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【摘要】按照《黨政干部選拔任用條例》要求，干部任用過程中需對(duì)干部的年齡、學(xué)歷及主要任職經(jīng)歷都有相應(yīng)的調(diào)查審核，然而現(xiàn)實(shí)中，很多干部的人事檔案中存在“三齡一歷”的種種問題。由此反映出干部人事檔案管理中的一些矛盾。本文在干部人事檔案管理的矛盾分析基礎(chǔ)上，提出了若干應(yīng)對(duì)之策。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；矛盾；對(duì)策

近年來，隨著各級(jí)組織部門對(duì)干部人事檔案的加大清理，干部人事檔案工作也越來越受到高校領(lǐng)導(dǎo)的重視，干部人事檔案為干部的任職、評(píng)級(jí)、加薪等方面起到了很好的憑證作用。但在實(shí)際的干部人事檔案管理過程中，還存在諸多問題。本文旨在通過對(duì)干部人事檔案管理矛盾的分析，提出改進(jìn)對(duì)策，以提高干部人事檔案管理的整體水平。

一、干部人事檔案管理工作中的矛盾分析

1.干部檔案集中管理和干部檔案材料分散形成的矛盾

現(xiàn)行干部檔案管理實(shí)行集中統(tǒng)一、分級(jí)管理。各系統(tǒng)各單位干部人事檔案基本上都是按干部管理權(quán)限集中在干部人事部門保管，極少數(shù)單位和系統(tǒng)把系統(tǒng)內(nèi)的所有干部檔案集中統(tǒng)一在干部人事處管理。干部檔案工作始終面臨著集中管理與分散形成的矛盾。學(xué)歷學(xué)位材料由高等院校形成，教育培訓(xùn)材料由培訓(xùn)機(jī)構(gòu)形成，職稱評(píng)定材料由人事部門形成，表彰獎(jiǎng)勵(lì)材料很多單位有，違紀(jì)違法材料由紀(jì)檢監(jiān)察部門形成，審計(jì)材料由審計(jì)部門形成，每個(gè)人的履歷表、年度考核材料等都由干部本人分散形成。即使在干部人事部門內(nèi)部，材料形成也呈分散狀態(tài)，負(fù)責(zé)工資的形成工資材料，負(fù)責(zé)任免的形成任免材料。管理檔案的工作人員，很少直接形成干部檔案材料。要把這些由不同部門不同人員不同時(shí)間形成的材料收集歸檔，難度可想而知。因此，干部檔案中材料不齊全、不完整的問題普遍存在。

2.干部檔案材料橫向縱向不能互相印證的矛盾

由于歷史的原因，簡(jiǎn)化字、異體字，地名變化及管理人員的漫不經(jīng)心，使用同音字或在無法確認(rèn)的情況下寫個(gè)干部出生的大致時(shí)間，便遺留下很多問題。從橫向來看，干部檔案記載的信息與干部戶籍檔案、身份證及其他部門信息管理系統(tǒng)所記載的信息多存在不一致。從干部檔案中縱向形成的材料來看，不同時(shí)期形成的干部檔案材料記載的有關(guān)信息也較多地出現(xiàn)前后矛盾，主要體現(xiàn)在干部出生年月、參加工作時(shí)間、加入組織時(shí)間、學(xué)歷學(xué)位、工作經(jīng)歷、民族和姓名用字上等。這些問題反映在檔案中，就表現(xiàn)為干部本人填寫的各類材料上前后不一致，組織人事部門在工資表、任免表等材料上前后也不一致。

3.干部檔案工作量大與干部人事部門人少事多的矛盾

中組部《干部檔案條例》規(guī)定，“每管理一千人的檔案需配備一名專職干部，有業(yè)務(wù)指導(dǎo)任務(wù)的單位，要配備相應(yīng)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員。不需要建立機(jī)構(gòu)的單位，必須配備專職或以干部檔案工作為主的兼職檔案工作人員?！备咝?yīng)該屬于“不需要建立機(jī)構(gòu)的單位”，按照規(guī)定，必須配備專職或以干部檔案工作為主的兼職人員。從實(shí)際來看，各單位從事干部檔案工作的專職干部幾乎沒有，有的兼職人員還要身兼數(shù)職，根本無法滿足工作需要。干部檔案工作存在清理、收集、審核、歸檔、整理、保管、查借閱、信息管理等諸多環(huán)節(jié)，整理里面又有分類、鑒別、技術(shù)加工、編號(hào)、編目、裝訂等步驟，其工作任務(wù)和工作量是可想而知的。很多單位都采取集中時(shí)間集中人員搞集中整理，要么聘請(qǐng)外人審核整理，要么抽調(diào)系統(tǒng)或單位的干部審核整理。這種集中的方式雖然解決了一些問題，但不能從根本上使這項(xiàng)工作規(guī)范發(fā)展，往往是“整了又亂，亂了再整”，歷史欠賬越來越多。

4.干部人事部門信息不對(duì)稱

掌握信息要求及時(shí)全面與信息提供主體提供信息不及時(shí)不全面的矛盾，即“信息不對(duì)稱”的問題。隨著社會(huì)轉(zhuǎn)型期“單位人”向“社會(huì)人”的過渡，靠傳統(tǒng)“實(shí)物”的傳統(tǒng)送交、催收方式等方法已經(jīng)不能及時(shí)、全面掌握了解到干部的許多情況。干部由原來的單位管理為主逐步轉(zhuǎn)向由單位與社會(huì)共同管理，過去許多由單位管理的事項(xiàng)逐步讓位給社會(huì)管理，單位不再參與，從這方面來講，干部正在逐步擺脫單位的“束縛”，變得越來越“自由”。所以，在填寫干部信息時(shí)，經(jīng)常會(huì)因情況掌握不準(zhǔn)確出現(xiàn)錯(cuò)漏，有時(shí)甚至?xí)茈x譜。

