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檔案分類與管理范文第1篇

一、著力觀察研究，分析中小學(xué)檔案管理存在的問題

近幾年結(jié)合“兩基”工作驗(yàn)收督查，就云南省部分地區(qū)中小學(xué)檔案管理工作進(jìn)行了調(diào)查研究中發(fā)現(xiàn)的一些問題，綜合起來主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

1、教師檔案意識(shí)不強(qiáng)，領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠

長(zhǎng)期以來，在中小學(xué)教育過程中還是認(rèn)識(shí)不到檔案管理在學(xué)校建設(shè)中的重要性和必要性，使得學(xué)校檔案管理嚴(yán)重滯后于其它各項(xiàng)工作，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)大多對(duì)學(xué)生檔案不夠重視，總認(rèn)為學(xué)生檔案在學(xué)校工作中無足輕重，學(xué)生只要學(xué)習(xí)上出類拔萃，分?jǐn)?shù)令人滿意就行。所以必然就會(huì)出現(xiàn)學(xué)生檔案工作沒安排、沒要求的紕漏。而廣大教師檔案意識(shí)也較為淡薄，誤認(rèn)為資料收集、歸檔是檔案管理人員的事，往往把它排斥在個(gè)人工作之外，忽視學(xué)生檔案管理對(duì)學(xué)校工作的促進(jìn)作用，對(duì)學(xué)生的學(xué)籍管理和基本情況，也只僅限于自己任教期間，一旦自己換崗或離開，就統(tǒng)統(tǒng)丟棄，有時(shí)學(xué)校想找點(diǎn)班級(jí)資料都成問題，查找不到也詢問不到，而領(lǐng)導(dǎo)對(duì)此做法也只是睜只眼閉只眼。

2、檔案人員業(yè)務(wù)水平不高，檔案管理分工不明

一般中小學(xué)的檔案管理人員是教師兼職或臨時(shí)配備的，沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，對(duì)檔案材料的分類、歸檔、整理、保管、利用等業(yè)務(wù)不了解，對(duì)檔案工作精力投入不足，日常事務(wù)往往只是被動(dòng)的將材料放入檔案盒，有的資料干脆就隨便堆放在一邊，沒有及時(shí)整理歸檔，臨到用時(shí)才慌慌忙忙胡亂翻找，而且把學(xué)校行政內(nèi)務(wù)、上級(jí)下發(fā)文件文案、教師集體或個(gè)人檔案、學(xué)生類別檔案統(tǒng)統(tǒng)歸于一處，毫無頭緒，根本就談不上什么檔案的規(guī)范化管理。

3、檔案資料收集不完整，利用率較低

由于受多種因素制約，大多數(shù)學(xué)校只重視學(xué)生的考分和社會(huì)效應(yīng)，對(duì)檔案管理方面的認(rèn)識(shí)不足，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)班子大多也只是注重抓眼前教學(xué)工作而忽略了對(duì)學(xué)校長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展有利的檔案管理工作，造成學(xué)校檔案信息資源開發(fā)不足，檔案利用率不高的局面。中小學(xué)校在檔案資料收集管理上普遍存在的主要問題有：一是檔案資料收集不全，學(xué)生檔案資料雜亂無章，尤其對(duì)優(yōu)秀課堂教學(xué)、課題研究成果等有保存價(jià)值的材料沒有歸檔；磁盤、光盤、照片、實(shí)物貧乏。二是檔案室只負(fù)責(zé)把自認(rèn)為有用的材料加以整理保存而忽略其他，從而造成找資料、調(diào)信息難度較大。有時(shí)想找點(diǎn)學(xué)生的成長(zhǎng)記錄或獲獎(jiǎng)資料，還得到處打電話、捎口信讓學(xué)生從家里帶來（而有的學(xué)生已經(jīng)畢業(yè)）。三是缺少必要的監(jiān)管機(jī)制，造成資料收集不及時(shí)、隨意歸檔、缺失散失等現(xiàn)象，甚至有些學(xué)校因工作人員工作調(diào)動(dòng)，使之原本殘缺不全的材料更不知去向，真正的“人走茶涼”。這些問題直接影響了學(xué)校檔案管理的系統(tǒng)性、完整性、連續(xù)性和規(guī)范性，使得檔案的價(jià)值大打折扣，根本就談不上有效利用。

二、增強(qiáng)時(shí)代感，改進(jìn)中小學(xué)校檔案管理工作的思考

1、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，增強(qiáng)檔案意識(shí)

領(lǐng)導(dǎo)重視是做好檔案管理工作的重要保證，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要把檔案管理納入學(xué)校發(fā)展和管理的重要內(nèi)容來抓。學(xué)校檔案管理工作是教育部門的一項(xiàng)長(zhǎng)期任務(wù)。中小學(xué)校要將其作為一項(xiàng)重要工作列入議事日程，不但要建立完善的管理制度，定期督查，使這項(xiàng)工作成為全體教職工的自覺行動(dòng)，而且還要大力宣傳學(xué)校檔案管理的意義，加強(qiáng)檔案法律法規(guī)學(xué)習(xí)，使之成為中小學(xué)校常規(guī)管理與建設(shè)的一項(xiàng)重要任務(wù)。

