高校檔案管理論文7篇
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一、高校會(huì)計(jì)檔案管理存在的問題
1.對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不到位
會(huì)計(jì)檔案管理是一項(xiàng)服務(wù)現(xiàn)實(shí)、承上啟下的重要工作，一些高校領(lǐng)導(dǎo)重視資金運(yùn)行的管理，忽視會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等工作，在會(huì)計(jì)檔案管理人員的配備和財(cái)力支持方面都存在嚴(yán)重不足。有的高校財(cái)務(wù)部門沒有專職的檔案管理人員，大多由會(huì)計(jì)人員兼管，很少進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案基礎(chǔ)知識(shí)與操作技能的培訓(xùn)，更談不上研究會(huì)計(jì)檔案的管理利用。對(duì)會(huì)計(jì)檔案的歸檔范圍和標(biāo)準(zhǔn)認(rèn)定不清，工作不規(guī)范，日常會(huì)計(jì)資料的整理分類沒有過程控制意識(shí)，致使重要的會(huì)計(jì)信息資源遺失。對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理沒有真正認(rèn)識(shí)其內(nèi)涵，傳遞、存放、保管及查閱過程管理粗放，缺少必要的逐級(jí)審批報(bào)告制度，難以確保入庫會(huì)計(jì)檔案的質(zhì)量。
2.會(huì)計(jì)檔案管理制度不完善
目前多數(shù)高校沒有依據(jù)國家有關(guān)規(guī)定，建立起一整套適合本單位的會(huì)計(jì)檔案立卷、歸檔、保管等管理制度，而是僅作為財(cái)務(wù)管理制度的一部分來規(guī)范。會(huì)計(jì)檔案管理憑借以往的經(jīng)驗(yàn)或約定俗成的習(xí)慣進(jìn)行，造成會(huì)計(jì)檔案管理程序不嚴(yán)、要求不明、職責(zé)不清。隨著高校會(huì)計(jì)電算化的不斷推進(jìn)，大量的電子數(shù)據(jù)及聲像檔案等會(huì)計(jì)檔案信息產(chǎn)生，電子會(huì)計(jì)檔案一般由系統(tǒng)管理員自行保管，對(duì)磁性存儲(chǔ)介質(zhì)缺少專業(yè)的日常維護(hù)和管理，沒有相應(yīng)的會(huì)計(jì)檔案信息化管理制度，很多應(yīng)該歸檔的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)文件可能分散在有關(guān)經(jīng)辦人手中，造成會(huì)計(jì)檔案不完整。換代升級(jí)前的財(cái)務(wù)軟件版式?jīng)]有很好的保存，造成電算化檔案無法調(diào)閱，綜合服務(wù)功能較弱。已經(jīng)歸檔的會(huì)計(jì)檔案沒有進(jìn)行嚴(yán)格控制，檔案借閱管理混亂，缺乏科學(xué)的會(huì)計(jì)檔案資源開發(fā)與利用制度，僅僅滿足于不損壞、不丟失、不散亂的管理狀態(tài)，會(huì)計(jì)檔案管理制度和手段沒有真正的完善，從而影響了高校整體管理工作的效果。
3.對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案管理重視不足
部分高校重視會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、預(yù)決算資料等紙質(zhì)檔案，忽視財(cái)務(wù)軟件升級(jí)備忘記錄及年度會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)備份等建檔歸檔的管理。會(huì)計(jì)電算化經(jīng)過多年的發(fā)展已經(jīng)普及，而相應(yīng)的電子檔案管理卻未引起足夠的重視，管理意識(shí)淡薄，對(duì)電子文檔、數(shù)據(jù)庫文件等沒有及時(shí)備份歸檔，造成資源信息散失。系統(tǒng)升級(jí)時(shí)，沒有同步對(duì)同版本的資料文件進(jìn)行升級(jí)處理，較低版本的操作系統(tǒng)生成的磁介質(zhì)會(huì)計(jì)信息在新系統(tǒng)中不能正常運(yùn)轉(zhuǎn)，嚴(yán)重影響工作效率。財(cái)務(wù)系統(tǒng)及輔助系統(tǒng)的軟件不斷升級(jí)和改造過程中的記錄目前還處于空白狀態(tài)，導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案不完整、不安全。
4.會(huì)計(jì)檔案管理資料利用效益不高
新時(shí)期高校會(huì)計(jì)檔案管理最終目的是充分開發(fā)利用會(huì)計(jì)檔案，強(qiáng)化其服務(wù)功能。部分高校對(duì)會(huì)計(jì)檔案的管理只停留在日常的收集、整理、歸檔等一般性工作水平上，財(cái)務(wù)部門沒有健全會(huì)計(jì)檔案檢索工具，在會(huì)計(jì)檔案信息查詢服務(wù)方面工作質(zhì)量跟不上。沒有重視多元化會(huì)計(jì)檔案信息資源的開發(fā)，很少利用會(huì)計(jì)檔案來總結(jié)以前的管理活動(dòng)。高校會(huì)計(jì)檔案管理人員缺乏綜合利用意識(shí)，不善于積極發(fā)掘會(huì)計(jì)信息與其他檔案信息的有機(jī)結(jié)合，同時(shí)由于會(huì)計(jì)檔案利用制度的規(guī)定過分強(qiáng)調(diào)保密，沒有建立各環(huán)節(jié)監(jiān)管機(jī)制，限制了使用會(huì)計(jì)檔案人員的身份和目的，致使有價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案史料參考作用難以發(fā)揮，最終影響了會(huì)計(jì)檔案的有效利用。
二、高校加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理的措施
1.加強(qiáng)重視程度，提高會(huì)計(jì)檔案管理認(rèn)識(shí)
高校會(huì)計(jì)檔案是高校各項(xiàng)資料數(shù)據(jù)的重中之重，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要提高對(duì)會(huì)計(jì)檔案工作的重視程度，充分認(rèn)識(shí)到會(huì)計(jì)檔案對(duì)學(xué)校發(fā)展的重要性。領(lǐng)導(dǎo)的重視是保障工作持續(xù)有效開展的關(guān)鍵，各級(jí)會(huì)計(jì)人員也要提高認(rèn)識(shí)，會(huì)計(jì)檔案如有缺失，事后是無法補(bǔ)救還原的，因此應(yīng)對(duì)所有會(huì)計(jì)人員進(jìn)行培訓(xùn)，使會(huì)計(jì)人員熟練掌握會(huì)計(jì)檔案整理的基本知識(shí)與操作技能，強(qiáng)化會(huì)計(jì)檔案事前控制，從源頭上做好管理的基礎(chǔ)工作，嚴(yán)格把握原始資料的質(zhì)量，把工作的每一步做扎實(shí)，滿足日益復(fù)雜的會(huì)計(jì)檔案管理工作需要。配備必要的場所和指定專人負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管工作，提高會(huì)計(jì)檔案管理質(zhì)量。
2.明確管理責(zé)任，完善會(huì)計(jì)檔案管理制度
高校的會(huì)計(jì)檔案具有特殊性，資料數(shù)量多，檔案要求高，要使高校會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化，必須制定會(huì)計(jì)檔案管理目標(biāo)，并結(jié)合本校情況，進(jìn)一步建立健全會(huì)計(jì)檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度。完善會(huì)計(jì)檔案內(nèi)控制度，做到安全保密嚴(yán)格；制定立卷歸檔制度，做到立卷科學(xué)、時(shí)間及時(shí)、內(nèi)容完整；規(guī)范會(huì)計(jì)檔案的保管制度，做到職責(zé)明確、專人專管；健全查閱移交銷毀制度，做到程序合法、手續(xù)嚴(yán)格、監(jiān)管到位；確保規(guī)范各環(huán)節(jié)程序，真正做到有法可依、有章可循。不僅要對(duì)紙質(zhì)資料加以重視，更要對(duì)電算化的會(huì)計(jì)檔案出臺(tái)專門的制度體系，采用先進(jìn)科學(xué)的方法保管，加強(qiáng)對(duì)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的監(jiān)控，確保高校會(huì)計(jì)檔案管理工作有序開展。
