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摘要:隨著經(jīng)濟的全球化和現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展,公司內(nèi)部審計監(jiān)督機構的建立已成為內(nèi)部管理體系中不可或缺的重要組成部分。公司內(nèi)部審計是確保公司管理活動制度化、規(guī)范化、精細化,提高企業(yè)經(jīng)濟效益的重要監(jiān)督管理手段。內(nèi)部審計獨立行使審計監(jiān)督權,直接對公司總裁或董事會負責并報告工作。
關鍵詞:內(nèi)部審計條件;內(nèi)部審計權責;內(nèi)部審計方法及要求;內(nèi)部審計項目;內(nèi)部審計程序
下面以本人審計管理經(jīng)驗淺淡內(nèi)部審計工作,如內(nèi)部審計條件、內(nèi)部審計權責、內(nèi)部審計方法及要求、內(nèi)部審計項目、內(nèi)部審計程序等。
一、從事內(nèi)部審計的工作人員,須具備條件:
從事內(nèi)部審計的工作人員,須具備良好的思想品德,堅持原則,有正義感; 通曉會計原理及其操作技能; 熟悉內(nèi)部審計準則、程序和技術; 掌握本企業(yè)的有關業(yè)務知識,熟悉或完全掌握公司所有制度; 熟悉現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營管理理念; 對企業(yè)內(nèi)部控制及所屬專業(yè)有較深的理解;內(nèi)部審計人員應進行后續(xù)教育,主要內(nèi)容包含:專業(yè)知識、技能、各項法律、法規(guī)、政策的最新情況,從而具備與其從事審計工作相適應的專業(yè)知識、業(yè)務能力和職業(yè)道德。
二、內(nèi)部審計人員和機構的職權
從事內(nèi)部審計人員和機構的職權有:要求涉及審計的公司、分廠、部門按時報送生產(chǎn)、經(jīng)營、財務收支計劃,成本、費用預算、決算,財務報表及有關的其他資料及附件列明的資料; 參加公司與審計事項相關的會議,召開與審計事項有關的會議;檢查有關生產(chǎn)、經(jīng)營和財務活動的資料、文件及現(xiàn)場勘察;對與審計事項有關的問題向有關系統(tǒng)和個人進行調(diào)查,并取得證明材料;對正在進行的違規(guī)、嚴重損失浪費行為,做出臨時制止決定;提出改善經(jīng)營管理的建議以及糾正、處理違反公司制度的事件并依據(jù)情節(jié)輕重出具處理意見。
三、內(nèi)部審計方法及要求
從單一、事后審計的傳統(tǒng)工作方法,逐步轉移到事前、事中審計,既要對企業(yè)單位的重大經(jīng)營決策,重點投資項目及占用資金數(shù)額較大的購銷業(yè)務實行事前審計,又要監(jiān)督、評價有關可行性理論資料、預算及經(jīng)濟合同的真實性、合理性、合法性、有效性,及時反饋信息防止失誤。另一方面,通過全過程的控制,通過微觀審計,找出薄弱環(huán)節(jié)和存在的問題,建立各項規(guī)章制度,完善內(nèi)部控制制度,強化內(nèi)部管理。
四、一般性內(nèi)部審計項目
通常一般性內(nèi)部審計項目包括日常財務審計、管理審計、臨時性審計等工作,主要內(nèi)容有:負責對公司的財務憑證進行抽查; 審閱公司月度財務報表、成本報表、費用報表等相關財務資料;審查營銷費用預算執(zhí)行情況;抽查物資采購價格的相對真實性、合理性;抽查營銷費用產(chǎn)生的真實性、合規(guī)性、合理性;對公司重要制度、關鍵流程執(zhí)行情況進行審計;對重要關鍵控制點實行不定期抽查審計(如:銷貨及收款、采購及付款、存貨管理、固定資產(chǎn)管理、資金管理、投資與融資管理、人力資源管理、信息系統(tǒng)管理等)。
五、立項審計項目
立項審計項目包括下轄各分子公司年度經(jīng)濟效益審計; 任期經(jīng)濟責任審計,對涉及授權的高管人員或其他重要崗位人員,任期、離任時經(jīng)濟目標達成情況等方面的審計確認;重要崗位履職情況審計;授權執(zhí)行情況審計;對公司內(nèi)部控制的健全性、有效性以及風險管理進行評審;開展各類專項審計工作和專項審計調(diào)查,其中,專項審計工作列舉部分內(nèi)容如下:
成本管理審計:成本管理審計主要審查成本數(shù)據(jù)核算、歸集的準確性、合理合規(guī)性,提出成本關鍵控制點、合理控制成本費用的審計建議,審查成本管理是否起到了為生產(chǎn)、銷售提供決策依據(jù)的功能等。具體審計內(nèi)容包括生產(chǎn)統(tǒng)計報表與成本核算報表是否一致、成本核算報表與賬套數(shù)值是否一致、賬存與實物是否一致、在產(chǎn)品約當數(shù)量是否合理或準確、不良品或報廢返工品成本是否被重復計算或計算是否合理、物料價格是否準確、費用分攤是否合理、轉換得率是否異常、計算結果與配方是否合理、毛利率是否偏高或偏低等。
存貨管理審計:主要審查是否帳實相符、是否以假亂真比如碼空盒子或中間層放空等、是否有嚴格的賬齡管理如盤點時必須注意生產(chǎn)日期等、是否出現(xiàn)非正常條件下呆貨及不良品等,各項存貨是否在按照各項物資管理制度進行管理等。
貨幣資金管理審計:主要審查資金是否有流失、帳實是否相符、資金報表是否準確、存放是否超規(guī)定額度、銀行余額調(diào)節(jié)表是否每月按時編制、管理是否有效,是否在依照貨幣資金管理制度執(zhí)行相關業(yè)務等。
