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城建檔案的接收與服務(wù)如今是城建檔案工作的重要內(nèi)容，也是推動城建檔案工作的起點和基礎(chǔ)，特別是在簡化檔案整理工作、強化檔案利用工作、突出館藏特色的今天，顯得越來越重要。近日，我處業(yè)務(wù)科室根據(jù)工作實際，精心設(shè)置調(diào)研課題，深入宿豫區(qū)范圍內(nèi)100余家工程項目單位開展檔案接收與服務(wù)調(diào)研工作，針對城建檔案接收工作中存在的一些問題,及如何做到高效服務(wù)進行了調(diào)查研究，以供商榷。

一、城建檔案收集工作中存在的問題

1、城建檔案執(zhí)法力度不到位，導(dǎo)致城建檔案接收工作不能全覆蓋。

目前，雖然國家出臺了相關(guān)的管理條例來為檔案行政執(zhí)法加碼，但在具體執(zhí)行過程中，卻有待于進一步加強?！?市城市建設(shè)檔案管理辦法》規(guī)定，全市城市規(guī)劃區(qū)21*平方公里范圍內(nèi)形成城建檔案的單位和個人都應(yīng)該遵守本法，但由于依法治檔、照章行事還要經(jīng)受方方面面的阻礙，至今宿豫區(qū)范圍內(nèi)的城建檔案接收工作開展較為緩慢，執(zhí)法的力度更需要進一步的加強。

由于接收機制不健全，導(dǎo)致執(zhí)法力度不夠，造成城建檔案的收集較為被動，導(dǎo)致工程以外的檔案接收工作開展緩慢。更不用說是跨越城建系統(tǒng)的通信、電力、水利、地下管線等重要工程項目大多不能及時接收進館，有些甚至還是空白。

2、有關(guān)部門對城建檔案工作還不是特別重視，不能提供嚴謹?shù)穆毮芄芾碜饔谩?/p>

就整個社會環(huán)境來說，城建檔案館檔案的完整系統(tǒng)收集還存在一定的困難和阻力。城建檔案的收集、保管工作需要建設(shè)行政管理部門和有關(guān)部門的大力協(xié)作，密切配合，不是光靠城建檔案部門就能成其大事的。而且如果有關(guān)部門對城建檔案的產(chǎn)生、收集等階段不重視，不銜接，就有可能導(dǎo)致工程備案和檔案進館的脫節(jié)，造成檔案收集工作的散漏。雖然，國家有相關(guān)法規(guī)明確規(guī)定：建設(shè)單位應(yīng)當嚴格按照國家有關(guān)建設(shè)工程檔案管理的規(guī)定，及時收集整理建設(shè)項目各環(huán)節(jié)的文件資料，建立健全建設(shè)項目檔案，并在建設(shè)工程竣工驗收后，及時向建設(shè)行政主管或城建檔案部門移交建設(shè)項目檔案。但在具體實施過程中，除了一般的建設(shè)工程由于要工程備案而必須取得建設(shè)工程檔案接收證明文件這一環(huán)節(jié)把關(guān)較嚴外，其他的檔案門類，由于其行業(yè)的跨度、其行業(yè)法規(guī)的制約，導(dǎo)致一些重要項目檔案都不能及時接收進館。

3、建設(shè)單位對城建檔案的重要性認識還不夠，城建檔案意識淡薄。

城建檔案是城市規(guī)劃建設(shè)及其管理活動中真接形成的，對國家和社會具有極大保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等各類載體的文件材料，是城市豐富的歷史資源。但有一部分建設(shè)單位其從事基建工作的管理、技術(shù)類人員，當然也包括一些領(lǐng)導(dǎo)，重建設(shè)、輕檔案的思想占據(jù)了一定的位置，只注重工程的投資、工藝、質(zhì)量等方面的問題，對建設(shè)工程檔案在收集過程中是否齊全、完整、真實等重視不夠。

4、整個建筑行業(yè)的檔案管理人員專業(yè)水平有待于進一步加強。

在整個建筑行業(yè)中，許多資料員都是由施工員來兼職，相對專業(yè)的檔案員、資料員來說，他們對城建檔案的建立、整理的水平較低，而且根據(jù)新的國標，許多人對工程檔案管理的歸檔標準、要求等都很難有具體的掌握，使工程檔案與建設(shè)工程難以同步形成，這就導(dǎo)致許多工程檔案在收集的過程中產(chǎn)生了失真、遺漏等現(xiàn)象時有產(chǎn)生。有些建設(shè)部門是第一次搞建設(shè)，對城建檔案歸檔的要求更是一頭霧水。

二、為解決以上存在的問題，我們采取了以下幾方面措施

1、加強對城建檔案的宣傳，增強全社會的城建檔案意識。

一是通過相關(guān)媒體，進一步宣傳城建檔案的價值、作用，突顯其在維護工程建設(shè)各方主體合法權(quán)益，加強工程質(zhì)量控制和監(jiān)督，追究工程質(zhì)量責任及工程日后維修、改建、擴建等方面有著不可替代的作用。二是建立城建檔案門戶網(wǎng)站。*市城建檔案信息網(wǎng)站于20*年上半年正式開通，這標志著我市在加快推進城建檔案電子化、信息化建設(shè)與管理方面又邁出了堅實的一步。該網(wǎng)站是政府城建檔案信息的權(quán)威平臺，具備法律法規(guī)宣傳、建設(shè)動態(tài)披露、檔案咨詢查詢、在線預(yù)約服務(wù)等多項功能。網(wǎng)站的建成與開通，將直接推動我市城建檔案各類信息資源的有效整合，為進一步深入宣傳城建檔案信息方面的法律法規(guī)、統(tǒng)一全市城建檔案信息電子化平臺、方便廣大市民開發(fā)利用現(xiàn)有城建檔案信息、實時開展網(wǎng)上在線答疑、服務(wù)于全市經(jīng)濟建設(shè)大局，提供了順暢的溝通平臺和服務(wù)載體。