3.優(yōu)化管理手段，注重電子會(huì)計(jì)檔案完整保存
隨著社會(huì)信息化步伐的加快，會(huì)計(jì)的檔案管理重心必然向信息化建設(shè)轉(zhuǎn)移，電算化的財(cái)務(wù)管理不僅要實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)會(huì)計(jì)的功能，更要利用好計(jì)算機(jī)的存儲(chǔ)功能。高校在加強(qiáng)紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案監(jiān)督管理的同時(shí)，要注重電子會(huì)計(jì)檔案的收集、保存和利用工作，對(duì)電子檔案歸檔、查詢建立明確的程序批準(zhǔn)制度，設(shè)置專職人員管理電子會(huì)計(jì)檔案。為保證電子數(shù)據(jù)的安全，財(cái)務(wù)部門要特別重視服務(wù)器和移動(dòng)硬盤的病毒防護(hù)，年終形成的會(huì)計(jì)電子檔案存儲(chǔ)的磁性介質(zhì)或光盤等載體，必須采取以只讀文件的形式予以保存，實(shí)行雙重備份，存放不同地點(diǎn)，確保會(huì)計(jì)檔案安全完整。定期進(jìn)行檢查復(fù)制，使電子會(huì)計(jì)檔案遠(yuǎn)離磁場，防止因磁性介質(zhì)損壞或失效而丟失數(shù)據(jù)，集會(huì)計(jì)檔案信息建設(shè)、查詢、傳遞和管理于一體，為學(xué)校的發(fā)展提供有效而可靠的依據(jù)。
4.強(qiáng)化服務(wù)功能，發(fā)揮會(huì)計(jì)檔案的潛在作用
高校會(huì)計(jì)檔案是學(xué)校發(fā)展不可或缺的歷史信息來源，大量的會(huì)計(jì)檔案資料可以為各類審計(jì)、稅務(wù)等監(jiān)督檢查提供最真實(shí)的依據(jù)，因此規(guī)范化管理會(huì)計(jì)檔案，充分發(fā)揮會(huì)計(jì)檔案利用價(jià)值至關(guān)重要。目前會(huì)計(jì)檔案信息的使用主體已從校內(nèi)擴(kuò)展到校外，高校會(huì)計(jì)檔案管理人員要充分發(fā)掘會(huì)計(jì)檔案自身潛能，不斷創(chuàng)新服務(wù)內(nèi)容，編制好會(huì)計(jì)檔案檢索工具，確保調(diào)檔迅速準(zhǔn)確，建立會(huì)計(jì)檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，方便人工查詢服務(wù)，提高會(huì)計(jì)檔案管理使用效率，使檔案整理與服務(wù)創(chuàng)新相互促進(jìn)，為財(cái)務(wù)工作、各類審計(jì)工作及經(jīng)濟(jì)決策提供有力保障，為學(xué)校的發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。
三、總結(jié)
高校必須進(jìn)一步強(qiáng)化會(huì)計(jì)檔案管理，明確管理責(zé)任，優(yōu)化管理辦法，發(fā)掘會(huì)計(jì)檔案的潛在作用，利用各種基礎(chǔ)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)分析過去的發(fā)展軌跡，規(guī)劃學(xué)校長遠(yuǎn)的發(fā)展未來。會(huì)計(jì)檔案管理的規(guī)范性和科學(xué)性，反映一個(gè)學(xué)校財(cái)務(wù)管理水平的高低。新形勢(shì)下，高校會(huì)計(jì)檔案管理只有嚴(yán)守規(guī)范，才能保證其嚴(yán)肅性和可靠性，只有打破傳統(tǒng)思維模式束縛，才能提供高效優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
作者：梁茜單位：遼寧醫(yī)學(xué)院
第二篇：高校檔案信息化管理
1信息化對(duì)高校檔案管理工作的重要性
1.1信息化是提高高校檔案管理工作質(zhì)量的重要手段
隨著信息化技術(shù)的全面應(yīng)用，高校檔案管理工作質(zhì)量得到了持續(xù)提升，檔案管理效率和檔案管理質(zhì)量得到持續(xù)提高，對(duì)高校檔案管理工作的發(fā)展具有重要的促進(jìn)作用。
1.2信息化是推動(dòng)高校檔案管理工作發(fā)展的重要方法
考慮到檔案管理工作的重要性，以及檔案管理工作對(duì)高校教學(xué)管理工作的重要影響，信息化成為了推動(dòng)檔案管理工作發(fā)展的重要方法，對(duì)高校教學(xué)發(fā)展具有重要作用。
1.3信息化是促進(jìn)檔案管理工作取得實(shí)效的關(guān)鍵
基于高校檔案管理的重要性和現(xiàn)實(shí)特點(diǎn)，信息化技術(shù)的應(yīng)用，對(duì)提升高校檔案管理質(zhì)量，促進(jìn)高校檔案管理取得實(shí)效，滿足高校檔案管理工作需要具有明顯的促進(jìn)作用，為此，我們應(yīng)認(rèn)識(shí)到信息化是促進(jìn)檔案管理工作取得實(shí)效的關(guān)鍵。
2當(dāng)前西部高校檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀
2.1管理模式相對(duì)落后，信息化水平較低
西部高校與發(fā)達(dá)地區(qū)高校相比其校園信息化，特別是檔案信息化水平較低。目前檔案管理機(jī)構(gòu)大多仍沿用傳統(tǒng)管理模式，高校檔案資料的提供、利用、開發(fā)仍以紙質(zhì)媒體為主，高校檔案管理的信息化、數(shù)字化水平較低。不可否認(rèn)，紙質(zhì)檔案有其自身存在優(yōu)勢(shì)，在檔案史上也發(fā)揮了重要的記錄和憑證作用，但在信息化和數(shù)字化為主導(dǎo)的現(xiàn)代社會(huì)，紙質(zhì)檔案因其重復(fù)利用率低，歸檔工作量大，保管條件嚴(yán)苛且成本較高，容易丟失或損毀，難以查詢等問題，被電子檔案取代應(yīng)為不爭之勢(shì)。
2.2檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)滯后，缺乏高學(xué)歷專業(yè)人才
隨著高校檔案信息化管理的發(fā)展，檔案管理需要高管理水平和高素質(zhì)的專業(yè)化檔案人才隊(duì)伍。目前，西部高校檔案管理隊(duì)伍整體專業(yè)水平偏低、結(jié)構(gòu)復(fù)雜，主要存在以下問題:①專職和兼職共存，隊(duì)伍不夠穩(wěn)定;②缺乏高學(xué)歷專業(yè)人才，特別是缺乏計(jì)算機(jī)信息人才，如專業(yè)知識(shí)面不全、知識(shí)結(jié)構(gòu)不合理，創(chuàng)新意識(shí)不強(qiáng)等;③檔案管理隊(duì)伍年齡老化，人員得不到及時(shí)補(bǔ)充等。導(dǎo)致檔案工作依然停留在建檔、管檔、看檔的水平上，影響著檔案管理信息化建設(shè)和高校檔案事業(yè)的發(fā)展。
2.3檔案信息化建設(shè)缺乏相應(yīng)的資金及設(shè)備投人
高校檔案信息化建設(shè)過程中，始終存在著資金、設(shè)備投人不足的問題，嚴(yán)重影響了高校檔案信息化建設(shè)的推進(jìn)。如，不能及時(shí)引進(jìn)現(xiàn)代信息化設(shè)備的硬、軟件;紙質(zhì)檔案也無法實(shí)現(xiàn)全部的電子化存儲(chǔ)，在高校網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中不能夠查找到全部的、最新的或最原始的檔案資料等。
3做好西部高校檔案管理工作的重要措施
3.1創(chuàng)新檔案管理模式，提高信息化水平
信息化技術(shù)的飛越發(fā)展給高校檔案管理工作提出了挑戰(zhàn)，也帶來了機(jī)遇。對(duì)于高校而言，檔案管理模式的升級(jí)和創(chuàng)新迫在眉睫，只有積極引入現(xiàn)代化的信息手段，才能保證高校檔案管理工作在實(shí)效性和整體性上滿足實(shí)際需要，達(dá)到提升高校檔案管理質(zhì)量的目的。從當(dāng)前檔案管理信息化的發(fā)展來看，檔案管理的信息化主要應(yīng)用信息技術(shù)，對(duì)檔案管理工作形成有力的支撐，保證檔案管理工作的強(qiáng)度得到持續(xù)降低，管理質(zhì)量和效果得到持續(xù)提高，滿足檔案管理工作的實(shí)際需要?？紤]到高校檔案管理工作的特殊性，檔案管理信息化既能提高管理效率，又能推動(dòng)高校檔案管理發(fā)展。所以，對(duì)于高校檔案管理而言，信息化技術(shù)的應(yīng)用，是促進(jìn)高校檔案管理的重要手段。
3.2拓展檔案管理平臺(tái)，構(gòu)建檔案信息數(shù)據(jù)庫