2、加強(qiáng)檔案人員培訓(xùn)，提高管理技能，健全檔案管理制度

檔案分類與管理范文第2篇

關(guān)鍵詞：城市；規(guī)劃?rùn)n案；整理與創(chuàng)新

從宏觀上來講，城建檔案整理工作從流程上來講大致可劃分為分類、組卷、排列、編目這幾個(gè)大的方面，而這個(gè)流程當(dāng)中，分類工作不僅是整個(gè)過程的重要環(huán)節(jié)，也是工作中的重中之重，這個(gè)環(huán)節(jié)對(duì)城建檔案保管與利用工作的質(zhì)量和效率有著決定性的影響。所以說，分類工作是城建檔案整理過程中的一步重要環(huán)節(jié)。建設(shè)部最近頒布的《城市建設(shè)檔案分類大綱》規(guī)定，各地城建檔案館在制定本館分類方案時(shí)，大類和屬類的設(shè)置須遵照《城市建設(shè)檔案分類大綱》，小類可根據(jù)各地實(shí)際情況和實(shí)際需要設(shè)置，但是現(xiàn)階段規(guī)劃局的檔案分類及管理工作都面臨著量大、工作方式落后的問題，因此，在工作的過程當(dāng)中，應(yīng)在遵循這一基本原則的同時(shí)對(duì)分類工作進(jìn)行創(chuàng)新性的管理，具體可從以下幾個(gè)方面進(jìn)行努力：

1 關(guān)于分類層次的問題

在分類的層次方面，分類可以是多層次的，也可以是單層次的。多層次方面，例如大類、屬類、小類等；單層次方面，例如大類下面不再設(shè)下位類而直接統(tǒng)率案件，當(dāng)然，這要根據(jù)同一類別的檔案數(shù)量多少來決定。在分類的過程中，為了實(shí)現(xiàn)檔案檔案的保管和利用的便利性，首先應(yīng)該對(duì)規(guī)劃管理檔案的內(nèi)容和數(shù)量的整體狀況進(jìn)行了解，以此來判斷其是否有必要記性層次地分類，如D2和D3可以不必伸展下位類，對(duì)C類檔案中的總體規(guī)劃C2類，檔案數(shù)量較少且專項(xiàng)規(guī)劃就是綜合總體規(guī)劃的配套方案，建國(guó)至50年代僅形成幾十卷，所以C2也可以不必設(shè)小類。

2 關(guān)于信息分類和實(shí)體分類的問題

檔案整理工作中的分類實(shí)質(zhì)上屬于實(shí)體分類，其工作方式就是對(duì)具體的文件材料實(shí)現(xiàn)分類和組卷的目的。具體的來講，實(shí)體分類其主要目的在于對(duì)于檔案的實(shí)體保管，所以說，這方面，實(shí)體分類不適合有太多的層次。而信息分類則不

同于試題分類，它不受限于檔案實(shí)體的局限，信息重組的部分只涉及只對(duì)隱含其中的同類信息。信息分類的目的主要是為了便于信息的檢索，在這個(gè)方面，規(guī)劃局可以根據(jù)實(shí)際需求建立多種檢索體系，通過計(jì)算機(jī)管理模式不斷伸展和細(xì)化實(shí)現(xiàn)信息的分類。根據(jù)以往的經(jīng)驗(yàn)，筆者認(rèn)為，實(shí)體分類一般兩級(jí)便可滿足需求，而信息分類則不受限制，因?yàn)樾畔⒎诸惖念惸吭绞窃敿?xì)就越能體現(xiàn)其精準(zhǔn)性的特點(diǎn)，當(dāng)然，著對(duì)檔案分類人員的素質(zhì)要求也會(huì)相應(yīng)的提高。

3 關(guān)于檔案的保管

從目前的管理方式來看，規(guī)劃管理檔案還是按照屬類分類流水的方式來進(jìn)行排架的，這對(duì)庫(kù)房就提出了空間上的要求，涉及到庫(kù)房空間預(yù)留的問題。我們都知道，屬類設(shè)置的越詳細(xì)，預(yù)留的空間就越多，這樣，倒架的風(fēng)險(xiǎn)也會(huì)大大提升。要先解決這個(gè)問題，最好的辦法就是減少屬類的類目，或者改變傳統(tǒng)的庫(kù)房管理模式，進(jìn)行創(chuàng)新。否則，無法準(zhǔn)確掌握庫(kù)房的預(yù)留空間，使頻繁的倒架將再所難免。這個(gè)時(shí)候，在檔案進(jìn)行分類管理的過程中，引入計(jì)算機(jī)就顯得非常有必要了，之所以這么說是因?yàn)樵谟?jì)算機(jī)管理的前提條件下，可以實(shí)現(xiàn)直接進(jìn)行文件級(jí)檢索的效果，無需再經(jīng)過案卷這個(gè)級(jí)別。可以將檔案工作人員從檔案組卷的煩瑣工作中解放出來，工作效率也可以得到很大的提升。此外，在規(guī)劃管理檔案的管理中由于屬同一類檔案中的幾個(gè)部分可以按小卷立卷，立為3或4個(gè)小卷，雖然它們不合并在一起，但在計(jì)算機(jī)中卻建立了虛擬的關(guān)聯(lián)，保持了各小卷之間的有機(jī)聯(lián)系，這是“簡(jiǎn)化整理。深化檢索”的創(chuàng)新嘗試，對(duì)于提高整理工作質(zhì)量和效率具有重要意義。再次，在規(guī)劃管理檔案檔號(hào)的編制方面，檔案管理工作還應(yīng)該能夠做到以下幾個(gè)方面：首先，應(yīng)該堅(jiān)持簡(jiǎn)練的原則，以此來減少工作量和工作中的差錯(cuò)率。其次，還應(yīng)該堅(jiān)持穩(wěn)定性的原則。近幾年來，規(guī)劃局的各業(yè)務(wù)部門的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)和處室職能經(jīng)歷了多次變化，而規(guī)劃?rùn)n案的的類目并沒有與時(shí)俱進(jìn)，這就造成了相應(yīng)的滯后性，但是檔號(hào)的設(shè)置不會(huì)因機(jī)構(gòu)設(shè)置的變動(dòng)而變動(dòng)，它是相ξ榷ǖ模并且與建設(shè)部《城建檔案分類大綱》始終保持著一致，所以規(guī)劃局的檔案整理工作可以秉承這個(gè)原則在工作中進(jìn)行方法的創(chuàng)新。而要想實(shí)現(xiàn)這個(gè)目的，其必須要具備強(qiáng)化檔案信息資源建設(shè)為主，基礎(chǔ)業(yè)務(wù)為輔的意識(shí)，處理好檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)和檔案信息資源建設(shè)投人的比例，加大對(duì)檔案信息資源建設(shè)的投入，以適應(yīng)電子信息時(shí)代的特點(diǎn)和需要。投入要本著部門匹配，比例適當(dāng)?shù)脑瓌t，合理劃分工作量份額，安排好整理工作與檔案信息庫(kù)建設(shè)的工作。此外，在加強(qiáng)檔案信息資源建設(shè)和利用的同時(shí)，有必要再對(duì)立卷改革進(jìn)行深化，簡(jiǎn)化整理，深化檢索。在檔案計(jì)算機(jī)管理使信息檢索達(dá)到全面、迅速的時(shí)候，可以適當(dāng)削減“案卷”的概念。