二、高校干部人事檔案管理的應(yīng)對(duì)之策

面對(duì)高校干部人事檔案管理中出現(xiàn)的種種矛盾，筆者認(rèn)為總的對(duì)策是全面深入開展干部人事檔案工作目標(biāo)管理活動(dòng)，并以此為抓手，全面提升干部人事檔案管理整體水平，使其更好地適應(yīng)新形勢(shì)新任務(wù)的要求。當(dāng)前應(yīng)突出抓好以下三個(gè)方面：

1.明確三個(gè)主體，落實(shí)三種責(zé)任

根據(jù)有關(guān)規(guī)定，結(jié)合單位實(shí)際，制定干部人事檔案管理目標(biāo)責(zé)任制。明確三個(gè)責(zé)任主體：?jiǎn)挝活I(lǐng)導(dǎo)，人事部門負(fù)責(zé)人，干部人事檔案工作人員。落實(shí)三種責(zé)任：?jiǎn)挝活I(lǐng)導(dǎo)對(duì)干部人事檔案工作負(fù)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任；人事部門負(fù)責(zé)人對(duì)干部人事檔案工作負(fù)管理責(zé)任；檔案工作人員對(duì)干部人事檔案管理負(fù)直接責(zé)任。一是單位領(lǐng)導(dǎo)要重視檔案工作，并將其納入議事日程、建立良好的管理體制。二是要培養(yǎng)檔案習(xí)慣。兼職檔案人員不能解決好所有的干部檔案問題，需要干部人事工作部門全員的“檔案意識(shí)”和“檔案習(xí)慣”。作為干部人事部門的負(fù)責(zé)人，要努力促成這種全員“意識(shí)”和“習(xí)慣”的養(yǎng)成。三是要恪守工作原則。要在干部人事工作中堅(jiān)持以檔案中記載的“白紙黑字”為基本依據(jù)，有檔必依，無檔不依。要安排原則性和責(zé)任心強(qiáng)的同志從事干部檔案工作。

2.完善檔案信息采集制度，把好一個(gè)關(guān)口

完善干部人事檔案信息采集制度的核心，是進(jìn)一步明確檔案信息提供主體，將真實(shí)、準(zhǔn)確、全面、及時(shí)提供干部人事信息納入信息提供主體的責(zé)任和義務(wù)，確保干部人事檔案信息采集的質(zhì)量。與此同時(shí)，要認(rèn)真做好干部檔案信息的處理工作，核心是甄別和審核工作。首先要把好入口關(guān)，對(duì)擬歸檔的文件材料認(rèn)真進(jìn)行甄別和審核。其次是定期開展干部檔案審核工作。審核的主要內(nèi)容為四個(gè)方面：一是審核檔案材料是否齊全完整，二是審核檔案材料是否手續(xù)完備，三是審核檔案內(nèi)容是否客觀真實(shí)，四是檔案案卷是否條理規(guī)范。

3.建立規(guī)章理制度，提高檔案管理水平

建立健全干部檔案查（借）閱、收集、歸檔分類、檢查核對(duì)、保管保密、管理人員職責(zé)、傳遞等制度。做到制度上墻，責(zé)任清楚。檔案的查、借、閱、轉(zhuǎn)等程序條理化，堅(jiān)決做到：無介紹信不查，涉及本人不查，未經(jīng)批準(zhǔn)不查；手續(xù)不全不借，親屬檔案不借，非特殊需要不借；個(gè)人帶檔不轉(zhuǎn)，沒有正式調(diào)令不轉(zhuǎn)，材料不全不轉(zhuǎn)。這樣一來就可以確保檔案的完整、真實(shí)、連續(xù)，真正為干部著想，發(fā)揮檔案的最大功效。

4.逐步實(shí)現(xiàn)干部人事檔案的“三化”

“三化”即是數(shù)字化、信息化、網(wǎng)格化。一是對(duì)檔案材料進(jìn)行數(shù)字化處理，每年要用專人把人事檔案的目錄全部錄入計(jì)算機(jī)，為檔案信息化管理奠定基礎(chǔ)。二是采用科學(xué)實(shí)用的干部人事檔案管理系統(tǒng)，將錄入的數(shù)據(jù)嚴(yán)格管理，使其規(guī)范化。三是探索建立干部人事檔案信息交流平臺(tái)?？蓪⒏刹啃畔?dòng)態(tài)化，首先改變以往以部門為單位的管理方式，按干部姓氏音序排列，形成一套干部音序管理法，使用時(shí)一目了然；其次在電腦里直接生成《干部任免審批表》《“三齡一歷”確認(rèn)表》《干部花名冊(cè)》《干部年度考核表》等各種人員信息表，為干部任免、調(diào)動(dòng)、福利待遇、工資套改、辦退（離）休手續(xù)等事務(wù)，開展快捷便利的服務(wù)，逐步實(shí)現(xiàn)干部人事檔案的網(wǎng)格化管理。高校的干部人事檔案管理工作只有認(rèn)真、規(guī)范，才能使干部的人事檔案全面、真實(shí)、連續(xù)，為開發(fā)干部檔案的信息資源、發(fā)揮干部的積極作用起到大力的推動(dòng)作用，為領(lǐng)導(dǎo)發(fā)現(xiàn)、培養(yǎng)、提拔、重用干部提供有力的依據(jù)。

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作者：許瑋 楊小清 單位：武漢城市職業(yè)學(xué)院 湖北省疾病預(yù)防控制中心