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檔案專項管理范文第1篇

一、事業(yè)單位財務(wù)專項資金檔案管理的意義

財務(wù)專項資金檔案管理的重要意義主要體現(xiàn)于四個方面：一是響應(yīng)了國家法律的號召，嚴(yán)格貫徹執(zhí)行《檔案法》、《會計檔案管理辦法》及《會計法》等，這對國家相關(guān)單位提升依法治檔水平具有重要意義;二是有效的提升了事業(yè)單位工作效率，在經(jīng)濟(jì)新形勢下，單位資金管理逐漸呈現(xiàn)出復(fù)雜化、多維化的特征，且網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)的滲透使得傳統(tǒng)簡明化的檔案管理辦法逐漸在子系統(tǒng)與細(xì)節(jié)處理方面呈現(xiàn)出一系列問題;三是益于單位管理者更準(zhǔn)確、快速的做出決策，清晰、如實的歸檔可以使得管理者快速獲得決策的一手資料，更益于財務(wù)計劃制定、預(yù)算編制、財務(wù)問題提煉、糾正等;四是檔案管理的細(xì)分化、信息化、嚴(yán)格化更便于各部門工作人員快捷的查找歷史資料，獲取有效信息。因此，無論從國家政策層面，還是單位內(nèi)部利益層面，檔案管理均具有深遠(yuǎn)意義。

二、事業(yè)單位財務(wù)專項資金檔案管理現(xiàn)狀

(一)檔案管理傳統(tǒng)化

互聯(lián)網(wǎng)經(jīng)濟(jì)下，檔案管理也需要實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化。但目前許多事業(yè)單位尚未實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化模式，未能與數(shù)字化信息技術(shù)相接軌。這種傳統(tǒng)化主要表現(xiàn)為系統(tǒng)信息化和財務(wù)人員信息化兩方面：一是檔案管理方式過于陳舊，個別單位仍然沿用上世紀(jì)90年代的手工記賬、整理、歸檔方式，且仍采用紙質(zhì)檔案形式，這樣既不安全，又占用庫存成本，部分單位雖然采用微機(jī)操作，但缺少輸出設(shè)備;二是檔案管理人員老化，信息技術(shù)要求單位人員必須具有現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)操作能力，而當(dāng)前的事業(yè)單位檔案管理通常是準(zhǔn)退休人員，這在一定程度上導(dǎo)致單位難以實現(xiàn)財務(wù)人員信息化。

(二)監(jiān)管片面化

監(jiān)管是單位防范檔案管理風(fēng)險最直接、有效的手段之一。但事業(yè)單位當(dāng)下呈現(xiàn)出三方面不足：一是監(jiān)管設(shè)備落后，在大數(shù)據(jù)智能時代仍然采用手工簽字的事后監(jiān)管方式，顯然已經(jīng)落后于部分違規(guī)手段;二是違規(guī)代價小，公款私存現(xiàn)象近幾年雖然加大了懲罰力度，但仍局限于任中監(jiān)管，未延伸至任后;三是監(jiān)管主體只是財務(wù)部門或?qū)徲嫴块T，難以形成監(jiān)管的長效化、常態(tài)化，甚至財務(wù)部門或?qū)徲嫴块T作后，監(jiān)管不能起到任何作用。

(三)專項資金使用不規(guī)范

事業(yè)單位中有兩種專項資金使用不規(guī)范現(xiàn)象：一是白條抵庫現(xiàn)象，這就使得財務(wù)賬面金額大于實際庫存現(xiàn)金，在一定程度上導(dǎo)致賬實不符，難以入檔，尤其此類現(xiàn)象發(fā)生在跨會計年度期間，檔案管理更加復(fù)雜;二是公款私存現(xiàn)象，主要表現(xiàn)為?？钆矠樗接煤蛯？钆矠槠渌椖坑?，這直接導(dǎo)致會計檔案賬證、賬實、賬賬均不一致，甚至出現(xiàn)跨項目入賬，使得檔案管理難度呈現(xiàn)幾何級增加。

三、規(guī)范和加強(qiáng)事業(yè)單位財務(wù)專項資金的檔案管理策略

(一)搭建與維護(hù)信息管理平臺

信息系統(tǒng)平臺搭建主要著手于財務(wù)人員信息化和業(yè)務(wù)處理信息化兩方面。首先，單位必須招聘年輕財務(wù)人員，實現(xiàn)新老交替，強(qiáng)化財務(wù)人員網(wǎng)絡(luò)意識、法律意識、責(zé)任意識;部門領(lǐng)導(dǎo)必須重視檔案交接、保存、銷毀環(huán)節(jié)，嚴(yán)格把控管理信息系統(tǒng)登錄權(quán)限，同時必須保障電子賬簿與紙質(zhì)賬簿雙管齊下，這益于保障檔案安全;定期培訓(xùn)單位老員工，加大繼續(xù)教育力度，強(qiáng)化檔案管理服務(wù)能力和信息應(yīng)用能力，專業(yè)上鼓勵老員工帶新員工，信息系統(tǒng)操作上鼓勵新員工帶老員工。其次，單位必須加大信息技術(shù)投入，加快實現(xiàn)單位內(nèi)部各部門間的信息共享、線上信息傳遞、實時獲取信息，增強(qiáng)電子檔案、電子賬簿在部門內(nèi)部的傳遞、使用頻率;強(qiáng)化內(nèi)部信息技術(shù)風(fēng)險防范意識，組織開展部門信息科技治理、信息科技風(fēng)險管理、信息安全、信息系統(tǒng)開發(fā)以及測試和維護(hù)、信息科技運(yùn)行、信息科技外包等方面內(nèi)部控制，建立健全風(fēng)險狀況的防范機(jī)制。

(二)創(chuàng)新監(jiān)管機(jī)制

檔案管理的規(guī)范與強(qiáng)化需要借助監(jiān)管機(jī)制的創(chuàng)新，這主要體現(xiàn)于三種機(jī)制創(chuàng)新：一是科技監(jiān)管機(jī)制創(chuàng)新，積極拓展和提高計算機(jī)在檔案管理監(jiān)管領(lǐng)域的應(yīng)用和使用層次，搭建業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)平臺，實現(xiàn)會計、稽核信息系統(tǒng)與檔案管理信息系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)傳輸與對接，促進(jìn)各類業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的共享與監(jiān)測，加快監(jiān)管信息系統(tǒng)建設(shè)，完善業(yè)務(wù)分類監(jiān)管模型，通過數(shù)據(jù)+模型分析的數(shù)據(jù)化監(jiān)管模式，查找線索、確定重點(diǎn)、精確范圍，實現(xiàn)實時監(jiān)控、動態(tài)監(jiān)控。

二是聯(lián)動監(jiān)管機(jī)制創(chuàng)新，實施重大項目聯(lián)動監(jiān)管機(jī)制，在部門間充分實現(xiàn)橫向、縱向的協(xié)調(diào)配合，共享監(jiān)督成果，一方面建立檢查聯(lián)動機(jī)制，強(qiáng)化檔案管理、會計、審計等各部門間的溝通交流，有效整合各自資源優(yōu)勢，共同參與項目檢查，形成監(jiān)督合力;另一方面建立監(jiān)管與業(yè)務(wù)部門間檢查成果的相互反饋機(jī)制，實現(xiàn)有效的互補(bǔ)。

三是違規(guī)機(jī)制創(chuàng)新，以經(jīng)濟(jì)審計為切入點(diǎn)，推進(jìn)監(jiān)督全覆蓋。積極穩(wěn)步推進(jìn)經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計工作，使經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計從離任審計向任中審計，從事后監(jiān)督向事中、事前監(jiān)督的轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)審計監(jiān)督的常態(tài)化、長效化，促進(jìn)部門領(lǐng)導(dǎo)主動作為、有效作為。一方面單位必須建章立制，夯實基礎(chǔ)，另一方面要把握重點(diǎn)，有的放矢。以檔案流程設(shè)計為主線，突出重點(diǎn)機(jī)構(gòu)，以風(fēng)險為導(dǎo)向，突出重要環(huán)節(jié)，對不同部門歸檔時間、準(zhǔn)確性、分類有效性配以相應(yīng)的評價標(biāo)準(zhǔn)，強(qiáng)化違規(guī)機(jī)制的目的性和針對性。

