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1文獻(xiàn)統(tǒng)計(jì)分析

1.1文獻(xiàn)統(tǒng)計(jì)

筆者通過中國知網(wǎng)（CNKI）的學(xué)術(shù)期刊庫，博士學(xué)位論文庫，優(yōu)秀碩士學(xué)位論文庫，中國重要會(huì)議論文庫，國際會(huì)議論文庫跨庫檢索，共檢出2014年1月22日以前的研究文獻(xiàn)65篇，經(jīng)去重、篩選等數(shù)據(jù)清洗后，保留中文文獻(xiàn)18篇。通過獨(dú)秀數(shù)據(jù)庫，檢索出相關(guān)書籍1本，為有效文獻(xiàn)。此外，我國為加強(qiáng)和規(guī)范企業(yè)內(nèi)部控制，印發(fā)的《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》以及《企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引》中，有諸多涉及檔案管理與內(nèi)部控制關(guān)系問題的條款，因此本文也將其作為分析文獻(xiàn)。通過EBSCO的全部數(shù)據(jù)庫，共檢出研究文獻(xiàn)15篇，經(jīng)去重、篩選等數(shù)據(jù)清洗后，保留英文文獻(xiàn)8篇，通過論文間引證關(guān)系，挖掘相關(guān)文獻(xiàn)4篇，共12篇。通過關(guān)系分析，挖掘相關(guān)法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)2部，為有效文獻(xiàn)。本文主要基于這35份文獻(xiàn)進(jìn)行相關(guān)分析和綜述。

1.2文獻(xiàn)分析

文獻(xiàn)的年度分布反映了研究的發(fā)展趨勢(shì)，而類別分布則體現(xiàn)了研究體系和層次?？傮w來說，檔案管理與企業(yè)內(nèi)部控制關(guān)系研究的文獻(xiàn)并不多，該課題并沒有真正掀起研究高潮。單從年度分布來看，如圖1所示，從2000年美國國防部的一份政府檔案開始，強(qiáng)調(diào)組織檔案管理對(duì)組織內(nèi)部控制的作用；在2005年前后達(dá)到波峰，這很有可能是受2002年7月薩班斯法案頒布并在其后兩三年中緩慢發(fā)揮效力的影響；國際上2008年修訂了ISO9001質(zhì)量體系標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)，我國在2008年頒布了1部相關(guān)規(guī)章制度——《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》明確了檔案管理在企業(yè)內(nèi)部控制中的法律效力和責(zé)任；隨著中國企業(yè)的發(fā)展壯大和國內(nèi)對(duì)檔案管理和企業(yè)內(nèi)部控制的重視（2010年6篇文獻(xiàn)均為中文文獻(xiàn)），檔案管理與企業(yè)內(nèi)部控制關(guān)系研究在2010年前后再次達(dá)到一個(gè)波峰。進(jìn)一步，我們對(duì)檔案管理與企業(yè)內(nèi)部控制關(guān)系研究文獻(xiàn)的年代分布做線性分析預(yù)測(cè)，從趨勢(shì)線的斜率可以直觀地看出對(duì)該課題的研究近年來呈緩慢增長趨勢(shì)，并將持續(xù)有所增長，這表明，隨著檔案管理對(duì)企業(yè)內(nèi)部控制影響的加大以及企業(yè)內(nèi)部控制對(duì)檔案管理的需求增加，對(duì)二者關(guān)系的研究將會(huì)在未來的一段時(shí)間內(nèi)持續(xù)增長。圖1文獻(xiàn)的年代分布及線性預(yù)測(cè)同時(shí)，文獻(xiàn)類別分布差異較大，檔案管理與企業(yè)內(nèi)部控制關(guān)系研究文獻(xiàn)主要集中在期刊論文中（文獻(xiàn)總計(jì)27篇）；而會(huì)議論文僅在2009年和2010年各發(fā)表過1篇；相關(guān)書本僅在2010年出版過1本，并且只在其中部分章節(jié)有所涉及；站在國家高度的層面來重視二者關(guān)系的研究也僅在2000年的1篇政府檔案中有初步涉及的雛形；相關(guān)法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)章制度僅有4份中有部分涉及內(nèi)容予以強(qiáng)調(diào)；更值得關(guān)注的是，至今仍沒有1篇檔案管理與企業(yè)內(nèi)部控制關(guān)系研究的博碩士學(xué)位論文。這在一定程度上反映了，盡管目前從檔案管理和企業(yè)內(nèi)部控制兩個(gè)方面單獨(dú)研究的文獻(xiàn)數(shù)量豐富、類型完整、體系成熟，但二者的關(guān)系研究還處于起步階段，層次較低，理論體系不夠成熟、全面和系統(tǒng)。

