人事信息檔案的管理
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人事信息檔案的管理范文第1篇
[關(guān)鍵詞] 高校； 人事檔案； 管理； 網(wǎng)絡(luò)技術(shù)； 信息化
[中圖分類號(hào)] G275 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2013）012- 0087- 01
1.1 人事檔案信息化管理重要性
人事檔案是記錄個(gè)人從事各種社會(huì)活動(dòng)的文件，高校人事檔案是人事部門對(duì)個(gè)人管理的重要憑證和開展各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)，一般來說，高校對(duì)人員的考核調(diào)動(dòng)等活動(dòng)或者人才選拔和干部選拔都需要人事檔案作為基礎(chǔ)，人事檔案管理對(duì)高校師資隊(duì)伍的建設(shè)和教學(xué)、科研項(xiàng)目、黨政管理的開展都具有十分重大的作用。人事檔案管理實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)信息化具有重要意義，信息化可以使檔案管理從原始的手工方式轉(zhuǎn)變發(fā)展成為只能自動(dòng)化檢索和管理。網(wǎng)絡(luò)信息化可以使高效人事檔案管理工作效率提高，使檔案更易于保存、查詢、修改、分類等，通過網(wǎng)絡(luò)信息化可以提高檔案利用率，降低檔案管理的成本。
1.2 人事檔案信息化管理基本內(nèi)容
一般來說，檔案實(shí)現(xiàn)信息化需要遵從一定的程序和內(nèi)容規(guī)范，高校人事檔案管理的信息化同樣需要遵從一定的內(nèi)容規(guī)范。首先，需要根據(jù)人事信息建立一個(gè)花名冊(cè)，以花名冊(cè)為基礎(chǔ)建立建立一個(gè)人事檔案的框架。以院系為單位，每個(gè)院系編制獨(dú)立的編號(hào)，以下姓名依姓氏首字母為序。其次，在設(shè)置好的花名冊(cè)框架之下，逐個(gè)錄入人員信息，信息的內(nèi)容包括編號(hào)、姓名、性別、出生日期、政治面貌、職稱及評(píng)定時(shí)間、參加工作時(shí)間及進(jìn)入本單位時(shí)間、學(xué)歷情況等。再次，設(shè)置好紙質(zhì)檔案之后，開始實(shí)現(xiàn)信息化，將紙質(zhì)檔案的分類并依此按順序錄入系統(tǒng)。最后，高校人事檔案實(shí)現(xiàn)信息化之后，對(duì)于后期的管理，包括職務(wù)和工資等項(xiàng)目的變動(dòng)，打開系統(tǒng)查詢后進(jìn)行修改登記即可。
2 當(dāng)下高校人事檔案信息化管理存在的問題與制約因素
信息化管理意識(shí)落后，且開發(fā)成果不多，社會(huì)影響力低。傳統(tǒng)意識(shí)得不到改變，人事檔案管理的信息化進(jìn)程就會(huì)放慢。在人們的傳統(tǒng)意識(shí)里，人事檔案管理工作就是檔案的保存，很少意識(shí)到人事檔案潛在的巨大價(jià)值。另外高校領(lǐng)導(dǎo)層絕大多數(shù)處于中年期甚至年齡更大，他們較少接觸到網(wǎng)絡(luò)，多對(duì)網(wǎng)絡(luò)的認(rèn)識(shí)不足，也導(dǎo)致高校人事檔案信息化程度不高。受限于高校規(guī)模、實(shí)力、觀念意識(shí)等客觀因素，大部分高校人事檔案信息資源的開發(fā)工作還處于一個(gè)較低的水平，開發(fā)成果少。
人事檔案內(nèi)容信息量少，缺乏個(gè)性。目前高校人事檔案多千人一面，信息面單薄，缺少對(duì)個(gè)人的“德”、“能”、“勤”、“績(jī)”的記載。個(gè)人信息記錄不全面，多官方語言，不能客觀地反映個(gè)人的真實(shí)情況。
信息化程度不高，資源共享程度低。多數(shù)高校人事檔案管理部門主要采用手工檢索查閱，尤其是當(dāng)前檔案管理人員的計(jì)算機(jī)知識(shí)和互聯(lián)網(wǎng)知識(shí)較為薄弱，信息化程度不高，即使有的檔案人員或多或少地了解一些計(jì)算機(jī)知識(shí)，但大多只會(huì)一些簡(jiǎn)單的操作，對(duì)于信息化的復(fù)雜技術(shù)顯得力不從心，更談不上研究與開發(fā)，而先進(jìn)的管理設(shè)備只是檔案管理達(dá)標(biāo)和升級(jí)考核的擺設(shè)而已，沒有發(fā)揮其科學(xué)管理功能。
3 如何做好高校人事檔案信息化建設(shè)
（1） 提高人事檔案信息化管理的現(xiàn)代化意識(shí)。網(wǎng)絡(luò)信息化是個(gè)較新的概念，管理人員需要改變傳統(tǒng)意識(shí)，改變陳舊的局面，不斷吸取新觀念和知識(shí)，勇于進(jìn)取。用全新的、開放的思維接受社會(huì)的發(fā)展和改變，將高效人事檔案工作與社會(huì)活動(dòng)結(jié)合起來，使檔案工作由封閉型向開放型轉(zhuǎn)變。