(三)建立健全檔案管理及其相關(guān)工作領(lǐng)域制度

檔案管理制度的強(qiáng)化和規(guī)范涉及的不僅僅是檔案管理部門，它還涉及到各類業(yè)務(wù)部門。因此，必須建立健全相關(guān)部門的管理制度。主要著手于以下三方面：一是專項資金管理制度，建立專項資金反饋制度，有結(jié)余或未投入項目的專項資金必須上交，將專項資金用于固定資產(chǎn)購置、工程項目改造等，必須統(tǒng)一按照單位會計制度進(jìn)行核算、核銷;二是積極落實《檔案管理辦法》，設(shè)計檔案歸檔流程，會計等相關(guān)部門自覺對信息分類，嚴(yán)格記錄檔案查詢、入檔、銷毀等環(huán)節(jié)，且一切記錄均要按照單位制度進(jìn)行備份;三是規(guī)范檔案管理程序，檔案管理的移交、存檔、銷毀等必須在部門領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)督下進(jìn)行，如果存在只交接內(nèi)容、沒有明確義務(wù)與責(zé)任的情況，則要對監(jiān)督領(lǐng)導(dǎo)、交接人員一并處罰。

檔案專項管理范文第2篇

（中鐵一局集團(tuán)物資工貿(mào)有限公司，西安 710077）

（Material Supply and Industrial Trade Co.，Ltd. of China Railway First Group，Xi´an 710077，China）

摘要： 客運(yùn)專線對于鐵路建設(shè)的安全性、舒適性，要求更高，因此，鐵路客運(yùn)專線工程的建設(shè)，比一般的鐵路工程建設(shè)，難度更大，且維護(hù)要求更高。鑒于此，在鐵路客運(yùn)工程項目實施過程中的檔案管理，要重視起來，這不僅僅為保障施工企業(yè)的利益，更重要的，為客運(yùn)專線后期的維護(hù)，提供充足的資料保證，在節(jié)省人力、物力的情況下，完成鐵路客運(yùn)項目的管理維護(hù)，以滿足經(jīng)濟(jì)發(fā)展的要求。

Abstract： The requirements of safety and comfort are higher for railway passenger dedicated line. So, the construction of the railway passenger dedicated line is more difficult and the maintenance requirements are higher than that of general railway construction. In view of this, the archives management in the project implementation process of railway passenger transportation engineering should be paid more attention to. It is not just to protect the interests of the construction enterprise, but more important for providing abundant information assurance of later maintenance of passenger dedicated line later maintenance. In the case of saving manpower and material resources, it can complete the maintenance management of railway passenger project to meet the requirements of economic development.

關(guān)鍵詞 ： 鐵路建設(shè)；項目檔案；檔案管理；施工檔案管理

Key words： railway construction；project archives；archives management；construction archives management

中圖分類號：F532 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

文章編號：1006-4311（2015）06-0198-02

0 引言

企業(yè)的發(fā)展，不僅僅需要企業(yè)對于社會潮流和趨勢的把握，更需要企業(yè)對自身在發(fā)展過程中的不斷改進(jìn)。工程項目作為一個施工企業(yè)的生存基礎(chǔ)，為企業(yè)發(fā)展提供堅實動力，企業(yè)工程項目所產(chǎn)生的各項資料的保存，對于施工企業(yè)來說，有著重要意義。企業(yè)的項目檔案，是企業(yè)在施工過程中，所產(chǎn)生的、與項目有關(guān)的文字、圖片或者其他資料，其內(nèi)容包含了企業(yè)施工項目的設(shè)計、工程建設(shè)日志、技術(shù)難點(diǎn)、技術(shù)創(chuàng)新，甚至包括施工過程中所創(chuàng)新的管理方式。這些，不僅僅作為該項目建設(shè)實施的重要組成部分，同時，也是企業(yè)施工項目技術(shù)和經(jīng)驗的積累，是施工企業(yè)重要的無形資產(chǎn)。

1 鐵路客運(yùn)專線建設(shè)和檔案管理特點(diǎn)

鐵路客運(yùn)專線的建設(shè)，與一般的鐵路工程建設(shè)，有著明顯的區(qū)別。鐵路客運(yùn)專線的建設(shè)，對于施工企業(yè)資質(zhì)要求嚴(yán)格，建設(shè)技術(shù)難度大，工作接口繁雜且數(shù)量龐大。如果按照普通鐵路建設(shè)施工，不僅難以保證施工質(zhì)量，對鐵路客運(yùn)專線未來的管理維護(hù)，也會造成一定影響。會增加鐵路客運(yùn)專線的管理難度，提高客運(yùn)專線的維護(hù)成本。所以，在鐵路客運(yùn)專線的建設(shè)過程中，要結(jié)合鐵路客運(yùn)專線建設(shè)要求，以及未來運(yùn)行維護(hù)的相關(guān)特點(diǎn)，完成鐵路客運(yùn)專線的建設(shè)。在施工過程中，要構(gòu)建科學(xué)合理的施工方案，應(yīng)用適宜的管理體系，保證鐵路客運(yùn)專線施工的質(zhì)量。加強(qiáng)鐵路客運(yùn)專線施工質(zhì)量的管理，建立健全好鐵路施工項目的檔案管理，是一條重要手段。根據(jù)我國檔案法的有關(guān)規(guī)定，項目建設(shè)從設(shè)計籌劃到竣工驗收，所有的相關(guān)資料都要進(jìn)行收集、整理，最后經(jīng)過挑選、審核、補(bǔ)充等程序，將資料保存歸檔。

鐵路客運(yùn)專線工程項目的建設(shè)，是一項耗資巨大的基礎(chǔ)性工程，在我國的經(jīng)濟(jì)發(fā)展中，起著越來越重要的作用。對于鐵路客運(yùn)專線的建設(shè)來講，參與建設(shè)的單位數(shù)量多，工程建設(shè)周期長，相關(guān)質(zhì)量要求和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，國家都有嚴(yán)格要求。在鐵路客運(yùn)專線的建設(shè)實施中，會產(chǎn)生大量的文檔資料，做好這些文檔資料的整理和歸檔，是一項非常重要的管理工作。

因為鐵路客運(yùn)專線的建設(shè)，涉及廣泛，參與單位和人員數(shù)目龐大，持久復(fù)雜的建設(shè)過程，會產(chǎn)生內(nèi)容繁雜、聯(lián)系緊密的文檔資料，造就了鐵路客運(yùn)專線建設(shè)所產(chǎn)生的項目檔案來源分散、內(nèi)容廣泛、資料價值大等特點(diǎn)。所以，在鐵路客運(yùn)工程最終的竣工驗收中，項目檔案是一項必不可少的內(nèi)容。鐵路客運(yùn)專線未來的運(yùn)行發(fā)展中，項目檔案是一項重要的憑證和依據(jù)。同時，如果鐵路客運(yùn)專線，在未來要進(jìn)行擴(kuò)建改造，項目檔案也是必須的技術(shù)資料之一。因此，鐵路客運(yùn)專線的項目檔案的收集管理，需要相關(guān)施工企業(yè)認(rèn)真負(fù)責(zé)的完成，保證鐵路工程建設(shè)項目的檔案的質(zhì)量。收集、整理和保存好鐵路客運(yùn)專線項目檔案，不僅對建設(shè)企業(yè)未來的發(fā)展能提供良好的技術(shù)支撐，同時，對于鐵路客運(yùn)專線管理水平的提升，有重要作用。