2主要研究成果

2.1檔案管理對(duì)企業(yè)內(nèi)部控制的作用

2.1.1監(jiān)督控制作用

長城資產(chǎn)管理公司在其內(nèi)部管理實(shí)踐中，將“鐵檔案”的檔案管理制度作為其內(nèi)部控制“三鐵（鐵規(guī)章鐵賬本鐵檔案）”體系的一個(gè)重要控制點(diǎn)，建立科學(xué)有效的資產(chǎn)處置全過程倒逼機(jī)制，規(guī)范不良資產(chǎn)處置的過程，充分發(fā)揮了檔案管理的監(jiān)督控制作用。覃兆劌在其出版的《企業(yè)檔案的價(jià)值與管理規(guī)范》一書中，專門有一個(gè)小章節(jié)涉及企業(yè)檔案管理和企業(yè)內(nèi)部控制的關(guān)系，他在書中參照《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》的部分條款，分別闡述了檔案管理在企業(yè)內(nèi)部控制中的監(jiān)督控制作用，并將企業(yè)內(nèi)部控制各控制點(diǎn)與其所需的檔案工作一一對(duì)應(yīng)起來，說明檔案管理對(duì)企業(yè)內(nèi)部控制的監(jiān)督控制作用。覃兆劌、羅琴在其論文中進(jìn)一步分析了檔案與企業(yè)控制重點(diǎn)的對(duì)稱性，并從檔案法規(guī)制度、檔案人員、檔案業(yè)務(wù)活動(dòng)的三維角度論述了檔案管理應(yīng)當(dāng)為企業(yè)內(nèi)部控制提供監(jiān)督控制作用。趙盈華認(rèn)為，檔案管理的基本職能決定了檔案管理對(duì)內(nèi)部控制的評(píng)價(jià)監(jiān)督和內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)的評(píng)價(jià)監(jiān)督的作用，她還對(duì)檔案管理履行內(nèi)部控制評(píng)價(jià)監(jiān)督職能的條件做了梳理，并詳細(xì)地闡釋了檔案管理對(duì)內(nèi)部控制的具體監(jiān)督控制活動(dòng)及其相應(yīng)的作用。

2.1.2證明備查作用

RandolphA.Kahn將檔案管理對(duì)內(nèi)部控制的作用進(jìn)一步細(xì)化到合規(guī)管理層面，探究了檔案管理項(xiàng)目對(duì)企業(yè)的重要性，指出檔案可以記錄企業(yè)依據(jù)法律法規(guī)開展業(yè)務(wù)活動(dòng)，因而檔案管理是證明企業(yè)合法合規(guī)運(yùn)營的前提條件，并給出了具體操作框架的7項(xiàng)關(guān)鍵要素。Ko⁃taniMasashi進(jìn)一步探討了作為企業(yè)內(nèi)部控制重要目標(biāo)的“合規(guī)”的術(shù)語概念，并論述了檔案管理對(duì)于證明企業(yè)內(nèi)控合規(guī)性的作用。文中重點(diǎn)從“問責(zé)制度”和“信息披露”兩個(gè)方面研究了檔案管理對(duì)合規(guī)內(nèi)控的保障作用，并基于合規(guī)內(nèi)控政策給出了一些具體的檔案管理方法。毛福民在政協(xié)提案中強(qiáng)調(diào)，“檔案是企業(yè)有形資產(chǎn)的記錄和憑證，也是專利權(quán)、商標(biāo)權(quán)、商譽(yù)等無形資產(chǎn)的依據(jù)和證明，在企業(yè)創(chuàng)新、企業(yè)管理和規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)中有著不可替代的作用；在規(guī)范企業(yè)管理、輔助生產(chǎn)經(jīng)營、維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益和企業(yè)職工利益、完善法制經(jīng)濟(jì)、解決企業(yè)糾紛中所具有重要的憑證、依據(jù)和參考作用越來越明顯。”

