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第一篇：干部人事檔案信息化管理研究

1干部人事檔案信息化管理的制約因素分析

1.1管理人才資源不足

人才是各個(gè)行業(yè)缺乏的重要資源，很多單位都認(rèn)為沒(méi)有必要聘請(qǐng)專(zhuān)門(mén)的檔案管理人才，由辦公室或其他相關(guān)部門(mén)的人兼職管理檔案工作就可以，這樣的思想是錯(cuò)誤的，由此而產(chǎn)生的人事安排也是不科學(xué)的。檔案管理工作是一項(xiàng)復(fù)雜的工作，需要工作人員付出更多精力，檔案的分類(lèi)管理、日常維護(hù)以及驅(qū)蟲(chóng)防潮等工作，都不是非專(zhuān)業(yè)人員能夠完成的。干部人事檔案是了解干部本身的重要資料，這些資料一旦出現(xiàn)問(wèn)題就會(huì)影響到干部的發(fā)展甚至還會(huì)讓一些“有心人”借此重新偽造檔案。如果不安排專(zhuān)門(mén)人才進(jìn)行管理，就等于給檔案管理工作的建設(shè)附加一個(gè)漏洞，使部分別有用心的人從這些“非專(zhuān)業(yè)”人員的工作中鉆空子，從而造成不良影響。

1.2信息化系統(tǒng)建設(shè)不完善

信息化系統(tǒng)建設(shè)不完善也是這一工作中出現(xiàn)的問(wèn)題。干部人事檔案信息化管理并不是簡(jiǎn)單地將檔案內(nèi)容輸入電腦，通過(guò)現(xiàn)代化的設(shè)備記錄就可完成的，而是需要一系列的信息化程序和工作環(huán)節(jié)，將檔案管理工作形成一個(gè)信息化的整體，這才是信息化系統(tǒng)建設(shè)的全部?jī)?nèi)容。然而目前我國(guó)檔案管理工作還遠(yuǎn)遠(yuǎn)沒(méi)有達(dá)到這樣的發(fā)展水平。比如，在分析干部檔案的時(shí)候，只能從系統(tǒng)中輸入查找個(gè)人的檔案內(nèi)容，卻不能從宏觀角度通過(guò)建模等全面了解干部信息，一旦需要相關(guān)數(shù)據(jù)還要進(jìn)行人工操作，不能充分體現(xiàn)信息化的優(yōu)勢(shì)。這是由于人們對(duì)信息化管理認(rèn)識(shí)不到位導(dǎo)致的。

1.3硬件配備存在問(wèn)題

硬件配備的問(wèn)題在不同單位程度不同。比如，一些資金較為充足的單位在硬件配備上可能表現(xiàn)為干部人事檔案管理軟件的應(yīng)用不全面，或缺少數(shù)碼相機(jī)等較少使用的檔案管理信息化發(fā)工具。而在一些資金較為缺乏的單位，一方面有些單位可能還沒(méi)有開(kāi)始人事檔案信息化管理工作，另一方面有些單位配備的基礎(chǔ)信息工具，如電腦等硬件設(shè)備配置非常低，僅能進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入等簡(jiǎn)單工作。

2干部人事檔案信息化管理發(fā)展的建議措施

2.1培養(yǎng)引進(jìn)專(zhuān)門(mén)的管理人才

培養(yǎng)引進(jìn)專(zhuān)門(mén)的人才是發(fā)展干部人事檔案信息化管理的重要一環(huán)，只有擁有高質(zhì)量的人才做保障，檔案信息化管理工作才能實(shí)現(xiàn)，檔案管理工作的系統(tǒng)升級(jí)也才能有條不紊的推進(jìn)。例如，人事檔案管理工作中利用信息技術(shù)制作數(shù)據(jù)模型這一工作，并不是任何人都能完成的，需要專(zhuān)業(yè)的人才從事該項(xiàng)工作。因此，給每一崗位配備專(zhuān)業(yè)的技術(shù)人才，不僅是檔案管理工作當(dāng)前發(fā)展的要求，更是其未來(lái)發(fā)展的需求。

2.2完善信息化系統(tǒng)的建設(shè)和發(fā)展

要進(jìn)一步建設(shè)和完善人事檔案管理信息化系統(tǒng)。如果某單位暫時(shí)不能全面推進(jìn)檔案信息化管理工作，可先選擇干部人事檔案管理工作為對(duì)象，著重提高這一部分人的檔案信息化管理水平，加強(qiáng)對(duì)干部檔案的管理監(jiān)控。定期檢查和維護(hù)信息系統(tǒng)，及時(shí)解決出現(xiàn)的問(wèn)題與漏洞，保證人事檔案的安全性。目前網(wǎng)絡(luò)攻擊性逐漸增強(qiáng)，人事檔案信息化管理的發(fā)展在給檔案管理工作帶來(lái)機(jī)遇的同時(shí)也帶來(lái)很多挑戰(zhàn)，除系統(tǒng)本身的升級(jí)和完善外，工作人員還應(yīng)注意掌控系統(tǒng)的安全性，保證軟件24小時(shí)有監(jiān)控系統(tǒng)運(yùn)作，消除檔案管理工作的后顧之憂(yōu)。

2.3投入資金，完善硬件配備

檔案信息化管理的發(fā)展是一種趨勢(shì)，各地都應(yīng)積極響應(yīng)，推進(jìn)其全面發(fā)展。對(duì)一些資金充足的單位來(lái)說(shuō)，應(yīng)嚴(yán)格按照檔案管理尤其是干部檔案管理?xiàng)l例的相關(guān)要求，配備完善的硬件管理設(shè)備，促進(jìn)信息化水平的提高，而對(duì)一些資金不充足的單位來(lái)說(shuō)，上級(jí)管理部門(mén)應(yīng)適當(dāng)干預(yù)，給予一定的資金補(bǔ)貼，為單位人事檔案信息化管理的發(fā)展提供更多支持。

作者：敖雪婷 單位：呼倫貝爾市人才流動(dòng)人事考試中心

第二篇：干部人事檔案信息化困境思考

一、信息化是干部人事檔案工作發(fā)展的大趨勢(shì)