2 鐵路客運(yùn)專線項目檔案管理存在的問題

檔案資料的收集，是一項持續(xù)性的工作，因為建設(shè)單位所負(fù)責(zé)的具體項目不同，參與時間存在差異，相關(guān)資料的的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范并不統(tǒng)一。項目檔案整理不規(guī)范，甚至?xí)霈F(xiàn)有關(guān)資料缺失的現(xiàn)象。這給項目檔案的整理工作，帶來了包括資料收集分散、收集的資料與相關(guān)工程的建設(shè)實施脫節(jié)，資料難以歸納整理等直接影響。

鐵路客運(yùn)專線項目的檔案管理，還存在檔案制度不夠健全，檔案管理工作滯后于項目工程建設(shè)。雖然，我國鐵路管理部門對鐵路工程建設(shè)的檔案管理，制定了制度標(biāo)準(zhǔn)，但是，隨著時代的快速發(fā)展，以前老舊的制度標(biāo)準(zhǔn)，已經(jīng)難以滿足現(xiàn)代化的鐵路工程建設(shè)。一些鐵路工程施工企業(yè)，沒有建立起企業(yè)自己的工程檔案管理部門，在鐵路工程的項目建設(shè)中，也沒有將項目檔案的建設(shè)和管理，納入到企業(yè)建設(shè)項目中去，嚴(yán)重影響了企業(yè)建設(shè)工程與項目檔案的進(jìn)度同步。沒有專門的檔案管理部門對施工檔案進(jìn)行管理，造成檔案收集管理缺失，等到項目竣工的時候，才對項目施工檔案進(jìn)行突擊補(bǔ)充。檔案的真實性和準(zhǔn)確性缺乏保證，難以在鐵路工程后續(xù)的維護(hù)建設(shè)中，發(fā)揮作用。

3 加強(qiáng)鐵路客運(yùn)專線施工企業(yè)項目檔案管理的措施

要加強(qiáng)施工企業(yè)項目檔案管理，首先要從思想上，對項目檔案重視起來。施工企業(yè)，要加強(qiáng)對企業(yè)員工的培訓(xùn)，改變員工對于項目檔案不重視的看法。施工企業(yè)要在項目實施建設(shè)初期，就要開始籌建專門的檔案收集管理部門，如項目資料室。對項目建設(shè)過程中所產(chǎn)生的資料，進(jìn)行收集整理，為以后的歸檔做準(zhǔn)備。利用好企業(yè)內(nèi)部檔案管理部門的資源，將以往工程結(jié)束后“趕”檔案現(xiàn)狀，轉(zhuǎn)變?yōu)楣こ糖捌诮槿雽n案進(jìn)行收集管理的過程，避免在竣工驗收過程中突擊補(bǔ)充檔案所出現(xiàn)的種種問題。

企業(yè)內(nèi)部，對于檔案的收集管理，施工企業(yè)要投人相關(guān)的辦公設(shè)備，要安排專人對項目檔案的收集整理進(jìn)行負(fù)責(zé)。在檔案的收集管理中，根據(jù)項目檔案的來源，做好項目檔案的歸類整理，明確好檔案管理部門和人員的職責(zé)。企業(yè)負(fù)責(zé)人要對項目檔案的收集編制的進(jìn)度，有一定了解。對重要的項目檔案，要做好備份工作。在項目檔案完成之后，及時移交給對應(yīng)接收檔案管理部門，保證檔案安全。

施工企業(yè)的項目檔案，內(nèi)容繁雜，檔案的收集整理過程中，必須要注意按照檔案歸納的相關(guān)規(guī)范，做好檔案條目的細(xì)化工作，便于后續(xù)的查驗利用。因為鐵路建設(shè)周期長，如果一直等到鐵路建設(shè)完成之后，才開始對鐵路建設(shè)所產(chǎn)生的各種文檔進(jìn)行整理歸檔，工作量巨大，而且也容易出現(xiàn)差錯。所以，鐵路客運(yùn)專線的建設(shè)中所產(chǎn)生的項目文檔，可以按照一個個分項目進(jìn)行整理歸檔。當(dāng)一個分項目建設(shè)完工之后，對其在建設(shè)過程中，所產(chǎn)生的資料進(jìn)行整理歸檔，不僅容易發(fā)現(xiàn)檔案建設(shè)過程中存在的問題，提高項目檔案的建設(shè)質(zhì)量，也能大大提供竣工驗收時，對項目檔案驗收的效率。

4 結(jié)束語

隨著我國改革的持續(xù)深入，旅游、物流等與我們的生活聯(lián)系更加緊密，尤其是旅游業(yè)的蓬勃發(fā)展，對我國道路運(yùn)輸能力，提出來更高的要求，對鐵路客運(yùn)專線的建設(shè)發(fā)展，是一次重要機(jī)遇。這個機(jī)遇，對于任何施工企業(yè)來說，都至關(guān)重要。如果想要抓住這次機(jī)遇，就必須重視好項目檔案的收集整理，保證工程項目按時驗收，提高企業(yè)的管理水平，提升企業(yè)競爭力，促進(jìn)企業(yè)更好更快發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]代保平，陳光輝，李化.鐵路客運(yùn)專線施工企業(yè)項目檔案管理[J].科技風(fēng)，2010（4）.

[2]苗江.加強(qiáng)鐵路工程建設(shè)項目檔案管理淺談[J].檔案，2012（10）.

檔案專項管理范文第3篇

關(guān)鍵詞：專項；檔案；優(yōu)化；整理

專項工作的檔案是在社會大發(fā)展中衍生出來的新種類檔案，因為社會進(jìn)步快了，每天發(fā)生發(fā)展的事物也隨之增多，這些事情的發(fā)生并不是無用之談，有些政府舉行的重要活動，不可能只辦一次，每次進(jìn)行中的記錄檔案整合，就對下一次的活動有著部分經(jīng)驗的作用，所以專項工作的檔案整理工作存在著必要性。

1 專項工作檔案整理的必要性

應(yīng)時代的新發(fā)展，社會中的各項工作進(jìn)展也如日中天，同時開展的一些特殊會議、活動也不斷增加，其中一些活動中的記錄，召開會議時下發(fā)的文件，都是非常重要的社會資源，對于突發(fā)的疾病和社會事件進(jìn)行詳細(xì)記載，歸入檔案，如果以后發(fā)生同樣的情況，調(diào)出相關(guān)檔案進(jìn)行整合即可，專項檔案要做到，分門別類的將專項工作檔案做到條理清楚，借調(diào)查找方便，檔案歸類一目了然，方便在資料中吸取經(jīng)驗，在問題之初得出最優(yōu)的處理辦法，為了今后社會的發(fā)展進(jìn)步起到前車之鑒的作用。

2 專項檔案整理存在的問題

2.1 專項工作由突發(fā)事件轉(zhuǎn)為正常工作后的檔案整理歸檔問題

在某一些專項工作整理成為檔案之后，隨著時間的推移，科技發(fā)展，人們進(jìn)步，已經(jīng)不是比較特別的案例，或者已經(jīng)被沖破，成為日?？梢越鉀Q的范圍，比如曾經(jīng)爆發(fā)的禽流感，已經(jīng)國家編輯傳染病的檔案進(jìn)行管理，那么這一類型的檔案該如何整理，是否應(yīng)該從專項檔案中轉(zhuǎn)移到醫(yī)學(xué)中的傳染病檔案中，還沒有明確的規(guī)定。

2.2 專項檔案有名無實

在檔案的整理過程中，專項檔案的整理還屬于不成熟的階段，它不像其他檔案類別已經(jīng)有了規(guī)范化的管理，檔案整理人員的不熟練，對專項檔案范圍的不熟悉，造成了專項檔案整理的有名無實，往往只整理記錄了，各項會議中的文件，領(lǐng)導(dǎo)的講話，一些普通的會議計劃總結(jié)，而忽略了一寫與社會相關(guān)事件的，影音文件、實況記錄、和與事件相關(guān)的重要文件，這樣專項檔案文件的整理，就存在價值來說與普通檔案毫無區(qū)別。不能給社會的發(fā)展帶來更多的幫助。

