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1高校科技檔案管理存在的問題

1．1歸檔意識淡薄

科研檔案收集歸檔是高?？蒲袡n案管理工作中存在的老大難問題。在科研過程中，多數(shù)科研工作者重視從事科學研究，重視科研成果的發(fā)表與獎項申報，輕視科研檔案資料的積累。他們認為，科技檔案歸檔是學校檔案部門的工作，與自己從事的科研工作無關緊要。有些科研工作者為了個人榮譽和個人利益，甚至將科研資料當作個人資源。認為自己的科研成果是自己歷經(jīng)艱難才取得的，擔心自己的科研成果泄密，造成經(jīng)濟損失，尋找各種借口拒絕歸檔。這給高?？萍紮n案的收集和歸檔工作帶來很大困難。

1．2歸檔材料不完整

高?？萍紮n案是高?？蒲袑嵺`活動的歷史記錄，其第一屬性就是完整性。部分科研人員由于擔心自己的科研成果被泄密或受經(jīng)濟利益驅(qū)動等原因?qū)ふ腋鞣N理由拒絕歸檔或?qū)⒑诵募夹g檔案據(jù)為已有，造成歸檔難：在課題成果鑒定驗收后，在申報評獎或成果推廣轉化中形成的檔案材料由于形成周期長、不定期，造成歸檔不及時，材料不完整。有些科研工作者過分重視個人榮譽和個人利益，將部分科研資料當作個人資源長期占有或不及時歸檔，造成高?？蒲泄ぷ鞯暮芏嗖牧喜荒芗皶r、完整地歸檔，致使歸檔材料中，鑒定、審批性材料多，工藝技術性材料少。有些上級主管部門在科研成果登記、評獎時收取的原件，不予歸還，造成作為科研成果完成單位的高?？蒲袡n案不能完整歸檔。

1．3歸檔材料缺乏系統(tǒng)性

高校科研管理工作包括對項目的準備過程、研究階段、鑒定階段的管理，還包括對科技成果轉化的后續(xù)實驗、開發(fā)、應用、推廣等方面的管理。全過程的高?？蒲泄芾砉ぷ?，使得高?？萍紮n案的歸檔范圍不斷延展。高?？蒲泄芾淼纳疃妊诱埂⒎秶鷶U大，影響了高?？萍紮n案形成的系統(tǒng)性。部分科技檔案歸檔人員缺乏高度的責任心和敬業(yè)精神，更談不上全心全意為科研人員服務的奉獻精神。歸檔人員的專業(yè)素質(zhì)及與科研項目相關的專業(yè)知識不足，也造成了高?？萍紮n案的歸檔材料缺乏系統(tǒng)性。

2相應對策

2．1健全科技檔案管理制度

制度建設是科技檔案工作走向規(guī)范、科學化的重要保障。高校檔案部門應在上級主管部門及校檔案工作主管校長的領導下，依據(jù)《檔案法》、《普通高等學校檔案管理辦法》，結合本校實際，制定相應的<科研檔案管理實施辦法》及《科研檔案管理細則》，明確科技檔案的歸檔范圍、歸檔時間、歸檔要求?？蒲泄芾聿块T應建章立制，堅持部門領導負責制，指定專門人員負責全校范圍的科研檔案的具體歸檔工作。為確?？蒲许椖坎牧贤暾麣w檔，項目課題組和檔案管理部門應各負其責，建立并完善科技檔案的收集制度。實行課題組歸檔責任制，課題組負責人要在課題組成員中指定人員負責科研檔案的收集工作，按照科研工作程序，確?？蒲袦蕚潆A段的立項材料、研究實驗階段的過程材料、研究驗收階段的成果材料的完整性?？蒲泄芾聿块T負責檔案歸檔工作的人員，應嚴格按照學校制定的管理制度認真履行崗位職責，加強項目跟蹤管理，確保各課題組分散形成的信息完整地移交檔案部門。

2．2認真學習科技檔案管理知識，增強檔案人員服務意識

學校檔案部門應采取多種形式對科技檔案管理人員進行業(yè)務培訓。培訓內(nèi)容應順應時代要求。隨著現(xiàn)代數(shù)字信息技術及網(wǎng)絡技術的快速發(fā)展和普及，檔案人員必須具備現(xiàn)代化計算機應用能力，通過多種形式，實行多層次的培訓，提高科技檔案管理人員的專業(yè)技能、專業(yè)素質(zhì)，不斷更新知識結構，學會科學、系統(tǒng)地管理和保存科研成果檔案，逐步提高科技檔案的管理水平。學?？萍紮n案歸檔人員應充分認識歸檔工作的重要性，在實際工作中應具有高度的責任心和使命感，與科研人員密切聯(lián)系，對科研項目進行全面跟蹤，耐心指導，協(xié)助科研工作者將科研項目歸檔所需的材料完整、系統(tǒng)地整理成冊，以備歸檔。

2．3加大科技檔案的開發(fā)和利用，提高全體科研人員的歸檔意識

科技檔寨的開發(fā)利用是科研檔案的最終目的。開發(fā)和利用作為高新科技信息和科技知識主要載體的科技檔案應該受到高校科研管理工作者的高度重視。目前高校檔案部門對科技檔案“重保管、輕利用”的觀念做法還普遍存在，而且絕大多數(shù)高?？萍紮n案利用狀況令人堪憂。一般利用者只是通過利用科研檔案中的獲獎證書或鑒定證書的憑證作用，達到評定職稱、申報課題或編寫本單位科研史等目的。利用方式單一，利用人次低，利用效果不良的問題十分突出?？萍紮n案的開發(fā)利用是科研活動中的重要環(huán)節(jié)，必須依靠科研工作者、科研管理部門和檔案部門共同努力來實現(xiàn)。隨著科技成果轉讓機制和技術市場的形成，科技檔案所有權轉讓成為科研成果開發(fā)利用的新途徑。但是，科技成果轉讓轉化首先應由科研成果所有權人和科研管理部門來推動，在此活動中檔案部門著力點不多，這也是形成高校檔案部門對科研檔案“重保管、輕利用”觀念做法的原因之一?；谝陨蠋追矫嬖虻目紤]，科技檔案開發(fā)和利用工作的關鍵，一是科學完善地建立多種檢索工具，最大限度地揭示檔案信息資源?？萍紮n案檢索工具越完整、越科學，用戶查詢檔案時間就越短，正確率就越高，就能更好的服務于學?？蒲泄ぷ?；二是開展科技檔案的編研工作?？梢愿鶕?jù)客觀實際需要，利用科研檔案實體，就某一專題進行系統(tǒng)的較深層次的加工，形成相對集中、系統(tǒng)的信息資料，把靜態(tài)檔案集合成動態(tài)的活信息。高?？萍紮n案管理人員應提供多種服務途徑以加大對科技檔案的利用率，把“被動查詢”變?yōu)椤爸鲃臃铡?，如為有關方面提供科技檔案原件、復印件，提供有關目錄和各種參考資料，提供相關咨詢服務，如提供計算機檢索等，舉辦形式多樣的科研成果、新技術成果展覽，主動向社會傳遞高?？萍夹畔?。充分發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)等先進通信技術和渠道，將學?？蒲袡C構所具有的大型儀器、設備等社會公示，實現(xiàn)資源共享，節(jié)約科研投入資金，使科研工作者充分體會到科技檔案的所能提供的服務和能發(fā)揮的作用，不僅能促進科研工作，而且會帶來經(jīng)濟效益和社會效益。