

（三）需提升相關(guān)工作者的素質(zhì)水平要想實(shí)現(xiàn)、加強(qiáng)城建檔案數(shù)字化程度，“人”的力量是必不可少的，所以城建檔案管理人員不僅要能掌握先進(jìn)技術(shù)，可熟練應(yīng)用專業(yè)知識(shí)，同時(shí)還能夠掌握一定的計(jì)算機(jī)技術(shù)。但是從實(shí)際情況來看，大部分城建檔案機(jī)構(gòu)的檔案人員并沒有專業(yè)的計(jì)算機(jī)技術(shù)知識(shí)，同時(shí)也沒有能熟練應(yīng)用計(jì)算機(jī)知識(shí)的人才，更沒有不僅能夠建檔，同時(shí)也可以對(duì)信息進(jìn)行處理的高級(jí)復(fù)合型人才。雖然部分城建檔案機(jī)構(gòu)引進(jìn)了現(xiàn)代化的機(jī)械、設(shè)備，但是由于沒有可以熟練應(yīng)用設(shè)備的人才，導(dǎo)致設(shè)備的作用得不到發(fā)揮，進(jìn)而導(dǎo)致城建檔案數(shù)字化發(fā)展受阻。

二、優(yōu)化提升城建檔案資料數(shù)字化應(yīng)用的辦法

（一）提升城建檔案信息資料數(shù)字化工作的標(biāo)準(zhǔn)性提升城建檔案信息資料數(shù)字化工作的完善程度，首先應(yīng)當(dāng)促使城建檔案信息資料數(shù)字化工作更為標(biāo)準(zhǔn)化。也就是說，城建檔案信息資料數(shù)字化工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是構(gòu)建數(shù)字化城建檔案信息資料的基本前提，是落實(shí)好城建檔案信息資料數(shù)字化應(yīng)用的必要前提，在這角度來看，城建檔案需具備統(tǒng)一、完善、規(guī)范以及具有可實(shí)施性的操作文件以及標(biāo)準(zhǔn)處理措施，需落實(shí)好城建檔案信息資料數(shù)字化的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化工作。我國當(dāng)前的城建檔案信息資料數(shù)字化規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)一般可以分為兩部分，也就是數(shù)字化檔案管理以及信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。其中數(shù)字化檔案管理包含需建立檔案接收標(biāo)準(zhǔn)，與相應(yīng)的檔案管理以及具體落實(shí)細(xì)則等；信息化標(biāo)準(zhǔn)包含加強(qiáng)城建檔案信息資料采集、整理，對(duì)城建檔案信息資料進(jìn)行網(wǎng)站式的管理，數(shù)字化建檔需要的格式標(biāo)準(zhǔn)，與給予城建檔案信息資料更為全面的安全保障等等。只有在現(xiàn)有的城建檔案信息資料數(shù)字化規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)基礎(chǔ)上，不斷地基于實(shí)際對(duì)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行不斷的完善，城建檔案信息資料數(shù)字化才能夠得以實(shí)現(xiàn)，才可以保證數(shù)字化應(yīng)用的接收、管理與信息資料資源共享順利完成。

（二）提升城建檔案信息資料數(shù)字化建設(shè)應(yīng)用隊(duì)伍的綜合水平城建檔案信息資料數(shù)字化建設(shè)應(yīng)用會(huì)涉及到很多的專業(yè)、實(shí)際問題以及理論知識(shí)，所以只有不斷提升檔案從業(yè)人員的理論專業(yè)知識(shí)水平以及實(shí)踐能力，建立起一支專門進(jìn)行城建檔案信息資料數(shù)字化建設(shè)應(yīng)用的隊(duì)伍，城建檔案信息資料數(shù)字化才能得以實(shí)現(xiàn)。對(duì)檔案從業(yè)人員進(jìn)行專業(yè)的教育培訓(xùn)，同時(shí)根據(jù)城建檔案信息資料數(shù)字化應(yīng)用的實(shí)際情況，幫助檔案從業(yè)人員不斷積累經(jīng)驗(yàn)，以加強(qiáng)城建檔案工作者的檔案信息資料數(shù)字化實(shí)際應(yīng)用能力以及專業(yè)知識(shí)水平。另外城市建設(shè)機(jī)構(gòu)還需要不斷引進(jìn)專業(yè)的人才，引進(jìn)高校對(duì)口的專業(yè)畢業(yè)生，為城建檔案信息資料數(shù)字化管理注入新的血液，內(nèi)外結(jié)合快速提升整個(gè)建設(shè)應(yīng)用隊(duì)伍的綜合素質(zhì)水平。