2.3 管理人員工作懈怠

正因為檔案管理工作的與眾不同，具有一定的特殊性質(zhì)，環(huán)境與工作一直在不變的狀態(tài)，所以檔案管理人員對及其容易懈怠，對檔案整理工作的懈怠，會導(dǎo)致檔案的不完整，整理時，眾多有用的檔案資源被棄用，在信息化飛速發(fā)展的今天，檔案的整理方式也在不斷改變，員工一直保持著老舊的整理，不去積極學(xué)習(xí)新的方式方法，技能跟不上時代的腳步，這會給我國的檔案帶來檔案資源滯后的危機(jī)。

3 專項檔案管理問題的解決對策

3.1 適當(dāng)?shù)膲毫?/p>

目前，許多人都認(rèn)為高校檔案館是一個比較清閑的地方，沒有什么壓力的，甚至有的館員也有這樣的看法，工作機(jī)會競爭的激烈和就業(yè)的壓力對其構(gòu)不成多大威脅，在檔案館崗位設(shè)置上也極其不合理，忙閑不均，致使有些人工作中無事閑聊，不思進(jìn)取，這樣就會極大地挫傷愛崗敬業(yè)、踏實肯干館員的工作積極性。只有壓力才會產(chǎn)生動力，適當(dāng)?shù)膲毫a(chǎn)生意想不到的效果，所以，應(yīng)該讓其領(lǐng)悟到工作懈怠就會而臨可能被淘汰的后果，讓其改善工作不思進(jìn)取的局而，同時，也要加大對工作中的積極肯干、愛崗敬業(yè)的館員的獎勵，營造出一種積極進(jìn)取的、和諧的工作氛圍，使他們能夠看到自己工作的價值，產(chǎn)生一種成就感和對樹立做好本職工作的信心。

3.2 環(huán)境激勵

由于檔案館工作的特殊性，有的館員職業(yè)懈怠隨之而生。因此有計劃地安排檔案館員定期或不定期地進(jìn)行培訓(xùn)或輪流在不同的崗位或不同地點(diǎn)工作。環(huán)境和工作條件的變換，可使檔案館員保持好奇心和新鮮感，并且崗位的變換，有利于讓員工全而系統(tǒng)地掌握專業(yè)知識和技能，對于檔案館職業(yè)和員工是一種雙贏的安排。遇阻代庖的現(xiàn)象，這樣長久下去對整個檔案事業(yè)是不利的。

3.3 建立情感激勵機(jī)制

磧幸恢О崗敬業(yè)的檔案人員隊伍是高校發(fā)展的根本保證，學(xué)校管理者應(yīng)該注重情感上的投入，通過尊重、信任、關(guān)心檔案人員，并與他們進(jìn)行有效的溝通。彼此之間建立起一種互相信任、關(guān)心、互相支持融洽的氛圍，以激發(fā)檔案人員的工作熱情，使他們愉快地為實現(xiàn)自己的人生目標(biāo)，積極主動地工作。

3.4 為專項工作檔案單獨(dú)設(shè)置全宗

站在綜合檔案館的立場上，也可以認(rèn)為有不少活動過程是由多個主體單位合作進(jìn)行的，實際上可以將客體看作是這種活動過程的中心，而不是主體?！叭绻募?shù)量龐大、獨(dú)立性強(qiáng)，就可以專門設(shè)立時機(jī)構(gòu)的主體全宗，將該項活動過程中產(chǎn)生的全部檔案文件都組織進(jìn)去，就是說，即使可以把不少活動過程中形成的文件的核心看成是客體，在綜合檔案館中也仍然可以按主體全宗的形式去組織它們?！边M(jìn)而，筆者認(rèn)為不妨直接為專項工作設(shè)置客體全宗，如“某縣學(xué)習(xí)實踐科學(xué)發(fā)展觀檔案”、“某市既往有償供血人員普查檔案”等。

3.5 確檔案收集的范圍和重占，每種形式的檔案分別整理歸檔

一是必須以本級文件為主，同時兼顧上下級文件；二要特別注重原始調(diào)查表、登記表、統(tǒng)計表的收集歸檔，其中文書檔案的整理，原則上可一律按《歸檔文件整理規(guī)則》執(zhí)行。

3.6 文件的分類

在整理專項工作檔案時，需注意以下三點(diǎn)：第一，原則上按文件的形成時間劃分年度。但也有一些例外，比如實習(xí)實踐科學(xué)發(fā)展觀活動檔案，就可按“第一批”、“第二批”“第三批”分類；第二，專項工作一般不要按組織機(jī)構(gòu)進(jìn)行分類，一是因為專項工作機(jī)構(gòu)不固定，即使分工明確，后來人利用檔案時也會因不清楚其職責(zé)分工而帶來諸多不便；二是因為在專項工作中有的機(jī)構(gòu)因分工不同，干了很多工作卻很少形成檔案。所以應(yīng)盡量按問題進(jìn)行分類，甚至可以直接按活動自身的階段來劃分整理檔案。

結(jié)束語

專項檔案的產(chǎn)生是順應(yīng)時展，具有一定的必然性，它可以結(jié)合社會的需求，幫助社會更好的發(fā)展，從多方面整理出的檔案，為今后的相關(guān)活動開展提供了經(jīng)驗。同時也因為專項檔案的系統(tǒng)性管理為檔案管理的整體帶來更加系統(tǒng)性的升級，在社會發(fā)展中，專項檔案的整理與群眾息息相關(guān)，做好專項檔案的整理，提高檔案整理人員的素質(zhì)與工作勁頭，認(rèn)真的對待每一件專項檔案，保證檔案的完整性和準(zhǔn)確性，才能讓社會發(fā)展更加和諧，更加有條理，為國家的發(fā)展盡一份力。

參考文獻(xiàn)

[1]楊嬋.高校專項檔案管理模式探索[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014（03）.

檔案專項管理范文第4篇

前端控制是建設(shè)項目檔案質(zhì)量控制的首要環(huán)節(jié)

建設(shè)項目檔案主要由項目前期文件、項目竣工文件和項目竣工驗收文件三大部分組成，要確保上述文件的完整性和正確性，必須加強(qiáng)前端控制，也就是從各類項目文件形成的源頭進(jìn)行控制，梳理歸檔流程、加強(qiáng)協(xié)同管理、超前培訓(xùn)指導(dǎo)等均為控制源頭的有效措施。

1.梳理歸檔流程，確保建設(shè)單位內(nèi)部歸檔環(huán)節(jié)暢通

項目文件是建設(shè)項目在立項、審批、招投標(biāo)、勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理及竣工驗收全過程中形成的文字、圖表、聲像等形式的全部文件。項目文件的歸檔工作涉及的部門或單位多而且廣，既有建設(shè)單位內(nèi)部有關(guān)項目投資、設(shè)計、工程、設(shè)備采購等管理部門以及生產(chǎn)運(yùn)營部門，又有外部參加項目建設(shè)的設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位；既有國內(nèi)設(shè)計、設(shè)備制造單位提交的技術(shù)資料，又有引進(jìn)設(shè)備、合作制造廠商提供的設(shè)備資料。而追溯源頭，梳理流程，明確責(zé)任，超前控制，則是保證建設(shè)項目檔案質(zhì)量之根本。因此，建設(shè)單位檔案管理部門首當(dāng)其沖的任務(wù)應(yīng)是根據(jù)國家、地方有關(guān)建設(shè)項目檔案管理辦法，結(jié)合本單位實際，逐項理順建設(shè)單位內(nèi)部項目文件的歸檔渠道、制定管理制度、固化業(yè)務(wù)流程、明確管理職責(zé)，確保各類項目文件歸檔環(huán)節(jié)暢通。其中，對外部參建單位的歸檔責(zé)任必須落實到與其簽訂合同的建設(shè)單位內(nèi)部相關(guān)職能部門，由相關(guān)職能部門在簽訂合同時提出資料交付和項目文件歸檔要求，并跟蹤、考核。

