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一、人事檔案管理與信息統(tǒng)計(jì)在工作實(shí)踐中的應(yīng)用

（一）2011年的人事制度改革需要人事檔案信息統(tǒng)計(jì)提供強(qiáng)有力的支持

人事制度改革中需要大量的人事統(tǒng)計(jì)信息。例如：在高校的專業(yè)技術(shù)崗位設(shè)置中，高、中、初級(jí)的崗位結(jié)構(gòu)比例，正高級(jí)與副高級(jí)崗位之間的比例，各專業(yè)技術(shù)崗位內(nèi)部不同等級(jí)之間的結(jié)構(gòu)比例，主管部門是要實(shí)行總量、結(jié)構(gòu)比例和最高等級(jí)控制的。所以在設(shè)計(jì)本單位的崗位設(shè)置方案時(shí)先要了解本單位人員結(jié)構(gòu)的現(xiàn)狀，已取得而未聘用的專業(yè)技術(shù)等級(jí)的情況，還要了解人員的專業(yè)結(jié)構(gòu)等，才能做到心中有數(shù)，使本單位的崗位設(shè)置方案既能達(dá)到上級(jí)主管部門對(duì)人員比例控制的要求，又能留有一定空間為今后的人員聘任做好準(zhǔn)備。這些資料都來源于人事檔案和信息統(tǒng)計(jì)工作，而且不是一次性的工作，每一次崗位聘任的實(shí)施都需要人事檔案管理和信息統(tǒng)計(jì)提供最新的資料，這直接影響到崗位聘任方案的制定統(tǒng)計(jì)聚焦和人事制度改革工作的效果。

（二）目前正在實(shí)施中的績效工資改革需要大量的人事檔案統(tǒng)計(jì)信息

正在進(jìn)行中的績效工資改革要求每個(gè)單位要制訂符合本單位實(shí)際情況的績效工資實(shí)施方案。這個(gè)方案既不能超出財(cái)政部門清理津補(bǔ)貼的標(biāo)準(zhǔn)和人社部門批復(fù)的績效工資總額，又要使績效實(shí)施后本單位人員的收入水平不低于以前的水平，基本性績效和獎(jiǎng)勵(lì)性績效的分配要符合政府部分的分配比例，這都需要人事檔案管理提供準(zhǔn)確人事檔案統(tǒng)計(jì)信息尤其是收入情況信息。

（三）剛剛完成的教職工基礎(chǔ)信息采集工作對(duì)檔案管理

的歸檔材料提出了新的要求教職工基礎(chǔ)信息采集是自上而上布置下來的，里面涉及到大量的人事基本信息、工資信息、社會(huì)保障信息、專職教師的相關(guān)信息。其中對(duì)于專職教師的信息在目前的人事檔案歸檔材料中還是一個(gè)空白。因?yàn)檫@個(gè)平臺(tái)是一個(gè)動(dòng)態(tài)管理的資料庫，缺少的這部分信息需要在今后的工作中逐步的收集資料進(jìn)行完善。

（四）住房補(bǔ)貼的摸底調(diào)查工作

住房補(bǔ)貼的摸底調(diào)查工作涉及到大量的人事信息，包括1999年12月31日后參加工作的新職工的每年每月的工資情況，參加工作時(shí)間的確認(rèn)、本人應(yīng)享受的住房面積，調(diào)動(dòng)工作的人員還要原單位出具是否享受過福利分房的證明。這些信息的準(zhǔn)確性直接涉及到教職工的切身利益，需要人事檔案管理和信息統(tǒng)計(jì)工作來提供大量的資料。

（五）職稱的評(píng)定

教職工最為關(guān)心的職稱的評(píng)定工作由于2011年新職稱評(píng)審辦法的實(shí)施發(fā)生了很大的變化，對(duì)教職工原職稱的取得和聘任時(shí)間都需要準(zhǔn)確的確認(rèn)，這也需要人事檔案管理和信息統(tǒng)計(jì)工作來提供準(zhǔn)確的資料。

二、目前高校人事檔案管理和信息統(tǒng)計(jì)工作存在的問題

（一）缺少專職的人事檔案管理和信息統(tǒng)計(jì)人員，信息統(tǒng)計(jì)和分析工作難于開展

人事檔案材料的整理和歸檔管理是一個(gè)耗時(shí)耗力的工作，需要有專人靜下心來做這項(xiàng)工作。目前高校的檔案管理基本上都是人事管理部門的人員兼職來做，而人事管理工作也很多，難以有足夠的精力來做檔案工作，既懂人事檔案管理又具備一定統(tǒng)計(jì)知識(shí)人員都是難得，對(duì)人事檔案統(tǒng)計(jì)信息進(jìn)行綜合分析更是無從談起。

