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摘要：本文中主要引用比較權(quán)威的最新的調(diào)查數(shù)據(jù)，圖表作比較。涵蓋紙質(zhì)、聲像、膠片、電子等不同載體的檔案。除利用本身，可以擴(kuò)展到為利用檔案而對(duì)檔案進(jìn)行各式各樣的加工，如縮微，掃描，編研等工作中對(duì)檔案元件的損害。不要局限在傳統(tǒng)意義上的利用。對(duì)利用過程中檔案壽命的影響形式分析，以及應(yīng)采取那些有效措施，可以減輕對(duì)壽命的影響進(jìn)行撰寫。

關(guān)鍵字：檔案壽命利用影響

1.檔案的種類

根據(jù)檔案的形成情況和用途，一般將檔案分為：文書檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、基建檔案、人事檔案、照片檔案、錄音錄像檔案、印章檔案等。另外對(duì)于一些專業(yè)性、業(yè)務(wù)性較強(qiáng)的業(yè)務(wù)，也可以建立專門檔案，如：稅務(wù)檔案、工商檔案、訴訟檔案、公證檔案、海關(guān)檔案等等。

1.1設(shè)備投資與技術(shù)要求

1.縮微技術(shù)：設(shè)備投資大，使用技術(shù)復(fù)雜。一套完整的縮微設(shè)備需要投資約一百多萬元，用房約近100平方米?？s微工作中，拍照、成像、閱讀、拷貝等工序要求技術(shù)高、精度高，需要專業(yè)技術(shù)人員或經(jīng)專門培訓(xùn)過的工作人員才能操作。2.光盤技術(shù)：設(shè)備簡(jiǎn)單，易推廣普及。光盤技術(shù)對(duì)設(shè)備的要求不高，在一般檔案館現(xiàn)有計(jì)算機(jī)設(shè)備上再附加一些設(shè)施即可。光盤管理系統(tǒng)具有很強(qiáng)的實(shí)用性，其功能設(shè)計(jì)完全可以依據(jù)檔案工作的實(shí)際需要及人們利用檔案的習(xí)慣，整個(gè)系統(tǒng)可以緊密結(jié)合實(shí)際。光盤管理系統(tǒng)使用方便，采用菜單式人機(jī)對(duì)話方式，操作人員稍加培訓(xùn)，即可按照提示進(jìn)行操作。

1.2復(fù)制存儲(chǔ)與成品保存

1.縮微技術(shù)：復(fù)制工藝過程復(fù)雜，縮微品保存條件要求苛刻?？s微拍攝的工藝過程較為復(fù)雜，要求很高，需要工作人員長(zhǎng)時(shí)間的操作練習(xí)。在復(fù)制過程中，人、設(shè)備、材料、操作方法、環(huán)境等因素及每一個(gè)環(huán)節(jié)都影響縮微膠片質(zhì)量。從理論上來說，縮微品可以長(zhǎng)期保存，但縮微品保存條件要求相當(dāng)苛刻。縮微品庫房環(huán)境溫濕度必須保持在一定范圍內(nèi)，還要定期卷片防止發(fā)生粘連。

2.光盤技術(shù)：錄入快速、精確，保管方便、簡(jiǎn)單。光盤技術(shù)的復(fù)制錄入較為簡(jiǎn)單，只需稍加培訓(xùn)就可操作。目前錄入手段應(yīng)用較多的是光電掃描儀。它可以將檔案原件以圖象方式輸入到光盤中去。掃描儀最大的特點(diǎn)是快速、精確。一般A0幅面的滾筒式掃描儀的掃描分辨率可達(dá)500DPI，只要幅度不大于A0，長(zhǎng)度不限的任何圖紙均可一次掃描輸入，掃描一張標(biāo)準(zhǔn)A0圖分辨率300DPI約需80秒。光盤存儲(chǔ)密度高，一張525英寸的光盤能存儲(chǔ)1000多兆的字節(jié)，相當(dāng)于存放上萬頁的A4文件或相當(dāng)于13盤16毫米縮微膠卷的存儲(chǔ)量。光盤體積小，對(duì)環(huán)境要求不高，抗惡劣環(huán)境能力強(qiáng)，即使在平常環(huán)境下也能長(zhǎng)期保管。

1.3檔案檢索與信息輸出

1.縮微技術(shù)：檢索較慢，輸出費(fèi)時(shí)。

一般情況下，膠片是以張或卷為單位進(jìn)行編目，這樣查閱時(shí)必然要翻閱大量的卡片，效率很低。縮微的輸出是利用顯示閱讀器和還原復(fù)印等設(shè)備，費(fèi)時(shí)，費(fèi)力。