資產(chǎn)管理審計:主要審查各項資產(chǎn)是否帳實相符,是否存在資產(chǎn)流失,是否在按照資產(chǎn)管理制度的各項要求進行管理等。具體審計內(nèi)容比如包括固定資產(chǎn)實物卡片與賬套數(shù)值是否一致、實物發(fā)生異動是否有辦理手續(xù)并及時維護賬套數(shù)值、資產(chǎn)申請購買和報廢是否符合審批規(guī)定、資產(chǎn)購置是否有閑置浪費現(xiàn)象、資產(chǎn)維護保養(yǎng)是否流于形式、資產(chǎn)入賬是否合理比如長期存在歸置于在建工程中未結轉或?qū)⒅Ц犊铐棜w置于個人借款中錯誤處理未及時轉入資產(chǎn)項目等。
往來帳管理審計:主要審查各往來帳是否核對清楚、是否存在壞賬風險、是否有超授權發(fā)貨、是否有超授信規(guī)定時限未及時回款、是否在持續(xù)貫徹往來帳管理制度及授信管理辦法的各項要求等。
全面預算管理審計:主要審查預算執(zhí)行情況、數(shù)據(jù)核算是否準確,進而審查預算是否起到了控制費用、降低成本的功能等。審計內(nèi)容主要包括:預算執(zhí)行情況與實際核算情況差異、預算入賬與核算入賬是否一致性、預算臺賬或模塊數(shù)值是否準確、財務預算控制是否有力、預算發(fā)生費用與實際收入或生產(chǎn)狀況是否發(fā)生偏離及有否及時予以糾正等。
銷售費用審計:主要審查各項費用報銷的真實性、合規(guī)性、及時性等;是否按制度執(zhí)行。審查范圍不低于20%的審查量,以記帳憑證數(shù)量為準。
采購專項調(diào)查審計(含材料采購、物流運費、固定資產(chǎn)及其他采購等)
主要審查采購價格的真實性、合理性(與市場價相比),采購業(yè)務本身的合規(guī)性,是否執(zhí)行了公司的各項采購管理制度、驗收制度等。
工資、提成審計:主要審計工資計算的準確性,提成的計算是否與績效考核方案一致,每名員工的工資是否與公司簽批的一致,工資、提成核算體系是否合理等。
人力資源審計:編制部分:主要審查各公司員工編制是否與公司簽批的相符,編制管理是否符合公司要求等;招聘部分:主要審查招聘進的員工是否符合招聘制度要求等;績效考核部分:主要審查績效考核結果運用的合規(guī)性、合理性,調(diào)查員工對績效考核方案是否滿意,績效考核是否對推動工作起到了積極作用,是否達到了預設的激勵員工的目標等。
五、內(nèi)部審計工作的主要程序
1.年度審計計劃由公司總裁或董事會批準后,審計部門按月、周報批審計計劃(其中部分為公司交辦的審計項目),并體現(xiàn)在月、周工作計劃表內(nèi);
2. 實施審計項目前,一般須先擬訂審計方案(對比較簡單的、經(jīng)常性的審計項目可以不擬定);
3.審計方案擬定報批后,一般情況下須向被審計單位(者)送達審計通知書,特殊審計業(yè)務可在實施審計時送達;
4.組織實施審計工作:對內(nèi)部控制制度進行符合性測試;根據(jù)對內(nèi)控制度的測試情況來確定實質(zhì)性測試具體審計方法;
實施審計時,內(nèi)部審計人員應運用審核、觀察、詢問、計算、函證和分析性復核等方法,獲取審計證據(jù)(審計證據(jù)中由各單位提供的原始資料上要有被審計單位經(jīng)辦人、負責人簽字確認,如涉及貪污、挪用等保密的事項,可暫不確認),并作詳細記錄,從而出具審計報告初稿;
5.與被審部門人員溝通審計結果和處理意見;
6.審計項目結束后,審計人員須于一周內(nèi)出具審計報告,被審計單位或部門人員應自接到審計報告之日起2日內(nèi)對審計報告進行回復,如未回復,視為對審計報告無異議,審計人員將審計報告與被審部門人員的回復意見一并上報公司管理決策層簽批;
7.公司簽批完審計報告后通知被審計單位(者);
8.按審批意見執(zhí)行公司審批決定;
9.對審查過程中發(fā)現(xiàn)的內(nèi)部控制缺陷跟進整改,開展后續(xù)審查;
一、從“倒審計”入手,促進管理制度的建立和完善
內(nèi)部審計通常分為日常工作審計和問題審計兩種,前者包括年度審計、離任審計、階段性審計等;后者主要是針對反映出來的問題,有針對性的進行審計。但不管哪種審計,通常方法是調(diào)帳、查賬、對帳,從中發(fā)現(xiàn)或者找出問題。這種“由前及后”步步為營的方法,在進行問題性審計時往往很難奏效,且不說錯誤人在犯錯誤之前早有準備,加強了防范;即使不加防范,要從翰如浩海的賬本憑證中找出問題也是事倍功半,很難達到正常工作所要求達到的察漏補缺、完善制度,當好參謀的目的。為此,我們在實際工作中總結出了一種行之有效的審計方法,叫做“倒審計”法。
受公安破案證據(jù)必須相互印證的啟示,為了打破按照正常的財務手續(xù)進行審計,難以發(fā)現(xiàn)問題的框框,“倒審計”不從財務會計資料入手,而是從看守所在押人犯釋放通知書、辦案單位立案登記薄、案件卷宗、交通事故押金、122接警記錄等旁證材料入手,把發(fā)現(xiàn)問題放在解決問題的前面,采取“倒審計”的辦法,從中發(fā)現(xiàn)問題,[找材料到文秘站 -ˇ文秘站 網(wǎng)上服務最好的文秘資料站點!注:]一審到底,能夠有效加大審計監(jiān)督力度,取得事半功倍的效果。同時還能達到防止辦案單位亂收亂支的現(xiàn)象發(fā)生,起到了警鐘常鳴的作用?!暗箤徲嫛惫ぷ鞣椒ㄔ谌泄蚕到y(tǒng)推行后,受到了良好效果。在總結“倒審計”法審計經(jīng)驗做法的基礎上,淄博市公安局在全市各級公安機關推行了《公安審計承諾制》,站在全市公安的角度提出審計建議,使審計工作成為了領導決策的“參謀部”。
二、把專項審計作為內(nèi)部審計的重點來抓,突出審計過程中的人本精神