寶鋼《建設(shè)項目技術(shù)資料管理辦法》和《建設(shè)項目檔案管理辦法》就是兩個從源頭控制建設(shè)項目檔案質(zhì)量的公司管理制度，該制度明確了項目文件的歸檔范圍、管理流程以及歸檔責(zé)任，為確保建設(shè)項目檔案的完整性奠定了基礎(chǔ)。

2.加強(qiáng)協(xié)同管理，確保外部參建單位資料交付受控

寶鋼建設(shè)項目管理體系由投資管理、設(shè)計管理、工程管理、設(shè)備采購、檔案管理、財務(wù)管理、審計管理、安全管理、環(huán)保管理、消防管理以及生產(chǎn)運(yùn)營等眾多部門組成。作為體系成員之一的檔案管理部門，對內(nèi)有關(guān)建設(shè)項目檔案管理方面的要求可以通過公司管理制度來制約，而對外（如設(shè)計、施工、監(jiān)理等參建單位和國內(nèi)外設(shè)備供應(yīng)商等）有關(guān)建設(shè)項目檔案管理方面的要求則需要通過體系成員的協(xié)同管理、納入合同來制約。

寶鋼《建設(shè)項目技術(shù)資料管理辦法》中明確要求相關(guān)職能部門在簽訂設(shè)計、設(shè)備等合同時須將檔案管理部門擬定的公司專業(yè)管理標(biāo)準(zhǔn)《國外合同技術(shù)資料交付要求》、《國內(nèi)工廠設(shè)計技術(shù)資料交付要求》、《國內(nèi)設(shè)備技術(shù)資料交付要求》和《技術(shù)資料電子文件提供要求》等納入相應(yīng)的合同或協(xié)議之中，若在合同簽訂過程中對資料交付要求（尤其是電子文件交付要求）不理解的，可邀請檔案管理部門參與技術(shù)資料交付要求的對外談判，以確保技術(shù)資料（包括電子文件）的交付質(zhì)量。同時，明確相關(guān)職能部門負(fù)有對合同執(zhí)行情況的監(jiān)控責(zé)任，檔案管理部門參與監(jiān)控、協(xié)同管理，使外部單位的資料交付處于受控狀態(tài)，建設(shè)項目檔案的質(zhì)量也就有了一定的保障。

3.超前培訓(xùn)指導(dǎo)，提高項目文件歸檔人員質(zhì)量意識

建設(shè)項目檔案的主要組成部分是竣工文件，而竣工文件的完整性和準(zhǔn)確性對日后技術(shù)改造和設(shè)備維護(hù)有著舉足輕重的作用，而竣工文件的主要編制單位是施工單位。因此，寶鋼檔案管理部門始終將對施工單位的超前培訓(xùn)指導(dǎo)視作控制源頭的其中一項重要工作來抓。在每一個重大項目建設(shè)初期即開展對所有參建單位竣工文件編制的大規(guī)模培訓(xùn)指導(dǎo)工作，將竣工文件的編制規(guī)范、審核及歸檔流程等印刷成小冊子分發(fā)到施工、監(jiān)理單位，并制作成PPT材料，以講座的形式進(jìn)行全面的培訓(xùn)和講解，使竣工文件的編制和審核人員不僅能正確理解建設(shè)單位對竣工文件編制、審核和歸檔的具體要求，而且能認(rèn)識到從竣工文件形成的源頭進(jìn)行文件積累和質(zhì)量控制的必要性。歸檔人員質(zhì)量意識的提高為建設(shè)項目檔案完整性和準(zhǔn)確性的提高打下了基礎(chǔ)。

可見，建設(shè)項目檔案質(zhì)量控制必須從源頭著手，加強(qiáng)前端控制，強(qiáng)化協(xié)同管理，超前培訓(xùn)指導(dǎo)，方能達(dá)到事半功倍的效果。

過程控制是建設(shè)項目檔案質(zhì)量控制的重要環(huán)節(jié)

1.資料檔案一體化管理為過程監(jiān)控創(chuàng)造了條件

大部分企業(yè)建設(shè)項目的資料管理與檔案管理分屬兩個機(jī)構(gòu)，資料管理包括國內(nèi)外各類技術(shù)資料的接收、翻譯、復(fù)制、分發(fā)等建設(shè)階段的管理工作，一般隸屬于建設(shè)系統(tǒng)；而檔案管理則是對歸檔的項目文件進(jìn)行分類、整理、編目、保管、統(tǒng)計和提供利用等，一般隸屬于生產(chǎn)系統(tǒng)。寶鋼自20世紀(jì)九十年代起將履行資料管理職能的寶鋼指揮部工程資料處和履行檔案管理的寶鋼總廠檔案處合二為一，實行集資料與檔案管理于一身的一體化管理模式。這一模式可以說是將檔案管理的職能向前延伸到資料管理，檔案管理部門在對項目所有技術(shù)資料接收、分發(fā)的同時，留存一套作為日后核對竣工圖完整性的依據(jù)，項目建設(shè)過程中設(shè)計圖紙發(fā)生多少變更、升過多少版次，檔案管理部門均記錄在案。同時，檔案管理部門定期參加公司領(lǐng)導(dǎo)主持的設(shè)計、工程等例會，一方面能及時掌握設(shè)計、施工等動態(tài)信息，根據(jù)建設(shè)進(jìn)度、節(jié)點(diǎn)，把好資料形成、編制、歸檔等各道工序質(zhì)量關(guān)；另一方面，也將過程管理中的有關(guān)問題提請各職能部門協(xié)同解決。資料檔案的一體化管理模式為實施過程監(jiān)控創(chuàng)造了條件，檔案的完整性得到了保障，使以往竣工文件交多少收多少的被動局面得以很大的改觀。

2.竣工文件編制過程的檢查為檔案內(nèi)在質(zhì)量消除隱患

寶鋼檔案管理部門設(shè)立專門小組負(fù)責(zé)對竣工文件的編制單位進(jìn)行培訓(xùn)指導(dǎo)，對編制質(zhì)量進(jìn)行過程檢查，對歸檔文件進(jìn)行審核簽證。其中，對竣工文件編制質(zhì)量的過程檢查起到了承上啟下的作用，既是對前期培訓(xùn)指導(dǎo)工作的拾遺補(bǔ)缺，也是為后期竣工文件歸檔質(zhì)量提前把關(guān)、消除隱患。過程檢查的形式可以是多種多樣的，檔案管理人員可直接對口施工單位編制人員進(jìn)行質(zhì)量檢查和答疑；也可對口施工單位項目部，對某一個單項的竣工文件編制質(zhì)量進(jìn)行檢查，隨后將該單項作為樣板在該項目部推廣；此外，檔案管理部門還可同工程管理部門一起進(jìn)行每季度一次的協(xié)同檢查，作為工程質(zhì)量大檢查的內(nèi)容之一，納入季度考核。過程檢查中發(fā)現(xiàn)的問題也是多種多樣的，除與檔案有關(guān)的復(fù)印件、漏簽字以及卷內(nèi)文件排列原則等常見問題外，還有與工程管理有關(guān)的表式問題、各類變更文件的完整性、準(zhǔn)確性以及閉環(huán)問題等。通過過程檢查，將這些問題消除在萌芽狀態(tài)，盡量將歸檔審核時發(fā)現(xiàn)問題再費(fèi)時費(fèi)力地整改現(xiàn)象降到最低程度，為項目按時竣工驗收贏得時間，同時也把好建設(shè)項目檔案內(nèi)在質(zhì)量這一關(guān)。

2007年，寶鋼建設(shè)管理系統(tǒng)一期工程全面投入運(yùn)行，也為檔案資料的過程控制提供了便利。建設(shè)項目的立項審批、設(shè)計管理、工程管理、設(shè)備采購、資料交付、竣工驗收計劃、節(jié)點(diǎn)等信息全部通過系統(tǒng)流轉(zhuǎn)，檔案管理部門作為其用戶，可以及時地從中獲取眾多信息為檔案資料過程控制所用，并跟蹤管理。如：單位工程、設(shè)備設(shè)施的劃分等信息，為檔案組卷提供了依據(jù)；立項審批、設(shè)計、設(shè)備采購合同等信息為完整地收集前期文件提供了便利。該系統(tǒng)二期工程將開發(fā)與檔案管理系統(tǒng)的接口，屆時將實現(xiàn)內(nèi)部管理性文件的電子歸檔，進(jìn)一步提高管理效能。