可以說，創(chuàng)新是一個(gè)民族進(jìn)步的靈魂，更是一個(gè)國(guó)家興旺發(fā)達(dá)的不竭動(dòng)力?？茖W(xué)的決策是提高效率的關(guān)鍵。建立數(shù)字城建檔案館，服務(wù)于城市規(guī)劃管理建設(shè)，城市規(guī)劃管理檔案的整理工作將直接影響城市規(guī)劃管理水平，在今后的過程中，我們一定要堅(jiān)持以結(jié)果為導(dǎo)向創(chuàng)新檔案管理方式，這樣才能使規(guī)劃局能夠更好的服務(wù)于城市建設(shè)。

參考文獻(xiàn)

[1]謝志玲.城市規(guī)劃?rùn)n案管理的發(fā)展創(chuàng)新初探[J].河南建材，2011，01：169-170.

[2]叢化龍.淺論城市規(guī)劃?rùn)n案管理的創(chuàng)新發(fā)展[J].現(xiàn)代裝飾（理論），2011，02：51.

檔案分類與管理范文第3篇

【關(guān)鍵詞】 測(cè)繪檔案 分類方法 思考與實(shí)踐

隨著科技的不斷發(fā)展，測(cè)繪檔案從之前的傳統(tǒng)實(shí)物檔案向電子檔案的方向發(fā)展。檔案管理人員要在此基礎(chǔ)上不斷的研究新的方法和新的模式，進(jìn)而加強(qiáng)現(xiàn)代測(cè)繪檔案的管理工作。

1 測(cè)繪檔案分類和歸檔工作

首先測(cè)繪活動(dòng)中存在一部分技術(shù)性較強(qiáng)的技術(shù)總結(jié)、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、成果圖、展點(diǎn)圖、技術(shù)設(shè)計(jì)書和文件材料等測(cè)繪資料。這些資料涉及的專業(yè)比較廣，形成過程也比較的復(fù)雜，所記錄的介質(zhì)種類也比較的多?；谝陨咸攸c(diǎn)，如果忽略對(duì)測(cè)繪資料的管理和收集工作，那么就比較容易造成測(cè)繪資料的失真與不規(guī)范。對(duì)生產(chǎn)和管理活動(dòng)以及測(cè)繪科技方面的資料收集是測(cè)繪科技?xì)w檔的基礎(chǔ)，對(duì)測(cè)繪檔案的歸檔、積累、整理和形成有著重要作用。在將測(cè)繪資料歸檔之前，各個(gè)單位要進(jìn)行分類系統(tǒng)的整理，而且還要對(duì)檔案管理部門進(jìn)行嚴(yán)格的驗(yàn)收。檔案管理人員還要參加測(cè)繪科研項(xiàng)目驗(yàn)收，進(jìn)一步的了解項(xiàng)目的情況，明確檔案的歸類范圍、內(nèi)容的檢定和手續(xù)的移交。在移交測(cè)繪材料的過程中，管理人員還要注意成果最終版本、移交期限等是否經(jīng)過了歸檔份數(shù)、整理份數(shù)和項(xiàng)目鑒定驗(yàn)收的要求。在進(jìn)行歸檔的過程中，工作人員要在合理的時(shí)間范圍內(nèi)，按照相關(guān)的法律法規(guī)進(jìn)行歸檔。其次對(duì)于通用格式、數(shù)據(jù)成果形成單位、數(shù)據(jù)采用標(biāo)準(zhǔn)、管理部門責(zé)任和有關(guān)資料在利用、保管、運(yùn)輸和銷毀等的要求，都需要工作人員按照標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格執(zhí)行。資料的收集與歸檔工作主要包括依法匯交的成果數(shù)據(jù)副本、基本測(cè)繪成果數(shù)據(jù)、出版發(fā)行的產(chǎn)品數(shù)據(jù)和相關(guān)的專用軟件與設(shè)備參數(shù)等。對(duì)于需要入館和上架的測(cè)繪資料，管理人員要及時(shí)的進(jìn)行分類、登記、制作檢索卡片以及編入檔案目錄，進(jìn)而方便今后的查找與上報(bào)。對(duì)于需要編入檔案信息庫(kù)的數(shù)據(jù)，檔案管理人員要對(duì)錄入設(shè)備有熟練的掌握，進(jìn)而做好軟件的分類歸檔并對(duì)比較重要的信息進(jìn)行備份保存。