審計猶如破案,重在找到突破口。專項審計是尋找突破口的有效途徑。在專項審計方面,有幾個實例可供借鑒。
1、內(nèi)部審計的目的之一就是防止固定資產(chǎn)流失,固定資產(chǎn)審計也是專項審計中最具代表性的審計。20__年,為了全面摸清全市公安系統(tǒng)的固定資產(chǎn)情況,我們僅用40天就在全市公安系統(tǒng)進行了一次成功的固定資產(chǎn)審計。淄博市公安局下轄6個分局,3個縣局,8個直屬單位,市局機關設有23個處室,全市152個派出所,固定資產(chǎn)數(shù)量大、來源復雜,一直以來是一個管理弱點。為了全面摸清全市公安機關固定資產(chǎn)的家底,加強固定資產(chǎn)的管理,防止資產(chǎn)浪費和流失,我們制定了一整套科學的審計方案,包括各種統(tǒng)計表、情況說明表、審批上報表、審計承諾書等,從各分縣局抽調(diào)審計干警組成強有力的審計組。審計人員頂烈日、冒高溫,走遍每一個分縣局、派出所,一起查帳,一起盤庫。在40多天的時間里,通過對全市公安機關193個科室、152個派出所、刑警、巡警、經(jīng)偵中隊等進行審計檢查,填制了上千份登記表,翻閱了200多本帳薄,上萬份憑證及有關資料,共查出未納入固定資產(chǎn)管理的車輛120輛、微機122臺、打印機111臺、電視機49臺、空調(diào)108臺、照相機46部、傳真機6臺、手機19部、辦公家俱230件(套)等。通過審計處理,督促這些單位對以上資產(chǎn)進行登記建賬管理,防止了上千萬元的資產(chǎn)流失。在這次審計中,我們還查出某刑警大隊和經(jīng)偵大隊私設“小金庫”、賬外帳410多萬元。這次審計結束后,針對固定資產(chǎn)審計中發(fā)現(xiàn)的問題,審計組及時向市公安局黨委提交了專項審計報告,并提出了“關于加強管理、防止國有資產(chǎn)流失”的三項建議,該建議被各級公安機關采納后,在全市公安系統(tǒng)進行了一次固定資產(chǎn)清理,防止了國有資產(chǎn)的流失,同時發(fā)現(xiàn)了部分違規(guī)苗頭和評價信息,為促進全市公安系統(tǒng)國有資產(chǎn)的管理起到了積極的作用。
2、基本工程建設是內(nèi)部審計工作的重中之中,通過開展工程審計,全市公安系統(tǒng)壓減基本建設造價四分之一。為了充分發(fā)揮資金效益,節(jié)約固定資產(chǎn)投資,工作中,我們采取內(nèi)部審計和委托社會審計相結合的辦法,從基建工程造價、經(jīng)濟合同、工程造價信息等內(nèi)容入手,對全局的大小工程都進行了詳細的跟蹤審計和階段性審
計。20__年以來,先后對新建的看守所、宿舍樓,外事大廳裝修、鍋爐安裝、食堂裝修等53個近9183萬元的基建項目和零星工程進行了審計,審減額達1960多萬元,占整個投資額的21%以上。如對市局宿舍樓的審計中,提報值為1379萬元,審減額353萬元,審減率高達26%。
3、搞好離任審計,還關系人來去兩清白。按照上級要求,離任審計是近幾年剛剛開始的內(nèi)部控制制度之一,也是內(nèi)部審計工作的重點之一。同時,離任審計具有涉及領導干部的政績和前途,工作難度大、評價結論難的特點。為了做好這項工作,我們堅持客觀公正原則,實事求是的進行審計。然后按照干部管理權限和財務隸屬關系,從領導干部任期財產(chǎn)、財經(jīng)法紀責任、工作業(yè)績?nèi)齻€方面,對每一位離任領導的經(jīng)濟責任作出客觀公正評價。三年來,先后組織對區(qū)縣公安分局、市局機關科所隊長等81人(次)進行了審計,審計結果受到了局領導的高度重視。如在20__年3月對某單位一名任職十二年的負責人進行經(jīng)濟責任審計時,我們積極爭取局黨委的支持,克服重重阻力和困難,排除各種干擾,歷經(jīng)兩個月的努力,詳細翻閱了大量的會計資料,對報銷數(shù)額46.5萬元的所有發(fā)票的真實性進行了核實,按照審計工作程序,審計組對除已去世或離開工作單位無從查找以外的經(jīng)辦人,一一進行了詳細的詢問,共涉及經(jīng)辦人26人,共審核單據(jù)696張。通過向經(jīng)辦人調(diào)查取證,20%的發(fā)票經(jīng)手人不知用途、去向,所簽經(jīng)辦人均為該單位負責人利用職權采取授意、指使等手段要求代簽。另外還對該單位12年的汽油發(fā)放管理情況進行了全面細致的審計,審計過程中,由于該單位提供不出購買汽油和發(fā)放的準確數(shù)據(jù),給審計工作增加了難度,只能到檔案室翻閱多年來大量的會計憑證,查找出所有購買汽油的發(fā)票,從財務帳上把歷年來購買汽油的數(shù)據(jù)一筆一筆找出來,與領油單位進行細致的查對和統(tǒng)計,最后查出該單位用油控制不嚴,單位負責人以固定形式每月領取油票不少于200公升,用途不明確的問題。最后,查出有違紀違規(guī)金額40多萬元,為離任人寫出了客觀公正的審計報告,主管部門采納了審計建議,立即調(diào)整了該單位領導班子。
為了加大審計工作力度,我們著力把審計工作的重點放在專項審計上,20__年以來,先后開展了公安涉案財物、取保候?qū)彵WC金、看守經(jīng)費等8項專項審計,保障了這些資金的??顚S煤图皶r退回,受到了人民群眾的歡迎,維護了人民公安在群眾中的形象。
三、秉公審計,實事求是,無私無畏是對內(nèi)部審計人員和審計工作的最高要求