2.1.3記錄參考作用

段中民等學(xué)者認(rèn)為，“記錄企業(yè)質(zhì)量管理和內(nèi)部控制的檔案記載了企業(yè)業(yè)務(wù)體系運(yùn)行的過程及其結(jié)果；證明了所做的工作能否滿足技術(shù)要求、合同要求和法規(guī)要求，以及內(nèi)部控制是否達(dá)到預(yù)期的有效性；同時(shí)檔案是進(jìn)行追溯的主要依據(jù)，是總結(jié)管理經(jīng)驗(yàn)并采取糾正措施，以及對(duì)內(nèi)部控制活動(dòng)進(jìn)行分析、評(píng)價(jià)、驗(yàn)證的主要資料，對(duì)企業(yè)進(jìn)一步的內(nèi)部控制活動(dòng)提供參考?！壁w盈華還認(rèn)為檔案管理業(yè)務(wù)活動(dòng)應(yīng)當(dāng)為企業(yè)提供可供利用的信息，“企業(yè)內(nèi)部控制過程中所形成的重要的記錄、文件都應(yīng)移交給檔案室，以便檔案管理部門能全面掌握內(nèi)部控制運(yùn)行的情況。同時(shí)檔案管理部門可依據(jù)內(nèi)部控制形成的檔案信息，對(duì)照指引要求，對(duì)企業(yè)內(nèi)部控制的執(zhí)行過程開展內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)審核評(píng)價(jià)，履行開發(fā)利用檔案信息的職責(zé)，為企業(yè)各級(jí)管理層決策提供參考意見。”

2.2企業(yè)內(nèi)部控制對(duì)檔案管理的影響

2.2.1重新發(fā)現(xiàn)價(jià)值

美國國防部審計(jì)主管LisaG.Jacobson開始探索組織內(nèi)部控制對(duì)檔案管理的影響，她在實(shí)踐中發(fā)現(xiàn)檔案管理工作的不足會(huì)對(duì)內(nèi)部控制產(chǎn)生極大的阻礙作用，由此開始關(guān)注組織內(nèi)部檔案管理對(duì)內(nèi)部控制的作用和價(jià)值，并呼吁強(qiáng)化企業(yè)檔案管理。朱桂玲、陳玲霞等認(rèn)為，檔案管理是企業(yè)內(nèi)部控制五大要素——控制環(huán)境、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、控制活動(dòng)、信息與溝通和監(jiān)督的基礎(chǔ)。而薩班斯法案的頒布深刻地影響了檔案管理領(lǐng)域，不僅使得檔案管理作為一項(xiàng)強(qiáng)制性合規(guī)措施被法律予以保障，并且使得檔案工作的價(jià)值在公司治理方面重新得到了應(yīng)有的認(rèn)識(shí)和重視，促進(jìn)了檔案管理工作價(jià)值的重新發(fā)現(xiàn)。

2.2.2轉(zhuǎn)變管理模式

王蘅、朱桂玲等在闡釋企業(yè)內(nèi)部控制的質(zhì)量管理與檔案管理的關(guān)系基礎(chǔ)上，指出了檔案管理模式轉(zhuǎn)變的可行性和必要性。她們認(rèn)為在企業(yè)內(nèi)部控制影響下，企業(yè)檔案管理應(yīng)當(dāng)進(jìn)行徹底地流程重組，實(shí)現(xiàn)檔案一體化的無縫鏈接。主張企業(yè)檔案管理活動(dòng)前置，實(shí)現(xiàn)前端控制、過程控制和最終控制的模式，變被動(dòng)管理為主動(dòng)控制。KotaniMasashi論述了日本版的薩班斯法案旨在加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部控制的同時(shí)，強(qiáng)調(diào)了企業(yè)檔案管理的必要性和重要性。他在文中進(jìn)一步描述了內(nèi)部控制與檔案管理的密切聯(lián)系，并通過實(shí)例分析提出了“檔案管理范式轉(zhuǎn)變”——“內(nèi)部控制導(dǎo)向的檔案管理”轉(zhuǎn)變?yōu)椤皢栘?zé)制導(dǎo)向的檔案管理”——的構(gòu)想。JohnR.Kuhn將薩班斯法案對(duì)內(nèi)部控制的要求進(jìn)一步細(xì)化到電子文件管理層面，探索了企業(yè)內(nèi)部控制合乎薩班斯法案要求下的現(xiàn)代檔案管理具體操作方法，以一個(gè)大型跨國公司為案例，詳細(xì)闡述了COBIT（Con⁃trolledObjectivesforInformationandRelatedTech⁃nology）框架方法下的ERM（ElectronicRecordsMan⁃agement）實(shí)踐。進(jìn)一步地，俞劍英，探討了內(nèi)部控制影響下的檔案管理信息系統(tǒng)的優(yōu)化策略，他在文中主要分小規(guī)模企業(yè)和擁有一級(jí)以上檔案管理部門的大型企業(yè)兩個(gè)級(jí)別，并分別給出了檔案管理信息系統(tǒng)的優(yōu)化流程說明和控制點(diǎn)，為檔案管理在現(xiàn)代化條件下支撐企業(yè)內(nèi)部控制提供了指導(dǎo)。