（三）優(yōu)化城建檔案信息資料數(shù)字化技術(shù)的辦法城建檔案信息資料數(shù)字化工作由于涉及各種高新技術(shù)，而且也沒有案例、經(jīng)驗(yàn)可以依靠，所以必須通過實(shí)踐積累經(jīng)驗(yàn)，不斷完善管理系統(tǒng)以對(duì)數(shù)字化城建檔案信息資料技術(shù)進(jìn)行不斷的優(yōu)化。這點(diǎn)的實(shí)現(xiàn)需要城建檔案的相關(guān)工作人員提升城建檔案信息資料分析以及技術(shù)應(yīng)用等的實(shí)踐應(yīng)用以及相關(guān)知識(shí)理論探析，以不斷提升數(shù)字化城建檔案信息資料的技術(shù)水平。優(yōu)化提升數(shù)字化城建檔案信息資料工作的技術(shù)水平實(shí)質(zhì)上是對(duì)城建檔案進(jìn)行數(shù)字集成化管理控制，主要是通過對(duì)檔案資料轉(zhuǎn)變的所有流程進(jìn)行全過程監(jiān)控，以促進(jìn)各個(gè)技術(shù)之間更為協(xié)調(diào)。通過集成多種計(jì)算機(jī)技術(shù)，比如說計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)、數(shù)據(jù)交換技術(shù)、通訊技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等的，對(duì)分散在不同區(qū)域以及載體的檔案資料進(jìn)行集成化管理，使得不同計(jì)算機(jī)技術(shù)的作用均可以在檔案資料的數(shù)字化應(yīng)用中綜合發(fā)揮出來。

三、結(jié)語

城建檔案管理規(guī)范范文第4篇

造成城建檔案質(zhì)量問題的原因

城建檔案是以某個(gè)建設(shè)項(xiàng)目或一個(gè)單位工程為獨(dú)立對(duì)象，是每個(gè)項(xiàng)目或單位工程建設(shè)活動(dòng)中產(chǎn)生的文件材料，其中包括工程準(zhǔn)備階段的文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗(yàn)收等部分，每個(gè)部分又包括多個(gè)歸檔文件，少則四五項(xiàng)，多則二十幾項(xiàng)。如工程檔案C類施工文件的內(nèi)容由八部分組成：C1管理資料；C2土建工程施工文件（也可稱建筑與結(jié)構(gòu)工程施工文件）；C3給排水、消防、采暖、燃?xì)夤こ淌┕の募?；C4通風(fēng)空調(diào)工程施工文件；C5電氣工程施工文件（含消防電）；C6電梯工程施工文件；C7智能建筑工程施工文件；C8室外工程施工文件，每個(gè)部分又由具體的文件圖表組成。數(shù)量大，使得城建檔案的整理工作量極大。由于成本相對(duì)較高，這類檔案又不可能完全使用標(biāo)準(zhǔn)的檔案用紙。另外，建設(shè)工程是一項(xiàng)特殊的生產(chǎn)，建筑實(shí)體龐大且固定，工程環(huán)節(jié)多，涉及面廣，因而檔案會(huì)有相對(duì)較長的形成周期。所以在漫長的形成周期內(nèi)，對(duì)于紙質(zhì)檔案如不嚴(yán)加保護(hù)，高質(zhì)量的建設(shè)工程檔案是難以保證的。