干部人事檔案信息化通俗地講就是運(yùn)用計(jì)算機(jī)、掃描儀、網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案信息接收審核、錄入存儲(chǔ)、轉(zhuǎn)遞和查借閱服務(wù)的過(guò)程。干部人事檔案信息化的意義不僅僅在于將計(jì)算機(jī)、掃描儀、網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代信息技術(shù)運(yùn)用于干部人事檔案工作全過(guò)程，完成傳統(tǒng)的紙質(zhì)實(shí)體檔案手工整理，人工管理向運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)行數(shù)字化管理的根本轉(zhuǎn)變，創(chuàng)新工作手段，改進(jìn)工作方式，而且更主要的還在于運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，規(guī)范干部信息，嚴(yán)格干部管理，遏制檔案造假；減少檔案損毀，保護(hù)檔案實(shí)體，維護(hù)檔案安全；增強(qiáng)檔案功能，降低管理成本，提高利用效率，實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值；提升管理質(zhì)量和水平，為新時(shí)期干部人事工作和社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)提供優(yōu)質(zhì)高效的信息和技術(shù)服務(wù)。干部人事檔案信息化是干部人事檔案工作發(fā)展的大趨勢(shì)。中共中央組織部作為全國(guó)干部人事檔案工作的最高專(zhuān)業(yè)主管部門(mén)，自20世紀(jì)90年代初以來(lái)，就一直在大力提倡并積極推進(jìn)干部人事檔案信息化工作，全國(guó)干部人事檔案信息化建設(shè)也取得了一些成果。中組部早在1995年1月，就頒布了《全國(guó)組織、干部、人事管理信息系統(tǒng)信息結(jié)構(gòu)體系》，為全國(guó)組織、干部、人事管理信息系統(tǒng)軟件的設(shè)計(jì)提供了一套基本依據(jù)和統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)；1997年，中組部在全國(guó)推廣由其監(jiān)制的深圳版《全國(guó)組織干部人事信息系統(tǒng)》軟件，并于2000年開(kāi)始了基于圖像的數(shù)字化干部人事檔案系統(tǒng)開(kāi)發(fā)的調(diào)研準(zhǔn)備工作，并進(jìn)行了相關(guān)系統(tǒng)的研發(fā)工作；中組部在2006年、2011年分別制定了《2006—2010年全國(guó)組織系統(tǒng)信息化工作規(guī)劃》和《2011—2015年全國(guó)組織系統(tǒng)信息化工作規(guī)劃》，提出了制定干部數(shù)字檔案標(biāo)準(zhǔn)，建立中管干部、省（部）管干部數(shù)字檔案信息庫(kù)，在組織部門(mén)內(nèi)部局域網(wǎng)上提供領(lǐng)導(dǎo)干部檔案的查閱服務(wù)等干部檔案信息化工作目標(biāo)；2010年，中組部在下發(fā)的《關(guān)于報(bào)送新任中管干部數(shù)字檔案的通知》中，制定了《新任中管干部數(shù)字檔案報(bào)送標(biāo)準(zhǔn)（試行）》，并與北京航星永志科技有限公司聯(lián)合研制了《干部數(shù)字檔案采集軟件》，率先完成了現(xiàn)職中管干部檔案數(shù)字化采集工作，為全國(guó)干部人事檔案信息化起到了很好的示范和引領(lǐng)作用；全國(guó)部分省市委組織部（如山東、廣東、陜西、江蘇、云南、湖南等?。┭邪l(fā)有各具特色的《干部人事檔案管理系統(tǒng)》軟件，少數(shù)單位已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了干部人事檔案的數(shù)字化管理，基本實(shí)現(xiàn)或部分實(shí)現(xiàn)了干部人事檔案信息化，為在全國(guó)范圍內(nèi)全面推進(jìn)干部人事檔案信息化建設(shè)奠定了一定的標(biāo)準(zhǔn)、依據(jù)和技術(shù)基礎(chǔ)，積累了一定的經(jīng)驗(yàn)。全國(guó)干部人事檔案信息化建設(shè)大環(huán)境、大趨勢(shì)氛圍正在形成。但全國(guó)范圍的干部人事檔案信息化仍處在一個(gè)缺乏統(tǒng)一規(guī)劃，發(fā)展不平衡，水平較低，進(jìn)展緩慢的困境狀態(tài)。中組部雖然也為干部人事檔案信息化做了大量工作，但由于諸多原因，至今還沒(méi)有頒發(fā)全國(guó)性的干部人事檔案信息化建設(shè)的總體規(guī)劃、建設(shè)方案、發(fā)展目標(biāo)和可以操作的指導(dǎo)性意見(jiàn)，基層單位的干部人事檔案信息化建設(shè)基本上是處于一個(gè)“八仙過(guò)海，各顯神通”，盲目發(fā)展的無(wú)序狀態(tài)；部分省市、地區(qū)及單位已經(jīng)初步或基本實(shí)現(xiàn)了干部人事檔案信息化，但多數(shù)省市、地區(qū)和單位尚處在探索實(shí)踐的起步階段，干部人事檔案管理總體上仍然停留在傳統(tǒng)的手工管理為主的階段；初步或基本實(shí)現(xiàn)了干部人事檔案的數(shù)字化管理的省市、地區(qū)或單位，其信息化程度都不是太高，多數(shù)僅限于干部人事檔案管理人員單機(jī)使用或局域網(wǎng)內(nèi)少數(shù)人員使用，還沒(méi)有形成干部人事檔案管理系統(tǒng)專(zhuān)網(wǎng)以及在專(zhuān)網(wǎng)上可供全市、全省甚至全國(guó)共享的干部人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)。干部人事檔案信息化建設(shè)目前的這種狀況，顯然與國(guó)家信息化戰(zhàn)略要求不相適應(yīng)，也落后于國(guó)家檔案信息化建設(shè)的發(fā)展步伐，滯后于干部人事制度深化改革的實(shí)踐需要。