3.以終版圖編制竣工圖不失為過程控制的又一創(chuàng)舉

寶鋼從“十五”規(guī)劃項目開始提出了采用設(shè)計終版圖編制竣工圖的設(shè)想并積極付諸實踐。設(shè)計終版圖編制竣工圖是指設(shè)計單位在項目實物交接后一定期限內(nèi)，將所有施工過程中發(fā)生的設(shè)計變更進(jìn)行匯總后出設(shè)計終版圖，其目的在于毫無遺漏地將設(shè)計變更反映在最終的一張設(shè)計圖紙上，施工單位在此基礎(chǔ)上編制竣工圖，將大大減少對施工圖的修改工作量，同時也大大提高竣工圖的內(nèi)在質(zhì)量。這一創(chuàng)舉的推出光靠檔案管理部門的努力是萬萬不夠的，必須有設(shè)計、工程等管理部門的大力支持，共同研究實施方案，最后聯(lián)合發(fā)文、合力推進(jìn)才得以有效實施。

近兩年，寶鋼在實踐的基礎(chǔ)上又將這一舉措進(jìn)行了完善，即以升版圖的形式提供設(shè)計圖紙，最后一版升版圖即為設(shè)計終版圖。這一舉措的推出，主要目的在于縮短編制設(shè)計終版圖的時間，將實物交接后最終編制終版圖改為過程編制升版圖，每出一次設(shè)計變更即升一次圖紙版次。同時，在升版的圖紙上標(biāo)注歷次修改記錄，并在修改處標(biāo)上云線。

這一改革創(chuàng)新之舉為竣工圖質(zhì)量的過程控制提供了又一條路徑，設(shè)計變更通知單、圖紙上標(biāo)注的歷次修改記錄和云線等均為過程控制檔案質(zhì)量的依據(jù)。此外，要求設(shè)計單位最終提供一套電子版的設(shè)計終版圖，為檔案資料的數(shù)字化提供了很大便利，檔案管理部門只需將電子文件信息和圖像導(dǎo)入檔案信息管理系統(tǒng)，就能為用戶提供實時利用，無須再對紙質(zhì)圖紙經(jīng)掃描后再提供利用，在節(jié)省人力、物力的同時，更重要的是提高了圖像的清晰度和檔案的內(nèi)在質(zhì)量。

后期控制是建設(shè)項目檔案質(zhì)量控制的必要環(huán)節(jié)

1.歸檔審核簽證給予了檔案管理部門一票否決權(quán)

對施工單位實行交工驗收簽證是寶鋼建設(shè)項目管理流程中一個必不可少的環(huán)節(jié)。施工單位必須在實物交接后的規(guī)定時間內(nèi)將編制的施工文件和竣工圖提交監(jiān)理審核，并提交生產(chǎn)運(yùn)營單位復(fù)核，然后向檔案管理部門歸檔，經(jīng)檔案管理部門檢查合格后按單位工程辦理交工驗收證書。該交工驗收證書上必須有施工、監(jiān)理、生產(chǎn)運(yùn)營單位、檔案管理部門、工程管理部門等簽字、蓋章。施工單位在辦理完所有單位工程的交工驗收證書后該建設(shè)項目方能進(jìn)行財務(wù)決算，也就是說檔案管理部門具有影響建設(shè)項目財務(wù)結(jié)算的一票否決權(quán)。

這一票賦予了檔案管理部門的權(quán)力，同時也給予了檔案管理部門更重的責(zé)任。在把這一質(zhì)量關(guān)時，檔案管理部門注重的是竣工文件的完整性和準(zhǔn)確性，從起初僅僅是對有關(guān)檔案管理范疇內(nèi)的內(nèi)容進(jìn)行檢查，到目前已深入到對施工文件中的變更文件、打樁記錄與竣工圖的核對等，遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出了檔案管理部門的職責(zé)，但當(dāng)一些漏網(wǎng)問題在這一關(guān)卡被截住時，其必要性也同時得到了各方面的認(rèn)同，有人稱檔案管理人員是監(jiān)理的監(jiān)理。檔案管理人員在實踐中提高了自身的業(yè)務(wù)能力，同時也把好了建設(shè)項目檔案質(zhì)量后期控制的第一關(guān)。

2.檔案自檢工作進(jìn)一步強(qiáng)化了各參建單位的責(zé)任

建設(shè)項目檔案自檢是建設(shè)項目檔案專項驗收的前奏曲，這一關(guān)的責(zé)任主要落在監(jiān)理單位和建設(shè)單位各職能管理部門身上，由建設(shè)單位與監(jiān)理單位共同組織建設(shè)項目檔案自檢工作。監(jiān)理單位負(fù)責(zé)對竣工文件完整性、準(zhǔn)確性的檢查，施工單位配合檢查；建設(shè)單位各職能管理部門負(fù)責(zé)對項目前期文件、竣工驗收文件的完整性、準(zhǔn)確性以及整個項目系統(tǒng)性的檢查，設(shè)計單位等配合檢查，由此將檔案自檢工作的責(zé)任落實到位。

建設(shè)項目檔案自檢工作的形式與檔案專項驗收基本相同，只是角色的不同。在檔案專項驗收中接受檢查的單位或部門的有關(guān)人員，在檔案自檢工作中均是檢查組成員。這些成員集多年參與檔案專項驗收的經(jīng)驗，對國家有關(guān)檔案管理和驗收的要求具有一定的認(rèn)知度，為此，在檔案自檢工作中均能較好地發(fā)揮作用。檔案自檢工作要求，對發(fā)現(xiàn)的問題必須舉一反三，全面整改，若在檔案專項驗收中再次發(fā)現(xiàn)類似問題，則對檢查組成員單位進(jìn)行考核。由于分工明確、條理清晰，建設(shè)單位各職能部門和監(jiān)理單位共同把好了建設(shè)項目檔案質(zhì)量后期控制的第二關(guān)。

3.檔案專項驗收給予了檔案工作在項目管理中的一席地位

寶鋼建設(shè)項目按投資額分為A類項目和B類項目，除由國家、地方檔案行政部門或有關(guān)部委檔案管理部門組織的檔案專項驗收項目外，其他A類項目均由公司檔案管理部門組織檔案專項驗收，B類項目則由各單位檔案管理部門自行組織檔案專項驗收。

檔案專項管理范文第5篇

關(guān)鍵詞 義務(wù)教育 專項資金 修繕 財務(wù)管理 預(yù)算執(zhí)行

一、前言

在財政撥款經(jīng)費(fèi)中，專項資金經(jīng)費(fèi)與普通日常經(jīng)費(fèi)有所不同。一般而言，專項資金具備特定的使用目的，其既有社會公益性質(zhì)，同時也肩負(fù)著社會主義建設(shè)的使命，因而在資金的管理工作中都具有鮮明的特點(diǎn)，這就對專項資金的管理和使用提出了更高更專業(yè)的要求。在實際工作中，我們測算到義務(wù)教育階段學(xué)校修繕類專項資金逐年加大。隨著專項種類的增加和資金量的增大，在項目預(yù)算申報、項目執(zhí)行、項目管理、項目支付等一系列現(xiàn)實工作中存在著一定的財務(wù)風(fēng)險隱患。本文從項目申報、財務(wù)人員配置、專項資金支付以及檔案保管等方面進(jìn)行分析探討，以期更加規(guī)范義務(wù)教育階段學(xué)校修繕類資金核算，提高財政資金使用效益，加速我國義務(wù)教育事業(yè)的發(fā)展。

二、義務(wù)教育階段學(xué)校修繕類專項資金特點(diǎn)及分類

（一）修繕類專項資金特點(diǎn)