2.光盤技術(shù)：檢索快速、準(zhǔn)確，輸出靈活、方便。利用計(jì)算機(jī)對(duì)光盤進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)的檢索，可謂快速、準(zhǔn)確、方便。利用快速檢索功能，可以在幾秒鐘之內(nèi)，對(duì)幾萬數(shù)據(jù)進(jìn)行查詢。在查詢中，可以根據(jù)自己的需求，提出查詢的具體名稱，也可提出需查詢的大致名稱，或幾個(gè)名稱進(jìn)行組合?？蛇M(jìn)行模糊檢索，使檢索變得更加靈活、方便。光盤的輸出更加方便、準(zhǔn)確。存在光盤中的文件和圖紙可利用計(jì)算機(jī)很方便地輸出，對(duì)一些數(shù)據(jù)還可以進(jìn)行統(tǒng)計(jì)后打印輸出。輸出可以利用各種輸出設(shè)備，如針式打印機(jī)、噴墨打印機(jī)、激光印字機(jī)等?，F(xiàn)在由于采用了高質(zhì)量噴墨打印機(jī)而不是繪圖儀，使輸出圖紙的精度和速度大為提高。

1.4憑證作用與法律效力

1縮微技術(shù)：縮微品具有法律效力，可作憑證使用。

《檔案法實(shí)施辦法》對(duì)檔案縮微品的法律地位作了規(guī)定：“各級(jí)各類檔案館提供利用的檔案，應(yīng)當(dāng)逐步實(shí)現(xiàn)以縮微品代替原件。檔案縮微品和其它復(fù)制形式的檔案，載有檔案收藏單位法定代表人的簽名或者印章標(biāo)記的，具有與檔案原件同等的效力?！笔澜缟嫌行﹪?guó)家和地區(qū)，允許縮微品作為法律上的原始證據(jù)，如：日本、美國(guó)、澳大利亞、加拿大、英格蘭、蘇格蘭、德國(guó)、意大利等國(guó)。

2光盤技術(shù)：法律效力有待探討，限制光盤取代檔案原件。

光盤的法律效力目前處于探討階段。有人認(rèn)為光盤技術(shù)是將原件上的文字、圖像經(jīng)處理后以數(shù)字形式存儲(chǔ)，容易在輸入輸出時(shí)被刪改，故光盤存儲(chǔ)的檔案不具有法律憑證效力。正如美國(guó)國(guó)家檔案與文件管理局《關(guān)于數(shù)字圖像與光盤數(shù)據(jù)貯存系統(tǒng)的報(bào)告》中所說：“聯(lián)邦法院更愿意接受機(jī)構(gòu)在日常事物處理過程中形成的檔案原件作為證據(jù)”。加拿大的有關(guān)章程也提到，數(shù)字圖像版本的可信度與檔案原件本身并非完全一致。美國(guó)大多數(shù)政府檔案館限制數(shù)字圖像技術(shù)用于永久保存的公共檔案。三、縮微技術(shù)：與光盤技術(shù)長(zhǎng)期共存。光盤技術(shù)：發(fā)展前景廣闊。

縮微技術(shù)在保存期限、法律效力、標(biāo)準(zhǔn)化等方面優(yōu)于光盤技術(shù)，具有頑強(qiáng)的生命力。與光盤技術(shù)相比，縮微技術(shù)是一項(xiàng)成熟的應(yīng)用技術(shù)，已實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，不少國(guó)家不僅用它管理檔案、資料、圖書、情報(bào)，它還被廣泛應(yīng)用于辦公室工作和出版發(fā)行等工作?？s微品的保存期限較長(zhǎng)。據(jù)有關(guān)材料記載：“國(guó)外有關(guān)試驗(yàn)結(jié)果表明，在一定的條件下，縮微膠片壽命可達(dá)500年以上”，也有的說一般可保存100到150年。光盤技術(shù)發(fā)展至今，對(duì)其保存期限說法不一。有人斷言其壽命為10－20年，有人稱可長(zhǎng)期保存。但多數(shù)專家認(rèn)為光盤保存信息期限為10年以上。不同種類的光盤壽命也不盡相同。所以，在今后一段時(shí)間內(nèi)，縮微技術(shù)還將因存儲(chǔ)方面的優(yōu)越性繼續(xù)存在下去，和光盤技術(shù)一起促進(jìn)我國(guó)檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展。光盤技術(shù)的技術(shù)優(yōu)越性是縮微技術(shù)無法與之相提并論的。目前，光盤技術(shù)的技術(shù)優(yōu)勢(shì)正以咄咄逼人之勢(shì)迅猛發(fā)展。光盤技術(shù)應(yīng)用于檔案管理，可實(shí)現(xiàn)檔案信息的海量存儲(chǔ)、隨機(jī)快速檢索、網(wǎng)際交流、遠(yuǎn)距離傳輸及檔案工作的現(xiàn)代化管理?？梢詫?duì)檔案實(shí)行原文管理，在不動(dòng)用原文的情況下，實(shí)現(xiàn)檔案的查詢、復(fù)制和利用。能保持檔案原貌，掃描后的圖紙能夠無失真的顯示和輸出，且在頁碼上也和原檔案一致。檢索快速準(zhǔn)確、靈活多樣，且可實(shí)現(xiàn)模糊檢索。統(tǒng)計(jì)功能齊全，可進(jìn)行各種館藏統(tǒng)計(jì)和檔案利用統(tǒng)計(jì)。能夠輸出檔案管理所需的各類卡片、目錄及報(bào)表圖等。光盤是兼有數(shù)字記錄和模擬記錄優(yōu)點(diǎn)的存儲(chǔ)介質(zhì)，不僅可以記錄數(shù)據(jù)，還可以記錄聲音、圖像等各類檔案，不僅可以存儲(chǔ)檔案目錄，而且可以存儲(chǔ)檔案全文、檔案原件如照片、圖片、錄像帶、錄音帶等，能很好地解決對(duì)聲像等不同載體檔案的一體化管理，可節(jié)省人、財(cái)、物，還可加大開發(fā)利用檔案信息的廣度和深度。光盤的應(yīng)用將加速檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程，實(shí)現(xiàn)對(duì)不同載體檔案的一體化管理，有利于檔案管理、開發(fā)和利用。隨著現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)日新月異的發(fā)展，光盤技術(shù)的更高密度、小型化和降低價(jià)格是不可逆轉(zhuǎn)的趨勢(shì)。其長(zhǎng)壽耐用、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)問題也可望逐步解決。總之，光盤技術(shù)是一種很有發(fā)展前途的現(xiàn)代信息存儲(chǔ)和利用技術(shù)，它在檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程中有廣闊的應(yīng)用前景。