二、阻礙干部人事檔案信息化順利發(fā)展的制度性因素

干部人事檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，它涉及資金技術(shù)、觀念意識(shí)、組織領(lǐng)導(dǎo)、管理體制等各個(gè)方面，因此，造成干部人事檔案信息化建設(shè)缺乏統(tǒng)一規(guī)劃，發(fā)展不平衡，水平較低，進(jìn)展緩慢的原因也是多方面的，既有干部人事檔案工作的主管部門(mén)、干部人事檔案管理機(jī)構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)以及檔案工作人員的信息化意愿不強(qiáng)，主觀意識(shí)不到位，檔案工作人員素質(zhì)與信息化要求不相適應(yīng)等方面的原因，也有資金投入不足，理論研究、技術(shù)開(kāi)發(fā)不夠，干部人事檔案涉密性強(qiáng)，分級(jí)管理體制運(yùn)行封閉等方面的原因。但筆者認(rèn)為，上述原因還不是造成干部人事檔案信息化建設(shè)盲目無(wú)序、進(jìn)展緩慢的發(fā)展困境的根本原因。造成干部人事檔案信息化建設(shè)盲目無(wú)序、進(jìn)展緩慢的發(fā)展困境的根本原因是干部人事檔案工作的有關(guān)部門(mén)對(duì)干部人事檔案信息化建設(shè)的組織領(lǐng)導(dǎo)不力。組織領(lǐng)導(dǎo)是否得力在很大程度上要取決于組織領(lǐng)導(dǎo)力量強(qiáng)弱，組織領(lǐng)導(dǎo)力量強(qiáng)弱在很大程度上又根源于工作體制特別是領(lǐng)導(dǎo)體制。工作體制屬于制度性范疇。干部人事檔案工作體制上存在的諸多弊端直接影響干部人事檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)力量強(qiáng)弱，是影響和阻礙干部人事檔案信息化健康快速發(fā)展的體制性障礙和制度性因素。體制性障礙和制度性因素在干部人事檔案信息化建設(shè)中起著決定性作用。沒(méi)有強(qiáng)有力的制度機(jī)制做保證，沒(méi)有強(qiáng)有力的組織領(lǐng)導(dǎo)和強(qiáng)大的組織力推動(dòng)，干部人事檔案信息化不可能健康快速發(fā)展，干部人事檔案信息化目標(biāo)任務(wù)不可能順利實(shí)現(xiàn)。干部人事檔案工作體制主要解決的是干部檔案工作歸誰(shuí)領(lǐng)導(dǎo)，由誰(shuí)主管，誰(shuí)來(lái)牽頭，怎么去做這件事情的問(wèn)題。因此，干部人事檔案信息化盲目無(wú)序、緩慢發(fā)展困境歸根結(jié)底還是由干部人事檔案工作體制上存在的諸多弊端造成。

現(xiàn)行干部人事檔案工作領(lǐng)導(dǎo)體制至少存在以下弊端：一是主管部門(mén)不太明確，責(zé)任主體不十分清晰?！陡刹繖n案工作條例》明確規(guī)定：干部檔案工作由各級(jí)組織、人事部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)，各級(jí)組織部門(mén)對(duì)同級(jí)和下級(jí)的干部檔案工作，在業(yè)務(wù)上負(fù)有監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)的責(zé)任。按照《干部檔案工作條例》的這一規(guī)定，干部人事檔案工作出現(xiàn)了組織、人事兩個(gè)領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)和主管部門(mén)。但條例對(duì)這兩個(gè)部門(mén)的職責(zé)如何劃分，怎樣實(shí)現(xiàn)對(duì)干部人事檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，沒(méi)有做進(jìn)一步的規(guī)定。實(shí)際上，干部人事檔案工作自上而下都是由各級(jí)組織部門(mén)在領(lǐng)導(dǎo)和主管；干部檔案工作相關(guān)文件均是由各級(jí)組織部門(mén)頒發(fā)，其他類(lèi)人事檔案如企業(yè)職工檔案、流動(dòng)人員人事檔案管理方面的規(guī)定大都是參照干部人事檔案工作相關(guān)文件精神制定出來(lái)的；2011年10月國(guó)家檔案局在其頒布的《國(guó)家基本專(zhuān)業(yè)檔案目錄》，就明確將中組部列為干部檔案專(zhuān)業(yè)主管部門(mén)。二是檔案行政管理部門(mén)的監(jiān)督管理責(zé)任沒(méi)有完全落實(shí)?！陡刹繖n案工作條例》規(guī)定，各級(jí)檔案行政管理部門(mén)要按《中華人民共和國(guó)檔案法》等有關(guān)規(guī)定，對(duì)各級(jí)組織人事部門(mén)的干部檔案工作進(jìn)行宏觀管理、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)。但在中組部、國(guó)家檔案局在《關(guān)于印發(fā)〈干部檔案工作條例〉的通知》又明確指出，干部檔案工作納入全國(guó)檔案工作管理體系后，干部檔案的具體管理和干部檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)與指導(dǎo)，仍以各級(jí)黨委組織部門(mén)為主。但《中華人民共和國(guó)檔案法》實(shí)施細(xì)則以及《干部檔案工作條例》并沒(méi)有對(duì)檔案行政管理部門(mén)怎樣對(duì)干部人事檔案事業(yè)的發(fā)展進(jìn)行宏觀管理、組織協(xié)調(diào)、監(jiān)督指導(dǎo)，做出進(jìn)一步的明確規(guī)定。實(shí)際工作中，檔案行政管理部門(mén)沒(méi)有或沒(méi)有完全將干部人事檔案事業(yè)納入宏觀管理、組織協(xié)調(diào)范圍，工作業(yè)務(wù)上沒(méi)有或不便于進(jìn)行更多的監(jiān)督與指導(dǎo)。2002年，國(guó)家檔案局、中央檔案館頒發(fā)的《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》，就沒(méi)有涉及干部檔案信息化建設(shè)方面的內(nèi)容；唯有2011年國(guó)家檔案局、中央檔案館印發(fā)的《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十二五”規(guī)劃》，將《干部檔案工作條例》列進(jìn)需要做好修訂準(zhǔn)備工作的檔案工作系列文件里面。三是機(jī)構(gòu)設(shè)置不盡合理，干部力量配備沒(méi)有完全到位。《條例》規(guī)定，縣以上（含縣）的組織、人事部門(mén)，應(yīng)建立相應(yīng)的干部檔案管理工作機(jī)構(gòu)，并負(fù)責(zé)對(duì)本地區(qū)、本部門(mén)、本系統(tǒng)的干部檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。每管理1000人的檔案需配備一名專(zhuān)職干部，有業(yè)務(wù)指導(dǎo)任務(wù)的單位，要配備相應(yīng)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員。但從實(shí)行的情況來(lái)看，機(jī)構(gòu)設(shè)置和干部配備在某些地方、省市和單位并沒(méi)得到很好地落實(shí)，除中央組織部干部信息管理中心下面有一個(gè)中管干部信息檔案處，極少數(shù)省市縣委組織部門(mén)設(shè)有干部檔案處、干部檔案科外，絕大多數(shù)省市縣委組織部門(mén)都只是將干部人事檔案工作作為組織人事部門(mén)的一項(xiàng)工作職能，在干部一處、干部科等機(jī)構(gòu)下面設(shè)了一個(gè)干部檔案室。干部檔案室的工作人員不僅要按干部管理權(quán)限，分級(jí)管理干部檔案，而且要履行對(duì)本地區(qū)、本部門(mén)、本系統(tǒng)的干部檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)與指導(dǎo)工作職責(zé)。干部檔案室不屬于編制內(nèi)的機(jī)構(gòu)，干部檔案室的工作人員處于無(wú)職無(wú)權(quán)的尷尬地位。干部檔案管理機(jī)構(gòu)的這種配置，不僅直接關(guān)系到檔案工作人員的職級(jí)待遇提升，影響干部檔案隊(duì)伍“安、專(zhuān)、迷”，而且直接影響干部人事檔案事業(yè)的正常發(fā)展。干部檔案室的工作人員在完成數(shù)量龐大的干部檔案管理任務(wù)后，既沒(méi)有多少時(shí)間去研究干部人事檔案工作中出現(xiàn)的新情況和新問(wèn)題，也沒(méi)有多少精力去對(duì)本地區(qū)、本部門(mén)、本系統(tǒng)的干部檔案工作的進(jìn)行領(lǐng)導(dǎo)與指導(dǎo)。干部人事檔案工作這樣一套管理工作機(jī)構(gòu)顯然與國(guó)家檔案系統(tǒng)那一套管理工作機(jī)構(gòu)相差甚遠(yuǎn)。要靠這樣一套管理工作機(jī)構(gòu)及其弱小的檔案工作人員隊(duì)伍去完成干部人事檔案信息化建設(shè)任務(wù)，顯然不太現(xiàn)實(shí)。四是雙管或多管單位歸誰(shuí)領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)有得到很好解決。按照《干部檔案工作條例》：“干部檔案工作，……由干部主管部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)與指導(dǎo)”的規(guī)定，雙管或多管單位的干部人事檔案工作應(yīng)該是由其干部人事的上級(jí)主管部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)與指導(dǎo)，但《干部檔案工作條例》并沒(méi)有對(duì)雙管或多管單位的干部人事檔案工作歸誰(shuí)領(lǐng)導(dǎo)作明確規(guī)定，導(dǎo)致在實(shí)際工作中往往會(huì)出現(xiàn)雙管或多管單位的干部人事檔案工作，其上級(jí)單位都不管的現(xiàn)象，雙管或多管單位的干部人事檔案工作處于沒(méi)有上級(jí)主管部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)與指導(dǎo)的狀態(tài)。