秉公審計是內(nèi)部審計的立命之本,不畏艱難是內(nèi)部審計的動力之源。我們本著對黨和人民高度負責,對法律高度負責的精神,認真履行審計監(jiān)督職責,對問題早發(fā)現(xiàn)、早糾正、早解決,力爭將問題解決在萌芽狀態(tài)。審計中,針對一些被審計單位為維護自身利益,消極抵觸,尋找借口拖延搪塞,使審計工作難以順利開展的情況,審計人員一絲不茍,嚴肅對待,發(fā)揚鍥而不舍精神,一方面充分運用法律法規(guī)賦予的權力,不怕得罪人,堅持原則,敢于監(jiān)督,認真查證,另一方面以理服人,耐心細致地做各方面工作,求得配合支持,指出存在的問題,維護了財經(jīng)法紀和規(guī)章制度的嚴肅性。在對某項業(yè)務經(jīng)費審計時,發(fā)現(xiàn)一張請款報告上,某財務負責人涂改領導的批款數(shù)額及批款時間,將巨額資金轉移到某單位,又從某單位轉移給一個體戶,并全部提出資金個人使用。為把這起挪用公款的事實查清,我們根據(jù)銀行賬號一查到底,每一環(huán)節(jié)都進行了詳細的調(diào)查取證,從服裝城到建材城的上百個體業(yè)戶中調(diào)查,才把人找到,特別是在最后找個體戶取證時,發(fā)現(xiàn)此人是某財務負責人的表弟,給取證工作帶來了極大的難度。經(jīng)過耐心的政策攻心,終于獲取到了證據(jù)。在回來的路上,工作人員接到了該財務負責人的恐嚇威脅電話。仍然堅持原則,寫出了客觀公正的審計報告。
審計難,而審計處理便成了更難解的疙瘩,內(nèi)部審計工作必須不怕難,做到依法審計,嚴格執(zhí)法,堅決維護審計工作的權威。20__年5月份對市局某下屬單位進行財務收支審計時,單位領導消極對待,不提供完整的會計資料,致使審計工作無法順利進行。我們一方面找到主要負責同志嚴肅談話,另一方面帶領審計人員依照審計程序,翻閱了76本帳簿,134本憑證,41份會計財務報表,1萬多張票據(jù)等會計資料。在對一張線索可疑的購車發(fā)票審計時,通過各種渠道,到路途遙遠的山區(qū)開戶行進行了認真的排查摸底,沒有找到該發(fā)票上的單位,又到市、區(qū)、縣三級工商機關查詢,均無工商注冊登記,后經(jīng)多方查證,確定該單位是虛假公章、非法虛設的機構,目的是為了私設帳號,轉移資金。最后確認這個單位自1992年到20__年長達10年間,設置“小金庫”600多萬元,并多次以個人名義轉移資金60多萬元。問題出來以后,那位負責人依仗自己與審計負責人是老朋友,求審計人員“高抬貴手”,而審計負責人則告訴他說:“咱們是老朋友,你也要理解我,私交歸私交,公事還得公辦,否則,審計工作如何進行?”面對老朋友的講情,審計組沒有放棄原則,而是按照有關法規(guī),清理撤消了該單位銀行帳號,作出了追回160多萬元的審計決定,對該單位進行了通報。
20__年對某公安分局刑警大隊進行固定資產(chǎn)審計時,我們發(fā)現(xiàn)購置的一套沙發(fā)票據(jù)來路不明,在發(fā)現(xiàn)問題決定現(xiàn)金盤點時,該單位的領導拒絕配合,并找上級領導打電話說情。從早上8點對峙到下午3點,審計人員始終守著該單位的保險柜,沒有離開一步,最后通過盤點和延伸審計,查出了一套涉及金額達180多萬元的帳外帳。在審計處理階段,所有工作人員頂住壓力,對說情的沒有給面子,對恐嚇的沒有害怕、對送禮婉言謝絕,力排各方面的干擾,最后將該單位的違規(guī)違紀資金全部收繳,維護了財經(jīng)紀律的嚴肅性,也樹立了審計部門的權威。
四、服務到位是審計工作的最終責任
國家審計署署長李金華說,“當前中國經(jīng)濟成就為世界矚目的同時,依然存在諸多問題。問題的核心是如何完善治理,包括公司治理與國家治理。落實責任則是治理的關鍵?!眱?nèi)部審計必須把建立完善制度,作為為基層服務的最終落腳點。公安審計是公安機關內(nèi)部的審計,幾年來,我們堅持“一審二幫三促進”的原則,在實施審計時,寓監(jiān)督于服務之中,從維護單位合法權益出發(fā),從服務于被審計單位的角度考慮問題,對審計發(fā)現(xiàn)的各項經(jīng)費在收、管、用中存在的問題,有針對性地提出改進意見,指導幫助有關單位建章立制,改善管理,堵塞漏洞。在對有經(jīng)營項目單位的審計中,堅持把提高經(jīng)營單位的經(jīng)濟效益作為審計的主要目的,在
不違反財經(jīng)法規(guī)的前提下,積極為被審單位出主意想辦法,提合理化建議,為提高經(jīng)濟效益盡心盡力。如市局機關有一下屬公司,財務管理混亂,并出現(xiàn)連年虧損。針對這一情況,我們把該單位列為審計重點,全面對其進行經(jīng)濟效益審計,以實事求是的態(tài)度,可靠的數(shù)據(jù)資料幫這個公司找出了虧損的四個原因,一是此公司長期放手外單位經(jīng)營,對盈利情況不管不問,造成長期虧損。二是公司負責人缺乏經(jīng)營經(jīng)驗,流動資金周轉緩慢。三是成本費用管理不嚴,開支過大。四是財務管理混亂。針對上述問題,提出了撤聯(lián)辦、嚴經(jīng)營、壓開支、清帳目等建議,致使該公司扭虧為盈。
三年來審計處先后為被審計單位培訓會計人員80人次,提出建議80多條,幫助被審計單位建章立制60多項,促成被審計單位增收節(jié)支1800多萬元。根據(jù)有關法律、法規(guī)和上級文件精神,市公安局審計處還起草制定了《關于加強全市公安審計工作的意見》、《派出所經(jīng)費管理規(guī)范化實施細則》和《關于加強看守所經(jīng)費規(guī)范化管理的規(guī)定》,進一步規(guī)范了公安系統(tǒng)的財務管理。
五、強化教育培訓,抓好隊伍建設,為充分發(fā)揮內(nèi)部審計作用提供保證
【關鍵詞】內(nèi)部審計 數(shù)據(jù)倉庫 審計信息化