從目前高校檔案管理工作來看，在信息化手段的運(yùn)用過程中，建立完善的檔案信息數(shù)據(jù)庫，構(gòu)建有效的檔案管理平臺(tái)是十分必要的?；谛畔⒒夹g(shù)的快速發(fā)展，高校在構(gòu)建檔案信息數(shù)據(jù)庫的過程中，要實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)字化信息技術(shù)的全面有效利用，應(yīng)依靠數(shù)字化信息技術(shù)，建立高效的檔案管理平臺(tái)，使高校檔案管理能夠從傳統(tǒng)的人工管理方式向網(wǎng)絡(luò)化管理方式轉(zhuǎn)變。第一，在高校檔案信息數(shù)據(jù)庫建立過程中，應(yīng)實(shí)現(xiàn)文字信息向數(shù)字代碼的轉(zhuǎn)變，主要應(yīng)采用計(jì)算機(jī)編碼技術(shù)，將高校的檔案信息全面轉(zhuǎn)換成計(jì)算機(jī)能夠識(shí)別并存儲(chǔ)的代碼。第二，將轉(zhuǎn)換完成的計(jì)算機(jī)編碼錄入到計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)系統(tǒng)中，使高校的文字檔案信息能夠?qū)崿F(xiàn)全面快速的存儲(chǔ)，保證高校檔案資料不發(fā)生丟失。在錄入過程中，既要注意信息技術(shù)的應(yīng)用，還要注意計(jì)算機(jī)編碼的正確性，要保證所有編碼都被計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)系統(tǒng)識(shí)別，滿足檔案信息存儲(chǔ)需要。第三，數(shù)據(jù)庫檔案業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的內(nèi)部調(diào)整，包括①簡化整理工作，即采用一系列方法使檔案簡化有序，從而解決檔案的零亂與管理和利用的系統(tǒng)化要求之間的矛盾，便于檔案實(shí)體管理與查找利用;②深化檢索工作，為檔案查詢者提供高效便捷的信息服務(wù);③數(shù)據(jù)的保管和保護(hù)工作，數(shù)據(jù)庫存儲(chǔ)載體須配置防塵、除塵，防磁場和電場的設(shè)施，并嚴(yán)格防范計(jì)算機(jī)病毒，確保數(shù)據(jù)安全;④構(gòu)建高校檔案數(shù)據(jù)庫應(yīng)逐漸完成，首先對(duì)新的檔案錄入數(shù)據(jù)庫，然后應(yīng)分階段將原來的檔案加以整理、完善、錄入數(shù)據(jù)庫。為了使數(shù)據(jù)庫不過于龐大而難以檢索，也可在總數(shù)據(jù)庫之下，按分類建立幾個(gè)子數(shù)據(jù)庫。另外在檔案采集時(shí)，盡量要求各部門提交電子材料，這樣可以減輕檔案管理人員的勞動(dòng)量，加快檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。
3.3完善制度建設(shè)，強(qiáng)化制度執(zhí)行實(shí)效
對(duì)于高校檔案管理工作而言，要想保證檔案管理工作取得實(shí)效，除了要積極培養(yǎng)合格的檔案管理人才之外，還要建立完善的檔案管理制度，保證高校檔案管理工作有制度可依，使高校檔案管理工作能夠取得積極效果。第一，高校只有建立完善的檔案管理制度，才能規(guī)范檔案管理人員的行為，使檔案管理工作能夠有準(zhǔn)確的、規(guī)范的行為準(zhǔn)則。如電子文件檔案管理辦法等相關(guān)規(guī)定。第二，高校檔案管理工作應(yīng)積極引入競爭機(jī)制，采取末尾淘汰機(jī)制，從人才入手，保證檔案管理工作人員素質(zhì)滿足實(shí)際需要。第三，高校檔案管理工作應(yīng)建立完善的保障機(jī)制，保證檔案管理工作能夠有齊全的配套設(shè)施及經(jīng)費(fèi)，使高校檔案管理工作能夠得到有效開展，保證高校檔案管理工作取得實(shí)效。
3.4加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，打造一只具有現(xiàn)代化信息技術(shù)的檔案管理專業(yè)隊(duì)伍
時(shí)代的發(fā)展和社會(huì)分工的細(xì)化給檔案管理工作和檔案管理者提出了更新更高的要求，高校檔案管理工作的質(zhì)量直接取決于檔案工作人員的素質(zhì)。作為新時(shí)期的高校檔案管理者，必須解放思想、與時(shí)俱進(jìn)，努力學(xué)習(xí)，不斷提高自身的綜合素質(zhì)，尤其是信息化管理方面的素質(zhì)，以適應(yīng)新時(shí)期檔案事業(yè)的發(fā)展和要求。打造一支高素質(zhì)的高校檔案管理專業(yè)隊(duì)伍，引進(jìn)既掌握檔案專業(yè)知識(shí)，又熟悉計(jì)算機(jī)知識(shí)的復(fù)合型人才。首先，補(bǔ)充新鮮血液，從具有檔案專業(yè)背景的應(yīng)聘者中擇優(yōu)招錄。其次，不斷提高現(xiàn)有檔案人員的業(yè)務(wù)能力。通過種種方式培訓(xùn)信息化檔案管理的基礎(chǔ)知識(shí)，采取送出去進(jìn)修、參觀學(xué)習(xí)和請(qǐng)上級(jí)主管業(yè)務(wù)部門的專業(yè)人員來校舉辦講座的辦法，不斷提高他們的科學(xué)信息化檔案管理水平。最后，掌握好檔案專業(yè)知識(shí)的同時(shí)，必須掌握現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，抓好人才的培訓(xùn)教育，造就一支知識(shí)面廣、技術(shù)熟練、能夠迎接電子文件挑戰(zhàn)的隊(duì)伍。
4結(jié)語
信息化已經(jīng)成為新時(shí)期每個(gè)行業(yè)所依賴的重要手段，對(duì)每個(gè)行業(yè)的發(fā)展都產(chǎn)生了重要的促進(jìn)作用。為此，只有認(rèn)真分析高校檔案管理的重要性及發(fā)展現(xiàn)狀，并深入分析信息化對(duì)高校檔案管理的促進(jìn)，才能保證高校檔案管理工作在信息化手段的支撐下獲得良好的發(fā)展，滿足高校檔案管理需要，達(dá)到提高高校檔案管理信息化水平的目的。
作者：田濤單位：青海大學(xué)
第三篇：高校二級(jí)檔案管理
1高校二級(jí)檔案管理工作中存在的問題
1.1二級(jí)學(xué)院的檔案資料存在嚴(yán)重流失的狀況
目前，教學(xué)檔案收集的難度比較大。二級(jí)學(xué)院的教師一部分來自社會(huì)招聘，另一部分則是由母校教師進(jìn)行兼職授課。對(duì)于二級(jí)學(xué)院檔案工作，有的教師認(rèn)為無足輕重，對(duì)其重要性缺乏認(rèn)識(shí)。因此，材料的歸檔等工作需要在管理人員的督促下完成，有的教師為了完成任務(wù)，往往缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，臨時(shí)突擊，有的應(yīng)付差事，草率整理。在這種工作方式和態(tài)度下，有的歸檔材料沒有日期，沒有單位蓋章，既不齊全，也不完整，最終質(zhì)量嚴(yán)重下滑。二級(jí)學(xué)院學(xué)校重要的文書檔案收集不全。作為高校辦學(xué)的一種新的嘗試，二級(jí)學(xué)院目前已經(jīng)產(chǎn)生了大量的檔案。然而，人員編制也非常緊張，有的領(lǐng)導(dǎo)不是很重視，只關(guān)注上級(jí)的紅頭文件，對(duì)于本校的文件則比較忽視。因此，各職能部門的負(fù)責(zé)人或者具體操作人手中掌握大量的可以反映學(xué)校進(jìn)程軌跡的文件，沒有按時(shí)歸檔，最終造成檔案的嚴(yán)重流失。雖然有的二級(jí)學(xué)校建立了資料室和檔案室，也有專門的管理人員，但是在檔案管理職責(zé)方面依然需要進(jìn)一步明確。有的兼職檔案管理員總是強(qiáng)調(diào)客觀原因，認(rèn)為自己還需要負(fù)責(zé)其他工作，難以騰出時(shí)間，因此總是將這份工作往后推，對(duì)檔案材料收集工作的重視度差。有的二級(jí)學(xué)院沒有配備專職的檔案員，管理人員需要處理日常的事務(wù)，因此檔案收集時(shí)間很容易錯(cuò)過，最終導(dǎo)致檔案的收集不全。
1.2二級(jí)學(xué)院檔案管理人員的素質(zhì)不高
目前，由于二級(jí)學(xué)院大多采用的是民辦機(jī)制，人員編制也比較緊張，因此用人具有一定的隨意性，最終降低了管理水平和效率。檔案管理人員也大多數(shù)是兼職檔案員，他們需要負(fù)責(zé)多方面的工作，因此很難全身心投入到這份工作之中。而有的兼職檔案員則不認(rèn)真履行自己的職責(zé)，可以說是形同虛設(shè)。有的二級(jí)學(xué)院兼職檔案員不固定，總是變動(dòng)，對(duì)于新手來說需要花一段時(shí)間對(duì)工作進(jìn)行熟悉。大部分兼職檔案員的專業(yè)素質(zhì)比較低，接受檔案專業(yè)培訓(xùn)的機(jī)會(huì)也非常少，有的職業(yè)觀存在問題，認(rèn)為這項(xiàng)工作無足輕重?？傊畯?fù)合型人才極其匱乏，這些都阻礙了檔案管理工作的發(fā)展。
