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一、加大收集渠道

文件材料的收集.檔案的收集在系統(tǒng)中進行操作以外，還必須有一套完整的紙質(zhì)的登記冊，防治登記檔案造成無法挽回的損失;新建檔案和補充材料錄入系統(tǒng)后，要及時處理入庫，新建檔案和補充材料的收集情況要進行檢查復核。做到收集工作的檢查和指導隨時定期收集相結(jié)合。設(shè)置檔案柜檔案入柜存放，按照統(tǒng)一存放檔案外還要陳列，建立健全文件資料的收集歸檔制度、加強對平時收集工作的檢查和指導工作。保存下來的有價值的珍貴實物，要做到隨時收集和定期收集相結(jié)合，進行查漏補缺，嚴要求嚴格對照檔案的標準，根據(jù)文件材料形成時間的規(guī)律主動收集，加強與各部門的溝通，避免歸檔時遺漏。在整個準備過程中做到資料多不雜，專職檔案管理人需要對檔案資料進行加工，變死材料為活信息，為開展各項管理工作提供可靠的檔案信息資源。優(yōu)化檔案管理的條件，加強宣傳，增強檔案管理意識。

二、加強管理意識

1.加強檔案培訓提升業(yè)務(wù)素質(zhì)

檔案管理信息化是社會對檔案工作的新要求，也是檔案管理發(fā)展的必然方向。舉辦檔案管理員培訓認真學習檔案專業(yè)知識理論，學會利用先進技術(shù)設(shè)備，加強檔案人員的業(yè)務(wù)能力培養(yǎng)提高檔案工作者素質(zhì)。同時注重檔案收集加強過程管理。檔案管理工作者要結(jié)合自己的崗位工作，加強檔案管理業(yè)務(wù)學習，在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時，特別要注重計算機知識、信息技術(shù)的學習和掌握，請專職檔案員定期對全體檔案員開展培訓學習資料鑒定和編號和立卷、檢索工具的編制等方面知識，檔案管理工作者要結(jié)合自己的崗位工作，注重計算機知識、信息技術(shù)的學習，提高檔案員的業(yè)務(wù)水平，加強檔案基礎(chǔ)工作抓好每年歸檔工作。各類文件、材料能否齊全、完整地按期歸檔是能否做好檔案工作的一個基礎(chǔ)，努力使自己具備信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的綜合型檔案管理人才。

2.利用現(xiàn)代化技術(shù)，提升檔案利用價值的同時也解決檔案管理費問題

既可以像青島市人才流動服務(wù)中心一樣開展以證書認定和工作履歷認定等為基礎(chǔ)誠信檔案，可以改革人事檔案材料的收集范圍，利用計算機等現(xiàn)代化手段整理檔案，將人力資源管理和人才職業(yè)發(fā)展的材料收入歸檔范圍內(nèi)，然后按類別將屬于條目的內(nèi)容打印出來，按文件形成的先后順序排列，在取消檔案管理費后，可以充分利用檔案的價值，為單位和個人提供新的個性化的人才服務(wù)，收取一定的服務(wù)費。利用計算機提高檔案工作，降低了人為因素的影響，實現(xiàn)檔案信息化管理，可以收到事半功倍的效果。

3.健全規(guī)章制度

規(guī)章制度要體現(xiàn)合理性、科學性。制度必須具有可操作性，把主要工作納入企業(yè)整體發(fā)展規(guī)劃和工作計劃、檢查工作、總結(jié)工作與相關(guān)檔案資料歸檔同步。建立健全管理機構(gòu)和網(wǎng)絡(luò)，層層成立檔案工作領(lǐng)導小組，配備人員要保證檔案管理工作順利開展。建立應以可操作性強為目標，不斷發(fā)揮制度的指導和規(guī)范作用。檔案部門既是制定檔案規(guī)章制度的主管部門，規(guī)章制度要做到有功必賞、有過必罰，充分體現(xiàn)制度的權(quán)威性。要主動了解社會需要及素材狀況，采取篩選、歸納等步驟編印成各種檔案參考資料，有針對性的編制必要的檢索工具，提高查找利用檔案的效率。檔案的利用情況需要按照有關(guān)規(guī)定向上級主管部門報送檔案統(tǒng)計結(jié)果。對已破損和字跡褪色的檔案及時修復或復制。

4.強化服務(wù)意識

做好檔案管理工作，樹立“工作就是服務(wù)”的觀念，服“守攤式”的被動服務(wù)觀念。樹立創(chuàng)新意識和優(yōu)質(zhì)的服務(wù)質(zhì)量，發(fā)揮好檔案信息資源的作用，實現(xiàn)檔案信息資源共享，使其充分地為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù),改變以往被動服務(wù)的局面。檔案管理工作者要努力練好基本功，利用現(xiàn)代化管理手段，嚴格執(zhí)行國家的保密政策，為和諧社會建設(shè)提供及時、準確、周到的服務(wù)。

作者：李春元單位：哈爾濱市維民勞動保障事務(wù)中心