近幾年,軍工科研單位的科研項目和固定資產(chǎn)投資項目日益增多,項目審計力度也不斷加大。在應對外部審計之前,一般都要先進行內(nèi)部審計的預審,來減少外審可能發(fā)現(xiàn)的問題。內(nèi)部審計部門在收集和準備資料過程中,筆者發(fā)現(xiàn)存在以下幾個問題:
一是,原始數(shù)據(jù)和資料來源多樣且分散。來源于外部的,如國防科工局、集團公司的相關文件(如項目可行性研究報告的批復等),中介機構出具的審計報告、環(huán)境評測報告等。來源于內(nèi)部的,如本單位相關文件、會計賬簿、出入庫單據(jù),以及各類合同等。這些大量的數(shù)據(jù)資料以各種形式分散在財務、科技、建設、設備、檔案等部門以及項目課題組,收集匯總起來費時費力。
二是,審計需要的數(shù)據(jù)重復提供率較高,且時間跨度較大。比如項目涉及多個年度的財務報表,以及固定資產(chǎn)臺賬、折舊和費用攤銷數(shù)據(jù)等。相關人員每次都要重新從財務系統(tǒng)和ERP系統(tǒng)內(nèi)導出歷年的明細賬、臺賬,并重新匯總統(tǒng)計,工作效率不高,影響審計的進度。
三是,各部門原始數(shù)據(jù)與審計所需的數(shù)據(jù)不匹配。審計要求按照提供的模板填制相關的各類財務決算表、盤點表、交付資產(chǎn)表等作為審計底稿的基礎數(shù)據(jù)。對此,需要轉化、加工后才能滿足審計的需要。
這些問題往往牽制了內(nèi)部審計人員的時間和精力,效率低下,審計質(zhì)量難以提高。
筆者認為,建立審計數(shù)據(jù)倉庫(Data Warehouse,DW)①,并在此基礎上進行審計,是解決以上問題和提高審計效率的有效途徑。
數(shù)據(jù)倉庫是一個面向主題的、集成的、相對穩(wěn)定的、反映歷史變化的數(shù)據(jù)集合,用于支持管理決策功能。簡單說,數(shù)據(jù)倉庫就是為了保證數(shù)據(jù)查詢和分析的效率,按照主題將所有的數(shù)據(jù)分門別類進行存儲,需要的時候,可以按主題提取數(shù)據(jù)并作進一步的分析處理。這和面向業(yè)務操作程序、高度結構化、動態(tài)的、適合日常操作計算的傳統(tǒng)數(shù)據(jù)庫有很大不同。
一、確定審計數(shù)據(jù)倉庫需要的數(shù)據(jù)內(nèi)容
建立審計數(shù)據(jù)倉庫,可以先建立各個部門或主題的審計數(shù)據(jù)集市(Data Mart),以后再用幾個數(shù)據(jù)集市組成一個完整的數(shù)據(jù)倉庫。數(shù)據(jù)集市是用來分析相關專門業(yè)務問題或功能目標而做的專項的數(shù)據(jù)集合。業(yè)務人員按照各部門特定的需求復制、處理、加工數(shù)據(jù),最終統(tǒng)一展現(xiàn)為有部門特點的數(shù)據(jù)集合。(1)本單位的基本情況,包括本單位組織結構、人員構成、經(jīng)營業(yè)務范圍規(guī)模、科研生產(chǎn)經(jīng)營管理情況,單位在行業(yè)中的地位、優(yōu)勢、特色,以及取得的各種榮譽和獎勵等。(2)本單位目前執(zhí)行的各種法規(guī)制度和內(nèi)控制度。(3)歷年財務數(shù)據(jù),包括會計科目余額匯總表、明細科目、全年每張憑證的明細內(nèi)容;還可能包括基建賬目的會計科目余額匯總表和序時賬,以及固定資產(chǎn)計提折舊、大修理基金的匯總表,分攤到各個科研項目設備費的分攤明細數(shù)據(jù)和分攤依據(jù)說明;每年的管理費用分攤表及其明細表,以及對分攤依據(jù)進行說明,等等。(4)被審計項目的文件資料。(5)有關基礎數(shù)據(jù)。如固定資產(chǎn)增減變動情況表、原材料出入庫匯總表和入庫單、領料單明細表、固定資產(chǎn)采購合同、進口設備結算單、施工合同、施工圖、工程預結算書、設計變更、工程洽商及現(xiàn)場鑒證資料、單項工程質(zhì)量評定材料、竣工驗收文件,中介機構提供的工程結算審核報告、客戶名錄、招投標數(shù)據(jù)庫、各類合同,等等。(6)接受外部檢查的資料。如審計報告、審計意見書和專項審核報告等以及稅務、財政、社保、環(huán)保、消防安全機構、質(zhì)量體系、集團公司等對單位各項檢查結果檢查的結論性意見。(7)內(nèi)部審計的資料。(8)所屬子公司和附屬單位的數(shù)據(jù)資料。總之,滿足審計需要的數(shù)據(jù),眾多且龐雜。
二、建立和管理審計數(shù)據(jù)倉庫
數(shù)據(jù)倉庫的建設是以現(xiàn)有業(yè)務系統(tǒng)的積累為基礎。數(shù)據(jù)倉庫建設是一個工程,是一個過程。數(shù)據(jù)倉庫建立不是一蹴而就的,一成不變的,需要平時不斷地收集和整理。根據(jù)數(shù)據(jù)倉庫的特點,數(shù)據(jù)內(nèi)容是歷史的、存檔的、歸納的、計算的數(shù)據(jù)。在管理中需要注意以下幾點:
1.傳統(tǒng)操作型數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)要抽取、凈化和轉換成“干凈”數(shù)據(jù)后才能進入數(shù)據(jù)倉庫。源數(shù)據(jù)可能有很多與審計無關的信息,經(jīng)過凈化和轉換的數(shù)據(jù)才是審計有用的數(shù)據(jù)。
2.數(shù)據(jù)倉庫的數(shù)據(jù)特性是歷史的、靜態(tài)的、定時添加的,數(shù)據(jù)倉庫內(nèi)已經(jīng)存在的數(shù)據(jù)不會改變,要定期持續(xù)對有關內(nèi)容進行維護,產(chǎn)生的新數(shù)據(jù)要及時添加補充,單位若有新的規(guī)章制度也需添加進去。