2二級(jí)學(xué)院檔案管理的對(duì)策
為了加強(qiáng)對(duì)我院各類檔案的綜合管理，實(shí)現(xiàn)我院檔案建設(shè)各個(gè)環(huán)節(jié)的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，有效地保護(hù)和利用檔案，為學(xué)院的教學(xué)、科研和黨政管理等各項(xiàng)工作服務(wù)，為社會(huì)服務(wù)，筆者結(jié)合自己的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，提出幾點(diǎn)建議和對(duì)策。
2.1合理設(shè)置機(jī)構(gòu)，明確工作人員的職責(zé)
設(shè)立綜合檔案室，配備專職檔案干部。由主管行政工作的院領(lǐng)導(dǎo)分管，院辦公室主任主管，業(yè)務(wù)上受上級(jí)和當(dāng)?shù)貦n案局的監(jiān)督和指導(dǎo)。綜合檔案室既是職能管理部門，又是永久保存和提供利用檔案的科學(xué)文化事業(yè)機(jī)構(gòu)。學(xué)院綜合檔案室要做好自己的工作，有所作為。（1）宣傳、貫徹執(zhí)行國家關(guān)于檔案工作的法令、政策和規(guī)定，規(guī)劃全院檔案工作。（2）制定和組織實(shí)施我院關(guān)于檔案工作的規(guī)章制度，加強(qiáng)檔案工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，提高檔案的綜合管理水平。（3）負(fù)責(zé)對(duì)本院各部門檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。（4）負(fù)責(zé)接收（征集）、整理、分類、統(tǒng)計(jì)和保管全院各類永久、長期保存的檔案及有關(guān)資料。（5）開展檔案的開放和利用工作，辦理檔案的閱覽和借用手續(xù)，編制檢索工具，編寫檔案參考資料，匯編檔案文獻(xiàn)，積極開發(fā)檔案信息資源。（6）嚴(yán)格執(zhí)行國家《保密法》和我院保密規(guī)章制度，組織做好檔案的鑒定和密級(jí)調(diào)整工作，對(duì)已超過保管或保密期限的檔案，提出存毀和解密、降密處理意見。（7）維護(hù)檔案的安全與完整，做好檔案的安全防范和技術(shù)保護(hù)工作。此外，學(xué)院各單位、各部門必須確定一位領(lǐng)導(dǎo)分管檔案工作，設(shè)一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本單位、本部門檔案資料的收集和立卷工作，業(yè)務(wù)上受學(xué)院綜合檔案室的監(jiān)督、指導(dǎo)。兼職檔案員要做好以下幾項(xiàng)工作：（1）配合學(xué)院綜合檔案室的工作，貫徹執(zhí)行國家關(guān)于檔案工作的政策和法規(guī)及本校關(guān)于檔案工作的規(guī)章制度。（2）在本部門領(lǐng)導(dǎo)和綜合檔案室的指導(dǎo)下，實(shí)施學(xué)院檔案工作計(jì)劃、規(guī)劃。（3）負(fù)責(zé)本單位、本部門產(chǎn)生形成的檔案材料的收集、積累、整理、立卷和向院綜合檔案室移交檔案等工作。
2.2加快檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)
建立一支高素質(zhì)的人員隊(duì)伍。對(duì)于一名檔案管理的工作人員來說，首先要解決思想上的問題，轉(zhuǎn)變工作觀念，正確調(diào)整自己在工作中的角色。檔案工作人員應(yīng)努力學(xué)習(xí)馬列主義、思想、鄧小平理論和“三個(gè)代表”重要思想，堅(jiān)持改革開放，堅(jiān)持檔案工作的正確方向，認(rèn)真執(zhí)行黨和國家有關(guān)政策和學(xué)院的有關(guān)規(guī)章制度，嚴(yán)守紀(jì)律，保守黨和國家秘密，刻苦鉆研業(yè)務(wù)，熟悉我院歷史和檔案情況，熱愛檔案事業(yè)，忠于職守，具備檔案專業(yè)知識(shí)和相關(guān)的科學(xué)文化知識(shí)。學(xué)院各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)為檔案人員提高政治思想素質(zhì)、業(yè)務(wù)工作水平和生活待遇創(chuàng)造條件，關(guān)心他們的學(xué)習(xí)、工作和生活。
2.3學(xué)校對(duì)檔案管理工作要加以重視，提供支持
檔案事業(yè)所需經(jīng)費(fèi)，列入學(xué)院預(yù)算，劃撥?？钣蓪W(xué)院辦公室統(tǒng)籌安排。與檔案工作有關(guān)的職能部門，檔案裝具由學(xué)院綜合檔案室提供：設(shè)備費(fèi)用，應(yīng)在其切塊經(jīng)費(fèi)中調(diào)撥一定數(shù)額作為設(shè)備費(fèi)。學(xué)院應(yīng)遵循方便利用、安全保管、有利發(fā)展原則，為綜合檔案室提供專用的、符合檔案管理要求的檔案工作用房。此外，要有計(jì)劃地為檔案室配置必要的設(shè)備，以逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。
2.4完整各項(xiàng)制度，提高工作水平
建立健全檔案材料的形成、積累、整理立卷和定期歸檔制度，并將其納入教學(xué)、科研和黨政管理人員的職責(zé)范圍，確保各類檔案材料歸檔完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。學(xué)院各部門應(yīng)做到各項(xiàng)工作與檔案工作實(shí)行“四同步”管理，即布置，檢查、驗(yàn)收、總結(jié)各項(xiàng)工作時(shí)，要同時(shí)布置、檢查、驗(yàn)收、總結(jié)檔案工作。學(xué)院實(shí)行材料形成部門、課題組立卷制度。制定學(xué)院各類檔案管理細(xì)則。對(duì)主管業(yè)務(wù)部門或課題組在工作活動(dòng)中形成的文件材料，由本部門或課題組指定專人負(fù)責(zé)，按其自然形成規(guī)律，進(jìn)行系統(tǒng)整理，負(fù)責(zé)組卷并編排頁號(hào)或件號(hào)，經(jīng)綜合檔案室檢查合格后再填寫卷內(nèi)目錄，按規(guī)定時(shí)間向綜合檔案室移交。
歸檔時(shí)間和手續(xù)。原則上要求：除教學(xué)部門檔案材料按學(xué)年度立卷外，其余各類可按年度歸檔的檔案材料均按年度立卷。每學(xué)年形成的教學(xué)文件材料應(yīng)于次學(xué)年第三個(gè)月（即11月份）前完成立卷歸檔工作。其余各類檔案材料應(yīng)在次年6月份前完成立卷歸檔工作。院黨、政領(lǐng)導(dǎo)已閱批完畢的我院文件材料，由院綜合檔案室定期（每年寒、暑假前各一次）清理、歸檔。凡由學(xué)院、學(xué)院各單位、各部門與其他單位分工協(xié)作完成的項(xiàng)目由主辦單位保存一整套檔案，協(xié)作單位除保存與自己承擔(dān)任務(wù)有關(guān)的檔案正本以外，應(yīng)將復(fù)制件送交主辦單位保存。對(duì)于個(gè)人在其從事教學(xué)、科研、黨政管理等職務(wù)活動(dòng)中形成的各種載體形式的文件材料，必須按統(tǒng)一的移交時(shí)間移交給本部門的兼職檔案人員，然后轉(zhuǎn)交綜合檔案室集中管理，任何個(gè)人不得據(jù)為己有或者拒絕歸檔。
3結(jié)束語
檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜的、需要耐心和技巧的工作，同時(shí)也是高校管理工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容。由于檔案管理人員的素質(zhì)較差以及檔案管理工作本身難度大，目前二級(jí)學(xué)院檔案管理存在一系列問題和漏洞，嚴(yán)重阻礙了高校的長遠(yuǎn)發(fā)展。因此，如何優(yōu)化高校二級(jí)學(xué)院檔案資料管理的措施，讓高校二級(jí)學(xué)院的檔案管理走上健康有序的發(fā)展軌道是本文主要探討的問題。
作者：劉珺單位：佛山職業(yè)技術(shù)學(xué)院
第四篇：高校檔案信息化管理
一、高校檔案信息化現(xiàn)狀
1．高校檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高
高校檔案信息化建設(shè)，首先要求檔案管理人員具備較高的現(xiàn)代化操作水平。從目前看，許多高校檔案部門缺乏檔案信息處理的復(fù)合型人才，大多數(shù)檔案管理人員對(duì)手工管理檔案的模式很熟練，缺乏計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理檔案的能力，這些都成為制約高校檔案信息化建設(shè)的內(nèi)在因素。
2．高校檔案信息化工作的投入嚴(yán)重不足
