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一、會計電算化概述

(一)會計電算化的內(nèi)涵廣義上的會計電算化是針對所有與會計工作相關的電算化業(yè)務，包括會計電算化軟件系統(tǒng)的開發(fā)設計、企事業(yè)會計電算化人員的相關培訓、運用會計電算化的相關規(guī)劃及原則系統(tǒng)，以及會計電算化軟件市場的開發(fā)等。狹義上的會計電算化就是在會計工作中運用電子計算機技術進行會計業(yè)務處理，也就是說企事業(yè)單位等在會計業(yè)務工作上運用計算機技術進行業(yè)務操作，提升業(yè)務系統(tǒng)管理效果的會計信息系統(tǒng)。本文研究主要針對狹義的會計電算化進行，后文不再進行重復說明。

(二)會計電算化對企業(yè)的影響會計電算化的應用打破了傳統(tǒng)手工記賬中會計核算的低效率，在會計電算化中，會計人員可以隨時對賬目進行核對，并且自動生成對賬單，大大提升會計對賬的效率。會計電算化系統(tǒng)能夠促使企業(yè)財務部門級企業(yè)管理者在會計系統(tǒng)中利用公式進行財務數(shù)據(jù)分析，對企業(yè)的綜合財務能力形成全面的認識。在企業(yè)的投融資決策、生產(chǎn)計劃等方面運用財務分析結(jié)果，能夠促使企業(yè)決策更加科學，企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營等符合企業(yè)自身財務能力，促使企業(yè)逐漸實現(xiàn)生產(chǎn)經(jīng)營中的資金優(yōu)化運用并促進企業(yè)實現(xiàn)更好發(fā)展等。本文研究以會計電算化的崗位責任制度為研究對象，結(jié)合A企業(yè)的真實案例，分析該企業(yè)會計電算化崗位責任制的現(xiàn)實情況及存在的問題，設計解決方案，希望可以推進該企業(yè)在會計電算化崗位責任制優(yōu)化的前提下，更好的借助會計電算化實現(xiàn)財務工作的優(yōu)化發(fā)展。

二、A企業(yè)會計電算化崗位責任制現(xiàn)狀

(一)A企業(yè)介紹A企業(yè)是一家集研發(fā)、生產(chǎn)于一體的專業(yè)冰箱、冷柜、家用電器及廚房冷凍設備廠家、并設有模具開發(fā)、五金加工、塑料生產(chǎn)等配套企業(yè)。A企業(yè)設備廠秉承一貫“百煉精品，杰出科技”的企業(yè)理念，在積極引進國外先進制冷保鮮技術和生產(chǎn)工藝及檢測設備的同時，加大新品研發(fā)力度，在制冷技術上獨樹一幟。

(二)A企業(yè)會計電算化的崗位職責及業(yè)務流程

1.會計電算化崗位職責A企業(yè)的會計電算化管理機構(gòu)與人員設置主要包括如下內(nèi)容：(1)電算主管的崗位與職責：財務主管擔任電算化主管，負責系統(tǒng)軟件環(huán)境的確立和操作人員權(quán)限的設定；對日工作及崗位協(xié)調(diào)進行處理；定期檢查電算化系統(tǒng)運行日記；(2)軟件操作的崗位及職責：該崗位主要負責分管業(yè)務數(shù)據(jù)輸入、自檢核對工作；打印輸出記賬憑證、賬簿、報表、數(shù)據(jù)備份；(3)審核、記賬的崗位及職責：該崗位主要針對記賬憑證與原始憑證進行審核；操作軟件登錄機內(nèi)賬簿；(4)電算維護的崗位及職責：主要負責定期檢查系統(tǒng)運行并排除故障；定期查殺病毒；負責系統(tǒng)升級調(diào)試與人員變動維護故障；對操作人員進行系統(tǒng)運作指導培訓；(5)數(shù)據(jù)管理的崗位及職責：對數(shù)據(jù)進行分析；定期檢查數(shù)據(jù)安全性和保密性；(6)出納的崗位及職責：出納人員根據(jù)對應權(quán)限，及時確認收付款行政；登錄軟件進行銀行和現(xiàn)金日記賬；及時對數(shù)據(jù)進行備份，輸出相關日記賬并與生成的銀行對賬單核對。通過會計電算化的應用，A企業(yè)能夠通過計算機系統(tǒng)迅速實現(xiàn)會計的錄入、審核、修訂及歸檔分析等，促使會計工作中數(shù)據(jù)的處理效率得到改善。會計電算化系統(tǒng)軟件能夠通過編輯公式等自行檢測數(shù)據(jù)準確性，對于明顯存在錄入錯誤或者與歷史數(shù)據(jù)等存在較大出入的數(shù)據(jù)會及時提醒，進而促使會計數(shù)據(jù)的處理準確性改善。