3.數(shù)據(jù)倉庫里的數(shù)據(jù)和資料,一般可按年度來建立,跨年度的被審計項目數(shù)據(jù)就可以方便地從各個年度數(shù)據(jù)倉庫中提取。
4.數(shù)據(jù)倉庫里的數(shù)據(jù)是有時效性的,而被審計項目往往跨越幾個年度,不同時期所遵循實施的標準和管理規(guī)定也不盡相同。在數(shù)據(jù)倉庫中要合理劃分不同時間區(qū)段。
5.遇審計項目內(nèi)容的,只提供給有保密資質(zhì)的外審人員,并簽署保密協(xié)議;若外部審計單位沒有審計資質(zhì),則需要刪除數(shù)據(jù)倉庫中的信息后轉化為非密版本,即可按和非準備兩套版本,根據(jù)不同需要提供不同的版本。
6.建立數(shù)據(jù)倉庫需要各個部門的大力溝通配合共同建設。建立數(shù)據(jù)倉庫之后,審計部門將所有收集來的審計相關信息存放在一個唯一的地方――數(shù)據(jù)倉庫。倉庫中的數(shù)據(jù)按照一定的方式組織,從而使得審計信息容易存取并且有使用價值,從而大大提高審計效率。
三、數(shù)據(jù)分析應用于數(shù)據(jù)倉庫
數(shù)據(jù)的組織與管理是開展審計工作的基礎,有效的數(shù)據(jù)分析是審計效率與質(zhì)量的保證。有效利用數(shù)據(jù)倉庫,把所需的審計信息及時挖掘出來,加以整理歸納和重組,信息才能發(fā)揮作用,也是數(shù)據(jù)倉庫的根本任務。
訪問數(shù)據(jù)倉庫常用手段有數(shù)據(jù)查詢和報表工具、在線分析(OLAP)工具、數(shù)據(jù)挖掘(Data Mining)工具等。源數(shù)據(jù)通過數(shù)據(jù)抽取、轉換、裝載(ETL-Extract/ Transformation/Load),完成數(shù)據(jù)倉庫的查詢、決策分析和知識挖掘等操作。
1.在審前調(diào)查中,從數(shù)據(jù)倉庫中分析單位和項目的歷史數(shù)據(jù),利用趨勢分析、結構分析等辦法獲取重大財務信息變化情況,也可利用審計項目歷史檔案,分析帶有普遍性、規(guī)律性問題作為確定審計范圍和審計重點的依據(jù)。
2.填寫工作底稿、審計報告、自查報告時,內(nèi)審人員可以直接在數(shù)據(jù)倉庫中提取有關數(shù)據(jù)。
3.向外部審計及時提供所需的各類數(shù)據(jù)。
4.建立數(shù)據(jù)集市的部門可以方便利用自己的數(shù)據(jù),經(jīng)過授權后,還可以跨部門查詢數(shù)據(jù)倉庫中其他數(shù)據(jù),充分利用數(shù)據(jù)共享,協(xié)同工作。
5.單位所屬子公司建立各自的局部數(shù)據(jù)倉庫后,在對子公司的監(jiān)管時可以先對其數(shù)據(jù)倉庫進行分析,對有異常情況的數(shù)據(jù)重點加以關注和審核。
建立審計數(shù)據(jù)倉庫是加強內(nèi)部審計基礎工作的一部分,是審計信息化的深入應用。面對日益復雜的審計環(huán)境,充分利用好數(shù)據(jù)倉庫,發(fā)揮數(shù)據(jù)倉庫方便快捷的優(yōu)勢,有利于不斷提高審計質(zhì)量,提升內(nèi)部審計效率。
(作者為會計師)
參考文獻
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關鍵詞:醫(yī)院;財務管理
近年來,隨著我國會計制度、財務制度的改革深化,促進了醫(yī)療財務工作的良好發(fā)展,同時也給醫(yī)院經(jīng)營管理帶來了新的挑戰(zhàn)。在新形勢下,各級醫(yī)療機構及時調(diào)整、完善醫(yī)院財務管理體制,建立良好的財務管理機制,促進醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展。但在財務管理的細節(jié)上依然存在著一些問題,需要進一步加強。筆者就根據(jù)醫(yī)院財務管理的原則和基本任務,結合目前財務管理存在的不足做一下淺析。
一、醫(yī)院財務管理存在的問題
1、經(jīng)營管理方面
在經(jīng)費預算管理上還存在著不嚴格、經(jīng)費統(tǒng)管不到位財權財力分散、規(guī)章制度落實度不夠、財務行為監(jiān)控不嚴,財經(jīng)秩序較亂、監(jiān)督職能弱化等現(xiàn)象。
目前,醫(yī)院經(jīng)濟狀況尚未完全適應國家醫(yī)院經(jīng)濟管理改革的要求,很多醫(yī)院設立經(jīng)濟管理科、財務科,分別進行會計核算,機構重疊,多加管錢,多套賬核算,造成資金分散,核算內(nèi)容不完整,核算方法落后,會計監(jiān)控不力,制約和削弱了醫(yī)院對財經(jīng)工作的統(tǒng)一領導。有的醫(yī)院經(jīng)費管理漏洞較多,有章不循、有法不依、責任不清的問題比較突出;重供輕管、重錢輕物的現(xiàn)象比較普遍。加之缺乏行之有效地管理手段和措施,造成了經(jīng)費物資流失、浪費嚴重的后果。
2、固定資產(chǎn)核算方面