2傳統(tǒng)意義上的檔案利用

傳統(tǒng)的檔案集中保管原則，使檔案文化能夠借助國(guó)家政權(quán)的力量迅速自我修復(fù)。中國(guó)歷史上的檔案和檔案工作一直都處于統(tǒng)治政權(quán)的強(qiáng)有力的保護(hù)之下，盡管它所依附的政權(quán)一旦覆滅則難免連累它損失慘重，但由于后繼的政權(quán)仍然認(rèn)可并繼續(xù)推行對(duì)檔案的集中管理，因此檔案文化也得以憑借新的政權(quán)力量進(jìn)行自我修復(fù)，獲得再生。中國(guó)歷代開國(guó)皇帝大都是在政權(quán)建立之初就廣開獻(xiàn)書之路，大力搜集流散在戰(zhàn)亂中的檔案典籍；在百廢待興之際，不惜大興土木，修建檔案館庫以保證檔案典籍的集中保管；在建立新的政治體制的同時(shí)，檔案管理制度也隨之確立，檔案工作能夠較快地恢復(fù)正常秩序。反觀西歐國(guó)家的封建檔案工作，由于沒有形成國(guó)家檔案工作體制，也沒有集中統(tǒng)一保管檔案的傳統(tǒng)，大多數(shù)檔案機(jī)構(gòu)各自為政，形同散沙，一旦遭遇變故，往往一觸即潰，難以再生。如許多的城市檔案館、教會(huì)檔案館和莊園檔案館等，大多消失在歷史長(zhǎng)河中，其風(fēng)采不再，便是例證。高度發(fā)達(dá)的史料編纂傳統(tǒng)，使檔案文化即使在遭受重創(chuàng)后，仍具有強(qiáng)大的再生能力。中國(guó)的檔案史料編纂歷史悠久，到了唐代，設(shè)館修史制度甚至得到國(guó)家的確認(rèn)，史館成為有職守有組織的正式工作機(jī)構(gòu)。中國(guó)古代的檔案與史料并無嚴(yán)格界限，在皇家檔案庫中，歷代編纂的歷史典籍常常與檔案一起存放，以彌補(bǔ)前朝檔案記載的不足。從孔子編訂《六經(jīng)》，劉向父子整理史料，司馬遷編著《史記》，劉知幾纂修《史通》，司馬光編修《資治通鑒》，直到近代章學(xué)誠的《文史通議》，都體現(xiàn)了優(yōu)秀的史料編纂傳統(tǒng)。因此，盡管歷史上許多檔案原件已經(jīng)蕩然無存，但后人仍能從這些典籍中了解散佚檔案的內(nèi)容，史料典籍的編纂為傳統(tǒng)檔案文化的延續(xù)和再生起到了承上啟下的作用。

