根據(jù)檔案管理現(xiàn)狀談做好工作的方法
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檔案管理工作是一項政策性、機密性、專業(yè)性、安全性較強的工作。檔案管理工作是單位管理工作的重要組成部分，做好檔案管理工作是提高單位整體工作質量和工作效率的必要條件，是維護歷史真實面貌的一項重要工作?？茖W規(guī)范的管理檔案，可以用來衡量一個單位工作業(yè)績?nèi)绾魏腿粘９芾硭?，是衡量企業(yè)或單位的業(yè)績的重要指標之一，檔案管理水平的高低，在不同層面也是衡量企業(yè)或單位的管理水平一個重要體現(xiàn)。隨著經(jīng)濟社會的快速發(fā)展，檔案管理工作的重要性越來越明顯。不僅能為企業(yè)或單位發(fā)展提供最完全的準備資料，還可以為企業(yè)和單位的發(fā)展決策提供科學合理的分析，是制定發(fā)展規(guī)劃和科學正確決策的最好參考資料。因此，加強對檔案的管理，及時研究解決檔案管理工作中遇到的問題，檔案管理工作不僅在觀念上需要改變，在管理的方式上也需要改變，利用新的理念與方式從全面角度反映出現(xiàn)狀和成果。
1、檔案管理工作現(xiàn)狀
目前，大部分企業(yè)或單位的檔案管理工作還主要表現(xiàn)在傳統(tǒng)的管理模式和方式，不能很好地適應現(xiàn)代檔案管理的新要求、新模式，從而導致檔案的開發(fā)檔案信息資源不能高效地被利用，對檔案的收集、歸檔、查閱等環(huán)節(jié)帶來了諸多的不便，極大制約和影響了檔案信息資源的綜合利用和管理。這些問題主要表現(xiàn)在以下幾個方面：
1.1領導重視程度不夠。長期以來，在很多單位或部門，特別是在基層的單位和部門，部分人員包括部分主要領導干部對檔案管理工作在認識上存在一些誤區(qū)，認為檔案管理工作只不過就是整理、保管、存儲等瑣碎的工作，有的認為有檔案管理和沒有也沒有很大差別，這些管理工作不是主要工作，也不能給單位創(chuàng)造業(yè)績，只要看管好、保存好、不丟失、不泄密就可以了，部分領導認為檔案管理工作能應付外調(diào)、查檔就行了。
1.2檔案管理人員專業(yè)素質不夠高。目前，各部門各單位按照有關檔案管理要求都建立了一支檔案管理人員隊伍。從整體上來看，部分管理人的文化程度、工作能力和專業(yè)素質等方面還不能適應新時期新階段檔案管理工作的新需要。
1.3檔案室硬件設施不夠齊全。近年來，隨著科學技術的進步，計算機及網(wǎng)絡技術在管理中廣泛運用，管理手段不斷進步。檔案室建設不標準、不規(guī)范，檔案柜陳舊老化，檔案保管條件簡陋。對檔案管理必備的條件解決落實差，個別單位沒有專用檔案室，有的單位檔案多、檔案室狹窄、潮濕、防火、防盜、防光、防潮、防塵、防高溫、防有害氣體、防有害生物（蟲、霉、鼠等）“八防”設備不配套，引起檔案材料霉變、蟲蛀，影響檔案的美觀整潔及完整。比如按照檔案管理的有關要求，檔案室應配備檔案專用的計算機、掃描儀、打印機、復印機、網(wǎng)絡存儲設備、去濕機、加濕器等設備，但大部分單位都沒有按照要求去配備，甚至有的連專門檔案室都沒有。這些問題的出現(xiàn)很難保證信息檔案的安全性和保密性。
1.4檔案檢索效率不高。檔案檢索方式有手工檢索和計算機檢索。隨著網(wǎng)絡和計算機應用軟件或平臺在檔案管理工作中廣泛推廣，傳統(tǒng)的手工檢索會隨之變得越來越落后。但對目前來說，由于種種原因，如領導不夠重視、資金短缺等因素，導致檔案管理設備仍然落后于其他工作部門，還有少數(shù)單位手工檢索占有很大比重，當需要查閱檔案時，需要人工查找目錄，人工搜索，導致檔案檢索工作煩瑣和效率不夠高現(xiàn)象的發(fā)生。
1.5檔案管理不夠規(guī)范。目前，在部分企事業(yè)單位或者是專業(yè)的檔案館普遍存在管理不規(guī)范的問題，主要表現(xiàn)在管理水平不夠高，管理人員的檔案專業(yè)知識匱乏，管理能力較低等。特別是對于檔案管理人員來說，檔案專業(yè)知識少，對檔案管理工作的重要性、要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務要求不太了解，如檔號不規(guī)范、案卷標題不規(guī)范、案卷缺少卷內(nèi)目錄等現(xiàn)象。
隨著檔案資源的急劇增長和現(xiàn)代社會對檔案管理利用的頻繁程度，傳統(tǒng)的檔案管理方式和方法已越來越難以適應現(xiàn)代社會利用的需要和檔案信息現(xiàn)代化的需要。因而，作為儲存并提供利用的檔案管理工作，其重要性日益顯現(xiàn)出來。