2.2.3提升管理水平

孫麗華、徐華從內(nèi)部控制的質(zhì)量管理角度，強(qiáng)調(diào)了ISO9000質(zhì)量體系標(biāo)準(zhǔn)與檔案管理的關(guān)系，并從質(zhì)量管理和檔案管理對(duì)檔案工作要求的區(qū)別出發(fā)，指出企業(yè)檔案管理應(yīng)該進(jìn)一步融會(huì)貫通ISO9000質(zhì)量管理的精神實(shí)質(zhì)，提高檔案管理的水平，使企業(yè)的檔案工作具有實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部控制目標(biāo)的針對(duì)性，發(fā)揮更大的價(jià)值。RandolphA.Kahn和BarclayT.Blair認(rèn)為，企業(yè)的內(nèi)部控制的問責(zé)制度和透明度作為內(nèi)部控制的主要目標(biāo)，很大程度上取決于業(yè)務(wù)檔案管理的可靠性和準(zhǔn)確性，這要求企業(yè)進(jìn)一步提高檔案管理的質(zhì)量和水平。DavidO.Stephens從安達(dá)信事件等一系列美國商業(yè)丑聞為切入點(diǎn)，論述了薩班斯法案在文件管理方面的重要意義，并詳細(xì)解析了薩班斯法案中有關(guān)檔案管理的條款，認(rèn)為旨在規(guī)范企業(yè)內(nèi)部控制的薩班斯法案也會(huì)將企業(yè)檔案管理提升到更高、前所未有的水平。

3總體評(píng)價(jià)及未來展望

總體來看，檔案管理與企業(yè)內(nèi)部控制關(guān)系研究還處于探索階段，研究成果數(shù)量非常少，研究方法比較單一，研究內(nèi)容主要以強(qiáng)調(diào)檔案管理和企業(yè)內(nèi)部控制的表面關(guān)系，以及二者結(jié)合并相互促進(jìn)的重要性為主，研究的深度、廣度和高度都還有所欠缺，整體上并沒有形成完備的層次和成熟的體系，尚存在諸多理論空白。比較而言，國外檔案管理與企業(yè)內(nèi)部控制關(guān)系研究始于企業(yè)檔案管理缺陷對(duì)企業(yè)內(nèi)部控制的威脅，因此國外研究側(cè)重于探討檔案管理對(duì)內(nèi)部控制的價(jià)值與證明作用；而國內(nèi)研究始于企業(yè)內(nèi)部控制規(guī)范對(duì)檔案管理的要求，因此側(cè)重于探討企業(yè)內(nèi)部控制對(duì)檔案管理造成的影響。

3.1研究高度

由于現(xiàn)階段對(duì)檔案管理和企業(yè)內(nèi)部控制關(guān)系研究還處于起步階段，多數(shù)成果僅限于從單個(gè)企業(yè)實(shí)踐研究，或無樣本的抽象理論辨析，缺乏從同類同質(zhì)企業(yè)群體、行業(yè)、國家，乃至整個(gè)國際標(biāo)準(zhǔn)體系高度等更為宏觀層面探索二者相互作用的規(guī)律性，形成指導(dǎo)性綱領(lǐng)文件。今后的研究中可以注重規(guī)律性與規(guī)范性，探索檔案管理和企業(yè)內(nèi)部控制關(guān)系在同類同質(zhì)企業(yè)、行業(yè)、國家，乃至國際層面的本質(zhì)和規(guī)律，夯實(shí)基礎(chǔ)理論，探索通用性理論和方法，從而形成相應(yīng)領(lǐng)域、相應(yīng)地域內(nèi)的法律法規(guī)、規(guī)章制度以及規(guī)范性文件，用以明確執(zhí)行支撐企業(yè)內(nèi)部控制的檔案管理的機(jī)構(gòu)、人員、權(quán)責(zé)等，為企業(yè)實(shí)踐工作提供指導(dǎo)綱領(lǐng)，同時(shí)，為企業(yè)檔案管理與內(nèi)部控制的相互支撐執(zhí)行奠定標(biāo)準(zhǔn)化、合規(guī)化基礎(chǔ)。