三、改革是破解干部人事檔案信息化困境的根本途徑

干部人事檔案信息化建設(shè)要走出目前所面臨的困境，既要加大信息化建設(shè)宣傳教育力度，提高干部人事檔案工作領(lǐng)導(dǎo)干部、檔案工作人員的信息化意識(shí)和信息化專(zhuān)業(yè)技能；也要落實(shí)檔案工作專(zhuān)項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，加大信息化建設(shè)資金投入以及干部人事檔案信息化技術(shù)研發(fā)力度；更要加大干部人事檔案工作體制改革力度，克服干部人事檔案工作領(lǐng)導(dǎo)體制弊端，破解阻礙干部人事檔案信息化建設(shè)順利發(fā)展的體制障礙，消除影響干部人事檔案信息化建設(shè)順利發(fā)展的制度性因素。

一是明確主管部門(mén)，強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。在新修訂的《干部檔案工作條例》中，應(yīng)明確規(guī)定各級(jí)組織部門(mén)就是干部人事檔案工作的主管部門(mén)，干部人事檔案工作由各級(jí)組織部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)與指導(dǎo)；中組部負(fù)責(zé)全國(guó)干部人事檔案工作的宏觀領(lǐng)導(dǎo)與指導(dǎo)，各級(jí)地方組織部門(mén)負(fù)責(zé)本行政區(qū)域內(nèi)的干部人事檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)與指導(dǎo)，以避免出現(xiàn)同一系統(tǒng)、部門(mén)或單位出現(xiàn)組織、人事兩個(gè)領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)和主管部門(mén)問(wèn)題以及雙管或多管單位的干部人事檔案工作主管部門(mén)缺位問(wèn)題。

二是落實(shí)監(jiān)督指導(dǎo)職責(zé)，加強(qiáng)宏觀管理。干部人事檔案作為國(guó)家檔案的組成部分，理應(yīng)納入國(guó)家檔案工作管理體系。在新修訂的《干部檔案工作條例》中，應(yīng)各級(jí)檔案行政管理部門(mén)通過(guò)什么方式實(shí)現(xiàn)對(duì)各級(jí)組織人事部門(mén)的干部檔案工作進(jìn)行宏觀管理、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)做出明確規(guī)定。檔案行政管理部門(mén)除了按《中華人民共和國(guó)檔案法》執(zhí)法要求，加強(qiáng)對(duì)各級(jí)組織人事部門(mén)的干部檔案工作進(jìn)行檢查監(jiān)督指導(dǎo)外，還應(yīng)將干部人事檔案事業(yè)的發(fā)展、干部人事檔案信息化建設(shè)、理論研究、管理機(jī)制、隊(duì)伍建設(shè)納入國(guó)家檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃，落實(shí)檔案行政管理部門(mén)對(duì)干部人事檔案工作進(jìn)行宏觀管理、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)。