施工、監(jiān)理部門“只看工程，忽視檔案”的工作方式也為城建檔案質(zhì)量問題埋下了隱患。有些施工、監(jiān)理公司沒有專業(yè)的建設(shè)工程檔案技術(shù)人員進(jìn)行管理，公司為節(jié)省開支，選擇技術(shù)員作為兼職檔案員負(fù)責(zé)檔案工作，不僅工作量大，而且不夠?qū)I(yè)。加之，檔案的形成階段主要在施工、監(jiān)理部門，這些單位或部門如果不注意檔案保管，沒有科學(xué)地填制相關(guān)表格文件，那么形成的檔案往往不符合國家統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，不利于城建檔案館（室）的長期或永久保存。

現(xiàn)今各地城建檔案館（室）都相繼成立，由于組建工作剛起步，專職人員較少，多為科技檔案或是質(zhì)量監(jiān)督站人員兼職管理，專業(yè)人才太少，不利于城建檔案管理工作向?qū)I(yè)化方向發(fā)展。另外，在檔案員報(bào)送檔案時(shí)，由于檔案數(shù)量較多，而城建檔案工作人員較少，在具體核查時(shí)，存在一定的工作缺陷，檔案員的疏忽可能造成檔案缺項(xiàng)、順序顛倒，加之城建檔案工作人員數(shù)量少、檔案內(nèi)容太多，有些問題在接收檔案時(shí)并未及時(shí)發(fā)現(xiàn)，整理時(shí)才會(huì)暴露問題，但此時(shí)的報(bào)送手續(xù)已完畢，無從追補(bǔ)。

提高城建檔案質(zhì)量的對(duì)策

基于上述影響城建檔案質(zhì)量的三點(diǎn)原因，筆者認(rèn)為提高城建檔案的質(zhì)量應(yīng)從以下三個(gè)方面著手解決。社會(huì)檔案意識(shí)是指人們對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)水平以及社會(huì)上對(duì)檔案的普遍認(rèn)識(shí)程度。這種意識(shí)越增強(qiáng)，對(duì)檔案的利用需求就越大，檔案的實(shí)現(xiàn)價(jià)值就越高，對(duì)于社會(huì)的服務(wù)能力就會(huì)增強(qiáng)。所以，一定要培養(yǎng)社會(huì)城建檔案意識(shí)，引導(dǎo)社會(huì)各種力量重視城建檔案的收集和利用。另外，要加強(qiáng)宣傳，提高人們對(duì)城建檔案重要性的認(rèn)識(shí)。城建檔案來源于城市建設(shè)工程，記錄的是建筑活動(dòng)中的元數(shù)據(jù)，不僅有助于對(duì)建筑物監(jiān)督考核，更為日后的建設(shè)決策提供科學(xué)的依據(jù)。各級(jí)政府部門要重視起城建檔案的管理和利用，檔案管理人員要從自身開始重視城建檔案的整理和保管，努力提高專業(yè)素質(zhì)和職業(yè)道德修養(yǎng)，要將宣傳工作落到實(shí)處，提高全民的社會(huì)城建檔案意識(shí)。

城建檔案管理規(guī)范范文第5篇

關(guān)鍵詞：檔案信息化；聲像電子管理規(guī)范；聲像檔案信息系統(tǒng)