2.會計電算化的業(yè)務流程A企業(yè)的會計電算化采取用友軟件，在用友軟件中企業(yè)的賬戶設置主要利用ADMIN注冊系統(tǒng)管理功能下的權(quán)限設置，根據(jù)公司財務、套賬要求，設置各部門及相關人員權(quán)限。A企業(yè)的會計電算化憑證傳遞流程是在傳統(tǒng)的原始憑證傳遞基礎上，結(jié)合電算化業(yè)務操作和形成流程進行整合，形成的新的憑證傳遞流程：(1)企業(yè)生產(chǎn)、銷售等基礎部門在實踐活動中出現(xiàn)財務相關活動，形成包括發(fā)票、原始出入庫單據(jù)、購銷憑證等在內(nèi)的原始憑證；(2)基礎部門登錄電算化系統(tǒng)，在權(quán)限范圍內(nèi)，對原始憑證進行初步登記。并將憑證傳送給企業(yè)財務部門；(3)企業(yè)出納對原始憑證進行核對，核對無誤后將其在電算化軟件中進行登記，并將憑證整理歸檔；(4)月底由財務主管對相關信息進行審核，審核無誤的原始憑證作為初始資料保存，有誤的，核對原始憑證及相關信息并進行處理。A企業(yè)財務活動中涉及到多個資產(chǎn)使用、管理的相關部門，只有在較好的信息與溝通基礎上，才能夠促進企業(yè)的內(nèi)部控制更好的得到落實。在信息技術基礎上，企業(yè)內(nèi)部控制的信息與溝通機制逐漸完善，建立數(shù)據(jù)中心，則可以形成數(shù)字化系統(tǒng)，實現(xiàn)了內(nèi)部控制中管理層、中間管理部門、票據(jù)中心及資產(chǎn)等全面業(yè)務及向各部門與一體的信息網(wǎng)絡，促使相關信息的傳播速度更快，極大的提升了內(nèi)部控制監(jiān)管效率。促使信息流通效率提升，為企業(yè)的進一步發(fā)展創(chuàng)造了更好的客戶基礎和市場基礎。

(三)A企業(yè)會計電算化崗位責任落實的配套管理制度

1.會計電算化操作與協(xié)調(diào)管理制度A企業(yè)會計電算化操作與協(xié)調(diào)管理主要是針對電算化崗位設置與日常工作設置的協(xié)調(diào)進行。其中，財務部門的內(nèi)部工作完全按照電算化權(quán)責設置進行。基礎部門則由部門主管負責對應的憑證和信息傳遞與對應權(quán)限的錄入工作。

2.會計電算化計算機硬件管理制度A企業(yè)為確保會計電算化系統(tǒng)的正常應用，確定了如下三個計算機硬件管理制度：(1)注重計算機硬件設備的維護、保養(yǎng)，定期整理硬盤，確保系統(tǒng)運行政策；(2)在獲得電算化主管同意后，對硬件進行升級或更新。

3.會計電算化計算機軟件管理制度A企業(yè)會計電算化系統(tǒng)的軟件管理制度主要包括：(1)對電算化數(shù)據(jù)庫進行嚴格保密，操作人員不得打開數(shù)據(jù)庫直接操作，未經(jīng)電算化主管同意不得修改相關程序與設置；(2)做好系統(tǒng)備份工作，確保電算化信息安全；(3)定期查殺病毒，讀取外來磁盤數(shù)據(jù)前進行病毒掃描和查殺，電算化工作站不得安裝游戲軟件；(4)利用裝有電算化軟件的電腦進行軟件下載，必須經(jīng)過電算化主管審核同意。