（2） 注重高校人事檔案的信息安全。通常來說，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)為人事檔案管理提供了諸多便利，但是鑒于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的特點(diǎn)，同樣具有一定的危險(xiǎn)性，比如信息安全等問題。信息安全隱患主要存在的問題有：新老版本的不兼容和不可識(shí)讀性、存儲(chǔ)材料的易損性、操作失誤、信息泄露丟失等。針對(duì)這些問題，一般需要從3個(gè)方面進(jìn)行改善。① 在人事檔案的管理和調(diào)閱時(shí)，明確保密級(jí)別和用戶權(quán)限。② 保證數(shù)據(jù)安全，建立安全機(jī)制，進(jìn)行專門的安全保密設(shè)計(jì)。③ 電子檔案的保存客觀環(huán)境需謹(jǐn)慎，在檔案變動(dòng)前后及時(shí)做好備份。
（3） 有步驟、分重點(diǎn)地推薦高校人事檔案信息化建設(shè)。高校人事檔案信息化管理不是短期就可以完善的，所以實(shí)現(xiàn)檔案信息化需要有步驟、分重點(diǎn)地進(jìn)行。首先，根據(jù)高校自身的特點(diǎn)和信息化實(shí)現(xiàn)程度，制訂與之相適應(yīng)的具體分層分期實(shí)施方案。其次，確保網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)施齊全后，搭建系統(tǒng)運(yùn)行平臺(tái)，設(shè)置保密等級(jí)和用戶權(quán)限。再次，隨著人事的變動(dòng)，逐漸積累檔案數(shù)據(jù)資源。最后，在確保信息正確安全的前提下，開放檔案共享信息。
（4） 加強(qiáng)高素質(zhì)檔案管理人才的培養(yǎng)的途徑可以是高水平人才的引進(jìn)，也可以是內(nèi)部培訓(xùn)，挖掘人才。① 對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，選拔中青年、有潛力的管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，切實(shí)提高其現(xiàn)代管理、信息技術(shù)和信息服務(wù)方面的素質(zhì)和能力。② 引進(jìn)急需的信息技術(shù)和信息化應(yīng)用的專業(yè)人才，包括有工作經(jīng)驗(yàn)的社會(huì)人才和相關(guān)專業(yè)高層次人才。③ 整合IT行業(yè)的信息化人力資源，聘請(qǐng)專家、顧問幫助提供技術(shù)支持和人才培養(yǎng)。
主要參考文獻(xiàn)
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人事信息檔案的管理范文第2篇
縱觀當(dāng)前較多單位人事檔案管理，其仍舊包含一定的缺陷與不足。首要問題在于材料不完整，而引發(fā)成因在于形成人事檔案的階段中牽涉到較多部門，例如行政機(jī)構(gòu)以及組織機(jī)關(guān)等。這樣一來便會(huì)導(dǎo)致要收集整理的人事檔案范疇廣泛，在有關(guān)機(jī)制沒能健全完善之時(shí)，形成檔案部門無法弄清楚材料具體的歸檔范圍，進(jìn)而導(dǎo)致應(yīng)該進(jìn)行歸檔的資料無法按時(shí)上交到檔案機(jī)構(gòu)。另外，基于人事檔案管理并非從屬首個(gè)工作范疇領(lǐng)域，因此致使人事檔案機(jī)構(gòu)日常工作始終過于被動(dòng)，加之人事檔案管理人員欠缺合理有效匯總收集的理念，無法通過創(chuàng)建歸檔管理制度，主動(dòng)快速的完成收集工作，相反是被動(dòng)的坐等材料上門，發(fā)掘材料不足也不積極的進(jìn)行補(bǔ)全，影響了人事檔案信息的完整性，尤其是新進(jìn)職員工檔案不隨人走的問題極為常見。核查人事檔案完整性需要投入較多的精力、任務(wù)量大，多為重復(fù)腦力勞動(dòng)，由于工作人員精力與耐心有限，經(jīng)常會(huì)導(dǎo)致漏檢問題。從檔案信息內(nèi)容來講，其呈現(xiàn)出一定的空泛性，依照我國人事檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，其材料內(nèi)容涵蓋十個(gè)類別，多為反映工作人員社會(huì)關(guān)系、政治背景信息，難免偏重于形式，對(duì)人才進(jìn)行考核評(píng)定的信息則較為類似，而反映其實(shí)踐技能、科學(xué)研究、取得成果的內(nèi)容則不多，無法凸顯出不同員工的特點(diǎn)與個(gè)性，影響了人事檔案材料應(yīng)用價(jià)值?；谌耸聶n案管理工作體現(xiàn)了一定的規(guī)范嚴(yán)格性，因而實(shí)踐工作中需要從事大量的手工勞動(dòng)，另一方面也影響了其信息化管理的程度。而人事檔案信息內(nèi)容體現(xiàn)了高保密性，因此在信息管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)過程中，需要充分的考慮這一特征。伴隨現(xiàn)代化信息手段的快速發(fā)展，檔案管理工作不斷對(duì)信息化系統(tǒng)提出更高的要求，這也使人事檔案管理信息化面臨了更大的考驗(yàn)與挑戰(zhàn)。