三是健全工作機(jī)構(gòu)，配足配強(qiáng)干部力量。在新修訂的《干部檔案工作條例》中，不僅要明確規(guī)定縣以上（含縣）的組織、人事部門(mén)，必須建立相應(yīng)的干部檔案管理工作機(jī)構(gòu)，而且要明確規(guī)定各級(jí)干部人事檔案管理工作機(jī)構(gòu)的職級(jí)，統(tǒng)一機(jī)構(gòu)名稱(chēng)，并按管檔數(shù)量和是否有業(yè)務(wù)指導(dǎo)任務(wù)配備專(zhuān)職管理干部和業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員。如中組部設(shè)干部人事檔案管理局，省市組織人事部門(mén)設(shè)干部人事檔案管理處，縣處級(jí)單位設(shè)干部人事檔案管理科，管檔數(shù)量少或不需要建立機(jī)構(gòu)的單位可以設(shè)置干部人事檔案室等；在既有組織部門(mén)又有人事部門(mén)的單位或部門(mén)建立一個(gè)干部檔案管理工作機(jī)構(gòu)，集中統(tǒng)一管理本部門(mén)、本單位的干部人事檔案；縣以上（含縣）的組織、人事部門(mén)干部檔案管理工作機(jī)構(gòu)必須配備專(zhuān)職管理干部和業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員，管檔數(shù)量少或沒(méi)有管檔任務(wù)的單位可以配備兼職檔案工作人員。通過(guò)機(jī)構(gòu)設(shè)置和干部職級(jí)待遇提升從制度機(jī)制上解決干部人事檔案管理工作機(jī)構(gòu)設(shè)置不合理、干部人事檔案管理干部職級(jí)、待遇偏低以及檔案工作人員“安、專(zhuān)、迷”等問(wèn)題。

四是完善管理體制，優(yōu)化管理模式。各級(jí)干部人事檔案管理工作機(jī)構(gòu)按照干部管理權(quán)限集中統(tǒng)一管理干部人事檔案，并負(fù)責(zé)對(duì)本地區(qū)、本部門(mén)、本系統(tǒng)的干部人事檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。干部人事檔案管理既可實(shí)行由組織人事部門(mén)的干部人事檔案管理工作機(jī)構(gòu)集中或相對(duì)集中管理干部人事檔案的非納入管理模式，也可實(shí)行由本單位的綜合檔案管理部門(mén)（檔案室或檔案館）集中管理干部人事檔案的納入管理模式。各單位可以結(jié)合本單位實(shí)際，選擇適合本單位情況的管理模式。實(shí)行納入管理模式的單位，其干部人事檔案要固定專(zhuān)人管理，業(yè)務(wù)工作要接受本單位組織人事部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)有關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)的檢查指導(dǎo)。

作者：方德生 單位：四川警察學(xué)院

第三篇：人事檔案信息化建設(shè)

1人事檔案信息化建設(shè)的重要意義

1.1人事檔案信息化工作是順應(yīng)時(shí)展的迫切需要。

當(dāng)今這個(gè)時(shí)代已近全面步入信息化時(shí)代，各行業(yè)各部門(mén)都在加快信息化的進(jìn)程。檔案部門(mén)也面臨著信息轟炸和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)帶來(lái)的強(qiáng)大壓力。很多地方已經(jīng)在改變傳統(tǒng)手工方式的操作，讓信息技術(shù)全面介入檔案管理和人事檔案管理。在當(dāng)前這樣一種情況下，人事檔案管理部門(mén)不應(yīng)該還在觀望、還要等待。而是要順勢(shì)而為、積極謀劃，變被動(dòng)為主動(dòng)，最大限度的開(kāi)發(fā)網(wǎng)絡(luò)資源、開(kāi)發(fā)軟件系統(tǒng)、培養(yǎng)計(jì)算機(jī)人才，積極推進(jìn)人事檔案信息化建設(shè)，不斷提高人事檔案信息化建設(shè)的程度，充分發(fā)揮人事檔案信息資源的優(yōu)勢(shì)，更好的服務(wù)于人力資源建設(shè)。

1.2人事檔案信息化工作是人事檔案進(jìn)一步發(fā)展的必然要求

人事檔案工作既是檔案工作，更是人事工作的重要組成部分，屬于人力資源管理的范疇。人事檔案包含人員的各類(lèi)重要信息、例如學(xué)歷、職稱(chēng)、獲獎(jiǎng)，可以給人才選拔提供最直接的參考。人事管理部門(mén)為了更加高效、便捷的給決策部門(mén)提供人事信息，就必須要按照科學(xué)、系統(tǒng)的方法開(kāi)發(fā)人事檔案信息資源。由于傳統(tǒng)以及歷史的原因，當(dāng)前人事檔案還主要是以紙質(zhì)材料為主，材料形成跨度時(shí)間長(zhǎng)，種類(lèi)繁多，人事檔案門(mén)類(lèi)有十大類(lèi)，中間還有很多小類(lèi)，多的材料能達(dá)到4、500頁(yè)，要在這么多的材料、這么多的門(mén)類(lèi)中實(shí)現(xiàn)材料的快速調(diào)閱，實(shí)在是很困難，也不符合現(xiàn)代信息資源建設(shè)的要求。信息化已經(jīng)全面介入檔案管理，很多地方的綜合檔案已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了信息化管理。信息化在人事檔案的全面鋪開(kāi)是早晚的事情。為了走在人事檔案信息化的前面，能更好的引領(lǐng)、帶動(dòng)人事檔案的信息化工作，積極開(kāi)展信息化建設(shè)是進(jìn)一步做好人事檔案工作的必然選擇。

2人事檔案信息化工作建設(shè)中面臨的主要困難

2.1領(lǐng)導(dǎo)重視不夠。

平心而論，檔案工作在領(lǐng)導(dǎo)眼中并不屬于重要工作。人事檔案雖然關(guān)系著全部人員的重要資料。但在領(lǐng)導(dǎo)眼中只要把紙質(zhì)檔案管好了，做不做檔案的信息化、開(kāi)不開(kāi)展的人事檔案的網(wǎng)絡(luò)化就顯得不是那么重要。遇到有上面檢查的時(shí)候能應(yīng)付就應(yīng)付，檢查過(guò)后依然是老樣子。因此當(dāng)前人事檔案信息化建設(shè)的的主要問(wèn)題是領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)注度還不夠，領(lǐng)導(dǎo)還沒(méi)有意識(shí)到信息化時(shí)代對(duì)人事檔案管理帶來(lái)的沖擊。在很多領(lǐng)導(dǎo)的意識(shí)里，人事檔案就是一大堆材料的堆積，信息化在他們看來(lái)完全沒(méi)有必要。