一、研究背景及意義

近年來，信息化建設(shè)已成為檔案發(fā)展的新方向，特別是以信息技術(shù)為核心的信息化建設(shè)已成為社會(huì)發(fā)展的強(qiáng)大推動(dòng)力。2002年國家檔案局、中央檔案館《全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》，標(biāo)志著我國檔案信息化建設(shè)的啟動(dòng)?！度珖鴻n案事業(yè)發(fā)展“十五”計(jì)劃》中，國家明確指出“把檔案信息化納入國家信息化建設(shè)的總格局。”緊跟國家信息化建設(shè)的步伐，實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)與國家信息化建設(shè)同步發(fā)展，已經(jīng)成為檔案部門的一項(xiàng)重要而緊迫的任務(wù)?；仡櫸覈鴻n案信息化的歷程，總共經(jīng)歷了萌芽起步（20世紀(jì)70年代末～90年代初期）、快速推進(jìn)（20世紀(jì)90年代中期～21世紀(jì)初）以及系統(tǒng)發(fā)展（21世紀(jì)以后）三個(gè)階段。隨著信息化時(shí)代的到來，海量電子文件數(shù)據(jù)的涌現(xiàn)以及包括云計(jì)算、大數(shù)據(jù)處理技術(shù)、4G通信等新興技術(shù)的發(fā)展，無一不使傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件生命周期理論、全宗理論和價(jià)值鑒定理論受到了挑戰(zhàn)。海量電子文件的管理以及利用已成為檔案學(xué)理論的新發(fā)展方向，也是檔案信息化建設(shè)的重點(diǎn)方向。本文根據(jù)廣州市城市建設(shè)檔案館自行編制的《廣州市城市建設(shè)聲像電子檔案管理規(guī)范》以及自主研發(fā)的規(guī)范化聲像電子檔案管理系統(tǒng)展開調(diào)研，以期簡(jiǎn)述廣州市城市建設(shè)檔案館檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀并提出發(fā)展對(duì)策。

二、檔案信息化的概述

20世紀(jì)60年代日本的學(xué)者首次提出了信息化，而后20世紀(jì)70年代后期西方學(xué)者提出了“信息社會(huì)”、“信息時(shí)代”等概念。我國信息化起步較晚，1997年召開了全國第一次信息化工作會(huì)議。目前，關(guān)于檔案信息化并沒有統(tǒng)一的定義，與檔案信息化相關(guān)的諸如檔案數(shù)字化、檔案信息數(shù)字化等，其定義有一定的相似性卻又不盡相同。有關(guān)檔案信息化的內(nèi)涵，楊公之(2011)定義為“檔案信息化是指在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和提供利用服務(wù)?！盵1]張珺（2009）認(rèn)為檔案信息化是檔案工作與信息技術(shù)手段的結(jié)合；檔案信息化是檔案事業(yè)發(fā)展中的一項(xiàng)動(dòng)態(tài)系統(tǒng)工程，由諸多相關(guān)項(xiàng)目構(gòu)成，是現(xiàn)代信息技術(shù)手段對(duì)管理目標(biāo)的支持。[2]孟世恩與王穎（2004）認(rèn)為檔案信息化可理解為“是以現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案工作領(lǐng)域的實(shí)際運(yùn)用為基礎(chǔ)，以檔案信息的資源化為主導(dǎo)，以實(shí)現(xiàn)資源共享為目的推動(dòng)檔案工作發(fā)展的進(jìn)步過程”。[3]《全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》對(duì)檔案信息化的表述為“以檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)，以檔案信息資源建設(shè)為核心，以擴(kuò)大檔案信息資源開發(fā)利用為目標(biāo)，加快推進(jìn)檔案資源數(shù)字化、信息管理標(biāo)準(zhǔn)化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)程。”系統(tǒng)核心功能方面還需要進(jìn)一步完善。目前對(duì)于系統(tǒng)的配置管理、備份恢復(fù)、權(quán)限管理等核心的后臺(tái)管理功能都還比較簡(jiǎn)單，存在嚴(yán)重的管理和安全風(fēng)險(xiǎn)。而且目前系統(tǒng)的部分核心業(yè)務(wù)功能嚴(yán)重不足，例如軟件對(duì)于圖片檔案的完整性管理的缺乏，導(dǎo)致一些查詢需要投入大量人力進(jìn)行，對(duì)于聲像檔案的查詢利用和編研工作都帶來諸多不便。4.系統(tǒng)設(shè)計(jì)中尚未考慮到未來電子檔案和長期保存需要目前的系統(tǒng)主要處于應(yīng)付現(xiàn)階段的管理模式，即以紙質(zhì)+數(shù)字化的雙套制模式，不具備原生電子文件歸檔功能，也沒有針對(duì)電子檔案真實(shí)性、完整性、可用性、安全性的設(shè)計(jì)考慮。從長遠(yuǎn)來看，結(jié)合信息化改革步伐（例如國土規(guī)劃信息化工作建設(shè)目標(biāo)）以及本地信息環(huán)境的現(xiàn)實(shí)(云計(jì)算環(huán)境的逐步成熟和認(rèn)證技術(shù)的落地)，未來城建聲像電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)定位高遠(yuǎn)，需要面向電子檔案管理的需要進(jìn)行通盤考慮。