3.檔案在利用過程中的影響

3.1溫濕度對(duì)檔案壽命的影響

檔案館館藏檔案按照檔案材料本身質(zhì)地可分為：紙質(zhì)檔案和特殊載體檔案#錄音帶、錄像帶、光盤、縮微品等$。當(dāng)霉菌侵入紙質(zhì)檔案時(shí)，霉菌在繁殖和代謝過程中會(huì)產(chǎn)生多種有機(jī)酸，而噴墨打印文件與藍(lán)色復(fù)印紙件。五六十年代的檔案中有這種復(fù)印紙的字跡一般呈堿性，堿遇酸會(huì)產(chǎn)生化學(xué)變化，相互中和，使字跡模糊，這會(huì)給提供利用檔案帶來不便，長(zhǎng)此以往甚至?xí)o檔案工作帶來巨大的損失。另外，紙質(zhì)材料本身就顯酸性，加之霉菌產(chǎn)生的有機(jī)酸，會(huì)加重紙質(zhì)的酸濃度，使紙張的耐久性降低，從而降低檔案的壽命。

檔案館庫房溫濕度調(diào)節(jié)失調(diào)到一定程度時(shí)，就為煙草甲、黑毛皮蠹、毛衣魚等害蟲生長(zhǎng)、繁殖創(chuàng)造了條件，這些害蟲有的擅長(zhǎng)打洞，有的擅長(zhǎng)拉網(wǎng)，擅長(zhǎng)打洞的害蟲會(huì)破壞檔案的完整，造成字跡消失，甚至使檔案損毀；擅長(zhǎng)拉網(wǎng)的害蟲，網(wǎng)彌漫于檔案中，網(wǎng)的有機(jī)成分長(zhǎng)期腐蝕檔案，會(huì)使紙質(zhì)檔案字跡不清，耐久性降低，嚴(yán)重的會(huì)造成紙質(zhì)檔案的損毀、特殊載體檔案信息丟失。因此，對(duì)檔案館庫房溫濕度進(jìn)行科學(xué)而合理的調(diào)控非常必要?？茖W(xué)調(diào)節(jié)檔案館庫房溫濕度，利用檔案保護(hù)科學(xué)研究成果防治檔案霉菌和害蟲檔案館庫房最好用空調(diào)機(jī)#或除濕機(jī)$調(diào)節(jié)溫濕度，沒有空調(diào)的檔案館應(yīng)積極采取措施，想辦法購進(jìn)空調(diào)機(jī)#或除濕機(jī)$，這樣才能科學(xué)有效地調(diào)節(jié)檔案館庫房溫濕度；另外，安排庫房管理專業(yè)人員每天至少三次作溫濕度登記，并將登記結(jié)果保存，以便掌握庫房溫濕度的規(guī)律進(jìn)行有效調(diào)控。一般溫度在14-25OC，相對(duì)濕度為50%-55%的環(huán)境中存放檔案為宜。檔案館庫房溫濕度的科學(xué)調(diào)節(jié)，有利于將霉菌和害蟲阻斷于檔案之外，能延長(zhǎng)檔案的壽命，充分發(fā)揮檔案為發(fā)展經(jīng)濟(jì)、造福一方服務(wù)的歷史使命。另外，利用防霉、防蟲的科研成果防治霉菌和害蟲對(duì)檔案的侵害，采取以防為主，防治結(jié)合的工作方針，能促使檔案館庫房檔案的保護(hù)工作做到防患于未然。01’防霉殺菌劑、香靈草2%防蟲殺蟲劑是兩項(xiàng)經(jīng)國(guó)家鑒定的科研成果，它安全、環(huán)保、有效，適合于檔案館庫房使用。防霉殺菌劑適用于銀鹽膠片、紙張、磁帶、皮革等材料的防霉，是純植物防霉藥，既可用于長(zhǎng)期防霉，也可用于生霉嚴(yán)重時(shí)快速殺霉，而且對(duì)檔案材料無不良影響，保證人體安全，不污染環(huán)境。香靈草2%防蟲殺蟲劑可以抑制害蟲不能進(jìn)入性成熟期，從而造成害蟲發(fā)生世代減少，控制害蟲數(shù)量。經(jīng)專家鑒定，2%防蟲殺蟲劑毒效范圍廣，對(duì)各形態(tài)害蟲均有殺滅作用和驅(qū)避作用，并且對(duì)紙張字跡無影響，適用于檔案入庫前的消毒，生蟲檔案的消毒，也可用于庫房殺蟲與防護(hù)。防霉殺菌劑與防蟲殺蟲劑的研制成功，給檔案保護(hù)工作注入了新的活力，可以有效地防霉殺菌，防蟲殺蟲，延長(zhǎng)檔案的壽命，充分發(fā)揮檔案應(yīng)有的作用。