2.2經(jīng)費(fèi)不足。

如前所講，人海檔案的信息化建設(shè)并沒(méi)有得到領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，因此在經(jīng)費(fèi)投入上就顯得不是那么充足，能保障日常工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)就已經(jīng)不錯(cuò)了。而且人事檔案的信息化建設(shè)是一個(gè)系統(tǒng)的工程，例如有庫(kù)房建設(shè)的需求、人事檔案管理設(shè)備的要求，復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、照相機(jī)等等這都需要經(jīng)費(fèi)的充足保證。除此之外，人事檔案信息化建設(shè)最重要是的是軟件的支持。管理檔案的工作人員一般都不具備開(kāi)發(fā)軟件的能力，必須尋求市場(chǎng)解決。一般的軟件也要十來(lái)萬(wàn)，好的甚至要幾十萬(wàn)，這還只是初期購(gòu)買(mǎi)軟件的費(fèi)用，后期的維護(hù)、保養(yǎng)、升級(jí)都需要資金的進(jìn)一步支持。因此人事檔案的信息化建設(shè)確實(shí)需要大量資金的支持，而我們?cè)谶@方面還遠(yuǎn)遠(yuǎn)投入不足。

2.3人員素質(zhì)有待提高。

盡管從事檔案管理的工作人員近些年有一定變化，引進(jìn)了年輕人、優(yōu)秀的大學(xué)生，但從總體上來(lái)講從事檔案工作人的特點(diǎn)是年齡偏大、性別多是女同志，看著辦公室人員多，真正能操作、上手的人員少。人事檔案的信息化建設(shè)本來(lái)就是一項(xiàng)要求技術(shù)、要求信息化知識(shí)的工作。顯然一大批年紀(jì)大的女同志并不能很好地勝任這項(xiàng)工作。

3人事檔案信息化建設(shè)的對(duì)策

3.1千方百計(jì)爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)支持。

通過(guò)各種形式、各種渠道向領(lǐng)導(dǎo)宣傳人事檔案信息化建設(shè)的意義和重要性。向領(lǐng)導(dǎo)展示人事檔案信息化后的場(chǎng)景，讓領(lǐng)導(dǎo)相信人事檔案信息化工作是單位和部門(mén)人事工作的重要環(huán)節(jié)，人事檔案信息化既是適應(yīng)當(dāng)前不斷發(fā)展形勢(shì)的需要，更是人事檔案工作自身發(fā)展的迫切需求。只要爭(zhēng)取到了領(lǐng)導(dǎo)的支持，不管是庫(kù)房環(huán)境、資金保證、設(shè)備支持以及人員調(diào)動(dòng)都會(huì)得到極大改觀，將會(huì)有力的促進(jìn)人事檔案信息化工作的開(kāi)展、加開(kāi)改革的步伐。

3.2加大資金投入。

爭(zhēng)取到領(lǐng)導(dǎo)的支持，想法設(shè)法加大資金的投入。趁著當(dāng)前整個(gè)社會(huì)都在搞信息化建設(shè)工作，檔案工作人員也要趕上這趟信息化建設(shè)的春風(fēng)，把人事檔案信息化建設(shè)的資金納入單位的預(yù)算之中，這樣就有了堅(jiān)實(shí)的資金保障。在工作中嚴(yán)格按照預(yù)算來(lái)執(zhí)行，根據(jù)人事的檔案信息化的工作要求，把信息化建設(shè)需要的相關(guān)設(shè)備逐步配備齊全。在裝備齊全的情況下為人事檔案信息化工作奠定堅(jiān)實(shí)的物質(zhì)基礎(chǔ)，合理配置檔案庫(kù)房,并根據(jù)檔案庫(kù)房管理的“八防”要求,配備防火、防盜、空調(diào)、滅火裝置、溫濕度測(cè)試儀等設(shè)施。保證人事檔案信息化建設(shè)的順利開(kāi)展。

3.3培養(yǎng)適應(yīng)現(xiàn)代信息技術(shù)的人才。

人事檔案信息化工作就是將人事檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化的過(guò)程。這是一個(gè)現(xiàn)代化的過(guò)程，對(duì)已經(jīng)習(xí)慣漿糊、縫紉機(jī)、裝訂機(jī)等傳統(tǒng)檔案整理方法的人員來(lái)講是一個(gè)全新的課題，極具挑戰(zhàn)。所以檔案工作人員的轉(zhuǎn)型特別重要，檔案工作人員自身要有轉(zhuǎn)型的意識(shí)，清楚了解當(dāng)前整個(gè)檔案發(fā)展的形勢(shì)，明白轉(zhuǎn)型非轉(zhuǎn)不可，勢(shì)在必行。與其讓明天來(lái)淘汰自己，不如讓自己轉(zhuǎn)型來(lái)適應(yīng)明天。積極主動(dòng)加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)方面的學(xué)習(xí)，練就過(guò)硬的檔案信息化本領(lǐng)。除此之外，檔案管理部門(mén)要給工作人員提供轉(zhuǎn)型發(fā)展的學(xué)習(xí)環(huán)境，通過(guò)參觀學(xué)習(xí)、外出培訓(xùn)、請(qǐng)人來(lái)指導(dǎo)等多種形式為檔案工作人員提供最好的學(xué)習(xí)環(huán)境、學(xué)習(xí)氛圍、學(xué)習(xí)支持。這樣通過(guò)內(nèi)部以及外部的合力作用，推動(dòng)檔案工作人員的順利轉(zhuǎn)型，為人事檔案信息化工作提供最好的人力保障。

3.4做好人事檔案信息化建設(shè)的保密工作。

人事檔案在現(xiàn)階段畢竟還屬于機(jī)密的內(nèi)容，未經(jīng)組織、人事部門(mén)授權(quán)，任何單位和個(gè)人不能隨意調(diào)閱自己和他人的人事檔案。在人事檔案信息化工作完成后，人事檔案的相關(guān)內(nèi)容全部呈現(xiàn)在網(wǎng)上，這就給別有用心的人以及黑客提供了機(jī)會(huì)。因此做好人事檔案信息化工作的保密措施特別重要。如果是通過(guò)購(gòu)買(mǎi)他人軟件的要定期備份、清理授權(quán)，設(shè)好防火墻，積極做好防御工作。有條件的話(huà)最好自己開(kāi)發(fā)軟件，掌握核心信息、掌握修改權(quán)限，這樣會(huì)更加安全。無(wú)論如何都應(yīng)該定期檢查、做好清理，經(jīng)常更換密碼，想盡一切辦法，保證人事檔案信息化工作的安全。