三、基于聲像電子管理規(guī)范的檔案信息化建設(shè)

廣州城市建設(shè)檔案館的信息化建設(shè)工作開展較早，上個(gè)世紀(jì)90年代初便開始著手建立檔案管理信息系統(tǒng)，在2002年后該館開始致力于建設(shè)數(shù)字城建檔案館。目前使用的聲像檔案管理系統(tǒng)為2005年開發(fā)的系統(tǒng)，隨著內(nèi)外部環(huán)境的飛速變化與發(fā)展，使得現(xiàn)有的系統(tǒng)目前面臨著內(nèi)外部環(huán)境的雙重壓力，其中既有信息系統(tǒng)自身業(yè)務(wù)需求發(fā)展所帶來的內(nèi)部推動(dòng)力，又有環(huán)境調(diào)整所帶來的外部拉動(dòng)力，在雙向驅(qū)動(dòng)力的作用下，信息系統(tǒng)的升級(jí)工作勢(shì)在必行。因此，該聲像系統(tǒng)的搭建正好解決了目前廣州市城建檔案館對(duì)信息化升級(jí)的要求?！稄V州市城市建設(shè)聲像電子檔案管理規(guī)范》由廣州市城建檔案館在多年實(shí)踐中擬定，在業(yè)界也是首次明確以聲像電子檔案為研究對(duì)象，其規(guī)定了聲像電子檔案的術(shù)語和定義，聲像電子檔案的收集、整理、移交、保管、利用和元數(shù)據(jù)要求。針對(duì)原系統(tǒng)的不足以及工作中出現(xiàn)的各種問題，并基于《廣州市城市建設(shè)聲像電子檔案管理規(guī)范》中明確的標(biāo)準(zhǔn)、定義，利用成熟、專業(yè)的聲像處理技術(shù)，從以上有關(guān)信息化的表述中，我們可以發(fā)現(xiàn)信息技術(shù)、開發(fā)利用、資源共享這三個(gè)關(guān)鍵詞，雖然表述略有差異，但是，我們可以認(rèn)為檔案信息化就是運(yùn)用信息技術(shù)開發(fā)利用檔案，最終達(dá)到資源共享的目的。