3.2影響磁記錄檔案的壽命的因素

磁記錄技術(shù)是一種信息存儲(chǔ)技術(shù)，它是利用磁性材料的特性!把經(jīng)過轉(zhuǎn)換的聲音#圖像和數(shù)據(jù)等信息記錄保存下來，需要時(shí)可再重放的技術(shù)。凡能轉(zhuǎn)換成電信號(hào)的一切信息，原則上都能以磁記錄的方式加以記錄，制成“磁記錄文件”進(jìn)行保存和傳遞信息，從而使許多磁記錄文件轉(zhuǎn)變成磁記錄檔案。磁記錄檔案種類很多，按其載體特征分有磁帶、磁盤、磁卡等形式。影響磁記錄檔案耐久性的內(nèi)因主要有磁記錄材料的特點(diǎn)和磁記錄材料的加工過程；外因主要有外磁場(chǎng)、溫度、濕度等外部環(huán)境。本文將以磁帶為代表來研究影響磁記錄檔案材料壽命的因素。

磁帶通常是在薄膜狀的塑料帶基上均勻涂布磁漿層而制成的，由帶基和磁層兩大部分組成。用來制作帶基的材料主要有聚氯乙烯、醋酸纖維素酯、聚酯（滌綸）薄膜。以聚酯為帶基的磁帶耐久性最好，以醋酸纖維素酯為帶基的磁帶耐久性較好，以聚氯乙烯為帶基的磁帶最不耐久。磁層是磁記錄介質(zhì)，它的穩(wěn)定性，特別是磁穩(wěn)定性，決定了磁帶信息存儲(chǔ)的耐久性。構(gòu)成磁帶記錄介質(zhì)的基本原料碳粉是決定磁記錄介質(zhì)特性的主要因素。它要求磁粉具有足夠的矯頑力，以便有效地記錄信息，但又不能高得難以消磁。帶基和磁介質(zhì)是通過粘合劑粘附在一起的。

磁帶檔案的耐久性不僅與磁帶制成材料的持久性有關(guān)，還與磁帶記錄信息的可*性有關(guān)。主要表現(xiàn)在：一是磁粉馳豫時(shí)間。馳豫時(shí)間是指熱運(yùn)動(dòng)引起的、破壞顆粒磁距之間有序排列的時(shí)間。磁粉馳豫時(shí)間的長(zhǎng)短取決于磁粉顆粒的體積大小，磁粉顆粒越大，其馳豫時(shí)間越長(zhǎng)。磁粉顆粒的增大固然能增加信號(hào)存儲(chǔ)的穩(wěn)定性，但大顆粒磁粉會(huì)導(dǎo)致均勻磁化效果的下降，因此，磁粉顆粒的大小必須控制在一定范圍內(nèi)，這就使信息在磁記錄介質(zhì)上的存儲(chǔ)時(shí)間受到限制。據(jù)有關(guān)資料介紹，磁帶保存在較理想的環(huán)境中，保存時(shí)間只有20年左右。二是噪波。噪波是指磁帶在重放過程中出現(xiàn)的干擾信號(hào)，主要有調(diào)制噪聲、復(fù)印效應(yīng)和冒碼。三是失真。失真是指在重放時(shí)磁帶的輸出信號(hào)與輸入磁帶的信號(hào)不一致，出現(xiàn)信號(hào)畸變現(xiàn)象。四是信號(hào)漏失，是指磁頭在記錄過程中將所需要的信號(hào)遺漏或丟失。

外部環(huán)境對(duì)磁帶耐久性的影響。一是外磁場(chǎng)。依據(jù)消磁原理，當(dāng)磁帶所處外磁場(chǎng)強(qiáng)度超過50奧斯特（3.98×10A/M）時(shí)，就會(huì)將磁帶的信息抹掉。二是溫度。高溫會(huì)加速磁帶帶基材料的老化，帶基的抗張強(qiáng)度隨環(huán)境溫度的上升而下降，抗張強(qiáng)度下降的磁帶在使用過程中易產(chǎn)生變形而造成磁帶信號(hào)失真。環(huán)境溫度低固然能提高帶基的抗拉性能，但低溫下帶基的脆性增加。溫度的波動(dòng)往往會(huì)使磁粉顆粒松動(dòng)與脫落，降低磁帶的使用壽命。三是濕度。濕度過低（如小于40%）會(huì)使磁帶電阻值增大，在使用過程中造成靜電集聚而吸附塵埃，導(dǎo)致磁帶的磨損，輸出信號(hào)出現(xiàn)放電雜波。若在太干燥的條件下，磁帶會(huì)發(fā)脆易壞。高濕會(huì)造成磁帶粘合劑的水解或潮解，引起磁層損傷，且使磁帶中有機(jī)物霉變，導(dǎo)致重放信號(hào)失真或丟失。四是塵埃及異物。如磁帶上面的粉塵、工作環(huán)境內(nèi)的塵埃或纖維等，使磁層表面凸起13um×1um(高×寬)，便能引起信號(hào)失真。另外，光、有害氣體、強(qiáng)烈摩擦或震動(dòng)也會(huì)影響磁記錄檔案的壽命。