作者：唐書(shū)怡 單位：樂(lè)山師范學(xué)院

第四篇：信息化人事檔案管理探索

一、信息化背景下人事檔案管理的意義

信息化背景下，人事檔案管理主要是從傳統(tǒng)的實(shí)體文件管理轉(zhuǎn)化為數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，進(jìn)而提高人事檔案管理效率，使其更方便、快捷。在進(jìn)行信息化人事檔案管理時(shí)，檔案管理工作需要對(duì)那些易于損壞、使用頻率較高的重要檔案進(jìn)行數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化保存，以方便使用和查詢(xún)。在信息化時(shí)代背景下，加大現(xiàn)有人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的規(guī)模和容量，加強(qiáng)信息共享與安全儲(chǔ)存也是時(shí)展的需要。人事檔案信息化管理的意義與作用可歸納為以下幾個(gè)方面：

1、降低管理成本

傳統(tǒng)的檔案管理無(wú)論是在空間、還是資源上都存在很大的浪費(fèi)，致使人事檔案管理成本居高不下。而信息化管理人事檔案使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對(duì)象轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案，這樣不僅節(jié)約了保管費(fèi)用，節(jié)省了占地空間和紙質(zhì)費(fèi)用，而且查閱起來(lái)極為方便迅速，節(jié)省了查閱檔案者的時(shí)間，也避免了反復(fù)印制資料而造成的紙張和人員浪費(fèi)。

2、為社會(huì)選人用人提供方便

人事檔案進(jìn)行信息化管理后，檔案不再以傳統(tǒng)的紙質(zhì)版形式存在，用人單位可以直接根據(jù)網(wǎng)絡(luò)共享平臺(tái)對(duì)人員進(jìn)行直接快速了解，不必再像對(duì)傳統(tǒng)形式檔案一樣慢慢的進(jìn)行梳理、審核，這在很大程度上加快了用人單位的工作速率，同時(shí)也可減少了相關(guān)管理部門(mén)對(duì)人事檔案管理的工作量，還確保了檔案信息的準(zhǔn)確性，提高人事管理部門(mén)的工作效率。

3、促進(jìn)檔案信息的準(zhǔn)確、完整

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)由于部門(mén)之間沒(méi)有及時(shí)溝通，交接工作不及時(shí)而導(dǎo)致檔案信息不完整、更新速度慢的狀況。而建立檔案信息化管理后，檔案可以隨時(shí)在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上進(jìn)行共享，避免了這種由于交接工作導(dǎo)致的錯(cuò)誤，使得檔案更新更加及時(shí)，也更加確保了檔案的準(zhǔn)確性、完整性程度。

4、改變現(xiàn)有管理人員的工作模式

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，檔案管理人員需要手工進(jìn)行各個(gè)檔案的整理，工作量大且效率不高，而進(jìn)行檔案信息化管理后，檔案管理人員只需把檔案以數(shù)字化形式共享到網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，這樣便可以方便、快速的實(shí)現(xiàn)各種人事檔案信息的統(tǒng)計(jì)和分析，從而提高各項(xiàng)工作的效率。同時(shí)還可以提高工作人員對(duì)業(yè)務(wù)的學(xué)習(xí)，進(jìn)而提高他們對(duì)檔案的管理水平。

5、增強(qiáng)檔案原件保護(hù)

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，雖說(shuō)在檔案室里能夠保護(hù)完好，但檔案擁有者一旦提出檔案，安全性就不能得到充分的保障。人事檔案信息化則把傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案信息化、數(shù)字化，會(huì)使檔案的查閱保存安全性大大提高。特別是那些時(shí)間長(zhǎng)久的檔案物品，信息化實(shí)施后明顯是對(duì)他們最好的保護(hù)方式。同時(shí)，檔案信息化也避免了一些動(dòng)機(jī)不正的人員對(duì)檔案進(jìn)行不合法修改。這樣就可以使得檔案原件能夠得到很好的保護(hù)。

二、信息化背景下人事檔案信息管理的現(xiàn)狀

1、缺乏強(qiáng)有力的監(jiān)督

有些企業(yè)在人事檔案管理上缺乏強(qiáng)有力的監(jiān)督，導(dǎo)致檔案信息管理工作效率低下，現(xiàn)代信息技術(shù)的作用沒(méi)有發(fā)揮到最佳。檔案管理者與檔案擁有者之間的關(guān)系沒(méi)有劃清，在日常工作中往往會(huì)出現(xiàn)不必要的麻煩，一些企業(yè)管理僅僅是依靠行政管理來(lái)監(jiān)督檔案管理工作，沒(méi)能很好的發(fā)揮法律監(jiān)督作用，造成政府對(duì)檔案的監(jiān)督工作也不是很理想。

2、工作人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)不夠過(guò)硬

檔案的管理需有專(zhuān)業(yè)的監(jiān)管人士進(jìn)行操作管理，但是很大一部分檔案管理者并沒(méi)有相關(guān)的資格證，有的甚至是臨時(shí)調(diào)用，自身專(zhuān)業(yè)素質(zhì)不過(guò)硬、對(duì)檔案管理工作沒(méi)有熱情，使得工作效率大打折扣。

3、自身機(jī)制薄弱，領(lǐng)導(dǎo)不重視

自身機(jī)制薄弱，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作不重視在很大程度上使得檔案信息化管理不能正常進(jìn)行。領(lǐng)導(dǎo)的不重視導(dǎo)致相關(guān)專(zhuān)業(yè)人員不能到位、相關(guān)規(guī)章制度落實(shí)不下去，各部門(mén)對(duì)此工作相互推諉，不能很好的進(jìn)行溝通。這就導(dǎo)致了大家都不把檔案管理當(dāng)作一件重要的事，在進(jìn)行檔案處理時(shí)往往也就會(huì)臨時(shí)抽派一些人進(jìn)行整理，以致檔案信息管理不能很好的進(jìn)行。

4、只重視使用，不重視管理

一些管理部門(mén)只單單的重視檔案的查詢(xún)功能，卻忽略了管理工作。有的仍舊在延續(xù)老式檔案的管理方法，不僅費(fèi)時(shí)、費(fèi)力，更不能很好的對(duì)人事檔案進(jìn)行管理，導(dǎo)致工作量大效率卻低下。有的部門(mén)雖然配備的有電腦、掃描儀、打印機(jī)等先進(jìn)設(shè)備，但對(duì)檔案管理只是局限于輸入和打印等一些常規(guī)的簡(jiǎn)單操作，對(duì)人事信息的整理、分類(lèi)、匯總等工作則無(wú)法進(jìn)行。