修繕類專項資金主要是指財政部門撥付給義務(wù)教育階段學(xué)校的除基本支出以外，主要用于專項工程以及專項工程相關(guān)項目，需要單獨(dú)核算、單獨(dú)考核的項目資金。其顯著特點(diǎn)：一是專款專用，按照規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)開支，嚴(yán)禁截留、挪用和超批復(fù)內(nèi)容使用資金。二是單獨(dú)核算，建立不同于基本支出的項目資金管理辦法。三是政策性、實效性強(qiáng)，一般是在一定背景下為完成某項特定任務(wù)或功能而提供的資金保障，具有很強(qiáng)的政策性和實效性。

（二）修繕類專項資金分類

（1）根據(jù)國家相關(guān)政策，統(tǒng)一規(guī)劃安排的項目。依據(jù)不同時期的入園入學(xué)需求，合理配置義務(wù)教育資源，統(tǒng)籌規(guī)劃校園校舍，改善校園環(huán)境，以應(yīng)對未來龐大的義務(wù)教育需求。例如，改善基本辦學(xué)條件專項、中小學(xué)校舍改擴(kuò)建專項等。

（2）根據(jù)災(zāi)害性險情確立的項目。例如，2008年四川汶川地震后，全國各省市均對所轄學(xué)校進(jìn)行了統(tǒng)一的抗震檢測、抗震加固、校舍安全工程。2012年7月21日，北京遭遇特大暴雨，我區(qū)財政部門撥付了“7?21暴雨災(zāi)害恢復(fù)重建教育專項經(jīng)費(fèi)”，對遭受災(zāi)害的校舍進(jìn)行搶險搶修。

（3）特殊時期搶險類項目。例如，每年中高考期間的電力保障和安全排查工作、汛期和供暖期的搶險搶修工作。每年的中高考牽動著北京千千萬萬家庭的心，為了保證中高考能夠順利進(jìn)行，中高考前均會提前對考場進(jìn)行電力和安全排查，考試期間也會有專業(yè)的電力隊伍處于二十四小時待命狀態(tài)。同樣，在汛期和供暖期來臨之前，也都有各種汛期和供暖期的安全排查，及時消除隱患。汛期和供暖期間，有專業(yè)人員和專業(yè)施工隊伍二十四小時值班，出現(xiàn)險情能夠立刻做出應(yīng)對措施，努力將危害和損失降到最低，保證生命、財產(chǎn)安全。

（4）一般性工程及其二類費(fèi)用項目。根據(jù)學(xué)校自身配套需求確立的修繕類一般性工程項目，以及相應(yīng)的設(shè)計、監(jiān)理、工程審價、印花稅、測繪費(fèi)、檢測費(fèi)等二類費(fèi)用。二類費(fèi)用是保證工程能夠順利開展的必須結(jié)算的各種費(fèi)用。

三、義務(wù)教育階段學(xué)校修繕類專項資金管理的現(xiàn)狀及其存在的問題

（一）義務(wù)教育階段學(xué)校修繕類專項資金管理的現(xiàn)狀

目前，該專項資金的管理方式是將項目支出預(yù)算納入年度預(yù)算，學(xué)校應(yīng)當(dāng)詳細(xì)分析項目實際情況與實際需求，開展項目的合理性論證，并且說明預(yù)期達(dá)到的社會效益、經(jīng)濟(jì)效益等。將編制好的項目文本和可行性報告，進(jìn)行立項申報，上報上級主管部門和同級財政部門，以獲得財政撥款。項目預(yù)算執(zhí)行時，根據(jù)工程進(jìn)度，實行財政授權(quán)支付的資金撥付制度。專款專用，并進(jìn)行會計核算等。根據(jù)項目結(jié)算審價報告，確定工程完工金額，進(jìn)行結(jié)余資金管理和經(jīng)濟(jì)效益評價。

（二）義務(wù)教育階段學(xué)校修繕類專項資金管理存在的問題

近年，隨著國家對義務(wù)教育階段修繕類專項資金的投入增加，專項資金的管理也暴露出了一些薄弱環(huán)節(jié)，需要進(jìn)一步探索和改進(jìn)。

（1）專項資金財務(wù)管理弱化。目前，財務(wù)人員在專項資金管理中僅僅承擔(dān)了資金支付和會計核算等服務(wù)性工作，與專項資金使用管理部門脫節(jié)，對專項工程業(yè)務(wù)的立項申請、工程進(jìn)展、資金安排籌措渠道、資金來源方式等具體情況缺乏了解，溝通不暢不及時，對于專項工程資金的事前、事中難以發(fā)揮財務(wù)部門的輔助控制作用。同時，財務(wù)人員對項目設(shè)計、預(yù)算、招投標(biāo)管理、監(jiān)理、評審決算等各個環(huán)節(jié)缺少相應(yīng)的專業(yè)知識，難以對一些政府采購項目專項資金做出科學(xué)合理的支出安排，這就造成對審核支付工程專項資金缺乏政策、理論依據(jù)，難以把關(guān)，不能有效提高專項資金的使用效益。

（2）專項資金管理各部門之間缺乏有效溝通。專項資金管理涵蓋了項目立項、編制預(yù)算、招投標(biāo)工作、簽訂施工合同、施工過程管理、工程驗收、工程款撥付等多項經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動，涉及前期、工程、財務(wù)、監(jiān)督、審計等多個管理部門。然而在實際工作中，各職能部門分別對各自部門領(lǐng)導(dǎo)直接負(fù)責(zé)，相互之間缺乏信息溝通，不同業(yè)務(wù)部門之間職責(zé)劃分不清，銜接不緊密不順暢。

（3）專項資金申請缺乏科學(xué)性、嚴(yán)肅性。專項資金應(yīng)當(dāng)根據(jù)自身實際需求申報，避免重復(fù)申報并安排市區(qū)兩級資金。項目負(fù)責(zé)人往往對專項資金的申請積極性比較高，從自身利益出發(fā)，重視項目資金的爭取，而不注重調(diào)查研究和項目論證，編制的可行性研究報告與實際情況差距較大，使得實際情況與計劃脫離，項目執(zhí)行時難以按正常的程序做出合理的調(diào)整變更，隨意調(diào)整建設(shè)內(nèi)容。由于可行性研究不充分，直到建成運(yùn)行后才發(fā)現(xiàn)實際收入不能達(dá)到預(yù)期收益。還有為了能夠盡快開展項目，申請市區(qū)兩級專項資金，缺乏專項資金申請的科學(xué)性、嚴(yán)肅性，存在著虛報冒領(lǐng)財政資金的風(fēng)險，不利于財政資金的合理有效利用。

（4）專項資金撥付與相關(guān)合同資料管理不規(guī)范。專項資金管理，離不開專項資金的撥付，專項資金的撥付是專項資金管理中的重要一環(huán)。在專項資金撥付時，應(yīng)當(dāng)具有相應(yīng)的付款資料作為專項資金的撥付依據(jù)，避免虛報冒領(lǐng)財政資金、超專項用途支出、變更專項使用用途等財務(wù)風(fēng)險。同時，也能夠為專項資金績效考核和有關(guān)部門審計提供詳盡的備查資料。

四、影響義務(wù)教育階段修繕類專項資金管理的因素分析

（一）對專項資金管理工作重視程度

目前，對于專項資金管理工作普遍存在著“重申請、輕管理、輕監(jiān)督、輕績效”的問題。學(xué)校管理者本著為學(xué)生和教師打造良好的學(xué)習(xí)工作環(huán)境、樹立良好的社會形象為原則，積極申請專項資金改善辦學(xué)條件，這無可厚非。

與此同時，加強(qiáng)對專項資金管理工作的重視程度，建立健全專項資金的管理使用，也不容忽視。加強(qiáng)專項資金管控，規(guī)范專項資金使用過程中的監(jiān)督機(jī)制，完善專項資金使用效果的績效評價制度，也應(yīng)作為管理的重中之重。