4.對(duì)策方法與分析

維護(hù)檔案的完整與安全，最大限度地延長(zhǎng)檔案的自然壽命，是檔案保管中必須達(dá)到的最基本的要求。檔案的安全保管取決于內(nèi)外部?jī)蓚€(gè)方面的因素。

1.影響檔案安全保存的內(nèi)部因素是檔案的制成材料，包括載體和顯字材料，必須在生成檔案的源頭階段就引起重視。對(duì)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，載體要盡可能選用不含酸性殘留物質(zhì)、纖維含量高的高質(zhì)量紙張，最好選用檔案專用紙。在字跡材料方面，應(yīng)選用碳素墨水、黑色油墨等書寫和印制文件，杜絕色帶打印，不用鉛筆、圓珠筆、復(fù)寫紙、純藍(lán)墨水等不耐久的字跡材料。

2.影響檔案安全保存的外部因素主要有溫度、濕度的控制，有害生物如霉菌、檔案害蟲的預(yù)防與殺滅，有害氣體、灰塵、紫外光線的預(yù)防等?？刂茩n案的長(zhǎng)久保存，必須從內(nèi)部因素和外部因素兩個(gè)方面同時(shí)進(jìn)行。對(duì)于影響檔案長(zhǎng)久保管的內(nèi)部因素，必須從檔案文件的源頭抓起，在文書形成階段就著眼于其日后轉(zhuǎn)化為檔案的需要，采用合格的檔案用紙和墨水,印刷油墨-。遇有傳真、電報(bào)等不可抗文件時(shí)，應(yīng)及時(shí)復(fù)印，將復(fù)印件附原件后一并歸檔。在檔案室、檔案館保存階段，應(yīng)避免一切不利于檔案保護(hù)的因素，選用專門的有利于檔案保護(hù)的檔案用品，建設(shè)高標(biāo)準(zhǔn)的檔案庫房，達(dá)到防高溫、防潮、防光、防有害氣體、防塵、防有害生物等要求，對(duì)于新型檔案，如磁盤、磁帶等，其庫房還應(yīng)達(dá)到防磁要求。這就是檔案保護(hù)中的“八防”。

3.在庫房管理上，應(yīng)避免一些不利的季節(jié)氣候現(xiàn)象對(duì)檔案保護(hù)的危害。如在南方地區(qū)的梅雨季節(jié)應(yīng)著力檔案庫房的防潮，嚴(yán)格控制庫房濕度，可采用提高庫房密閉性能，輔之以抽濕機(jī)、空調(diào)等去濕，將濕度控制在標(biāo)準(zhǔn)之內(nèi)。在夏季，應(yīng)著力控制庫房溫度，防止高溫條件下紙張及其它載體的快速老化。為減少紫外光的危害，在檔案庫房?jī)?nèi)，應(yīng)避免陽光直接照射到檔案上，庫房照明應(yīng)選用白熾燈，不能使用日光燈，等等。

如何延長(zhǎng)檔案壽命

檔案的特殊價(jià)值，要求我們對(duì)檔案必須長(zhǎng)期或永久地保存，以利于無限期地開發(fā)利用。然而，檔案的壽命卻是有限的，怎樣協(xié)調(diào)“有限”和“無限”的矛盾呢？只有最大限度地延長(zhǎng)檔案的壽命，才能縮短“有限”和“無限”之間的差距，使檔案更好第為社會(huì)服務(wù)。影響檔案壽命的內(nèi)外因素有：一是檔案載體本身的性質(zhì)；二是檔案存藏環(huán)境與日常管理。對(duì)我們檔案庫房管理員來說，在檔案已形成，內(nèi)因既定的前提下，研究檔案存藏環(huán)境的條件與管理問題，控制外因?qū)n案的危害，具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。在檔案已入庫的前提下，保存檔案壽命最關(guān)鍵的應(yīng)是強(qiáng)化管理了，主要包括對(duì)庫房環(huán)境如溫濕度、害蟲等的控制，還包括對(duì)檔案管理人員自身的管理，如強(qiáng)化制度建設(shè)，以免在調(diào)卷還卷中對(duì)檔案的損壞，盡量避免外來人員進(jìn)入庫房。其實(shí)延長(zhǎng)檔案壽命，更關(guān)鍵的應(yīng)該是前期控制，如對(duì)其載體的選擇，及時(shí)地進(jìn)行歸檔以免遺漏等。