2人事檔案管理信息化必要性
人事檔案管理信息化是順應(yīng)時(shí)代潮流的必然趨勢(shì)，其離不開現(xiàn)代化信息管理系統(tǒng)的有效支持，同時(shí)工作人員還應(yīng)具備較高的信息化素質(zhì)，不斷的更新工作思路，方能令較多重復(fù)冗余的工作變得更加簡(jiǎn)單、便利。實(shí)踐工作中為確保檔案資源更加有效、更為科學(xué)，應(yīng)通過整合信息化手段，創(chuàng)建完整的信息數(shù)據(jù)庫。人事檔案內(nèi)容之中最能夠反映工作人員實(shí)踐能力、取得成就的信息收集起來具有一定難度，為此應(yīng)通過信息化手段，創(chuàng)建科學(xué)合理的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)模塊對(duì)員工有關(guān)的獎(jiǎng)勵(lì)信息進(jìn)行登記，彌補(bǔ)人事檔案內(nèi)容空泛的缺陷問題。人事檔案管理信息化必要性在于，廣大應(yīng)用者可更合理的看待個(gè)人檔案，更新以往對(duì)人事檔案的錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)。員工還可利用信息化系統(tǒng)自主充實(shí)有關(guān)獎(jiǎng)勵(lì)的信息，提升人事檔案管理重視度，漸漸養(yǎng)成個(gè)人信息歸檔有責(zé)的良好習(xí)慣。由檔案管理工作人員層面來講，人事檔案管理信息化不僅可充實(shí)個(gè)人信息還可凸顯員工個(gè)性，由以人為本的角度入手匯總有關(guān)獎(jiǎng)勵(lì)信息與材料，還可使搜集檔案難度大大降低，顯著提升實(shí)踐工作效率，為挖掘有價(jià)值信息提供基礎(chǔ)的原始材料。信息化平臺(tái)的設(shè)計(jì)應(yīng)用應(yīng)全面考量安全性以及有關(guān)應(yīng)用管理權(quán)限，預(yù)防信息內(nèi)容被惡意篡改、刪除或是非法應(yīng)用。員工個(gè)人補(bǔ)充檔案信息應(yīng)經(jīng)過檔案機(jī)構(gòu)的審核方能，通過驗(yàn)證原件材料有效預(yù)防弄虛作假問題。人事檔案資料的查缺補(bǔ)漏工作開展起來難度較大，需要不斷的重復(fù)驗(yàn)證，涉及數(shù)據(jù)量龐大且耗費(fèi)較多時(shí)間，應(yīng)用信息化管理系統(tǒng)則可有效的應(yīng)對(duì)重復(fù)不斷同時(shí)具有一定規(guī)律的資料內(nèi)容。人事檔案信息的十個(gè)類別體現(xiàn)了嚴(yán)格規(guī)律性，對(duì)此類規(guī)律做深入細(xì)致的研究，可依照人事檔案內(nèi)容之中的基礎(chǔ)信息編寫查漏信息表，同當(dāng)前的人事檔案目錄做比對(duì)研究，并全面統(tǒng)計(jì)出欠缺的材料。應(yīng)用計(jì)算機(jī)信息處理手段，可依照人員信息各個(gè)項(xiàng)目為員工定制查漏目錄表格，同他們的人事檔案目錄做對(duì)比查漏，進(jìn)而令此項(xiàng)工作能夠批量化進(jìn)行，通過自動(dòng)化控制手段顯著縮減檔案員工不斷從事的腦力勞動(dòng)，大大提升實(shí)踐工作效率。另外，需要依照現(xiàn)實(shí)狀況做更新調(diào)整，令其向著智能化方向發(fā)展，滿足查漏工作需要。此工作可由人事檔案信息化管理系統(tǒng)之中的功能模塊完成，通過模塊完成有關(guān)系統(tǒng)數(shù)據(jù)項(xiàng)、信息內(nèi)容的模糊性對(duì)比以及子系統(tǒng)二次開發(fā)。
3結(jié)論
人事信息檔案的管理范文第3篇
關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化；共享；企事業(yè)；設(shè)備
現(xiàn)在我們正處在一個(gè)信息化時(shí)代，計(jì)算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展，給各行各業(yè)，帶來新的發(fā)展契機(jī)。人事檔案管理工作，也逐漸脫離了落后的工作模式，朝著信息化管理的方向飛速發(fā)展。然而，在人事檔案管理的信息化進(jìn)程中，存在不少的問題，比如，配套的電子設(shè)備如計(jì)算機(jī)、相關(guān)軟件以及網(wǎng)絡(luò)硬件設(shè)備不能同步的更新?lián)Q代，不能保障信息的共享，資源利用的最大化還沒有達(dá)到一個(gè)預(yù)期的目標(biāo)，我們還要繼續(xù)努力，不斷的發(fā)現(xiàn)人事化信息管理的不足之處，不斷改正，切切實(shí)實(shí)的將新的方法、理論應(yīng)用未來的工作當(dāng)中去，以提高工作效率，更大的提高檔案管理工作的信息管理。