（二）人事檔案管理信息化水平低，信息統(tǒng)計(jì)工作難以滿足日常的工作需要

目前高校的人事檔案歸檔情況并不樂觀，經(jīng)常出現(xiàn)調(diào)動(dòng)人員回原單位找檔案中缺少的資料的情況。檔案信息化水平很低，信息統(tǒng)計(jì)工作無法滿足目前的管理需要。

（三）人事檔案管理和信息統(tǒng)計(jì)的規(guī)章制度不健全

各高校對(duì)人事檔案管理和信息統(tǒng)計(jì)工作不夠重視，相應(yīng)的規(guī)章制度建設(shè)也得不到應(yīng)有的重視，對(duì)從事此項(xiàng)工作的人員也沒有相應(yīng)的激勵(lì)制度，難以激發(fā)工作人員的積極性，這也導(dǎo)致了鮮有人員愿意從事這項(xiàng)寂寞的工作。

（四）人事檔案利用服務(wù)的方式還是傳統(tǒng)和被動(dòng)的

長期以來檔案管理給人的印象都是“保管員”，似乎什么人都能做這個(gè)工作，提供服務(wù)的方式也是查詢、摘錄，簡單的匯總。這種服務(wù)方式已難以滿足管理的需要。

三、如何做好高校人事檔案管理和信息統(tǒng)計(jì)工作

（一）提高對(duì)人事檔案管理和信息統(tǒng)計(jì)工作重要性的認(rèn)識(shí)

在單位設(shè)立專職崗位、專職人員來做此項(xiàng)工作。克服“上面不抓，下面不急”和“重整理、輕統(tǒng)計(jì)分析”的思想。

（二）加大檔案管理和信息統(tǒng)計(jì)的投入，提高檔案管理和信息統(tǒng)計(jì)的信息化水平

傳統(tǒng)的檔案管理偏重于歸檔和材料的整理，一般需要的工具很簡單，象剪刀、膠水、裁紙機(jī)、打眼機(jī)等就可以了，而隨著檔案管理信息化的發(fā)展，計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、管理軟件等工具也是必不可少的，目前無論是硬件設(shè)施（設(shè)備、工具）還是軟件（人員、培訓(xùn)）等的投入，都難以滿足工作的需要。

（三）建立健全人事檔案管理和信息統(tǒng)計(jì)工作制度

完善檔案歸檔整理和信息統(tǒng)計(jì)分析的動(dòng)態(tài)管理制度，完善考評(píng)機(jī)制，調(diào)動(dòng)從事此項(xiàng)工作人員的積極性。

（四）改變?nèi)耸聶n案管理和信息統(tǒng)計(jì)服務(wù)的方式

提升服務(wù)層次改變傳統(tǒng)和被動(dòng)的服務(wù)方式，主動(dòng)征求各部門對(duì)人事信息需求，滿足他們從人事檔案中提取符合各自需要的信息的需求，充分發(fā)揮人事檔案管理在統(tǒng)計(jì)、數(shù)據(jù)分析和預(yù)測等方面作用。目前高校的檔案管理普遍存在著歸檔材料多，例如個(gè)人的工資檔案每年一張表，別說上千人的高校就是幾百人的高校每年歸一次也是件頗為耗時(shí)耗力的工作，而此項(xiàng)工作是一個(gè)長期性的工作，需要長效管理，及時(shí)更新，為信息統(tǒng)計(jì)和分析提供基礎(chǔ)資料。同時(shí)，要完善考核制度，以激發(fā)檔案管理和信息統(tǒng)計(jì)工作人員工作的積極性，變被動(dòng)的管理為主動(dòng)的管理，提高檔案利用的效率。

（五）變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)和監(jiān)督

綜上所述，人事檔案管理和信息統(tǒng)計(jì)工作在高校的人事管理中扮演著越來越重要的角色，它的重要性和必要性不言而喻，而它的現(xiàn)狀卻難以令人滿意。開展人事檔案管理和信息統(tǒng)計(jì)工作，要把各項(xiàng)工作落到實(shí)處，以適應(yīng)社會(huì)和單位管理不斷發(fā)展的需要。

作者：李紅菊單位：內(nèi)蒙古建筑職業(yè)技術(shù)學(xué)院