（二）專項資金管理部門之間協(xié)調(diào)機(jī)制

在實際工作中，我們觀察到與項目管理有關(guān)的各部門之間相對獨(dú)立，部門員工對各部門領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，項目管理部門之間協(xié)調(diào)機(jī)制不暢，導(dǎo)致信息傳遞不暢通不及時，嚴(yán)重的會造成管理不到位，管理漏洞。作為專項資金管理方面，沒有主要的牽頭部門，給專項資金管理帶來了很大困擾。

在專項資金管理部門之間建立良好的協(xié)調(diào)機(jī)制，能夠準(zhǔn)確、有效、快速地傳遞信息，提高工作效率，消滅管理盲區(qū)和漏洞，使專項資金管理常態(tài)化、規(guī)范化。

（三）專項資金管理人才

修繕類專項資金管理過程中，不僅僅涉及財務(wù)知識，還涉及大量不同專業(yè)，包括結(jié)構(gòu)、土建、強(qiáng)弱電、水暖、材料、二類費(fèi)用核算、合同簽訂、印花稅等多種知識。日常工作中需要面對的問題相對多樣化，單一類型的專業(yè)人員已經(jīng)不能夠滿足于專項資金管理的要求。

在專項資金管理人才方面，需要理論方面能夠嚴(yán)格遵守財務(wù)制度，實踐方面要專業(yè)細(xì)心，在專項資金管理方面能夠組織協(xié)調(diào)好項目管理的各個部門，保證信息傳遞順暢，注重各部門之間的互相配合。既是專項資金管理的專家，更是各部門之間的協(xié)調(diào)者。這種擁有扎實的理論功底，又有豐富實踐經(jīng)驗的人才，唯有在實踐中不斷學(xué)習(xí)、不斷總結(jié)經(jīng)驗、不斷積累才能逐漸成熟。

五、改善義務(wù)教育階段專項資金管理的對策

（一）增強(qiáng)專項資金管理意識，完善專項資金管理制度

近年來，國家對于義務(wù)教育階段專項資金投入力度加大，財政撥款金額逐年遞增。隨著資金量的加大，對于專項資金管理的意識也必須要有所增強(qiáng)。完善專項資金管理制度，形成有效的專項資金管理機(jī)制。用完善的制度指導(dǎo)實踐工作，在實踐工作中不斷完善并細(xì)化專項資金管理的各環(huán)節(jié)的實施辦法及操作流程，形成一整套行之有效的專項資金管理機(jī)制，使項目的開展和專項資金的使用做到公開、公正、公平、透明，創(chuàng)造出良好的社會效益與經(jīng)濟(jì)效益。

（二）強(qiáng)化財務(wù)管理意識，加強(qiáng)財務(wù)人員培訓(xùn)教育與團(tuán)隊建設(shè)

打造完善的專項資金財務(wù)管理制度，離不開高素質(zhì)的財務(wù)人員團(tuán)隊。主管領(lǐng)導(dǎo)主持全面工作，財務(wù)部門負(fù)責(zé)總體協(xié)調(diào)統(tǒng)籌。一支專業(yè)素質(zhì)過硬、政策理論原則性強(qiáng)的隊伍能夠更好地執(zhí)行專項資金財務(wù)管理制度，依法辦事，管理規(guī)范，對專項資金的社會效益、經(jīng)濟(jì)效益、投入產(chǎn)出效益均具備良好的正面影響作用。同時，在專項資金管理過程中，財務(wù)人員除了發(fā)揮較高的政治素質(zhì)和專業(yè)素質(zhì)外，還可以主動通過多種方式（如網(wǎng)絡(luò)媒介、流程圖等），向其他相關(guān)部門進(jìn)行財經(jīng)政策法規(guī)、業(yè)務(wù)流程的宣傳工作，做到財務(wù)工作流程透明化、公開化，整合各部門力量，增進(jìn)各部門之間工作的協(xié)調(diào)配合，形成各部門協(xié)同共管的機(jī)制。

（三）加強(qiáng)項目申報管控，建立校舍修繕檔案

專項資金的高效利用，離不開合理的項目預(yù)算申報。項目申報不科學(xué)，后續(xù)的項目執(zhí)行就有一定的困難。在進(jìn)行項目申報前，應(yīng)當(dāng)做好統(tǒng)一規(guī)劃。立項時，闡述目前項目現(xiàn)狀，項目進(jìn)行的必要性，并且進(jìn)行項目的可行性分析，預(yù)測項目完成的預(yù)期，將產(chǎn)生的社會效益、經(jīng)濟(jì)效益、投入產(chǎn)出效益，這些都是項目申報前需要準(zhǔn)備的材料。不能貿(mào)然申請財政資金，要做到有據(jù)可依。同時，我們建議對于義務(wù)教育階段校舍維修改造，可以建立“校舍維修檔案”。例如，教學(xué)樓內(nèi)外墻粉刷年限檔案、教學(xué)樓門窗更換年限檔案、操場更新年限檔案、上下水管線維護(hù)年限檔案、消防設(shè)施更新年限檔案等。這樣可以避免重復(fù)施工，合理安排、均衡配置使用財政資金，能夠合理改善校園環(huán)境，充分發(fā)揮財政資金投入產(chǎn)出效益，使得專項資金預(yù)算科學(xué)化。

（四）規(guī)范專項資金撥款程序，注重相關(guān)工程資料保管

修繕類專項資金的特點(diǎn)是項目種類多樣化，資金量比普通日常經(jīng)費(fèi)大，項目時間跨度短。在撥付專項資金時，應(yīng)建立規(guī)范的專項資金撥付程序，保管好資金撥付的相關(guān)材料。根據(jù)相關(guān)要求，嚴(yán)格執(zhí)行按工程進(jìn)度支付款項的規(guī)定，既不提前列支，也不拖欠款項。不論是支付工程款，還是支付相應(yīng)的設(shè)計費(fèi)、監(jiān)理費(fèi)等二類費(fèi)用時，均應(yīng)實行聯(lián)簽制度，即工程進(jìn)度實行四方簽字蓋章確認(rèn)（包括甲方項目負(fù)責(zé)人、建筑施工單位項目負(fù)責(zé)人、監(jiān)理單位項目負(fù)責(zé)人、項目實施單位負(fù)責(zé)人），根據(jù)工程進(jìn)度四方確認(rèn)單支付工程款等款項，做到專項資金撥付有據(jù)可循。同時，項目立項文件，工程進(jìn)度四方確認(rèn)單，粘貼好印花稅的正本合同原件，檢測報告、審價報告等相關(guān)工程資料也一并納入會計檔案進(jìn)行管理。義務(wù)教育階段修繕類專項資金屬于財政撥款，將相關(guān)工程資料一并作為會計檔案保管，能夠為今后進(jìn)行績效考核或是相關(guān)部門審計提供大力支持。

六、結(jié)論

義務(wù)教育階段學(xué)校修繕類專項資金管理肩負(fù)著我國義務(wù)教育均衡發(fā)展的重任，因其自身資金量大、政策性強(qiáng)、項目種類多樣等特點(diǎn)，我們深刻認(rèn)識到其專項資金管理是一個龐大的、系統(tǒng)的、連貫的工程，需要各個部門互相協(xié)調(diào)、相互合作、齊抓共管配合完成。加強(qiáng)義務(wù)教育階段學(xué)校修繕專項資金事前、事中、事后等各個環(huán)節(jié)管理和監(jiān)督，建立健全專項資金管理機(jī)制，注重專項資金管理人員的團(tuán)隊建設(shè)，提高專項資金管理水平，能夠有效防范規(guī)避風(fēng)險，確保義務(wù)教育階段學(xué)校專項資金安全，有效促進(jìn)我國義務(wù)教育事業(yè)持續(xù)、穩(wěn)定、協(xié)調(diào)、健康發(fā)展，從而為社會培養(yǎng)更多有效人才，實現(xiàn)科教興國、人才強(qiáng)國，提升全民素質(zhì)和綜合國力的國家戰(zhàn)略目標(biāo)。

（作者單位為北京市西城區(qū)教育委員會房管所）

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