2 內(nèi)容方面的分類

2.1 按照載體形式的不同進(jìn)行分類

測(cè)繪檔案主要包括全國(guó)性測(cè)繪檔案、地域性測(cè)繪檔案和專業(yè)性的測(cè)繪資料。地域性測(cè)繪檔案和全國(guó)性測(cè)繪檔案都是按照國(guó)家的統(tǒng)一規(guī)定，進(jìn)行分級(jí)管理和歸口負(fù)責(zé)的制度，并且由各個(gè)專業(yè)部門按照規(guī)定對(duì)專業(yè)測(cè)繪資料進(jìn)行自行管理。我國(guó)對(duì)檔案的有關(guān)規(guī)定為測(cè)繪系統(tǒng)的建立提供了檔案編制、歸檔范圍和檔案分類等依據(jù)。

2.2 根據(jù)載體的不同進(jìn)行分類

圖紙檔案主要是包括紙質(zhì)的圖表、照片文字說明、卡片、測(cè)繪記錄和成果成圖等，電子檔案則是需要通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行處理和編輯的測(cè)繪檔案，并且還需要通過硬盤、磁盤和光盤等進(jìn)行保存。

2.3 根據(jù)記錄的內(nèi)容進(jìn)行分類

根據(jù)所記錄內(nèi)容的不同可以將測(cè)繪檔案分為生產(chǎn)技術(shù)檔案、儀器設(shè)備檔案、教學(xué)科研檔案、測(cè)繪管理檔案和基本建設(shè)檔案。

2.4 根據(jù)檔案的性質(zhì)進(jìn)行分類

根據(jù)檔案的性質(zhì)可以將測(cè)繪檔案分為特業(yè)測(cè)繪檔案、專業(yè)測(cè)繪檔案、基本測(cè)繪檔案和現(xiàn)勢(shì)資料測(cè)繪檔案。另外，常用的測(cè)繪檔案分類還包括專題分類、作者分類、職能分類、時(shí)間分類、區(qū)域分類、型號(hào)分類、外形分類和項(xiàng)目分類等。

3 加強(qiáng)測(cè)繪檔案分類管理的重要性

3.1 國(guó)土資源的基礎(chǔ)資料

目前，我國(guó)已經(jīng)大范圍的開展了林業(yè)、土地等的詳查工作，測(cè)繪檔案則是不同時(shí)期土地資源開發(fā)現(xiàn)狀的記錄。測(cè)繪檔案能夠使組織人員實(shí)地的進(jìn)行調(diào)繪，進(jìn)而準(zhǔn)確的反映出土地資源的變遷和利用的現(xiàn)狀。

3.2 測(cè)繪是經(jīng)濟(jì)規(guī)劃的科學(xué)依據(jù)

科學(xué)的規(guī)劃是經(jīng)濟(jì)建設(shè)的基礎(chǔ)，它必須根據(jù)能夠反映真實(shí)情況的測(cè)繪資料檔案，使布局更加的符合自然條件和經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要，進(jìn)而達(dá)到合理、經(jīng)濟(jì)、事半功倍的效果。我國(guó)一些重點(diǎn)的建設(shè)項(xiàng)目在選址、布局設(shè)計(jì)、線路選擇等方面都是以測(cè)繪資料為依據(jù)，并在考證、研究和調(diào)查的基礎(chǔ)上進(jìn)行建設(shè)的。在對(duì)測(cè)繪檔案的充分利用上，科學(xué)合理的利用了地理優(yōu)勢(shì)。

3.3 能夠確?？倍ń缦薜目煽啃?/p>

我國(guó)決定用5年的時(shí)間來勘定各個(gè)省、市縣的界限，進(jìn)而確定各個(gè)行政區(qū)的范圍。影響勘定界限的因素有很多，其中包括生產(chǎn)生活過程中形成的環(huán)境，歷史記錄等因素，但最重要的還是依靠測(cè)繪檔案，它對(duì)勘界的地圖有著詳細(xì)的記載，為界限的勘定提供了比較有價(jià)值的參考資料。

3.4 測(cè)繪檔案是對(duì)歷史的真實(shí)記載

測(cè)繪檔案是社會(huì)、歷史、經(jīng)濟(jì)發(fā)展的記錄，是不同地域進(jìn)行歷史編纂的重要依據(jù)。很多記載都對(duì)各地的歷史進(jìn)行了直觀、具體的描述，這些地形圖為以后研究經(jīng)濟(jì)、社會(huì)、歷史有著重要的作用。為了使測(cè)繪資料能夠更好的為社會(huì)服務(wù)，測(cè)繪生產(chǎn)單位在提交測(cè)繪資料之前要向上級(jí)上交測(cè)繪資料的目錄或者是副本，進(jìn)而實(shí)行統(tǒng)一的管理，以防測(cè)繪檔案資料的丟失，確保測(cè)繪資料的安全可靠，使其具有實(shí)際的參考價(jià)值。

4 結(jié)語

測(cè)繪檔案管理部門要利用現(xiàn)代的多媒體技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)建立完善的檔案分類系統(tǒng)，進(jìn)而提高檔案的質(zhì)量，進(jìn)一步的規(guī)范測(cè)繪檔案管理。測(cè)繪檔案不僅是一般的文檔資料，而且還涉及到經(jīng)濟(jì)、軍事和政治等多個(gè)方面，所以我們要使測(cè)繪檔案的分類與管理向規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化方面發(fā)展，進(jìn)而促進(jìn)社會(huì)的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]孫續(xù)錦.新形勢(shì)下測(cè)繪檔案分類方法的探討及實(shí)踐[J].價(jià)值工程，2012（16）：306.