2.1提高認識，進一步加強對檔案管理工作的領導。各級各部門要站在建立現(xiàn)代檔案管理模式的高度，強化對檔案管理工作的領導，不斷增強做好檔案管理工作的使命感和責任感，深化認識檔案管理工作在經(jīng)濟社會發(fā)展中的重要位置，不斷加強對檔案法律法規(guī)的學習，大力宣傳檔案工作的重要性及檔案的利用價值作用，不斷提高全社會的檔案法律意識。
2.2強化學習力度，全面提高檔案管理人員的綜合素質。檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案工作人員的綜合素質的高低。提高檔案管理工作者的綜合素質，是推動檔案管理工作規(guī)范化的關鍵。一是要嚴把入口關。注重引進招聘一些有文化專業(yè)知識，有專業(yè)技術、技能的人才充實檔案隊伍。要注意選擇政治上可靠、作風正派、責任心強的共產(chǎn)黨員干部從事檔案工作管理工作，不斷完善教育培訓和約束激勵機制，充分調(diào)動和發(fā)揮他們的工作積極性、創(chuàng)造性和工作熱情。二是要強化學習培訓教育。提高檔案管理人員的素質，不僅要提高他們自身的業(yè)務素質和知識水平，更著應該注重政治素質和業(yè)務能力的提高，加大教育培訓的力度，努力培養(yǎng)政治強、業(yè)務精、作風硬的檔案工作人員，作為檔案工作者始終要加強政治學習，增強黨性黨風修養(yǎng)和思想道德素質，自覺服從黨和政府對這個工作大局，要解放思想、觀念、勤于思考、堅定信心。提高適應崗位要求的實際本領，珍惜檔案工作崗位。要深入進行調(diào)查研究，提高新時期對檔案信息的認識和要求，不斷總結和探索，提高管理水平。加強對檔案管理人員的學習教育和培訓培養(yǎng)，不斷提高檔案管理人員的業(yè)務能力和工作水平，是目前和今后一段時間內(nèi)全面提升檔案管理的一項刻不容緩的工作任務。檔案管理人員必須努力學習，特別要刻苦鉆研業(yè)務知識，不斷拓寬視野，提高檔案管理水平，提升管理服務質量，及時準確地了解所涉及工作領域的現(xiàn)狀及發(fā)展動態(tài)，提高自身素質，運用檔案學科新理論、新技術來指導和改進檔案工作，實現(xiàn)單一型向多樣復合型轉變。三是扎實有效地推行專業(yè)繼續(xù)教育和自學形式。作為檔案工作人員，要注重自身專業(yè)水平的提高，通過自學、參加培訓等方式，熟悉檔案工作的各個環(huán)節(jié)和基本要求，努力掌握科學管理的原則和方法，提高工作效率，提高檔案質量。積極探索新的管理模式，使檔案工作更科學、更實用，為不斷進步發(fā)展的社會提供有利的資源。
2.3建立健全管理制度，全面提高檔案管理工作的規(guī)范化。一是要嚴格做好文件的收集、整理、歸檔工作。按照上級有關檔案管理規(guī)定，結合本單位辦部門實際，進一步細化規(guī)定，制定檔案管理工作有關程序的工作流程，確?！皺n案資料收集全、整理規(guī)范、歸檔全面”。二是要建立檔案管理制度，對產(chǎn)生的檔案資料從收集、歸檔到移交檔案室統(tǒng)一管理以及檔案的日常保管、借閱、利用，都要制定一套嚴格的制度；建立健全檔案工作目標管理考核制度和責任追究制度，保證檔案管理規(guī)范有序。同時，在建立健全有關管理制度時，必須準手以下幾個原則：一是合理科學。建立起來的規(guī)章制度必須符合單位實際，以適應單位檔案管理工作需要為出發(fā)點和落腳點。二是簡明實用。各項管理制度必須以具有可操作性為前提，以方便實用、簡便易行、可操作性強為目標，更好地發(fā)揮各項管理制度的指導和規(guī)范作用。三是堅持制度約束的雙向性。既約束領導又約束職工。四是嚴肅性。在規(guī)章制度的執(zhí)行過程中，要做到有功必賞、有過必罰，充分體現(xiàn)制度的權威性。
2.4采用信息化管理手段，不斷提高檔案管理工作的現(xiàn)代化水平。信息化的飛速發(fā)展，對檔案管理工作提出了新的要求，那就是盡可能地運用當代科技新成果和管理新手段，提高檔案管理工作的效率和水平，以盡快實現(xiàn)檔案信息化、現(xiàn)代化管理。一是要不斷加大投入力度。各級各部門都必須按照《檔案法》和有關規(guī)定，加大對檔案管理工作的頭力度，全面改善檔案基礎設施建設，完善硬件設備建設，全力提升檔案設施水平，提升檔案管理和服務質量。如按照規(guī)定配備必要的信息化設備、“八防”用品等。二是要積極引進先進檔案管理軟件系統(tǒng)，強化專業(yè)人員培訓，加強對檔案管理工作的熟悉、熟練程度，提高他們的工作效率。