現(xiàn)行《醫(yī)院財務管理制度》規(guī)定,醫(yī)院固定資產(chǎn)按賬面價值的一定比例提取修購資金,用于固定資產(chǎn)的更新和大型修繕。實質(zhì)是對固定資產(chǎn)計提“折舊”固定資產(chǎn)計提“折舊”反映在“專用基金——修購基金”里,但沒有設置相應的“累計折舊”科目作為固定資產(chǎn)的減項,以反映固定資產(chǎn)凈值和累計提取金修購資金。從而造成醫(yī)院資產(chǎn)不實,財務信息失真。為改善就醫(yī)環(huán)境而進行的門診樓、住院病房樓等固定資產(chǎn)裝修也應當列入增加固定資產(chǎn)賬面價值。
3、隊伍建設方面
近幾年從醫(yī)院財務人員的整體素質(zhì)情況看,整體素質(zhì)偏低。主要表現(xiàn)在管理觀念與創(chuàng)新意識不強;理論基礎薄弱,知識結構老化,工作質(zhì)量和效率不高等。在各類醫(yī)院普遍存在財務人員缺乏,編制基數(shù)不夠,在業(yè)務工作成倍增長、工作量大的情況下,人才流失嚴重,補充來源不足,人少事多問題一直困擾著醫(yī)院的財務建設發(fā)展。醫(yī)院財務工作是醫(yī)院建設發(fā)展的重要管理部門,是具備為醫(yī)院發(fā)展提供重要依據(jù)的職能,在這種情況下如何能夠更好的發(fā)揮醫(yī)院財務管理作用,重要的在于醫(yī)療財務隊伍的建設。
二、改進建議
(一)加強和改進醫(yī)院財務管理的對策
1、落實集中統(tǒng)管,進一步加大醫(yī)院行政領導理財力度嚴格落實經(jīng)費集中統(tǒng)一管理,增強醫(yī)院行政領導的宏觀調(diào)控能力是緩解經(jīng)費供求矛盾的重要途徑。應盡快改革和完善現(xiàn)行財務管理體制,從根本上克服和糾正醫(yī)院財務領域存在的本位主義、分散主義傾向,并構建人權在行政、事權在部門、錢權在財務。
2、嚴格預算管理,進一步加大預算約束力度。在經(jīng)費不足、供需矛盾突出的形勢下,醫(yī)院必須抓住龍頭,精打細算,立足現(xiàn)有財力,正確處理好重點與一般的關系。同時進一步強化預算的法規(guī)意識,完善相關制度和措施,健全預算編制、嚴格預算管理責任制。規(guī)范預算管理行為,增強預算約束力,切實把握住每個環(huán)節(jié),以確保實現(xiàn)資金安全。
3、準確攤銷成本費用。成本費用的核算工作,包括按照有償服務規(guī)定的成本項目、成本開支范圍和成本核算規(guī)程、方法,準確計算成本費用,正確劃分直接成本和間接成本,本期成本費用和下期成本費用的界限,以及成本計算期。
4、落實財務歸口管理。財務歸口管理,有利于統(tǒng)一協(xié)調(diào)管理資金,避免經(jīng)費管理上的分散,提高有限經(jīng)費的使用效益。有利于財務部門加強對醫(yī)療各部門收入的管理和控制,充分發(fā)揮監(jiān)督作用。(二)加強固定資產(chǎn)管理的對策
1、增設“累計折舊”會計科目。針對醫(yī)院固定資產(chǎn)計提修購基金后沒有反映固定資產(chǎn)凈值,從而造成醫(yī)院資產(chǎn)不實,會計信息失真的情況下,建議增設“累計折舊”科目。
2、建議在“固定資產(chǎn)”科目下增設“固定資產(chǎn)裝修”明細科目,以反映因固定資產(chǎn)裝修而增加的價值,保證固定資產(chǎn)價值的會計信息真實可靠。參照《企業(yè)會計準則——資產(chǎn)減值》辦法,增加“固定資產(chǎn)減值準備”會計科目進行核算,以真實反映固定資產(chǎn)價值。
(三)加強培養(yǎng)高素質(zhì)的財務管理人員
隨著社會主義市場經(jīng)濟體制的不斷完善,財會專業(yè)知識也在不斷更新變化。要全面提升財務人員綜合素質(zhì),醫(yī)院領導要轉變管理觀念,在引進人才上重視財務管理人員的選拔,對現(xiàn)有財務人員應該做到后續(xù)教育的投入,不斷提高財務人員的專業(yè)技能、寫作、計算機操作及運用能力,財務分析能力,及時發(fā)現(xiàn)財務風險征兆,為領導及時提供決策信息,防范財務風險的發(fā)生。
在實施內(nèi)部會計控制過程中,會計人員既是內(nèi)部控制的實施者,又是內(nèi)部控制的對象,會計人員的表現(xiàn)是內(nèi)部控制有效實施的關鍵,因此建立一支高素質(zhì)的會計隊伍就成了當務之急。
首先,要完善會計人員的從業(yè)資格標準,現(xiàn)代財務管理要求會計人員具有堅定的法制觀念、高尚的職業(yè)道德和較強的工作能力及熟練的操作技能。要求他們遵紀守法、愛崗敬業(yè)、忠于職守、堅持原則、廉潔奉公、參與管理,所以要嚴把準入關。
其次,加強對會計人員的繼續(xù)教育。通過培訓切實幫助他們提高素質(zhì),掌握政策,更新知識,拓寬技能,與時俱進的不斷尋找差距,不斷完善自己。通過自己的影響,直接或間接提升他人的工作和整個內(nèi)部控制環(huán)境。
再次,在建立一整套系統(tǒng)的職業(yè)道德規(guī)范的同時,加強對違規(guī)者的處罰力度,以此來約束和管理會計人員的職業(yè)操守,完善會計人員交流和崗位輪換制度,制定一整套科學的會計工作考評體系和激勵制度,定期檢查評價會計的工作成績,有助于提高內(nèi)部會計控制制度的成效。
(四)加強監(jiān)督體系的建設