一、人事檔案管理的信息化進(jìn)程中殘留的問題
1.設(shè)施落后
至今很多企業(yè)、事業(yè)的信息化管理水平還相當(dāng)?shù)穆浜?，其落后表現(xiàn)在尚未正確理解信息化管理的內(nèi)涵和意義，以及現(xiàn)行的信息化管理組織、方法和手段還停留在傳統(tǒng)的方式和模式上。計(jì)算機(jī)的飛速發(fā)展，沒能及時(shí)的應(yīng)用到人事化檔案管理的工作中來。適合檔案管理工作的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)等也沒有及時(shí)的更新，幾乎所有的企事業(yè)單位都是根據(jù)自身的實(shí)際應(yīng)用問題為出發(fā)點(diǎn)，盡管在各自的企業(yè)中，可能檔案管理工作已經(jīng)具有先進(jìn)水平，但是不具備通用化，站在社會(huì)發(fā)展的高度上，應(yīng)該有一個(gè)通行的規(guī)則，去發(fā)展網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，統(tǒng)一計(jì)算機(jī)設(shè)備硬件及軟件的應(yīng)用，這樣才能在未來的時(shí)期，形成統(tǒng)一的規(guī)范管理標(biāo)準(zhǔn)，從而使檔案管理信息共享及通暢，這樣才能實(shí)現(xiàn)信息化管理的意義，即大大縮短了大家查詢及應(yīng)用信息的時(shí)間，提高工作效率。
2.工作人員的認(rèn)識(shí)水平落后
企事業(yè)單位的工作人員的年齡及學(xué)歷參差不齊，這些進(jìn)行人事檔案管理工作的主體，水平不一，而且，年齡比較大的工作人員，接受新事物的速度慢，有的更是堅(jiān)持老一代的管理理念，有的工作中還存在著紙質(zhì)記錄等，檔案管理工作的電子化進(jìn)程嚴(yán)重的收到制約。領(lǐng)導(dǎo)階層，可能對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)不夠，不重視，在這方面的改革力度也不夠。
3.管理的體制落后
目前的工作流程很不統(tǒng)一，很多單位沒有達(dá)成共識(shí)形成一個(gè)有效的，最大利用率的一套工作方法?？赡苣骋惶坠ぷ髁鞒淘谀硞€(gè)企事業(yè)單位是行之有效的，但還不具備普遍使用的功能，這就需要一步一步的改進(jìn)，以慢慢形成一套先進(jìn)的、科學(xué)的、具有普遍應(yīng)用性質(zhì)的管理體制。
這些問題都是人事檔案管理信息化進(jìn)步的絆腳石，當(dāng)然還有很多別的問題，檔案管理的方式、手段都處在落后的狀態(tài)之后，不能迎合時(shí)展對(duì)此項(xiàng)工作的要求，造成檔案管理缺乏科學(xué)性、實(shí)用性、真實(shí)性。容易出現(xiàn)問題，一些陳舊的檔案信息，得不到及時(shí)的處理，加上新增的問題也得不到解決，大大制約了工作。
二、針對(duì)這些問題，我們應(yīng)該采取相應(yīng)的措施
1.加強(qiáng)人員培訓(xùn)，加強(qiáng)工作人員的能力。
積極對(duì)人事檔案管理人員進(jìn)行現(xiàn)代化知識(shí)培訓(xùn)，增強(qiáng)科學(xué)知識(shí)和現(xiàn)代化管理水平。多多培訓(xùn)計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，讓工作人員能順利的利用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)人事檔案進(jìn)行信息存儲(chǔ)、查找?？朔F(xiàn)有條件和現(xiàn)有環(huán)境。因地制宜地改變環(huán)境和條件，創(chuàng)造條件克服困難，擺脫低劣的管理方式。使企業(yè)人事檔案管理朝著現(xiàn)代化方向發(fā)展。
2.設(shè)備要及時(shí)的更新，與新技術(shù)接軌
現(xiàn)在的電子技術(shù)，每天都在飛躍的發(fā)展，從中挑選出最適合檔案管理工作的設(shè)備，找準(zhǔn)最切合實(shí)際的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，使工作人員培訓(xùn)的技術(shù)與設(shè)備功能相匹配，提高工作效率，讓工作人員學(xué)以致用，更好的體驗(yàn)新的方法、管理體制給工作帶來的優(yōu)越之處，大大普及新的管理理念，讓工作人員更好的理解、消化，慢慢的熟悉新的工作形式，從而跟上大形勢(shì)的發(fā)展。這樣，整體的水平上了一個(gè)臺(tái)階，大家對(duì)增強(qiáng)人事檔案管理的意識(shí)，會(huì)一步一步增強(qiáng)，循序漸進(jìn)的改善現(xiàn)有的工作情況。這不僅僅對(duì)個(gè)別的工作單位有意義，站在更高的角度講，對(duì)整個(gè)社會(huì)中的有關(guān)企事業(yè)，都是個(gè)典范，大家逐漸形成共識(shí)，慢慢改掉不好的陳舊的工作方式，最終優(yōu)勝劣汰， 形成新的管理系統(tǒng)。