4.會計信息數(shù)據(jù)錄入與修改管理制度A企業(yè)的電算化數(shù)據(jù)的錄入與修改，主要是電算化檔案管理的相關工作，包括：(1)按照《會計檔案管理辦法》對會計憑證、賬簿、報表等進行處理；(2)對數(shù)據(jù)檔案進行雙份保存；(3)信息數(shù)據(jù)錄入與修改依據(jù)崗位權(quán)限進行，根據(jù)各部門及人員賬號處理相關工作，不得越權(quán)或者代替處理。

三、制約A企業(yè)會計電算化崗位責任制落實的問題分析

(一)會計電算化制度還不健全在目前A企業(yè)有限公司實踐會計電算化系統(tǒng)的過程中，并沒有建立完善的配套機制，電算化運作缺乏嚴格流暢的機制。雖然在會計電算化系統(tǒng)過程中大多數(shù)企業(yè)增加了操作人員、系統(tǒng)維護人員等崗位，在一定程度上視線里與會計電算化系統(tǒng)發(fā)展相配套的包括人員管理、使用操作管理、維護管理、檔案管理等各種管理及控制制度。目前，大部分企業(yè)對會計電算化系統(tǒng)的內(nèi)部管理仍是模仿手工記賬的管理辦法，結(jié)果導致了會計電算化系統(tǒng)的基礎管理混亂，影響了會計電算化系統(tǒng)工作的健康發(fā)展。

(二)會計人員的計算機操作素質(zhì)低下A企業(yè)有限公司中的會計人員是介于40歲到50歲之間的，他們接觸電腦的時間可以說比較晚的，雖然他們利用會計電算化系統(tǒng)軟件處理業(yè)務那是駕輕就熟，但是一遇到計算機基礎操作問題的時候就會變得無能為力了。首先，經(jīng)常強行關機對計算機系統(tǒng)本身來說損傷比較大；其次，相對于知道如何處理的情況來說是在浪費時間；最后是最不愿意看到的一種情況，不正確的操作可能會導致系統(tǒng)數(shù)據(jù)丟失，嚴重的會導致系統(tǒng)崩潰后需要重新安裝系統(tǒng)。會計人員熟悉會計電算化系統(tǒng)軟件操作，缺乏對計算機知識的了解存在局限性，這種情況是會計電算化系統(tǒng)發(fā)展的是阻力。

(三)電算化基礎管理工作十分薄弱在日常的業(yè)務操作過程中，會計人員在使用用友做賬的時候，偶然會遇到計算機死機的問題。每個會計人員登帳的內(nèi)容有所不同，相對的業(yè)務量繁簡程度不同，每個月的業(yè)務量也會有差別，業(yè)務量決定其做賬的繁簡程度。計算機死機現(xiàn)象還是會在會計人員操作過程中發(fā)生，運氣不好就是當業(yè)務量很大，錄入數(shù)據(jù)未保存計算機就突然死機，那對會計電算化系統(tǒng)人員來說是比較折騰的事了，相當于前面的工作都是無用功。這是因為，A企業(yè)對會計電算化的內(nèi)部管理仍是模仿手工記賬的管理辦法，結(jié)果導致了會計電算化的基礎管理混亂，影響了會計電算化工作的健康發(fā)展。

四、提升A企業(yè)會計電算化崗位責任制執(zhí)行的建議

(一)建立完備的會計電算化管理制度注重構(gòu)建企業(yè)運用會計電算化系統(tǒng)的規(guī)范性。首先，從操作開始加強控制。這是基于上文中所述操作人員存在的人為風險而必須進行的內(nèi)部控制的基礎。其次，提高人員專業(yè)性和加強內(nèi)部審計。實際上這和操作管理師相互配合的，內(nèi)部控制制度的實現(xiàn)必須有專業(yè)人才進行，適應會計電算化系統(tǒng)的具體要求，保證會計的專業(yè)性的同時還需符合信息技術的使用要求。第三，充分考慮網(wǎng)絡系統(tǒng)的特殊性進行內(nèi)部控制。正是由于信息網(wǎng)絡技術的發(fā)達使得整個經(jīng)濟社會信息得以共享，同時不可避免的網(wǎng)絡病毒等對信息的安全也帶來很大威脅。對于會計電算化系統(tǒng)的內(nèi)部控制必須考慮這一重要因素，隨時關心情況調(diào)節(jié)不對應控制點以保證網(wǎng)絡的整體性和功能的順利實現(xiàn)。