3.1.2研究深度

目前，雖然已由相關(guān)研究初步指出了檔案管理與內(nèi)部控制對(duì)應(yīng)的關(guān)鍵的控制點(diǎn)，也有研究初步探索設(shè)計(jì)了與內(nèi)部控制相對(duì)應(yīng)的檔案管理流程框架，并探討了具體的實(shí)施方法，但多數(shù)研究內(nèi)容局限于強(qiáng)調(diào)檔案管理和企業(yè)內(nèi)部控制的表面關(guān)系，以及二者結(jié)合并相互促進(jìn)的價(jià)值，理論探析為主，實(shí)例研究較少，對(duì)實(shí)踐的指導(dǎo)意義不大，缺乏深度，沒有形成完整的研究層次體系。今后的研究應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步論證可行性與操作性，更加注重系統(tǒng)全面地論述檔案管理對(duì)企業(yè)內(nèi)部控制的支撐策略及其具體操作方式，包括軟硬件支持、人員配備、資金分配、組織設(shè)置等資源合理配置的可行性方式，探索適合當(dāng)前企業(yè)內(nèi)部控制現(xiàn)狀的檔案管理實(shí)施框架和流程。

3.3研究廣度

大部分研究成果是基于內(nèi)部控制相關(guān)法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)制度要求，強(qiáng)調(diào)檔案管理對(duì)內(nèi)部控制合規(guī)性的輔助作用以及企業(yè)內(nèi)部控制對(duì)檔案管理工作的要求，視角囿于財(cái)會(huì)審計(jì)領(lǐng)域和檔案資源管理領(lǐng)域。一來，研究學(xué)科視野較窄，較少從管理學(xué)基礎(chǔ)理論模型和其他相關(guān)學(xué)科領(lǐng)域內(nèi)尋找契合點(diǎn)；二來，上層目標(biāo)設(shè)置和大體框架設(shè)計(jì)較多，較少從企業(yè)實(shí)踐操作層面對(duì)二者結(jié)合的細(xì)節(jié)做專題探究。應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步拓寬研究思路，提高研究的全面性與系統(tǒng)性。一方面，應(yīng)拓展研究視角，從學(xué)科內(nèi)多種理論角度以及多學(xué)科角度來研究檔案管理和企業(yè)內(nèi)部控制關(guān)系，并嘗試引入實(shí)證主義研究方法來設(shè)計(jì)與優(yōu)化研究方案；另一方面，自頂向下的管理模式研究和自底向上的具體流程研究相結(jié)合，從企業(yè)實(shí)踐操作層面對(duì)二者結(jié)合的各個(gè)橫斷層次做專題探究。

3.4研究方法

目前對(duì)檔案管理和企業(yè)內(nèi)部控制關(guān)系研究成果以人文主義研究方法為主，多采用實(shí)地調(diào)研、調(diào)查研究等方法以及觀察、訪問、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)等定性研究方法，較少采用實(shí)證主義的定量研究方法。同時(shí)，創(chuàng)造性不足，較少采用比較研究方法得出不同性質(zhì)和規(guī)模的檔案管理與內(nèi)部控制關(guān)系的共性和特性。在今后的檔案管理與企業(yè)內(nèi)部控制關(guān)系研究中，應(yīng)當(dāng)更多地引入實(shí)證主義方法，以更具說服力的方式強(qiáng)調(diào)檔案管理與企業(yè)內(nèi)部控制結(jié)合的必要性與重要性。以統(tǒng)計(jì)分析、數(shù)據(jù)分析為基礎(chǔ)，通過建立模型或構(gòu)建函數(shù)的方式，明確二者相互影響的方式，用相關(guān)系數(shù)指標(biāo)衡量檔案管理與企業(yè)內(nèi)部控制之間的相互影響程度和相互響應(yīng)程度，及其敏感度、邊際效應(yīng)等指標(biāo)。以此來突出其必要性與重要性。

作者：張倩徐擁軍單位：中國人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院