檔案分類與管理范文第4篇

關(guān)鍵詞：高校檔案；實(shí)體分類；《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》

《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》（以下簡(jiǎn)稱《分類法》）由國(guó)家教委1993年底以教辦[1993]429號(hào)文件正式頒布實(shí)施，至今已有20年的歷史。在20年的使用過程中，《分類法》為“高校檔案工作者掌握高校檔案的形成規(guī)律，明確管理范圍，進(jìn)行科學(xué)管理，提供了指針”。[1]但是，隨著高校檔案工作外部環(huán)境的不斷變化、新的法規(guī)制度的出臺(tái)和修訂，以及高校檔案工作內(nèi)容的發(fā)展，《分類法》的修改已經(jīng)成為勢(shì)所必然。本文擬從高校檔案工作的實(shí)際，嘗試提出《分類法》的具體修改意見。

1 穩(wěn)中求變，以穩(wěn)為主的修改思路

求變求改已經(jīng)成為高校檔案實(shí)體分類工作的迫切要求，這一點(diǎn)為高校檔案實(shí)踐工作者所共識(shí)。在具體的修改思路上，筆者以為《分類法》的修改不宜大刀闊斧，更不能推倒重來，而只能在原有分類法的基礎(chǔ)上進(jìn)行適應(yīng)性修繕，同時(shí)注重未來高校檔案工作的發(fā)展趨勢(shì)，具備一定的前瞻性。

在檔案的管理上，需要“充分尊重和利用原有的整理結(jié)果”，“在某些局部明顯不合理、不可用，可在原基礎(chǔ)框架內(nèi)進(jìn)行局部調(diào)整”。[2]已有的工作實(shí)踐表明，《分類法》所存在的問題集中于一些局部結(jié)構(gòu)需要進(jìn)行修改、刪減和增加，并不涉及《分類法》的全部。如果《分類法》進(jìn)行徹底的改變，將影響檔案分類方案和檔號(hào)編制體系的前后對(duì)應(yīng)，讓館藏檔案的整理缺乏連續(xù)性和系統(tǒng)性。

《分類法》的出臺(tái)，結(jié)束了之前高校檔案實(shí)體分類方案各自為政的局面，形成了較為統(tǒng)一的檔案分類體系和檔號(hào)編制模式，這也為高校之間的業(yè)務(wù)交流提供了統(tǒng)一的平臺(tái)。作為高校檔案工作最根本的法規(guī)制度，新的《高等學(xué)校檔案管理辦法》也基本延續(xù)了《分類法》的分類體系。因此，《分類法》“可以考慮在維護(hù)原有分類體系和檔號(hào)模式相對(duì)穩(wěn)定不變的基礎(chǔ)上進(jìn)行適度調(diào)整和補(bǔ)充”。[3]

2 文書檔案以“組織機(jī)構(gòu)”為主的分類標(biāo)準(zhǔn)

《分類法》作為一部檔案實(shí)體分類法，并沒有單純地按照慣例采用來源原則作為分類標(biāo)準(zhǔn)，而“是想融組織機(jī)構(gòu)分類法與問題分類法、實(shí)體分類法與信息分類法為一體”。[4]分類標(biāo)準(zhǔn)的雜糅，“容易形成同一類檔案按‘組織機(jī)構(gòu)’和按‘問題’分類并存的混亂局面”。[5]

基于穩(wěn)中求變的修改思路，《分類法》在分類標(biāo)準(zhǔn)上要尊重已有的分類體系成果，注重分類體系的延續(xù)性。在一級(jí)類目方面，《分類法》現(xiàn)有的一級(jí)類目不宜刪減，對(duì)于聲像檔案、實(shí)物檔案、學(xué)生檔案等則應(yīng)從整體上納入《分類法》的一級(jí)類目體系之中。

現(xiàn)有的分類體系中，基建、設(shè)備、科研、產(chǎn)品等科技檔案的二級(jí)類目以項(xiàng)目或產(chǎn)品為單位進(jìn)行劃分，符合科技檔案的成套性特點(diǎn)，應(yīng)該予以保留和延續(xù)。在文書檔案方面，《分類法》雖然是按照問題標(biāo)準(zhǔn)來劃分，但是每個(gè)二級(jí)類目的組織機(jī)構(gòu)指向卻相對(duì)明確。例如，XZ12表述為“人事”，其內(nèi)容主要來源于人事處和離退休處兩個(gè)機(jī)構(gòu)。這為文書檔案按照組織機(jī)構(gòu)分類法來劃分提供了可能，可以利用一個(gè)二級(jí)類目或三級(jí)類目來具體對(duì)應(yīng)相應(yīng)的機(jī)構(gòu)部門。這樣分類一方面可以做到歸類清晰，操作簡(jiǎn)單；另一方面，也契合了高校推行的部門立卷制度，減少了實(shí)踐中因?yàn)椴煌M織機(jī)構(gòu)公用同一個(gè)分類號(hào)而造成的工作不便。對(duì)于組織機(jī)構(gòu)出現(xiàn)的合并、撤銷、新增等情況，可以采取就近歸類或微調(diào)分類體系的方式來解決。

