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一做好檔案管理工作的重要意義

開(kāi)展好檔案管理工作對(duì)于單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展來(lái)講是非常有必要的，該項(xiàng)管理活動(dòng)是單位管理活動(dòng)中非常關(guān)鍵的一個(gè)構(gòu)成要素，它是提升單位工作品質(zhì)和效率的重要條件，是展示歷史狀態(tài)的一個(gè)關(guān)鍵工作。單位檔案記錄著該單位歷史上的重大成就，對(duì)于分析該單位的運(yùn)作成就以及其他方面的研究來(lái)講非常關(guān)鍵，它能夠提供最真實(shí)的資料。只有將該項(xiàng)工作開(kāi)展好，才能夠幫助單位高層更好的了解單位的運(yùn)作情況，進(jìn)而調(diào)整工作措施。同時(shí)還能夠使得大眾更好的了解單位的發(fā)展情況。在當(dāng)今社會(huì)，我們必須積極的開(kāi)展好檔案管理工作，積極的進(jìn)行觀念更新，大膽創(chuàng)新管理措施，以全面、真實(shí)地反映企業(yè)整體發(fā)展?fàn)顩r和經(jīng)營(yíng)成果。檔案管理成果同企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的有機(jī)結(jié)合決定了該企業(yè)資源配置的取向和模式，決定著企業(yè)的商業(yè)版圖和未來(lái)發(fā)展，對(duì)于實(shí)現(xiàn)該企業(yè)經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略，不斷提高管理效率具有深遠(yuǎn)的影響。因此，做好檔案管理工作對(duì)于促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的全面發(fā)展、不斷提升企業(yè)在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中競(jìng)爭(zhēng)力具有重要意義。

二創(chuàng)新內(nèi)容和方式要想創(chuàng)新

就應(yīng)該有創(chuàng)新理念和思想。在過(guò)去的很長(zhǎng)時(shí)間里，我們國(guó)家的檔案工作非常的繁瑣，管理模式不先進(jìn)，導(dǎo)致工作人員沒(méi)有激情開(kāi)展創(chuàng)新，工作固守成規(guī)，無(wú)法和時(shí)代的發(fā)展步調(diào)保持一致，在信息化社會(huì)，工作人員必須從幕后走向臺(tái)前，要將檔案工作從之前的后續(xù)規(guī)整變?yōu)樘崆敖槿?。我們?yīng)該時(shí)刻秉承創(chuàng)新理念，以超前的思想獲取市場(chǎng)，只有這樣才能夠獲得使用人的贊賞。

1開(kāi)展網(wǎng)上利用服務(wù)

建立檔案網(wǎng)站在企業(yè)的檔案室內(nèi)成立局域網(wǎng)，而且要在這個(gè)前提下成立檔案網(wǎng)站，以供人們搜尋所需的信息，開(kāi)展檢索工作。在當(dāng)前的工作中，絕大部分的檢索工作都是手工模式的，許多的檢索工具的編制都不合理，運(yùn)用的時(shí)候非常麻煩，此時(shí)服務(wù)的品質(zhì)就收到影響，對(duì)于這種現(xiàn)象，應(yīng)編制一些必要的方便利用的手工檢索工具，并作為向機(jī)檢過(guò)度的基礎(chǔ)工具，要在計(jì)算機(jī)檢索上多做工作，繼續(xù)研究探索計(jì)算機(jī)檢索的有效途徑，開(kāi)發(fā)編制標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、高質(zhì)量的計(jì)算機(jī)檢索途徑，替代手工檢索，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)提供檔案信息，努力為用戶提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

2在網(wǎng)上自動(dòng)上傳收集電子文件

現(xiàn)在，在單機(jī)上組成的電子文件的收集工作，是檔案管理機(jī)構(gòu)必須要高度關(guān)注的內(nèi)容，它和過(guò)去的紙質(zhì)檔案的搜集工作有著非常明顯的區(qū)別，許多電子格式的資料通過(guò)簡(jiǎn)單的上傳下載就能夠獲取了，所以，檔案機(jī)構(gòu)要積極的進(jìn)行工作方式變革，在電子網(wǎng)頁(yè)上建立電子文件自動(dòng)上傳的工作窗口，在第一時(shí)間內(nèi)將其收集和整理，并在檔案室的專用服務(wù)器上歸檔。