從目前高校的管理來看，多數(shù)人認(rèn)為檔案工作很簡單，只是單純地保管些資料，負(fù)責(zé)利用檔案者提供所需材料即可。而在檔案信息化方面的投入非常少，難以滿足檔案現(xiàn)代化的管理要求。
二、加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)的應(yīng)對(duì)措施
1．建立高校檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)
許多高等院校建立了校園網(wǎng)，為學(xué)校教學(xué)、科研及管理提供了先進(jìn)的技術(shù)手段和嶄新的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，也為高校檔案館信息化建設(shè)提供了前所未有的條件。廣大師生可以不出校門、不出國門就與國內(nèi)外的專家進(jìn)行科研項(xiàng)目合作、查詢資料、學(xué)術(shù)交流、籌備各種會(huì)議等等。在高校系統(tǒng)內(nèi)建設(shè)數(shù)字化統(tǒng)一應(yīng)用平臺(tái)，健全高效內(nèi)部服務(wù)網(wǎng)，開展檔案信息服務(wù)的窗口，發(fā)揮高校校園網(wǎng)站的作用，使高校檔案網(wǎng)站成為宣傳檔案工作。網(wǎng)上利用的開展，將會(huì)使檔案工作進(jìn)入一個(gè)嶄新的工作環(huán)境，進(jìn)入極好的良性循環(huán)之中。
2．加強(qiáng)電子文件的管理是做好檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵
隨著計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)的建立與發(fā)展，越來越多的重要文件成為現(xiàn)代檔案管理的重要組成部分。根據(jù)檔案管理的要求，對(duì)各種不同類型載體的檔案(如:紙質(zhì)檔案、照片、錄音、錄像檔案)進(jìn)行數(shù)字化處理和轉(zhuǎn)換。在校園網(wǎng)上文書處理部門將收文或發(fā)文都輸入到計(jì)算機(jī)中，各級(jí)部門可根據(jù)自己的權(quán)限范圍在網(wǎng)上分組傳閱自己相關(guān)的文件，并注上處理意見，年終歸檔時(shí)，只需向檔案館移交一份分類組卷清單，把數(shù)據(jù)通過網(wǎng)上按檔案數(shù)據(jù)格式傳輸?shù)綑n案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中即可，從而使檔案館減少了檔案數(shù)據(jù)錄入工作。同時(shí)加強(qiáng)高校電子文件的積累、鑒定、著錄、歸檔等工作，保證產(chǎn)生的有保存價(jià)值的電子文件真實(shí)、完整、有效。
3．加大對(duì)檔案現(xiàn)代信息化建設(shè)技術(shù)人才的培養(yǎng)力度
高校檔案現(xiàn)代信息化建設(shè)，不僅需要從業(yè)人員的努力，更需要上級(jí)主管理部門和領(lǐng)導(dǎo)的重視，優(yōu)化檔案信息化人才隊(duì)伍建設(shè)。在過去的單純的檔案知識(shí)培訓(xùn)的基礎(chǔ)上，舉辦檔案人員現(xiàn)代信息化知識(shí)培訓(xùn)班，并建立強(qiáng)化學(xué)習(xí)激勵(lì)機(jī)制，每個(gè)檔案管理人員都要樹立創(chuàng)新精神、與時(shí)俱進(jìn)，培養(yǎng)檔案從業(yè)人員的現(xiàn)代信息素質(zhì)和管理意識(shí)。造就一支具備現(xiàn)化信息素質(zhì)，能夠掌握新知識(shí)、新技術(shù)、新技能的復(fù)合型高校檔案管理隊(duì)伍。
4．切實(shí)保障對(duì)檔案現(xiàn)代信息化建設(shè)的投入
經(jīng)費(fèi)不足是影響高校檔案管理走向信息化的最大障礙。高校檔案現(xiàn)代信息化建設(shè)需要投入必要的資金購買軟件，以及其它必需的服務(wù)設(shè)備。所以，高校要盡力滿足檔案信息化建設(shè)所需的經(jīng)費(fèi)，給檔案信息化建設(shè)提供充足的資金保障。通過Internet、Cernet網(wǎng)可以看到，網(wǎng)絡(luò)化的優(yōu)越性和作用是巨大的，作為學(xué)校信息服務(wù)中心的檔案館，其地位和作用更加突出，高校領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門已經(jīng)初步認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)的重要性和緊迫性。領(lǐng)導(dǎo)的重視，預(yù)示著經(jīng)費(fèi)的加大投入。檔案館自身也可以通過合理的多種創(chuàng)收渠道增加收入，增強(qiáng)造血功能。近年來，許多高校撥?？罱o檔案館購置了性能較好的計(jì)算機(jī)、掃描儀、光盤刻錄機(jī)、激光打印機(jī)等設(shè)備，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)得到了極大改觀。
三、總結(jié)
總之，高校檔案工作信息化建設(shè)和發(fā)展對(duì)高校的發(fā)展具有重要的作用。因此，檔案信息化建設(shè)必須與社會(huì)接軌，同時(shí)，也需要高校檔案工作管理者及各級(jí)檔案業(yè)務(wù)管理部門的共同努力，只有大家齊心協(xié)力，高校檔案現(xiàn)代信息化建設(shè)才會(huì)向更深、更廣、更有效的方向發(fā)展。
作者：王雅麗單位：包頭職業(yè)技術(shù)學(xué)院
第五篇：高職院校人事檔案管理
一、充實(shí)檔案內(nèi)容，提高利用價(jià)值
現(xiàn)在的高職院校人事檔案主要包含了一些履歷性內(nèi)容，是個(gè)人成長歷史的真實(shí)記載，為學(xué)校的黨組織工作和人事工作提供了可靠的信息參考。但是隨著社會(huì)的發(fā)展，現(xiàn)行的人事檔案已經(jīng)越來越不適應(yīng)現(xiàn)行的人事體制，反映“德”的材料多，反映“能”“勤”“績”的材料少，不能很好地為學(xué)校人事工作和人事決策提供高質(zhì)量的服務(wù)?，F(xiàn)行人事檔案中應(yīng)該多加入反映干部本人知識(shí)結(jié)構(gòu)、科研水平、專業(yè)特長、興趣愛好和成績等方面的材料，多注重個(gè)性特征、職業(yè)偏好等，使人事檔案始終處于動(dòng)態(tài)的過程，避免人事檔案沒有任何個(gè)性、特點(diǎn)，出現(xiàn)“千人一面”的情況。人事管理部門很難從這樣的人事檔案中提取有意義、有價(jià)值的信息，為了避免這種情況的出現(xiàn)，我們必須定期對(duì)人事檔案材料進(jìn)行鑒別、更新，使人事檔案“活”起來，使人事檔案內(nèi)容處于不斷更新的狀態(tài)。同時(shí)，要添加完善個(gè)人信用檔案的內(nèi)容。人事部門可以利用有關(guān)檔案信息，針對(duì)每個(gè)人的基本情況，如個(gè)人特長、喜好、現(xiàn)實(shí)需求等采取不同的激勵(lì)措施和管理辦法，在最大限度地滿足成員需求的同時(shí)，提高員工的工作效率，確保部門高效正常運(yùn)轉(zhuǎn)。
二、高職院校人事檔案信息化建設(shè)的統(tǒng)一化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化
高職院校人事檔案的統(tǒng)一化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化是檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)之一。然而，現(xiàn)有的人事檔案信息化系統(tǒng)在統(tǒng)一化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化方面存在滯后和應(yīng)用軟件混亂的狀況。因此，在檔案信息化建設(shè)過程中制定與推行相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范尤為重要。要研發(fā)標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一規(guī)范、可以推廣使用的管理應(yīng)用軟件，首先要有規(guī)范的管理標(biāo)準(zhǔn)，包括：規(guī)定、規(guī)劃、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范等。有了統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)就要執(zhí)行，使電子數(shù)據(jù)的整理、保存、轉(zhuǎn)發(fā)、使用等工作都實(shí)現(xiàn)有序化，避免出現(xiàn)不能兼容、各自為政、重復(fù)建設(shè)等現(xiàn)象。其次要有統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，包括文件、檔案的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)壓縮規(guī)范、數(shù)據(jù)交換標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、數(shù)據(jù)加密、水印技術(shù)規(guī)范和系統(tǒng)軟硬件設(shè)施技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等。同時(shí)，高職院校應(yīng)該根據(jù)學(xué)校自身的特點(diǎn)和工作需要，建立各項(xiàng)有效的規(guī)章制度，在規(guī)范使用人事檔案管理系統(tǒng)的同時(shí)，使人事檔案管理工作有章可循，科學(xué)規(guī)范。