3 堅(jiān)持“年度號(hào)—分類號(hào)—案卷號(hào)”的檔號(hào)編制模式

《分類法》對(duì)檔號(hào)模式作出了明確的規(guī)定，即高校檔號(hào)由“年度號(hào)—分類號(hào)—案卷號(hào)”構(gòu)成。這種分類體系符合高校檔案工作的實(shí)際，也為絕大多數(shù)高校所采用，為高校檔案工作交流提供了統(tǒng)一的技術(shù)平臺(tái)。以“年度”作為一級(jí)分類標(biāo)準(zhǔn)來組織館藏，有利于以年度為單位來管理和統(tǒng)計(jì)館藏檔案，符合高?！按文隁w檔”的工作慣例。同時(shí)，將同一年度所有類別的檔案放置完畢后再排列下一年度的檔案有利于節(jié)省庫(kù)房空間，便于查找，不用倒庫(kù)，真正實(shí)現(xiàn)排架和檢索的雙向功能。

隨著高校檔案工作的發(fā)展，也出現(xiàn)了“分類號(hào)—年度號(hào)—案卷號(hào)”為主的檔號(hào)編制模式。這種“類別”檔號(hào)模式，便于對(duì)館藏檔案按內(nèi)容進(jìn)行管理，實(shí)現(xiàn)不同類別檔案之間的分離。在“年度”檔號(hào)模式已經(jīng)廣為使用的現(xiàn)實(shí)狀況下，筆者建議堅(jiān)持沿用。首先，“年度”檔號(hào)模式也能夠分庫(kù)保存館藏，實(shí)現(xiàn)按內(nèi)容管理，只需對(duì)每個(gè)庫(kù)房放置檔案類別作出明確規(guī)定。其次，“類別”檔號(hào)模式無法兼顧多樣的實(shí)踐狀況。對(duì)于條件較為簡(jiǎn)陋，甚至只有一個(gè)庫(kù)房的高校而言，“類別”檔號(hào)模式容易出現(xiàn)頻繁倒庫(kù)等弊端，實(shí)踐效果不及傳統(tǒng)的“年度”檔號(hào)模式。

4 法規(guī)制度層面的一致性修改

在《分類法》運(yùn)行的20年里，廢止、修改和新增多部檔案法規(guī)制度，也就出現(xiàn)了《分類法》與有關(guān)法規(guī)制度不相適宜甚至相悖的情況。具體而言，首先表現(xiàn)在《高等學(xué)校檔案管理辦法》將“學(xué)生類”檔案作為一個(gè)單獨(dú)大類列入了高校檔案范疇。雖然，“學(xué)生類”檔案的列入引發(fā)了業(yè)界不小的爭(zhēng)議，但是作為《高等學(xué)校檔案管理辦法》的下位法，《分類法》在修改時(shí)理應(yīng)將“學(xué)生類”列為單獨(dú)的一級(jí)類目加以體現(xiàn)，其具體的分類方法則應(yīng)參照人事檔案的相關(guān)管理辦法。

《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》將保管期限由“三分法”改為“兩分法”，即由“永久、長(zhǎng)期和短期”改為“永久和定期”，定期中再實(shí)行標(biāo)時(shí)制，分為30年和10年。《分類法》在修改時(shí)需要將保管期限部分作相應(yīng)的變更，以符合檔案工作的實(shí)際，在高校起到一種積極的引領(lǐng)作用。

5 “因地制宜”確立特殊檔案的分類體系

《分類法》對(duì)特殊檔案涉及較少，且內(nèi)容較為簡(jiǎn)略，已經(jīng)無法適應(yīng)現(xiàn)實(shí)工作的發(fā)展，需要給出更為明確的分類指導(dǎo)意見。

聲像檔案方面，《分類法》需要將“聲像載體檔案”的稱謂改為更符合約定俗成的“聲像檔案”。在具體的分類體系上，應(yīng)該依據(jù)承載聲像檔案的不同載體來劃分，只有這樣才能便于排架入庫(kù)和組織館藏?！斗诸惙ā分新曄駲n案現(xiàn)有的8個(gè)二級(jí)類目基本概括了聲像檔案的各種載體形式，符合實(shí)際工作需要，應(yīng)該保持不變。至于其中數(shù)量較多的SX12照片和SX19光盤等檔案，各個(gè)高?？梢愿鶕?jù)自身的實(shí)際情況來研制更為細(xì)致的分類體系。

實(shí)物檔案方面，雖然“實(shí)物檔案”這一概念尚未得到學(xué)術(shù)界的統(tǒng)一認(rèn)可，但是在現(xiàn)實(shí)工作中卻已經(jīng)廣為使用，并且是展示高校辦學(xué)歷程的重要實(shí)物性證據(jù)，因此將實(shí)物檔案寫入《分類法》也就順理成章。實(shí)物檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)和聲像檔案一樣，主要依據(jù)檔案載體的不同來劃分，以達(dá)到方便組織館藏的目的。高校實(shí)物檔案主要包括印章、題詞、字畫、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)狀、錦旗等，內(nèi)容涉及廣泛，其類目設(shè)置在注重實(shí)物檔案載體特性的同時(shí)要兼顧各個(gè)類別之間檔案數(shù)量的平衡，做到類目設(shè)置富有包容性和穩(wěn)定性。

高校特殊檔案中還存在著一些內(nèi)容特殊的檔案，例如，高校名人檔案、教工業(yè)務(wù)檔案等。與載體特殊檔案在高?；酒占八煌氖?，這些內(nèi)容特殊檔案的普及性有限，因此，在《分類法》中應(yīng)該提及并給出原則性的分類方案編制方法，但無需給出詳細(xì)具體的分類體系。鑒于內(nèi)容特殊檔案的特點(diǎn)，以所涉及的自然人或法人為標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類較為切合實(shí)際。