三、總結(jié)
綜上所述，人事檔案管理工作的改革，任重而道遠(yuǎn)，想提高人事檔案管理工作的效率，僅僅有以上兩點(diǎn)，是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，青年一代逐漸在工作當(dāng)中變成中流砥柱，建立一支用于開拓創(chuàng)新、克服困難、吃苦耐勞的隊(duì)伍，逐漸形成體系，再由年輕一代，帶動(dòng)老一代改革，慢慢的形成大改革的局面，將新的工作方式、工作理念不斷的擴(kuò)散，領(lǐng)導(dǎo)也要加強(qiáng)此工作的改革力度，這不僅僅惠及了一個(gè)企事業(yè)，在整個(gè)社會(huì)都是非常有意義的。
隨著經(jīng)濟(jì)大發(fā)展和社會(huì)的進(jìn)步，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)已經(jīng)深入到人們生活、工作、以及學(xué)習(xí)中的方方面面，極大地方便了人們的生活、工作和學(xué)習(xí)。極大的利用現(xiàn)有的電子設(shè)備，充分利用資源，確保人事檔案管理工作穩(wěn)步發(fā)展。
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人事信息檔案的管理范文第4篇
關(guān)鍵詞：高職院校；人事檔案；信息化管理
中圖分類號(hào)：G717 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1674-9324（2013）48-0028-02
高職院校人事檔案是干部人事檔案的重要組成部分，人事檔案管理工作是高職院校人事工作的重要基礎(chǔ)。人事檔案記錄了教職工個(gè)人學(xué)習(xí)、工作、生活等經(jīng)歷的有關(guān)情況，真實(shí)、準(zhǔn)確地反應(yīng)了教職工德、能、勤、績(jī)、廉各方面的表現(xiàn)，為單位選拔人才、個(gè)人晉級(jí)晉升等工作提供完善的依據(jù)。積極推動(dòng)人事檔案管理信息化建設(shè)可以提高人事檔案的管理效率、信息資源的使用率，對(duì)高職院校的改革和各項(xiàng)事業(yè)的開展起到促進(jìn)作用。我們要積極把現(xiàn)代技術(shù)運(yùn)用到高職院校人事檔案管理上來，切實(shí)提高檔案管理信息化水平，促進(jìn)高職院校人事檔案管理工作制度化、規(guī)范化和科學(xué)化發(fā)展。
一、高職院校人事檔案管理的現(xiàn)狀
1.學(xué)校重視度有待提高。實(shí)現(xiàn)高職院校人事檔案信息化管理，是一項(xiàng)很精細(xì)、繁重的任務(wù)。這項(xiàng)任務(wù)的順利進(jìn)行，必須得到學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)班子和相關(guān)部門的高度重視和大力協(xié)助。目前，很多高職院校對(duì)人事檔案管理工作普遍存在重視度不夠的問題，沒有真正把檔案管理工作擺到應(yīng)有的位置，從事檔案管理工作的人員異動(dòng)較為頻繁，管理隊(duì)伍不夠穩(wěn)定，且大多都是邊學(xué)邊干，專業(yè)對(duì)口的很少。管理制度不夠健全，觀念陳舊，跟不上信息時(shí)代對(duì)檔案管理的新要求。
2.管理方法有待創(chuàng)新。目前，很多高職院校人事檔案管理方法陳舊，還局限于檔案實(shí)體管理——即紙制管理，它沒有隨著科學(xué)技術(shù)手段的不斷更新而實(shí)現(xiàn)人事檔案的電子化。這種實(shí)體管理，它依賴于人工進(jìn)行收集和管理，工作量大，效率低。近年來高職院校建設(shè)步伐突飛猛進(jìn)，對(duì)各類人員的需求日益擴(kuò)大，人員的流動(dòng)也大量增加，檔案的數(shù)量也隨之倍增，檔案信息處理僅靠人工管理已經(jīng)無法滿足需要。因此，必須擺脫陳舊的人工檔案管理理念，實(shí)行技術(shù)創(chuàng)新，提高工作效率。
3.信息化水平有待提升。在檔案查閱上，都是檔案管理人員通過分類目錄，查找需要查閱的檔案記錄，再從目錄中的記錄到檔案室中查找實(shí)體檔案。這樣既費(fèi)時(shí)又費(fèi)力，無法進(jìn)行人事信息的查詢和檢索，更無法實(shí)現(xiàn)對(duì)人事信息的篩選、排序、分類、匯總，信息化水平比較低，由此導(dǎo)致很多人事統(tǒng)計(jì)工作只能靠手工完成，造成人力資源的極大浪費(fèi)。