三、建立人事檔案管理信息系統(tǒng)
要想建立人事檔案管理系統(tǒng)，就需要有一個(gè)存儲(chǔ)人事檔案基礎(chǔ)信息的數(shù)據(jù)庫，這些數(shù)據(jù)可以作為構(gòu)建人事檔案管理信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)。在建立信息數(shù)據(jù)庫的過程中，檔案管理人員首先要確保人事檔案信息的真實(shí)性，包括：出生年月、參加工作時(shí)間、加入黨、團(tuán)的時(shí)間以及學(xué)歷學(xué)位等問題。特別是出生年月，出現(xiàn)的問題比較多，有的材料記載公歷生日，有的材料記載農(nóng)歷生日，有的僅出生年月這一問題，一份檔案中就有四五個(gè)版本，這種情況要特別注意，凡原始材料中記載不一致的，一定要仔細(xì)審查，以組織核定為準(zhǔn)。其次，在人事檔案材料從紙質(zhì)檔案到電子檔案的轉(zhuǎn)變過程中，要確保人事檔案信息本身的準(zhǔn)確性和完整性，如需要將紙質(zhì)的檔案文件通過掃描儀、微縮影像等數(shù)字設(shè)備轉(zhuǎn)化為易于復(fù)制的電子格式時(shí)要及時(shí)轉(zhuǎn)換。同時(shí)要做到對(duì)各條檔案信息逐一核對(duì)，確保檔案材料本身真實(shí)、無誤。再次，人事檔案的內(nèi)容要全面詳實(shí)、信息準(zhǔn)確，不僅要包括人員基本情況，而且要包括人員的學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作情況、職務(wù)、職稱、工資的演變情況，科研成果及家庭成員關(guān)系情況等。通過數(shù)據(jù)庫建立人事檔案部門便于查找、比較、分析、統(tǒng)計(jì)的檢索工具，這個(gè)系統(tǒng)要具有良好的操作界面，便于工作人員對(duì)相關(guān)人事數(shù)據(jù)的輸入和輸出，同時(shí)還應(yīng)具備簡便的搜索、改正、統(tǒng)計(jì)分析等功能。為了提供信息檢索的效率，當(dāng)相關(guān)人員人事信息變動(dòng)時(shí)，系統(tǒng)要及時(shí)更新。一些基本的人事信息，如工資調(diào)整、職位變化、組織關(guān)系等，可作為人事部門的決策參考，同時(shí)，該系統(tǒng)還可以對(duì)現(xiàn)有的人事信息進(jìn)行分析、總結(jié)，并可對(duì)將來的人事情況走勢(shì)做必要的前瞻分析，為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供最大限度的數(shù)據(jù)支持。
四、做好人事檔案數(shù)據(jù)資料的保密和安全工作
人事檔案不是孤立的，它既具有個(gè)人性，又具有社會(huì)性，既是個(gè)人學(xué)習(xí)經(jīng)歷、崗位變動(dòng)、獎(jiǎng)懲信息的記錄，又是每個(gè)人社會(huì)活動(dòng)的一個(gè)縮影，因此，從某種意義上講，檔案屬于個(gè)人隱私，同時(shí)又屬于國家和黨組織的秘密。然而，在當(dāng)前檔案系統(tǒng)的條件下，由于對(duì)檔案使用者、使用范圍、使用目的等的管理均不甚規(guī)范，因此具有很大的安全隱患，存在較大的安全風(fēng)險(xiǎn)。故而，檔案管理人員一定要重視檔案信息安全，將信息安全放在突出位置，強(qiáng)化安全保密意識(shí)，制定積極有效的檔案查閱制度。人事檔案的查閱可以包括公開的信息和非公開的信息兩個(gè)組成部分。公開的信息可以包括姓名、性別、籍貫、出生年月、參加工作時(shí)間、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷以及崗位和職稱變化等。非公開的信息可以包括個(gè)人鑒定、薪級(jí)變化、評(píng)價(jià)、懲罰、處分等涉及個(gè)人隱私的材料。對(duì)于在互聯(lián)網(wǎng)上公開提供相關(guān)服務(wù)的檔案信息，對(duì)查閱人要進(jìn)行嚴(yán)格的身份權(quán)限認(rèn)證，同時(shí)，對(duì)于保密范圍的人事信息，一定要嚴(yán)格禁止網(wǎng)上共享，確保管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全可靠。平時(shí)對(duì)數(shù)據(jù)庫要及時(shí)進(jìn)行備份，處理好信息數(shù)據(jù)庫公開使用、限制使用和內(nèi)部使用的界限，嚴(yán)把人事檔案利用審查關(guān)，不該提供的內(nèi)容絕不提供。要對(duì)高職院校人事檔案進(jìn)行信息化，同時(shí)又要切實(shí)保證相關(guān)信息的安全，要正確處理好開發(fā)和保密、利用與安全的關(guān)系。建立安全技術(shù)保障體系，根據(jù)檔案信息使用者的不同目的，設(shè)定使用權(quán)限，根據(jù)不同密級(jí)，確定控制訪問的許可范圍。
五、加強(qiáng)學(xué)習(xí)，增強(qiáng)檔案管理人員素質(zhì)
首先，要提高人事檔案管理人員的政治素質(zhì)，一方面，在思想政治上要與黨中央保持高度一致，以科學(xué)發(fā)展觀和創(chuàng)新的理念武裝頭腦。另一方面，要嚴(yán)格遵守保密制度，提高責(zé)任心，同時(shí)還應(yīng)具有良好的職業(yè)操守，絕不出現(xiàn)檔案資料的漏歸、錯(cuò)歸現(xiàn)象，虛假材料要一律剔除，讓其無處藏身，以飽滿的工作熱情、嚴(yán)格謹(jǐn)慎的做事態(tài)度、良好的專業(yè)素養(yǎng)服務(wù)于人事檔案事業(yè)。其次，要建立良好的學(xué)習(xí)機(jī)制，定期對(duì)檔案工作人員進(jìn)行各種形式的培訓(xùn)，通過講座、知識(shí)小競賽等對(duì)人事檔案的新政策、新制度進(jìn)行學(xué)習(xí)。同時(shí)，對(duì)其要增強(qiáng)業(yè)務(wù)知識(shí)的培訓(xùn)，在拓寬其知識(shí)面的基礎(chǔ)上，提高其綜合分析能力，還要加強(qiáng)計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)知識(shí)和人事檔案管理系統(tǒng)的掌握和運(yùn)用，努力使高職院校人事檔案工作人員成為既具備檔案專業(yè)素養(yǎng)，又熟練掌握計(jì)算機(jī)相關(guān)信息技術(shù)的復(fù)合型專業(yè)人才。
六、總結(jié)
高職院校的人事檔案管理主要是以高校的改革發(fā)展為中心，為高校的人力資源開發(fā)、信息利用等提供服務(wù)。而高校是以教學(xué)和科研為主要業(yè)務(wù)的事業(yè)機(jī)構(gòu)，有著得天獨(dú)厚的軟硬件環(huán)境條件，為建設(shè)和實(shí)現(xiàn)檔案信息化創(chuàng)造了條件。我們應(yīng)該充分發(fā)揮高校自身的特點(diǎn)，以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)，立足現(xiàn)在，規(guī)劃未來，更好地為高職院校服務(wù)，為教職工服務(wù)，從而推動(dòng)高校人事檔案工作的健康、順利發(fā)展。
作者：王燕單位：山東電子職業(yè)技術(shù)學(xué)院
第六篇：高職院校學(xué)籍檔案管理
一、目前高職院校學(xué)籍檔案管理存在問題
近年來，隨著高等職業(yè)教育的快速發(fā)展，各高職院校在不斷擴(kuò)張，新的隸屬關(guān)系、辦學(xué)模式、辦學(xué)理念、人才培養(yǎng)方式等都發(fā)生了較大變化，使得高職院校在學(xué)籍管理方面產(chǎn)生差距，難以適應(yīng)新的發(fā)展變化需求，主要表現(xiàn)在以下方面:
一是學(xué)籍檔案管理不適應(yīng)新形勢(shì)。由于高職院校普遍實(shí)行二級(jí)管理，學(xué)籍管理從原來的一級(jí)管理體制短時(shí)間內(nèi)不適應(yīng)現(xiàn)在的二級(jí)管理體制，而學(xué)籍檔案管理工作是從新生入學(xué)就開始了，一直到學(xué)生畢業(yè)，甚至在學(xué)生畢業(yè)后，有些因?yàn)槁毞Q的評(píng)審，參軍，出國留學(xué)等情況，很多單位和學(xué)生本人需要到學(xué)校查找他們的學(xué)籍信息，在這種情況下，學(xué)生學(xué)籍信息管理的一貫性與完整性就非常重要了。但高職院校因?yàn)閷W(xué)籍管理制度不健全，院學(xué)籍管理部門與各系部職責(zé)不夠明確，這種情況已經(jīng)無法適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)對(duì)高職院校學(xué)籍管理的要求。
二是院系二級(jí)學(xué)籍檔案管理銜接不夠緊密。高職院校學(xué)籍檔案管理工作是根據(jù)各專業(yè)人才培養(yǎng)目標(biāo)客觀真實(shí)地反映學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)發(fā)展過程，它是對(duì)于學(xué)生從入學(xué)電子注冊(cè)、成績的考核管理、轉(zhuǎn)專業(yè)和轉(zhuǎn)學(xué)的管理以及休學(xué)、復(fù)學(xué)、退學(xué)、獎(jiǎng)勵(lì)與處分到最后的畢業(yè)資格審查與畢業(yè)、結(jié)業(yè)等各方面綜合地動(dòng)態(tài)的記錄。從前由中專，職高升格為高職院校的學(xué)籍檔案管理有些是從手工管理到計(jì)算機(jī)信息化管理，有些學(xué)籍檔案管理人員的計(jì)算機(jī)信息化水平也不是很高，也未經(jīng)過專業(yè)化的培訓(xùn)，各方面的管理工作都是摸索著前進(jìn)。再加上教務(wù)處，學(xué)生處，各系部管理工作銜接不夠緊密，學(xué)籍卡等檔案的填寫與管理不規(guī)范，導(dǎo)至學(xué)籍管理工作的混亂。
三是學(xué)制差別帶來的檔案管理難度增加。目前，高職院校主要有三年制的大專，3+2模式的?？埔约白灾髡猩?，加之所招收的既有文化基礎(chǔ)較好學(xué)生，也有文化基礎(chǔ)較差的學(xué)生。生源的復(fù)雜性以及學(xué)制方面的差異，都給學(xué)籍管理工作帶來了很大的難度。因此，學(xué)校再結(jié)合所招收學(xué)生的實(shí)際情況，進(jìn)行人才培養(yǎng)目標(biāo)的制定，班級(jí)的分配等工作，由此在學(xué)籍檔案管理方面的工作更加繁雜，工作量增加，難度加大。
二、對(duì)改進(jìn)學(xué)籍檔案管理的思考
1．更新學(xué)籍管理理念
應(yīng)積極探索適合國情和校情的教學(xué)管理模式，逐步理清學(xué)籍管理中的各種關(guān)系，在建立學(xué)籍管理制度的同時(shí)，樹立“以人為本“的管理理念，使學(xué)籍檔案管理制度能夠最大限度地為學(xué)生服務(wù)。
2．加強(qiáng)學(xué)籍管理宣傳工作
學(xué)籍檔案管理規(guī)定內(nèi)容繁多，許多學(xué)生對(duì)學(xué)籍的重要性以及其中的內(nèi)容都不甚了解，尤其是剛?cè)雽W(xué)的新生。因此，教學(xué)部門應(yīng)積極宣傳，廣泛地向?qū)W生宣講學(xué)籍管理?xiàng)l例，可以給學(xué)生做講座，將學(xué)籍管理制度上傳到校園網(wǎng)、組織學(xué)生進(jìn)行知識(shí)問答，讓學(xué)生以這些方式了解內(nèi)容，了解學(xué)籍管理的目的和意義，清楚各項(xiàng)規(guī)章制度、標(biāo)準(zhǔn)、要求、處理程序等。同時(shí)管理人員也要配合輔導(dǎo)員，對(duì)有問題的學(xué)生著重強(qiáng)調(diào)規(guī)定細(xì)則，盡量使受到學(xué)籍處理的學(xué)生人數(shù)降到最低。
3．加強(qiáng)學(xué)籍管理制度建設(shè)
為不斷適應(yīng)高等職業(yè)教育發(fā)展變化的客觀需求，高職院校的學(xué)籍管理工作應(yīng)加強(qiáng)制度方面的建設(shè)，用有效的制度來不斷提升學(xué)籍管理的規(guī)范化和科學(xué)化水平。應(yīng)分別建立如下制度:一是專業(yè)選擇權(quán)。部分學(xué)生在進(jìn)入職院學(xué)習(xí)一段時(shí)間后發(fā)現(xiàn)之前所選擇的專業(yè)對(duì)自己并不適合，學(xué)校應(yīng)給予學(xué)生轉(zhuǎn)專業(yè)的權(quán)利，滿足學(xué)生的愛好，更好地發(fā)揮學(xué)生的特長，提高其學(xué)習(xí)的積極性和主動(dòng)性，滿足學(xué)生自由選擇專業(yè)的權(quán)利。二是實(shí)施試讀制度。隨著近幾年職院不斷進(jìn)行擴(kuò)招，生源質(zhì)量下降，學(xué)生間的差異性明顯。因此，從學(xué)生個(gè)人發(fā)展角度考慮，可以增加試讀條款。學(xué)生一個(gè)學(xué)期因課程不合格所導(dǎo)致的不及格學(xué)分超過一定分值，可以申請(qǐng)?jiān)囎x，試讀期為1年，試讀期所獲得的學(xué)分連同以前修得的學(xué)分，按學(xué)期平均計(jì)算學(xué)分達(dá)到或超過規(guī)定學(xué)分者可以解除試讀，不及格學(xué)分仍然高于規(guī)定學(xué)分者，予以退學(xué)。三是推進(jìn)學(xué)分制的學(xué)籍管理制度。學(xué)分制是一種以學(xué)分為計(jì)量單位來衡量學(xué)生學(xué)業(yè)完成狀況的教學(xué)管理制度，是高職教育自主適應(yīng)市場經(jīng)濟(jì)體制的需要。學(xué)分制的學(xué)籍管理制度可以為學(xué)生提供自由選擇學(xué)習(xí)課程、自主安排學(xué)習(xí)時(shí)間的空間，使學(xué)生有機(jī)會(huì)根據(jù)自己的情況選擇學(xué)習(xí)內(nèi)容和進(jìn)度，獲得較好的學(xué)習(xí)效果。但對(duì)于剛?cè)雽W(xué)的新生來講，他們對(duì)學(xué)校的課程設(shè)置模式不清楚，對(duì)實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的學(xué)習(xí)方案也難以進(jìn)行優(yōu)化選擇，所以配合學(xué)分制要設(shè)立指導(dǎo)教師，對(duì)新生進(jìn)行指導(dǎo)，幫助學(xué)生正確處理學(xué)習(xí)過程中產(chǎn)生的問題。另外，學(xué)生還可以提前或推遲畢業(yè)時(shí)間，如有必要也可以暫時(shí)中斷學(xué)業(yè)，分階段積累學(xué)分，直至畢業(yè)。四是建立嚴(yán)格的考核制度。對(duì)學(xué)生的考核不能采取一次性考試制度，要注重學(xué)生平時(shí)的學(xué)習(xí)過程，注重考勤和學(xué)習(xí)態(tài)度，采用過程考核方式，綜合學(xué)生的考勤狀況、平時(shí)成績及期末成績對(duì)學(xué)生進(jìn)行綜合性評(píng)價(jià)，確?？己苏鎸?shí)性和學(xué)生學(xué)習(xí)能力的培養(yǎng)。
4．試行學(xué)業(yè)成績預(yù)警機(jī)制
學(xué)業(yè)成績預(yù)警機(jī)制是指通過學(xué)校、家長、學(xué)生三方之間的溝通與配合，對(duì)學(xué)生因?qū)W習(xí)成績較差、不及格學(xué)科較多或?qū)W習(xí)態(tài)度很差而導(dǎo)致的臨近試讀或退學(xué)時(shí)進(jìn)行的提前警告，警示學(xué)生所處的危險(xiǎn)狀態(tài)，督促學(xué)生努力學(xué)習(xí)，合理安排學(xué)習(xí)進(jìn)程，促使學(xué)生順利完成學(xué)業(yè)。成績預(yù)警可以分為一般預(yù)警(黃牌預(yù)警)和退學(xué)預(yù)警(紅牌預(yù)警)，不及格學(xué)分累計(jì)達(dá)10個(gè)學(xué)分以上者給予一般警告，不及格學(xué)分達(dá)2O學(xué)分以上者給予退學(xué)警告。成績預(yù)警工作應(yīng)在每學(xué)期開學(xué)初進(jìn)行，預(yù)警通知書應(yīng)發(fā)給學(xué)生本人、學(xué)生家長、學(xué)生輔導(dǎo)員，家長和教師共同監(jiān)督、督促學(xué)生端正學(xué)習(xí)態(tài)度，努力學(xué)習(xí)，避免達(dá)到退學(xué)標(biāo)準(zhǔn)，從而保護(hù)學(xué)生受教育的權(quán)利。
5．加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理的現(xiàn)代化手段