6 電子文件分類方案與其實(shí)體檔案一致

《分類法》誕生于20年前，因此，其中并未涉及電子文件的相關(guān)內(nèi)容，而隨著信息技術(shù)和檔案工作實(shí)踐的不斷發(fā)展，對(duì)這一問題的思考已不容回避。例如，傳統(tǒng)的光學(xué)照片有紙質(zhì)底片，而數(shù)碼照片時(shí)代“底片”已經(jīng)基本演變?yōu)榧堎|(zhì)照片對(duì)應(yīng)的電子文件，傳統(tǒng)“底片”基本退出歷史舞臺(tái)。

在電子文件真實(shí)性和法律憑證價(jià)值問題沒有得到解決之時(shí)，高校只能采取紙質(zhì)檔案與電子文件同步歸檔的方法來組織歸檔。電子文件與紙質(zhì)文件共同反映了某個(gè)具體的檔案信息，是同一信息的不同表現(xiàn)形式?！峨娮庸臍w檔管理暫行辦法》第17條規(guī)定“歸檔的電子公文，應(yīng)按本單位檔案分類方案進(jìn)行分類、整理”。因此，在進(jìn)行《分類法》修訂時(shí)，電子文件不能作為單獨(dú)的一級(jí)大類，其分類方法應(yīng)與對(duì)應(yīng)的檔案實(shí)體一致。具體而言，某個(gè)紙質(zhì)檔案文件與其電子文件應(yīng)該具有相同的檔號(hào)，不管這份電子文件是通過掃描、翻拍或系統(tǒng)自動(dòng)生成等何種方式產(chǎn)生。對(duì)于沒有紙質(zhì)檔案相對(duì)應(yīng)的電子文件，其分類方法同樣應(yīng)該依據(jù)電子文件的內(nèi)容進(jìn)行歸類，同時(shí)賦予相應(yīng)檔號(hào)。

*本文系浙江省教育廳項(xiàng)目（編號(hào)：Y201329313）和浙江師范大學(xué)項(xiàng)目（編號(hào)：JYGL201225）的研究成果之一。

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[3][4]晉平.對(duì)《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》的實(shí)踐反思與修訂建議[J].檔案管理，2010（6）：42.

檔案分類與管理范文第5篇

關(guān)鍵詞：檔案管理；檔案歸納整理；管理分類

檔案具有原始信息記錄的作用，同時(shí)這也是檔案的特征，檔案是普遍存在而且具有深刻的意義的社會(huì)現(xiàn)象，對(duì)人類文化的、歷史的傳承有重要作用，是跟隨人類社會(huì)的產(chǎn)生而存在的，人類社會(huì)特有的現(xiàn)象，檔案的保存對(duì)后世也有很大借鑒意義，因此通過分類、歸納、整理等過程，讓檔案能夠在保管過程中不會(huì)丟失信息，而且方便查詢。

1 檔案管理歸檔整理分類現(xiàn)狀

1.1 檔案整理理念有待于進(jìn)一步提高。針對(duì)當(dāng)前機(jī)關(guān)檔案整理仍然基于傳統(tǒng)模式，缺乏一定現(xiàn)代化管理思想作為指導(dǎo)，缺乏一定分類歸檔的思想，尤其處于現(xiàn)代化歸檔的思想是其重要理論，只有更好地運(yùn)用分類思想，才能發(fā)揮出覺得的檔案功能，目前機(jī)關(guān)檔案整理工作人員缺乏現(xiàn)代化整理思想，因此傳統(tǒng)機(jī)關(guān)檔案整理模式缺乏一定歸檔的規(guī)范性，要求檔案整理的準(zhǔn)確性而非規(guī)范性，因此，傳統(tǒng)檔案整理具有一定弊端，需要轉(zhuǎn)變觀念，樹立新思想。

1.2 檔案整理缺乏專業(yè)化。據(jù)調(diào)查表現(xiàn)，當(dāng)前機(jī)關(guān)檔案整理工作人員出身基本是非檔案相關(guān)專業(yè)，基本上是由機(jī)關(guān)內(nèi)部調(diào)整或者其他工作人員崗位調(diào)整而組成的，這樣直接影響其機(jī)關(guān)檔案整理工作的整體專業(yè)性，專業(yè)化檔案整理是發(fā)揮其檔案強(qiáng)大功能的前提和基礎(chǔ)，因此筆者認(rèn)為當(dāng)前機(jī)關(guān)檔案整理缺乏專業(yè)化具體表現(xiàn)為：一是機(jī)關(guān)檔案管理缺乏專業(yè)化整理人員；二是缺乏專業(yè)化整理方法；三是機(jī)關(guān)內(nèi)部缺乏專業(yè)化整理程序與規(guī)范，四是檔案整理人員不穩(wěn)定，檔案整理人員比較靈活，直接導(dǎo)致整體檔案整理的專業(yè)化下降，以上是筆者認(rèn)為當(dāng)前機(jī)關(guān)檔案管理存在的普遍問題。

1.3 檔案整理缺乏信息化。信息化是當(dāng)前機(jī)關(guān)檔案管理不可或缺的重要組成部分，目前我國(guó)機(jī)關(guān)檔案整理缺乏一定信息化技術(shù)，信息化檔案整理能夠節(jié)省傳統(tǒng)檔案整理的人力以及物力等，因此，具體表現(xiàn)為以下幾個(gè)方面：一是機(jī)關(guān)檔案管理缺乏信息化技術(shù)設(shè)備，如檔案整理數(shù)據(jù)庫(kù)等；二是缺乏信息化儲(chǔ)存與保管的思想；三是機(jī)關(guān)內(nèi)部檔案整理缺乏信息化技術(shù)人員。