4.管理程序有待規(guī)范。目前一些高職院校的人事檔案材料在一定程度上還存在著內(nèi)容陳舊、信息單一的缺陷，不能全面地反映一個(gè)人的全貌。人事檔案管理工作一直以來都處于被動(dòng)位置，檔案管理員缺乏主動(dòng)收集意識(shí)，僅僅只是等材料送上門，發(fā)現(xiàn)材料缺少及時(shí)補(bǔ)全的力度也不夠，破壞了檔案材料的完整性。人事檔案材料很多，檔案用紙規(guī)格沒有統(tǒng)一，雖然規(guī)定檔案材料用紙要統(tǒng)一使用16K辦公用紙，但是現(xiàn)在的公文材料大部分都是用A4紙，職稱評(píng)聘材料用紙大部分也是用的A4紙，紙張大小不同，使有的表格超過裝訂線，給立卷歸檔工作帶來諸多不便，也增加了檔案管理員的工作量。當(dāng)前高職院校人事檔案的信息化管理缺乏規(guī)范化、科學(xué)化的實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)。隨著科技的進(jìn)步、信息網(wǎng)絡(luò)化的普及，網(wǎng)絡(luò)犯罪時(shí)有發(fā)生，但是缺乏規(guī)避網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)的法律法規(guī)和監(jiān)管機(jī)構(gòu)。檔案信息中，凡涉及個(gè)人隱私、工作秘密和其他法律規(guī)定不得公開的信息等都屬于保密范圍。在檔案管理信息化的過程中，存在信息被竊取、服務(wù)器被黑客和病毒攻擊等問題。
二、高職院校人事檔案信息化管理的必要性
1.有利于提高管理人員的工作效率。實(shí)行高職院校人事檔案信息化建設(shè)后，將檔案管理員從繁鎖的手工勞動(dòng)中解脫出來，從而有更多的時(shí)間鉆研和開拓創(chuàng)新，不斷提高管理水平。檔案管理實(shí)現(xiàn)了實(shí)時(shí)化和網(wǎng)絡(luò)化，數(shù)據(jù)錄入一次就可以在檔案管理內(nèi)部實(shí)行資源共享，檢索與查詢只需要通過網(wǎng)絡(luò)就可以即時(shí)查詢，大大提高了工作效率，有效節(jié)約了學(xué)校資源。
2.有利于人事紙制檔案的保護(hù)。人事紙制檔案是最原始的證明材料，對(duì)它的保護(hù)尤其重要。工作中經(jīng)常要查詢?nèi)藛T信息，對(duì)它的磨損也比較多。尤其是人事調(diào)動(dòng)或職稱評(píng)審等工作，翻閱、查詢得更多，人事紙制檔案不堪重負(fù)。人事檔案信息化后，各類人員的信息可以從數(shù)據(jù)庫中直接查詢，減少了與紙制檔案的接觸，有利于對(duì)人事紙制檔案的保護(hù)。
三、高職院校人事檔案信息化管理的措施
1.加大對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的投入。高職院校檔案管理信息化建設(shè)的成功開展，領(lǐng)導(dǎo)的重視是一個(gè)必不可少的條件。只有領(lǐng)導(dǎo)重視了，檔案信息化建設(shè)才能持續(xù)開展。同時(shí)還要加強(qiáng)對(duì)檔案信息化建設(shè)的財(cái)力支持。只有重視而沒有財(cái)務(wù)支持，也只是紙上談兵，不能付諸實(shí)踐。財(cái)力的投入，可以幫助高職院校添加機(jī)器設(shè)備，提高檔案管理員的工資和待遇，建立和完善檔案信息管理系統(tǒng)，加快實(shí)現(xiàn)高職院校人事檔案信息化建設(shè)。
2.提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。人事檔案信息化建設(shè)，檔案信息管理員不但要有較高的政治素質(zhì)和人事檔案管理的業(yè)務(wù)知識(shí)，而且要有掌握現(xiàn)代技術(shù)、熟練運(yùn)用高新設(shè)備管理的能力。高職院校應(yīng)定期派出檔案信息管理員參加相應(yīng)專題培訓(xùn)學(xué)習(xí)或聘請(qǐng)檔案信息化方面的專家來給檔案信息管理員進(jìn)行檔案信息化背景下的電子文件管理系統(tǒng)以及其他自動(dòng)化辦公系統(tǒng)軟件的培訓(xùn)，提高檔案信息管理員計(jì)算機(jī)實(shí)際操作能力和系統(tǒng)檔案管理能力，這種方式既省時(shí)又省經(jīng)費(fèi)。
3.提高檔案信息利用效率。高職院校人事檔案信息化建設(shè)，使人事檔案管理與現(xiàn)代信息技術(shù)有機(jī)結(jié)合，將人事檔案管理的重心從紙制檔案實(shí)體管理逐步轉(zhuǎn)到檔案信息管理上來。利用計(jì)算機(jī)和信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，建立信息化平臺(tái)，對(duì)教職工檔案信息進(jìn)行存儲(chǔ)、檢索、查詢，使高職院校的人才資源得到更科學(xué)地利用和開發(fā)，進(jìn)一步提高檔案信息利用效率，實(shí)現(xiàn)資源共享，為人事工作科學(xué)開展提供高效及時(shí)的服務(wù)。