3開(kāi)展在線咨詢服務(wù)

當(dāng)今社會(huì)是一個(gè)信息化的社會(huì)，人們非常重視信息，希望經(jīng)由信息體系以及互聯(lián)網(wǎng)等獲知所需的信息，此舉不但能夠節(jié)省時(shí)間，而且非常便捷，十分受管理者的青睞。所以，不管是檔案的管理亦或是業(yè)務(wù)活動(dòng)，都可通過(guò)電腦開(kāi)展信息化管理。

4實(shí)現(xiàn)信息資源共享

加強(qiáng)橫向聯(lián)合在信息時(shí)代里，人們的知識(shí)量增加了，面對(duì)繁瑣的資料，任何機(jī)構(gòu)都無(wú)法把全部的信息搜集規(guī)整好，所以，要想將問(wèn)題處理好，就要變革過(guò)去的那種檔案以及情報(bào)等機(jī)構(gòu)獨(dú)立工作的狀態(tài)，形成一個(gè)非常綜合的信息體系，發(fā)揮出它們的總體優(yōu)勢(shì)，并注重反饋，合理開(kāi)發(fā)檔案信息，其反饋的方法在檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用中起著至關(guān)重要的作用，還可以通過(guò)反饋信息來(lái)進(jìn)行分析學(xué)習(xí)，能夠提高檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的科學(xué)性，合理性和系統(tǒng)性。

三創(chuàng)新檔案管理模式，提高信息化水平

信息技術(shù)的飛越發(fā)展帶來(lái)了傳統(tǒng)生產(chǎn)方式、生產(chǎn)模式的巨大變革，傳統(tǒng)的檔案管理模式與檔案管理平臺(tái)已不能滿足社會(huì)的發(fā)展和時(shí)代的需要。積極運(yùn)用現(xiàn)代科技文明的成果，創(chuàng)新檔案管理數(shù)字化平臺(tái)，提高檔案管理信息化水平，是實(shí)現(xiàn)檔案管理工作可持續(xù)發(fā)展的必由之路，也是提高其服務(wù)質(zhì)量和效率的重要途徑。檔案管理信息化的目的是利用現(xiàn)代信息技術(shù)，更加科學(xué)、合理、高效地輔助檔案管理工作，減少重復(fù)性勞動(dòng)，提高檔案管理質(zhì)量和效率。檔案管理工作是一項(xiàng)工作量大、勞動(dòng)強(qiáng)度高、枯燥重復(fù)性工作，而通過(guò)信息化技術(shù)能很好地解決這些重復(fù)、大批量且有規(guī)律的數(shù)據(jù)與信息管理工作，并能保證過(guò)程的正確性和信息的時(shí)效性。同時(shí)，積極運(yùn)用信息化技術(shù)構(gòu)建數(shù)字檔案館，實(shí)現(xiàn)檔案資料數(shù)字化、信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化和信息資源共享化，進(jìn)一步提升檔案管理水平。

四結(jié)束語(yǔ)

由此可見(jiàn)，在當(dāng)前我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的過(guò)程中，對(duì)檔案管理工作的創(chuàng)新和發(fā)展，不僅可以使得檔案管理工作的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)能力得到有效的提高，還使得檔案管理工作的效率得到了相應(yīng)的增強(qiáng)，因此在當(dāng)前我國(guó)檔案管理行業(yè)發(fā)展中，我們就要根據(jù)檔案管理工作的實(shí)際情況，來(lái)對(duì)其進(jìn)行不斷改進(jìn)和完善，從而有效的解決我國(guó)傳統(tǒng)檔案管理中存在的問(wèn)題，促進(jìn)我國(guó)國(guó)民經(jīng)濟(jì)的增長(zhǎng)。

作者：巫秋霞單位：廣東粵電青溪發(fā)電有限責(zé)任公司