對(duì)于檔案來說，載體是檔案信息的承載者，檔案的壽命很大程度上受到載體的影響。保證檔案的壽命也就是保證檔案的有用性、可用性等等，那么載體的安全性是重中之重?，F(xiàn)在檔案部門對(duì)檔案紙張、裝具及檔案管理日常所用設(shè)備和藥品等的控制，都是增加檔案壽命的有效措施。但這項(xiàng)措施實(shí)施似乎不夠令人滿意，有待檔案部門加強(qiáng)溝通和完善。電子文件的出現(xiàn)也帶來了“前端控制”的思想，我們?cè)趯?duì)電子文件進(jìn)行前端控制的時(shí)候是不是也對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行一下“前端控制”。必須做到“八防”：防火、防水、防潮、防霉、防蟲、防光、防塵、防盜。要想做到以上“八防”，還必須有三個(gè)重要的條件：一是法規(guī)制度健全，做到“有法可依”；二是領(lǐng)導(dǎo)重視，責(zé)任到人，做到層層負(fù)責(zé)。三是工作人員做事認(rèn)真，達(dá)到積極工作，而非消極應(yīng)付?！叭齻€(gè)重要的條件”一旦具備，相信就會(huì)有充沛的人力、物力和財(cái)力的投入，以上“八防”也就可以做到了，從而延長(zhǎng)檔案的壽命也就成為理想的現(xiàn)實(shí)了！但是，現(xiàn)實(shí)中很難達(dá)到全部條件的具備，所以應(yīng)盡量來完善條件，而非找借口來逃避！關(guān)于在檔案已形成、內(nèi)因已定的前提下，如何控制外因?qū)n案危害、延長(zhǎng)檔案壽命問題，我認(rèn)為不僅要優(yōu)化檔案存藏環(huán)境，更要嚴(yán)格檔案日常管理，把二者有機(jī)結(jié)合起來，雙管齊下，方能收到事半功倍之效果。具體說來，一要優(yōu)化檔案存藏環(huán)境。這是延長(zhǎng)檔案壽命的客觀物質(zhì)因素。檔案庫房是保存檔案的物質(zhì)環(huán)境，檔案庫房環(huán)境條件的優(yōu)劣，直接影響檔案的壽命，一般辦公用房、倉庫或其他建筑是不宜長(zhǎng)期存藏檔案的。因此，必須優(yōu)化檔案存藏環(huán)境，使檔案庫房符合有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求，為延長(zhǎng)檔案壽命奠定堅(jiān)實(shí)的物質(zhì)基礎(chǔ)。二要嚴(yán)格檔案日常管理。這是延長(zhǎng)檔案壽命的主觀能動(dòng)因素，也是決定性因素。因?yàn)槲镔|(zhì)基礎(chǔ)是靠人來支配和駕馭的，沒有人的管理，優(yōu)質(zhì)的檔案存藏環(huán)境也難以發(fā)揮其現(xiàn)代化檔案保護(hù)的作用。只要檔案管理者責(zé)任心強(qiáng)，工作一絲不茍，即使檔案存藏環(huán)境再差，也能保護(hù)檔案少受損失；如果檔案管理者責(zé)任心不強(qiáng)，工作敷衍塞責(zé)，哪怕是在全國(guó)一流的檔案庫房里，檔案也難免遭受損害。因此，必須通過建立健全規(guī)章制度、培養(yǎng)檔案管理者愛崗敬業(yè)精神、抓緊受損檔案搶救、提高檔案管理者業(yè)務(wù)素質(zhì)等途徑嚴(yán)格檔案日常管理，最大限度地延長(zhǎng)檔案壽命。如何有效的保護(hù)檔案，最大限度地延長(zhǎng)檔案壽命，我認(rèn)為有三個(gè)方面缺一不可：一是檔案收集過程中的保護(hù)。包括檔案室收集檔案材料時(shí)的保護(hù)與檔案館接收過程中的保護(hù)；二是日常的環(huán)境保護(hù)。包括硬環(huán)境與軟環(huán)境的保護(hù)，既要有溫濕度、光線等的調(diào)節(jié)，又要有電子版、多套制或分地點(diǎn)的保護(hù)；三是檔案利用過程中的保護(hù)。即提供利用時(shí)發(fā)現(xiàn)有破損或褪變跡象的檔案，及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。