(二)強化各級人員對會計電算化的認識與操作能力針對前文分析，A企業(yè)有限公司的會計電算化系統(tǒng)發(fā)展中，管理者對電算化的重視程度并不高，財務人員對電算化的操作與維護能力有限，這是A企業(yè)會計電算化系統(tǒng)發(fā)展中必須注重解決的問題。因此，A企業(yè)在會計電算化系統(tǒng)的應用過程中，應該提升對會計電算化系統(tǒng)的正確認識，并提升企業(yè)內(nèi)部會計電算化系統(tǒng)的規(guī)范程度。注重提升企業(yè)管理者對于會計電算化系統(tǒng)的正確認識，明確會計電算化系統(tǒng)應用對于企業(yè)綜合管理決策的重要性。提升財務部門對會計電算化系統(tǒng)的正確認識，并在企業(yè)財務管理等相關活動中更多的運用會計電算化系統(tǒng)，更好的發(fā)揮會計電算化系統(tǒng)對企業(yè)的正面影響，才能夠促進企業(yè)綜合管理的更好發(fā)展。會計電算化系統(tǒng)雖然要用電腦來操作，但是規(guī)范的操作能更好的讓工作繼續(xù)下去。要先設計好方法，然后按要求輸入，在指定的位置完成輸入，業(yè)務以及相關的制度都必須規(guī)范，這樣才能使工作更順利的進行。計算機設備陳舊，導致計算機運行速度的緩慢，增加會計人員處理業(yè)務的時間，時間的增加還是其次，最大的問題是計算機由于硬件陳舊，帶來操作失誤和不便是常有的事了。并且強化實施ERP戰(zhàn)略，不僅要求財務人員要具有較高的會計專業(yè)知識，而且對財務人員的計算機應用能力也有較高的要求，因此必須對財務人員進行培訓，A企業(yè)應該開展ERP的專門培訓，請專業(yè)人員依靠多媒體進行講授，系統(tǒng)全面的將ERP里面的各個模塊進行詳細的介紹，再分點對模塊里面的各個小模塊進行詳細的闡述，在講課過程中解決我們提出的問題，進行詳細的解答，才能有利于提高財務人員的整體素質(zhì)。

(三)加大電算化基礎管理工作力度對于A企業(yè)而言，要有針對性的加強財務系統(tǒng)的安全防范措施，并注重改善會計電算化系統(tǒng)的信息保密工作。其一，會計電算化系統(tǒng)軟件的應用A企業(yè)有限公司需要注重對會計電算化系統(tǒng)建立高效嚴謹?shù)膬?nèi)部控制機制，注重明確會計電算化系統(tǒng)運用流程及相關部門工作人員的權(quán)責，對會計電算化系統(tǒng)信息的錄入、核對、審批及修改等權(quán)限進行明確劃分，并由此建立用戶名和密碼的登陸機制，避免越權(quán)使用電算化軟件造成會計電算化系統(tǒng)系統(tǒng)運作中出現(xiàn)不良行為；其二，A企業(yè)需要加強會計電算化系統(tǒng)系統(tǒng)的整體安全性。一方面，公司需要完善對會計電算化系統(tǒng)系統(tǒng)信息的備份工作，注重及時對會計信息進行備份，避免出現(xiàn)不可克服的故障時造成會計信息丟失等問題。另一方面，A企業(yè)應該加強會計電算化系統(tǒng)軟件的病毒防范工作，注重安全防火墻技術，避免外部威脅對會計電算化系統(tǒng)內(nèi)部信息系統(tǒng)產(chǎn)生較大入侵等影響A企業(yè)有限公司財務信息安全。其三，A企業(yè)應該注重定期對會計電算化系統(tǒng)軟件進行維護和升級，注重及時清查電算化軟件運行環(huán)境，對存在的威脅及時聘請專業(yè)技術人員進行處理。并及時對重要財務信息等進行保密和備份處理，避免重要財務信息損失。

作者：朱碧影單位：遼寧師范大學海華學院管理系