學(xué)籍檔案管理是一項(xiàng)嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致而繁瑣的工作，各單位、各部門之間合作日益增多，傳統(tǒng)的手工操作管理辦法已不能適應(yīng)目前的教學(xué)管理需要，新形勢(shì)下的學(xué)籍管理工作要加強(qiáng)信息意識(shí)，提高信息化程度，借助校園網(wǎng)來實(shí)現(xiàn)全校的學(xué)籍管理信息化，做到數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)可靠、準(zhǔn)確，情況反饋迅速、及時(shí)，減少重復(fù)勞動(dòng)和手工作業(yè)，大大提高了學(xué)籍管理工作的效率，同時(shí)也可以實(shí)現(xiàn)信息資源共享，使各部門之間的溝通變得簡單、方便、快捷。譬如，關(guān)于排課，以前要人工進(jìn)行操作，耗時(shí)耗力，易出錯(cuò)誤，不易調(diào)整，運(yùn)用計(jì)算機(jī)排課以來，課程安排、教室調(diào)度等都是輕而易舉的事情，教師、學(xué)生們查詢課表也只需登錄教務(wù)系統(tǒng)便可查詢。這種建立在計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)上的管理手段，不僅可以減輕勞動(dòng)強(qiáng)度、提高管理的準(zhǔn)確性，而且使學(xué)籍管理水平上一個(gè)新臺(tái)階。
6．提升學(xué)籍檔案管理人員素質(zhì)
隨著高等教育改革的逐步深入，學(xué)籍檔案管理也被賦予了新的要求和內(nèi)容。學(xué)籍檔案管理工作變得更為復(fù)雜，要求也更高。學(xué)籍檔案管理人員是學(xué)籍檔案管理工作的主體，其隊(duì)伍的素質(zhì)和管理水平將直接影響教學(xué)質(zhì)量和人才培養(yǎng)質(zhì)量。學(xué)籍管理者需具有良好的思想素質(zhì)、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)和較高的職業(yè)道德素養(yǎng);具備相應(yīng)的專業(yè)能力、溝通協(xié)調(diào)能力以及計(jì)算機(jī)操作能力。目前，尤其是要強(qiáng)化從業(yè)人員的職業(yè)精神，培養(yǎng)愛崗敬業(yè)的高尚情操。以此同時(shí)，要根據(jù)學(xué)籍檔案管理人員的實(shí)際情況，提供學(xué)習(xí)與進(jìn)修的培訓(xùn)機(jī)會(huì)，不斷提高其專業(yè)素質(zhì)，為做好工作奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
三、小結(jié)
學(xué)籍檔案管理是一項(xiàng)涉及學(xué)生個(gè)人、學(xué)校、社會(huì)機(jī)構(gòu)等多方面利益的服務(wù)工作，學(xué)生就業(yè)、提干、晉級(jí)、考評(píng)、學(xué)歷認(rèn)證等都離不開學(xué)籍檔案。同時(shí)，學(xué)籍檔案管理又是一項(xiàng)細(xì)致又繁忙復(fù)雜的業(yè)務(wù)管理工作。因此，需要從事學(xué)籍管理人員應(yīng)具備廣博的科學(xué)文化知識(shí)，系統(tǒng)的教育理論知識(shí)和專門學(xué)科知識(shí)及責(zé)任心，還應(yīng)有一定的計(jì)劃決策能力，組織指揮能力，協(xié)調(diào)溝通能力及高尚的職業(yè)道德和敬業(yè)精神。只有全面掌握學(xué)籍檔案管理的特點(diǎn)，并在實(shí)踐中不斷地總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，才能提高管理水平，使學(xué)籍檔案管理在培養(yǎng)人才中發(fā)揮更大的作用。
作者：楊玉蘭劉娜單位：包頭職業(yè)技術(shù)學(xué)院
第七篇：學(xué)校檔案管理的規(guī)范化
1學(xué)校檔案管理現(xiàn)狀分析
1.1檔案管理人員專業(yè)不強(qiáng)
縱觀學(xué)校檔案管理工作，多數(shù)學(xué)校的檔案管理崗位都是教師進(jìn)行兼職或者是臨時(shí)配備人員來進(jìn)行管理，一些學(xué)校根本沒對(duì)檔案管理設(shè)置專門的崗位和專業(yè)的管理人員。所以當(dāng)前學(xué)校里普遍存在的問題就是缺乏專業(yè)的檔案管理人員和檔案管理人員能力低下。特別是在科技信息時(shí)代的今天，檔案管理也呈現(xiàn)出信息化的趨勢(shì)，這就對(duì)檔案管理人員有更高的要求，而目前檔案管理人員在檔案信息化管理、專業(yè)技能、服務(wù)意識(shí)等方面還存在很大缺陷。
1.2信息化管理未能及時(shí)普及
隨著信息化時(shí)代的到來，計(jì)算機(jī)技術(shù)被廣泛的應(yīng)用于各個(gè)領(lǐng)域，然而在學(xué)校檔案管理中，信息化還沒有全方位的得到普及。部分學(xué)校檔案管理中還沿用傳統(tǒng)的管理模式和方法，依然用手工的方式進(jìn)行檢索和收集，同時(shí)在整理、服務(wù)、檢閱等方面效率還很低下，很多資料檔案丟失卻沒有辦法恢復(fù)。同時(shí)在一些硬件設(shè)施上，還存在設(shè)備老化、檔案管理室簡陋等現(xiàn)象。有些院校雖然引進(jìn)了先進(jìn)技術(shù)的設(shè)備，但因?yàn)闄n案管理人員專業(yè)技術(shù)的落后，在學(xué)校檔案管理中也很難實(shí)現(xiàn)信息化。
2實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案管理規(guī)范化的路徑
2.1提高對(duì)檔案管理工作的重視
首先學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)層要以身作則，對(duì)檔案管理工作要給予足夠的重視，要認(rèn)識(shí)到學(xué)校的檔案管理對(duì)學(xué)校發(fā)展的重要意義，把檔案管理工作納入到學(xué)校的重要工作中，積極響應(yīng)國家的方針政策，制度出合理的檔案管理制度。同時(shí)要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行觀念更新，提高其對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，從而增強(qiáng)自己的責(zé)任心，積極投身到檔案管理工作中來，對(duì)檔案信息化安全管理要有足夠的重視并加強(qiáng)建設(shè)，同時(shí)要在學(xué)校中對(duì)《檔案法》進(jìn)行普及，至上而下的把檔案信息化安全管理工作落實(shí)到學(xué)校發(fā)展的各個(gè)角落。
2.2建立健全檔案管理制度
健全的制度能夠保證工作的順利開展，學(xué)校檔案管理同樣需要健全的制度來引領(lǐng)和規(guī)范。隨著學(xué)校的不斷發(fā)展與壯大，學(xué)校里有很多活動(dòng)和事宜需要進(jìn)行記錄和整理，因此學(xué)校的檔案管理工作也日趨復(fù)雜。只有建立起合理嚴(yán)格的制度，對(duì)檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)做出詳細(xì)的規(guī)定，針對(duì)制度可以采取切實(shí)可行的措施對(duì)檔案進(jìn)行分類、整理和存檔。檔案管理工作才能有序進(jìn)行。
2.3加強(qiáng)檔案管理人員的綜合素質(zhì)
學(xué)校的檔案管理人員每天要面對(duì)眾多的檔案信息，其個(gè)人素質(zhì)的高低對(duì)于檔案管理工作的規(guī)范和效率具有重要的影響作用。所以要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的技能培訓(xùn)，同時(shí)還要培養(yǎng)檔案管理人員的責(zé)任心和執(zhí)行力。另外檔案管理人員盡量從對(duì)電子計(jì)算機(jī)技術(shù)精通和熱愛的年輕人中進(jìn)行選拔和考核。
3結(jié)束語
學(xué)校檔案管理工作是學(xué)校發(fā)展過程中的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，是學(xué)校管理工作的重要組成部分，同時(shí)又為學(xué)校正常的管理工作提供重要的保障。所以要重視學(xué)校檔案管理工作，積極調(diào)動(dòng)學(xué)校的相關(guān)部門投入到檔案管理工作的創(chuàng)新與改革中來，制定與完善檔案管理工作的規(guī)章制度，提高管理人員的綜合素質(zhì)，加大科技的投入，全方位的提高學(xué)校檔案管理工作，使其朝著規(guī)范化、制度化、標(biāo)準(zhǔn)化的方向發(fā)展，促進(jìn)學(xué)校的建設(shè)與發(fā)展。
作者：趙振武單位：貴州廣播電視大學(xué)繼續(xù)教育學(xué)院