廣州市城建檔案館現(xiàn)有的業(yè)務(wù)管理模式定型于本世紀(jì)初，館內(nèi)以“數(shù)字化生產(chǎn)、檔案編研、自主建設(shè)”為立足點(diǎn)，在工作過程中取得了不少成果與榮譽(yù)，并曾一度成為城建檔案行業(yè)的學(xué)習(xí)典范。隨著時(shí)代的發(fā)展，新的上位法、國家標(biāo)準(zhǔn)和事業(yè)單位行政分類改革賦予廣州市城市建設(shè)檔案館在城建聲像檔案工作職能上的轉(zhuǎn)變，尤其使得其工作流程、服務(wù)方式、服務(wù)對(duì)象以及數(shù)量格式上產(chǎn)生的巨大變化，原有的聲像檔案管理系統(tǒng)的功能模塊已經(jīng)難以應(yīng)對(duì)日常工作中的管理需求，主要問題體現(xiàn)在以下幾方面。1.頂層架構(gòu)設(shè)計(jì)不足廣州城建檔案館信息化工作總的來說是受業(yè)務(wù)需求驅(qū)動(dòng)，歷經(jīng)數(shù)十年時(shí)間的建設(shè)由多個(gè)系統(tǒng)構(gòu)成的集合，尚未形成內(nèi)部密切聯(lián)系、資源有效共享的覆蓋核心業(yè)務(wù)流程的綜合性的信息系統(tǒng)?，F(xiàn)有的子系統(tǒng)集合有拼湊之感，無論從命名，乃至到功能覆蓋范圍來看，系統(tǒng)之間的關(guān)系并不是很清晰，軟硬件平臺(tái)不夠統(tǒng)一，使用部門和功能比較分散，信息集成度較低。這些已不能適應(yīng)業(yè)務(wù)管理要求和新型城市化發(fā)展的要求。隨著時(shí)間的推移和業(yè)務(wù)管理的不斷發(fā)展，信息共享和系統(tǒng)集成的難度日益加大。2.系統(tǒng)功能整體性表現(xiàn)不足現(xiàn)有系統(tǒng)在整體層面上存在升級(jí)換代緩慢，用戶體驗(yàn)友好性不足，子系統(tǒng)零散，缺乏統(tǒng)一入口等問題?，F(xiàn)有系統(tǒng)中有相當(dāng)部分都是獨(dú)立建設(shè)的，各項(xiàng)業(yè)務(wù)功能基本上是陸續(xù)拼接的，使用的編程平臺(tái)和后臺(tái)軟件存在較大差異，因而難以進(jìn)行總體性的功能框架展示。目前信息系統(tǒng)對(duì)于業(yè)務(wù)活動(dòng)的覆蓋面還不夠充分，例如實(shí)體管理與資源存儲(chǔ)管理就還很不完善，功能模塊之間的聯(lián)系基本上屬于各自為戰(zhàn)的局面，用戶需要根據(jù)自己的職權(quán)選擇進(jìn)入不同的系統(tǒng)進(jìn)行操作，加上命名方面的隨意性，導(dǎo)致用戶體驗(yàn)較為零亂，沒有整體性概念。3.核心功能有待進(jìn)一步強(qiáng)化建立專門的聲像檔案管理系統(tǒng)，對(duì)聲像檔案信息資源進(jìn)行集中有效管理，通過網(wǎng)絡(luò)方式相互連接和提供利用，實(shí)現(xiàn)聲像檔案信息的有效、規(guī)范、科學(xué)管理以及資源共享。作為海量聲像檔案庫，能和其他信息系統(tǒng)建立關(guān)聯(lián)，提供聲像檔案資料從檔案收集、檔案管理、檔案利用完整流程的全流程的管理系統(tǒng)。其中功能模塊主要包括配設(shè)任務(wù)申請(qǐng)、任務(wù)分配、成果數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)查看、聲像檔案利用、著錄、目錄生成、檔案移交、專題制作、查詢檢索、統(tǒng)計(jì)報(bào)表檔案、用戶權(quán)限管理。本聲像電子檔案管理系統(tǒng)是基于《廣州市城市建設(shè)聲像電子檔案管理規(guī)范》的需求而量身訂造的。該系統(tǒng)的上線及推廣使用，將在一定程度上改變廣州市城市建設(shè)檔案館目前的工作流程，提高其對(duì)聲像電子檔案管理及調(diào)用的效率。這不僅順應(yīng)了國家大力發(fā)展“互聯(lián)網(wǎng)＋”的戰(zhàn)略方針，而且通過《廣州市城市建設(shè)聲像電子檔案管理規(guī)范》與系統(tǒng)的相互結(jié)合，使得整個(gè)系統(tǒng)在使用上有章可循，有法可依。這將有效提高整個(gè)系統(tǒng)的搜索效率及降低維護(hù)成本。同時(shí)，這種標(biāo)準(zhǔn)化的系統(tǒng)也值得國內(nèi)其他城市參考，我們可以預(yù)想在不久的將來全國各地都遵循一個(gè)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行對(duì)聲像電子文檔的管理，存放在一個(gè)相同的系統(tǒng)下，這個(gè)系統(tǒng)所產(chǎn)生的價(jià)值將是不可估量的。

作者:林康子 單位:廣東省廣州市城市建設(shè)檔案技術(shù)咨詢服務(wù)公司

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