4.建立完善的規(guī)章制度。高職院校要適應(yīng)深化事業(yè)單位人事制度改革的要求，逐步建立健全人事檔案分類管理制度，對(duì)學(xué)校管理、專業(yè)技術(shù)、工勤技能三大類人員檔案實(shí)行分類管理。人事檔案信息化建設(shè)更是新時(shí)期對(duì)高職院校人事檔案管理工作提出的新要求，所以無法照搬傳統(tǒng)的人工管理制度，必須結(jié)合各校信息化建設(shè)的進(jìn)度和人事檔案信息化管理的實(shí)際情況制定相應(yīng)的規(guī)章制度，使檔案管理工作有章可循、有據(jù)可依，促使檔案管理工作規(guī)范化、制度化。
在科技技術(shù)不斷進(jìn)步的今天，信息化建設(shè)是現(xiàn)代社會(huì)檔案管理發(fā)展的主題，高職院校人事檔案管理信息化的建設(shè)也成為社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)。我們要深刻認(rèn)識(shí)到高職院校人事檔案管理信息化、網(wǎng)絡(luò)化的緊迫性和復(fù)雜性。人事檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)長期的任務(wù)，它包括了檔案信息資源的有序整理、檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)、檔案信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)、檔案信息化人才隊(duì)伍的建設(shè)和檔案信息資源開發(fā)利用的法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)制度等。它的實(shí)施是對(duì)檔案管理傳統(tǒng)制度和傳統(tǒng)人工工作方式的一次改革。高職院校應(yīng)該積極創(chuàng)造條件，采取有力措施，深入推進(jìn)人事檔案信息化管理，適應(yīng)時(shí)代前進(jìn)的新步伐。
參考文獻(xiàn)
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人事信息檔案的管理范文第5篇
干部人事檔案管理是一個(gè)人的歷史性的全面記錄，在干部的任用以及選拔方面起著非常重要的作用，干部人事檔案是國家檔案的一個(gè)分支。干部人事檔案十分的全面，也非常的真實(shí)，并且干部人事檔案的記錄過程是具有動(dòng)態(tài)性的，干部人事檔案管理工作是一種保密性很強(qiáng)的工作，并且具有統(tǒng)一性的特征。干部人事檔案是一種考查依據(jù)，可以為以后的檔案工作提供很多參考價(jià)值?，F(xiàn)如今，整個(gè)社會(huì)已經(jīng)逐漸步入了電子信息時(shí)代，為了保證干部人事檔案管理工作的順利進(jìn)行，就要將信息化建設(shè)引入到干部人事檔案管理工作之中。這樣一來，可以將干部人事檔案管理水平大大提高，可以更好的發(fā)揮干部人事檔案的作用。進(jìn)行干部人事檔案管理的信息化建設(shè)也可以將檔案的管理效率提高很多，因此，可以給人事部門的工作提供很多便利，并且這種服務(wù)是具有相當(dāng)高的準(zhǔn)確性的，這也是干部人事檔案管理工作逐步適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要。因此，進(jìn)行干部人事檔案管理的信息化建設(shè)是改革創(chuàng)新的必由之路。現(xiàn)代是一個(gè)高速發(fā)展的信息社會(huì)，電子信息行業(yè)也在順利發(fā)展。因此，各行各業(yè)當(dāng)中都在運(yùn)用計(jì)算機(jī)以及網(wǎng)絡(luò)來加快工作效率。將信息技術(shù)引入到干部人事檔案管理工作當(dāng)中可以提高管理的時(shí)效，因此，干部人事檔案管理工作要進(jìn)行改革工作，主要是針對(duì)干部人事檔案的信息化以及干部人事檔案管理工作的網(wǎng)絡(luò)化。
二、干部人事檔案管理信息化的優(yōu)點(diǎn)
干部人事檔案管理的信息化能很好地將干部人事檔案管理的信息資源進(jìn)行共享。干部人事檔案管理有很多職責(zé)，其中主要的一項(xiàng)工作就是要為相關(guān)的部門提供需要的干部人員的信息。因此，可以使單位的組織機(jī)構(gòu)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)干部的實(shí)際情況可以進(jìn)行直觀的把握。干部人事檔案管理的信息化可以在很大程度上提高檔案信息的使用效果以及使用價(jià)值。信息化技術(shù)就是可以通過計(jì)算機(jī)可以進(jìn)行鏈接，直接鏈接到干部人事檔案信息，這樣查閱起來就非常方便了。干部人事檔案的利用率也提高了很多，這樣一來，對(duì)于干部人事的紙質(zhì)檔案進(jìn)行了非常好的保護(hù)。干部人事檔案管理的信息化可以大大提高工作的時(shí)效性，并且可以保證良好的真實(shí)性。因此，對(duì)于干部人事檔案的管理就更加系統(tǒng)規(guī)范了，對(duì)于干部人事檔案的查詢也變得更加容易起來。在選拔干部或者進(jìn)行干部調(diào)整等工作當(dāng)中都可以對(duì)干部人事檔案信息化管理進(jìn)行利用，使用過程當(dāng)中就可以直接產(chǎn)生干部花名單以及基本情況表等重要表格，這也大大的提高了干部人事檔案管理的工作效率。