內(nèi)部監(jiān)督有內(nèi)部會計監(jiān)督和內(nèi)部審計監(jiān)督。會計監(jiān)督是會計法要求會計人員行使的職責。這種監(jiān)督作用直接有效,且能事前控制。內(nèi)部審計監(jiān)督是內(nèi)部控制的重要組成部分,也是強化內(nèi)部會計監(jiān)督的重要措施。重視內(nèi)部審計作用,設置專職人員,使之規(guī)范化、制度化。要確保內(nèi)部審計的獨立性,增強其公正性、有效性、權威性。另外,內(nèi)部審計監(jiān)督應定期對內(nèi)控制度的執(zhí)行進行評價和修正,及時發(fā)現(xiàn)問題,及時改進工作,使單位的內(nèi)控制度得到良好運行。外部監(jiān)督包括國家監(jiān)督和社會監(jiān)督。會計法明確的國家監(jiān)督主要有財政、審計、稅務、人民銀行等,并且規(guī)定了各部門應盡的職責,依法辦事,恪盡職守。尤其需要強調(diào)的是審計部門,它是重要監(jiān)督的保障體系。社會監(jiān)督的執(zhí)行者是注冊會計師及其所在的會計事務所。秉承職業(yè)操守,不唯上、不唯權、不唯利,出具真實的審計報告,否則依法嚴懲。
以上監(jiān)督網(wǎng)的落實,將有效推動內(nèi)部會計制度的執(zhí)行。
參考文獻
(1)張煜,事業(yè)單位加強內(nèi)部會計控制的思考
(一)開展財務審計促進內(nèi)控制度的建立和完善,使會計信息質(zhì)量不斷提高,會計基礎工作逐步夯實。
(二)開展專項審計強化對非本級財政補助收入,單位經(jīng)營及租賃等其他收入的使用管理。
二、審計范圍及時限
(一)州局審計范圍:對州直10個縣、市局及州局機關辦公室、服務中心、稽查局、口岸地稅局、奎獨工業(yè)園地稅局預算執(zhí)行及專項情況實施內(nèi)部審計。
(二)審計時限:2008年1月1日至2008年12月31日,重要事項將追溯到以前年度,延伸至審計日。
三、審計內(nèi)容及重點
(一)重大經(jīng)濟決策的制定和實施情況審計。重點審計單位重大經(jīng)濟活動(包括基本建設、大額資金運作、大額采購等)的效果情況;決策的科學性和民主性,程序的合規(guī)性,資金的效益情況,內(nèi)控制度的建立健全及執(zhí)行情況。
(二)預算執(zhí)行情況的審計
1.審查銀行賬戶開設是否合理合法,有無私設賬戶,出借賬戶,設置賬外賬;審計是否嚴格執(zhí)行已經(jīng)批準的部門預算,有無未經(jīng)批準,擅自中止、撤消、變更、追加和調(diào)整支出預算的問題;審計預算執(zhí)行單位2008年初和年底各項資金結余情況,了解結余資金是否編入部門預算,有無預算資金體外循環(huán),造成部門預算編制不完整的問題。
2.審計非稅收入管理改革執(zhí)行情況。審計單位非稅收入是否真實、合法、完整,有無未經(jīng)批準擅自設立收費項目,變相擴大收費范圍和標準,以及對已清理撤消和變更的項目是否繼續(xù)收取的問題;非稅收入是否及時、足額繳入財政匯繳專戶,有無隱瞞截留、坐支挪用,有無“賬外賬”和私設“小金庫等問題。
3.審計政府采購制度執(zhí)行情況。結合部門預算,審計預算執(zhí)行單位是否嚴格執(zhí)行政府采購的有關法規(guī),有無擅自自行采購的問題。
4.審計國有資產(chǎn)(包括基建完工資產(chǎn)、房產(chǎn)租賃)管理使用情況。審計單位取得和處置各項國有資產(chǎn)是否合法合規(guī),有無購置、新建、改擴建項目凈增值部分、捐贈、調(diào)撥等固定資產(chǎn)未入賬,變賣、報廢、轉讓、毀損、調(diào)撥等固定資產(chǎn)未核銷,未經(jīng)批準擅自處置固定資產(chǎn)(賬面已核銷)以及變價收入是否入賬上繳等問題;有無基建項目交付使用,長期未編制竣工決算、未進行竣工決算審計,資產(chǎn)未登記入賬等問題;審查房產(chǎn)租賃出租是否簽訂合同(協(xié)議),是否按合同協(xié)議執(zhí)行,取得的收入是否依法納稅,是否入賬,是否執(zhí)行收支兩條,有無取得的收入不入賬,私設“小金庫”、賬外賬,是否存在房產(chǎn)等國有資產(chǎn)流失的問題;審查是否定期進行固定資產(chǎn)清理,固定資產(chǎn)賬、卡是否齊全,賬實是否相符;審查固定資產(chǎn)資料信息庫,是否按期及時進行登記等。
5.會計規(guī)范及支出審核審批制度的執(zhí)行情況。審計單位是否嚴格執(zhí)行“事前審批,事后三級審核”的制度;會計核算是否按照“自治區(qū)地稅系統(tǒng)會計核算工作操作規(guī)范”進行帳務處理。
(三)“三代”稅款手續(xù)費的管理情況。審計單位所支付的“三代”手續(xù)費是否有超預算的問題;是否按規(guī)定的范圍建立代征代扣關系;是否按規(guī)定程序支付手續(xù)費;對三年未領取的手續(xù)費是否進行了清理。
(四)對州局2007年度審計意見執(zhí)行情況審計。重點審計對整改措施的落實是否到位。
(五)落實區(qū)局計財工作會議精神情況,重點是“一個體系、一個意見、兩個制度、九個辦法”的落實情況。各局是否結合實際制定相應制度辦法;崗位設置是否適應工作要求;分工是否明確合理,內(nèi)部監(jiān)督制度是否有效落實。
四、審計工作組織
由州局和部分縣(市)局財務人員組成審計組,實行組長負責制。
五、工作要求
1.審計面要求,州局對所屬核算單位,審計面達到100%。
2.審計時間要求,州局對所屬核算單位的審計,自2009年2月10日—3月31日,在4月15日前按區(qū)局要求上報審計情況及相關報表。
3.審計程序要求
(1)下達審計通知書;
(2)進行實地審計;
(3)查證的事實辦理簽證單;
(4)實地工作結束時,整理審計資料,提出改進意見,擬定審計報告底稿;
(5)審計報告經(jīng)審計組集體討論,定稿后呈局領導審閱。
六、審計結果的運用
1.運用審計,大力促進廉政建設。
2.運用審計,規(guī)范財務基礎管理。揭示內(nèi)部管理中存在的問題,糾正財務收支活動中存在的違規(guī)現(xiàn)象,強化會計基礎工作,規(guī)范財務行為為領導決策提供服務。