2、實行依法管檔，實現(xiàn)城建檔案的全覆蓋接收。

一是調(diào)查摸底。對全市規(guī)劃區(qū)范圍內(nèi)已通過驗收尚未報送建設(shè)工程檔案的建設(shè)項目進行全面摸底，根據(jù)《建設(shè)工程檔案報送責任書》簽訂情況，確定尚未報送建設(shè)工程檔案的單位。二是上門業(yè)務(wù)交底。對目前尚未報送工程檔案的單位上門進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，從城建檔案的接收范圍、歸檔目錄、歸檔基本規(guī)定、歸檔文件的質(zhì)量要求、整理規(guī)范及城建檔案裝訂程序等進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，有效保證了城建檔案的真實性、準確性、完整性。三是送發(fā)催報函。對全市21*平方公里規(guī)劃區(qū)范圍內(nèi)未報送工程檔案的項目單位下發(fā)了《關(guān)于盡快報送建設(shè)工程檔案的函》，要求未報送工程檔案的單位于20*年底前向市城建檔案館報送一套完整、準確的工程檔案（原件）。在送發(fā)催報函的同時，送發(fā)《*市城市建設(shè)檔案管理辦法》、工作流程、職能程序等，讓建設(shè)單位更全面了解城建檔案的編制、收集、報送等環(huán)節(jié)的要求和國家規(guī)范，并作好解釋工作，杜絕城建檔案工作行政不作為和亂作為。

3、靈活與規(guī)范相結(jié)合，保證城建檔案高效服務(wù)。

一是推行“四到場”服務(wù)。針對城建檔案的產(chǎn)生單位，我們采取主動“請進來”、“走出去”等多種形式，加強業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作。重點對建設(shè)工程項目單位推行“四到場”服務(wù)，即在工程開工前、施工過程中、檔案預(yù)驗收前、竣工驗收前實行上門業(yè)務(wù)指導(dǎo)。不定期到離市區(qū)較遠的經(jīng)濟開發(fā)區(qū)、工業(yè)園區(qū)等地現(xiàn)場辦公、現(xiàn)場指導(dǎo)。二是完善工作機制，精簡辦事程序。在保證基本規(guī)范的前提下，對工業(yè)項目采取特事特辦，急事急辦方式，最大限度地給予方便，實現(xiàn)工業(yè)項目檔案歸檔的靈活性與規(guī)范性的有機統(tǒng)一；在接收工程檔案時，對符合《*市建設(shè)工程檔案歸檔整理規(guī)范》要求的，3日內(nèi)出具《建設(shè)工程檔案接收證明書》；對不符合要求的，及時提出修改意見，規(guī)定報送單位10內(nèi)補齊相關(guān)資料，并出具《建設(shè)工程檔案接收證明書》。為建設(shè)單位提供方便快捷高效服務(wù)；加強部門之間工作協(xié)調(diào)，保證城建檔案工作有抓手。

4、以聲像技術(shù)為載體，開展“城市記憶工程”。

一是為進一步規(guī)范建設(shè)工程聲像檔案資料歸檔工作，保證建設(shè)工程聲像檔案資料完整、準確、系統(tǒng)，更好地服務(wù)于城市規(guī)劃、建設(shè)和管理，依據(jù)國務(wù)院《建設(shè)工程質(zhì)量管理條例》（國務(wù)院第279號令）、國家建設(shè)部《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》和《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》（GB/T50328-20*），以及《*市城市建設(shè)檔案管理辦法》有關(guān)規(guī)定，結(jié)合*市建設(shè)工程實際，出臺《*市建設(shè)工程聲像檔案資料歸檔規(guī)定》。二是根據(jù)每年市政府年初下發(fā)的為民辦實事項目責任明確表及中心城市重點基礎(chǔ)設(shè)施項目建設(shè)計劃，有針對、有重點、有步驟的開展聲像工作。根據(jù)市建設(shè)局拆遷公告，及時跟蹤拍攝工程拆遷原貌、建設(shè)過程、竣工后的新貌等。三是對市建設(shè)局重點工程和重大城建活動跟蹤拍攝。四是積極開展聲像資料收集工作。從市園林局、水務(wù)局、交通局、規(guī)劃局收集大量珍貴聲像資料，優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)。

5、通過多種渠道，加大檔案開發(fā)利用工作。

一是在服務(wù)觀念上,注重社會效益和經(jīng)濟效益協(xié)調(diào)發(fā)展,要變過去主要對建設(shè)規(guī)劃部門服務(wù)為對全社會服務(wù),增強城建檔案為社會服務(wù)的效益。二是在服務(wù)程序上,變繁瑣為簡便,檔案工作者在現(xiàn)有條件下,多為利用者著想,致力于簡化各種繁瑣手續(xù),方便利用者。三是在服務(wù)措施上,變被動為主動。要改變以往“守株待兔”式的被動服務(wù)措施,使過去基本處于封閉狀態(tài)的城建檔案,向全社會開放采取上門服務(wù)、電話服務(wù)、電腦服務(wù)、現(xiàn)場服務(wù)等靈活多樣的措施拓寬檔案利用渠道。為利用者提供多方位的優(yōu)質(zhì)服務(wù)。