對(duì)于如何延長(zhǎng)檔案壽命的問題，應(yīng)該具體問題具體對(duì)待，并非所有的檔案都需要延長(zhǎng)壽命，對(duì)于一些已失去保存價(jià)值的檔案應(yīng)該及時(shí)地結(jié)束其壽命，到期的檔案應(yīng)該迅速銷毀，不搞緩期執(zhí)行。而真正需要永久保管的檔案也需要采取不同的管理措施，特別珍貴的檔案則需采取特別的措施，如美國(guó)的三份羊皮紙文件，蘇聯(lián)時(shí)期的馬恩列檔案庫，應(yīng)該是不計(jì)成本地維持其壽命；而在一些檔案館對(duì)于一些具有鎮(zhèn)館之寶價(jià)值的檔案則需設(shè)置珍藏室，采取嚴(yán)格的保護(hù)措施，并控制使用；一般的檔案則只需按檔案庫房保護(hù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行就行了。我認(rèn)為應(yīng)從檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、這幾個(gè)方面來談。首先從檔案的收集說起，一份文件材料在收集時(shí)若沒收集齊全、完整，是否影響起保存價(jià)值？整理檔案時(shí)在裝訂、分類、確定其保管期限時(shí)若不本著用歷史、全面、發(fā)展、效益的觀點(diǎn)來整理，是否有影響其壽命呢？保管分人為和環(huán)境（館、庫）等，只有在這些方面都作好的情況下，才能最大限度地延長(zhǎng)檔案的壽命。還有在檔案信息開發(fā)利用時(shí)應(yīng)注意保護(hù)好原件，使其不受到損壞等等。鑒定尤為關(guān)鍵，每份文件，每行文字都要閱讀等等，只有從這幾方面注意，這才能從根本上延長(zhǎng)檔案的壽命。檔案的價(jià)值是無限的，檔案的生命是有限的。要把有限的生命煥發(fā)出無限的價(jià)值，有點(diǎn)難！一是保護(hù)意識(shí)應(yīng)該常規(guī)化。如何延長(zhǎng)檔案生命，應(yīng)該貫穿整個(gè)檔案形成的過程！一件本可以保管得很好的珍貴文件在沒有形成檔案以前就面目全非，豈不是增加了保護(hù)的難度？加強(qiáng)重要材料的保護(hù)意識(shí)和宣傳教育，是非常必要的，能夠減少不必要的麻煩。二是黨政機(jī)關(guān)企事業(yè)等入檔單位，要按時(shí)移交，在本級(jí)檔案的管護(hù)工作中，檔案館因其專業(yè)性比其它單位做的好得多。三是加強(qiáng)執(zhí)法力度保護(hù)檔案。檔案部門人員在業(yè)務(wù)指導(dǎo)過程中，要把檔案的保管作為重要事項(xiàng)來抓，大力加強(qiáng)執(zhí)法力度，采取一定的強(qiáng)有力措施推進(jìn)全社會(huì)的檔案保護(hù)意識(shí)。

事成與不成關(guān)鍵在人，維護(hù)檔案的完整與安全，最大限度地延長(zhǎng)檔案壽命之事關(guān)鍵在當(dāng)事者的職業(yè)操守與職業(yè)技能。所謂“當(dāng)事者”乃擔(dān)當(dāng)延長(zhǎng)檔案壽命之事的使者，使者乃奉命辦事之人，即奉黨和國(guó)家人民之命行維護(hù)檔案的完整與安全，最大限度地延長(zhǎng)檔案壽命之事，此乃“使命”也。時(shí)時(shí)刻刻牢記使命、認(rèn)認(rèn)真真履行使命者可謂“使命感”使然，使命感乃職業(yè)操守之要素，具此要素者還會(huì)有辱使命嗎？由此看來，如何維護(hù)檔案的完整與安全，最大限度地延長(zhǎng)檔案壽命的關(guān)鍵在于千方百計(jì)地增強(qiáng)檔案保管者的使命感。我覺得站在檔案局館的角度，就“如何延長(zhǎng)檔案壽命”的話題而言，對(duì)于“前端控制”問題，即決定檔案制成材料耐久性的問題，檔案部門可以說是鞭長(zhǎng)莫及，只能是《檔案保護(hù)技術(shù)學(xué)》說說而已。檔案局館所能作的，一是從業(yè)務(wù)指導(dǎo)角度講，也只能是指導(dǎo)各類檔案室加強(qiáng)檔案保護(hù)技術(shù)工作，至于檔案室能否按要求做則另當(dāng)別論了。從多數(shù)基層檔案部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作現(xiàn)狀看，大多是上半年督促指導(dǎo)上年度的文件歸檔工作，下半年指導(dǎo)驗(yàn)收各單位的檔案管理達(dá)標(biāo)工作（現(xiàn)在叫認(rèn)證），盡管《認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)》中有“十防”要求，但驗(yàn)收時(shí)大多是看設(shè)備是否到位，也就是說平時(shí)很少專門指導(dǎo)過檔案保護(hù)技術(shù)工作。二是檔案移交進(jìn)館后，檔案局館方能履行“檔案守護(hù)神”的職責(zé)，檔案局館該怎樣維護(hù)檔案的完整與安全，最大限度地延長(zhǎng)檔案壽命應(yīng)該是不言自明，只不過是因館因人而千差萬別罷了。

總之，檔案的長(zhǎng)久保存是衡量檔案工作的基本要求之一，要將其貫徹到檔案工作的每一個(gè)環(huán)節(jié)和方面，責(zé)任落實(shí)到每一個(gè)文書人員、檔案人員。

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