三、干部人事檔案信息化管理的主要內(nèi)容
首先是對(duì)于干部人事的電子檔案系統(tǒng)進(jìn)行管理，對(duì)干部人事檔案管理實(shí)現(xiàn)全面的自動(dòng)化。在信息化的管理過程當(dāng)中，要在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中進(jìn)行干部人事檔案的信息錄入工作，這主要是干部人事檔案管理部門從事的工作。這樣一來就形成了干部人事的電子檔案，干部人事檔案進(jìn)行管理的時(shí)候就十分的快速方便了，非常適合人員流動(dòng)的情況下使用。其次，還要建立好干部人事檔案管理的數(shù)據(jù)庫，對(duì)于干部人事檔案的管理要實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)的管理過程，也要實(shí)現(xiàn)無紙化的先進(jìn)管理模式。在這個(gè)過程當(dāng)中要對(duì)計(jì)算機(jī)以及照相機(jī)等現(xiàn)代的設(shè)備進(jìn)行積極使用，這樣就可以把干部人事檔案資料以及各種相關(guān)的表格等制成JPG格式的文件或者其他方式的文件。因此，干部人事檔案管理就可以實(shí)現(xiàn)信息化以及數(shù)據(jù)化。因此，干部人事檔案的查閱以及統(tǒng)計(jì)等都要進(jìn)行計(jì)算機(jī)的操作。干部人事檔案的信息化管理也使得紙質(zhì)的磨損度比較低，因此可以長期進(jìn)行保存。對(duì)于干部人事檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理體系進(jìn)行建立，對(duì)干部人事檔案的管理工作要采取分級(jí)的管理模式，因此建立干部人事檔案管理局域網(wǎng)的時(shí)候也要分層建立，這樣才能更好的進(jìn)行干部人事檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理。在這個(gè)信息化的建設(shè)過程當(dāng)中，還要對(duì)管理權(quán)以及使用權(quán)進(jìn)行嚴(yán)格劃分。很多單位都使用了干部人事檔案的信息化管理系統(tǒng)，因此整個(gè)人事部門的調(diào)動(dòng)以及政審等工作都十分的方便。資源的整合工作同樣是非常重要的，在干部人事檔案的信息化管理工作中，一定要善于創(chuàng)新，對(duì)于工作當(dāng)中出現(xiàn)的問題要積極的采取辦法。因此，干部人事檔案的信息化管理一般要求從實(shí)際進(jìn)行考慮，將信息業(yè)務(wù)應(yīng)用作為向?qū)?，這樣才可以漸漸的適應(yīng)所有的業(yè)務(wù)工作，對(duì)干部人事檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展也能提供很大幫助。健全的制度也是干部人事檔案管理必不可少的要素，制度的完善可以使干部人事檔案管理更加的規(guī)范。通常在干部人事檔案管理過程當(dāng)中要對(duì)檔案信息的采集以及錄入等工作都要建立具體的規(guī)定，可以使用自檢自查的制度，這樣的方式可以保證干部人事檔案管理的順利開展。
四、干部人事檔案管理需要注意的問題
1.保證干部人事檔案管理的電子文件的真實(shí)性。紙質(zhì)的干部人事檔案是可以通過紙張來進(jìn)行真實(shí)性的辨認(rèn)的，但是電子的干部人事檔案與紙質(zhì)的有很大的差別，一般來說形式是不固定的。因此對(duì)于干部人事檔案信息的采集要十分的全面，并且要嚴(yán)格把控其準(zhǔn)確性。一般可以采用一些技術(shù)手段來確定電子信息的準(zhǔn)確性，比如進(jìn)行身份驗(yàn)證以及進(jìn)行加密等等，這樣就大大的提高了干部人事檔案的電子文件的準(zhǔn)確性。
2.制定干部人事檔案信息化管理規(guī)范。要想避免干部人事檔案管理工作中的盲從性，那就要求干部人事檔案管理工作人員考慮到工作的具體情況，從多個(gè)角度出發(fā)建立并且不斷完善干部人事檔案管理的規(guī)范。這樣一來就可以保證干部人事檔案信息的準(zhǔn)確性，對(duì)于干部人事檔案的制作以及存儲(chǔ)等工作的幫助都非常巨大，因?yàn)楣ぷ魅藛T的責(zé)任非常明確，所以干部人事檔案管理更加系統(tǒng)化。