三、加強(qiáng)和完善人事檔案信息管理的對(duì)策

在信息化時(shí)代背景下，為了使人事檔案管理工作更好地開(kāi)展，不僅需要各機(jī)關(guān)部門(mén)加強(qiáng)對(duì)檔案信息化的重視，更需要強(qiáng)有力的監(jiān)督監(jiān)管部門(mén)和權(quán)威的法律法規(guī)來(lái)保障，同時(shí)也需要大力培養(yǎng)專(zhuān)業(yè)素質(zhì)人才來(lái)支撐人事檔案信息化的進(jìn)程。

1、建立完善的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，重視人事檔案管理的信息化建設(shè)

利用現(xiàn)代信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)建立一整套完善的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)人事檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行即時(shí)更新，讓每一個(gè)人第一時(shí)間了解到自己的最新檔案，解決信息報(bào)送不及時(shí)問(wèn)題。同時(shí)對(duì)人事檔案信息進(jìn)行數(shù)據(jù)分類(lèi)，按照不同的種類(lèi)進(jìn)行不同的分組，方便企業(yè)在進(jìn)行招聘時(shí)查詢(xún)應(yīng)聘者資料，同時(shí)這些信息可以重復(fù)利用，為企業(yè)的發(fā)展提供多方面的幫助。但數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)分類(lèi)并不是一件簡(jiǎn)單的工作，需要相關(guān)部門(mén)發(fā)揮最大的作用，真正實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化、便捷化。

2、加強(qiáng)人事檔案管理工作人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)培養(yǎng)

工作人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)是保障人事檔案信息管理工作順利進(jìn)行的保障。只有工作人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)得到提升，檔案信息管理工作才能得到保證。所以，無(wú)論是企業(yè)還是政府相關(guān)機(jī)構(gòu)都應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)進(jìn)行培養(yǎng)，使他們的能力得到提升。具體可聘請(qǐng)一些專(zhuān)業(yè)的檔案管理工作人員對(duì)員工進(jìn)行專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，同時(shí)還應(yīng)聘請(qǐng)一些計(jì)算機(jī)方面的人才對(duì)員工進(jìn)行深度的計(jì)算機(jī)培訓(xùn)，使他們掌握計(jì)算機(jī)的使用和修理。同時(shí)，員工也應(yīng)注重自身專(zhuān)業(yè)素質(zhì)的培養(yǎng)，在平時(shí)的工作中發(fā)揮主觀積極性、能動(dòng)性，主動(dòng)去發(fā)揮自己的潛能，創(chuàng)造更大的價(jià)值。

3、建立健全內(nèi)部管理模式，提高工作水平

科學(xué)、完善的自身管理機(jī)制，是檔案工作能夠安全、高效進(jìn)行的前提。為保證檔案管理工作的安全性、高效性，應(yīng)對(duì)檔案的檢閱與存儲(chǔ)，實(shí)行互相牽制、分級(jí)授權(quán)簽署的模式進(jìn)行管理，對(duì)部分珍貴檔案的存放或過(guò)期檔案的銷(xiāo)毀，要盡可能的實(shí)施集體決策。同時(shí)要對(duì)重要部門(mén)的人員定期調(diào)整以保證個(gè)人檔案的私密性。

4、實(shí)施嚴(yán)格的考評(píng)制度并進(jìn)行獎(jiǎng)懲

按照工作的需要和工作性質(zhì)制定嚴(yán)格的規(guī)章制度，按照公平、公正的原則對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行獎(jiǎng)懲。對(duì)那些在工作中表現(xiàn)突出，認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作人員進(jìn)行適當(dāng)?shù)奈镔|(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)和精神獎(jiǎng)勵(lì)，而對(duì)那些工作成績(jī)不高，或者在工作中犯了錯(cuò)誤，比如將個(gè)人隱私透漏、使信息失真的工作人員進(jìn)行懲罰、批評(píng)，對(duì)于情節(jié)比較嚴(yán)重的工作人員則追究其法律責(zé)任。

5、建立專(zhuān)人負(fù)責(zé)制度

為適應(yīng)新形勢(shì)的需要，促進(jìn)檔案管理信息化的發(fā)展，人事檔案信息管理工作不僅需要專(zhuān)業(yè)的技術(shù)型人才掌握必要的信息化業(yè)務(wù)知識(shí)，并且還要有人參與檔案管理、保護(hù)等具體業(yè)務(wù)。因此檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)檔案的存放、調(diào)閱、流通等各個(gè)流程進(jìn)行嚴(yán)格的控制，不可疏忽任何一個(gè)環(huán)節(jié)，將責(zé)任聯(lián)系到具體的工作人員，將各項(xiàng)措施切實(shí)執(zhí)行，達(dá)到專(zhuān)人負(fù)責(zé)，以便檔案能夠更好的得到管理與保護(hù)。

6、加強(qiáng)相關(guān)系統(tǒng)、軟件的安全保障

在信息化高速發(fā)展的今天，網(wǎng)絡(luò)能夠給我們帶來(lái)便利，也能夠給我們帶來(lái)侵害。過(guò)去使用的檔案系統(tǒng)大多是單機(jī)系統(tǒng)，病毒不能直接入侵，不會(huì)造成大的危害。但若實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，就要進(jìn)行全國(guó)聯(lián)網(wǎng)或是局域網(wǎng)連接，這個(gè)時(shí)候就可能會(huì)出現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)中斷退出、病毒入侵、黑客來(lái)訪等現(xiàn)象。因此，在進(jìn)行相關(guān)軟件購(gòu)買(mǎi)的時(shí)候，一定要檢驗(yàn)軟件開(kāi)發(fā)廠商有沒(méi)有完全依照法律法規(guī)來(lái)設(shè)計(jì)制作。在運(yùn)行檔案信息化系統(tǒng)軟件的時(shí)候，要詳細(xì)排查系統(tǒng)軟件是否存在著漏洞，如果檢查結(jié)果不符合安全需要，應(yīng)立即停止使用，以保障檔案信息系統(tǒng)的正常適用。

四、結(jié)語(yǔ)

總之，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的普及和應(yīng)用為人事檔案管理提供了新的方向和途徑，也帶來(lái)了新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。人事檔案信息化應(yīng)吸取其它檔案信息化建設(shè)的經(jīng)驗(yàn)與教訓(xùn)，在科學(xué)發(fā)展的前提下，努力探索出一條向著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的可持續(xù)道路。

作者：蔣長(zhǎng)高 單位：福建建工集團(tuán)總公司