1.4 歸檔裝訂上的錯(cuò)誤

一是使用不符合要求的裝訂材料及工具。歸檔文件裝訂材料與工具應(yīng)具備保護(hù)檔案、操作方便、價(jià)格便宜等三個(gè)要求，目前使用的縫紉機(jī)線裝方式在文件的縫線處易斷損、可逆性不好、操作耗時(shí)；塑料夾裝方式成本高、易老化；無酸紙?zhí)追绞揭咨⑹w檔文件。最好的方式恐怕是研制出不銹的金屬或其他材料的訂書針，同時(shí)注意不用微波消毒方式。二是在每份歸檔文件上使用封面，有的檔案行政管理部門甚至于在這種封面上印上多項(xiàng)欄目，要求檔案室的同志填。這種方法增加了整理工作量和裝訂成木，嚴(yán)重違背《規(guī)則》的簡(jiǎn)化原則。三是沒對(duì)不符合要求的文件材料進(jìn)行處理。裝訂前應(yīng)對(duì)殘缺、薄弱、破損、裝訂線側(cè)有文字等情況的重要文件采取相應(yīng)的補(bǔ)缺、托裱、接邊等措施；對(duì)字跡模糊（如熱敏紙傳真件）、字跡易擴(kuò)散或褪變的重要文件進(jìn)行復(fù)制；對(duì)大于A4幅面的紙張進(jìn)行折疊；對(duì)所有的歸檔文件拆除金屬物。這些前處理工作不做，會(huì)嚴(yán)重影響檔案的保管。四是對(duì)“件”的處理擴(kuò)大或縮小?！兑?guī)則》對(duì)“自然件”及“可為一件”的歸檔文件都作了明確的規(guī)定，不能隨意擴(kuò)大與縮小。實(shí)際工作中，有的單位將件的范圍擴(kuò)大，認(rèn)為同一問題的歸檔文件都應(yīng)成為一件，殊不知“可為一件”的歸檔文件是同一事由中具有“來文與復(fù)文”，性質(zhì)的歸檔文件。擴(kuò)大件的范圍，實(shí)際上又回到傳統(tǒng)立卷的老路上去。

2 檔案管理歸納整理分類技巧

2.1 檔案管理技巧

在檔案管理過程中我們有幾個(gè)非常需要注意的地方，首先要注意檔案是否有損害，檔案有歷史以及經(jīng)濟(jì)文化等方面的作用，有重要的意義，許多原始檔案是非常珍貴的孤本或是脆弱的磁盤，在管理中注意檔案是否有損害，有哪些損害這些都要進(jìn)行細(xì)致的記錄，否則一旦檔案發(fā)生損害，甚至不可恢復(fù)的話，會(huì)導(dǎo)致巨大的物質(zhì)財(cái)富和精神財(cái)富的損失，特別是文化斷層的出現(xiàn)，不利于文化的傳承和發(fā)展，削弱了國(guó)家的軟實(shí)力；其次還要注意到維護(hù)檔案安全，一方面的安全是指作為實(shí)物存在的珍貴文物、孤本等的安全，這些珍貴的實(shí)物能夠真實(shí)的映射出當(dāng)時(shí)的統(tǒng)治階級(jí)、政治思想、社會(huì)經(jīng)濟(jì)、文化等方面，必須讓它們能夠安全存在。一方面的安全指的是檔案作為記錄國(guó)家政治、軍事等方面決策的文件，如果不能保證它的安全，導(dǎo)致泄密情況的發(fā)生的話，那么國(guó)家在政治上就會(huì)處于不安全的情況，不利于國(guó)家的安全、團(tuán)結(jié)和發(fā)展；最后還要注意到要延長(zhǎng)檔案的壽命，有些紙質(zhì)或老化的機(jī)器，由于脆弱性和不可恢復(fù)性的特點(diǎn)，在檔案管理工作中要注意采取恰當(dāng)?shù)拇胧┭娱L(zhǎng)檔案的壽命，防止不必要的損失。

2.2 檔案歸納整理技巧

在檔案的整理歸納過程中，首先，注意對(duì)檔案文件有一個(gè)初步的了解，確定檔案中哪些是有用的，哪些是需要?jiǎng)h除的，科學(xué)取舍進(jìn)行歸納整理，還要根據(jù)檔案的重要性進(jìn)行細(xì)致的劃分，同時(shí)檔案之間是存在歷史聯(lián)系的，因此在檔案歸納整理過程中要注意檔案間的聯(lián)系，不要把它們分割開；其次還要注意加大檔案資料的收集力度和收集質(zhì)量，這樣在檔案歸納整理過程中可以保證檔案完整性，不會(huì)有信息的缺失，確保整理工作的順利進(jìn)行；其次，由于從前國(guó)家針對(duì)檔案歸納整理沒有制定統(tǒng)一的規(guī)則標(biāo)準(zhǔn)，因此省市縣之間的檔案歸納整理方法不盡相同，不利于檔案館之間的交流，針對(duì)這種情況國(guó)家下發(fā)文件《歸檔文件整理規(guī)則》制定了統(tǒng)一的規(guī)則標(biāo)準(zhǔn)，我們?cè)谶M(jìn)行檔案歸納管理時(shí)要注意改變從前的歸納整理方式，遵循統(tǒng)一的規(guī)則，這樣館和館之間的交流就變得容易許多；最后還要注意在檔案歸納整理過程中如果發(fā)現(xiàn)類目不符的情況要逐一進(jìn)行修訂，還有已歸檔文件如果出現(xiàn)錯(cuò)誤的話要注意及時(shí)進(jìn)行更正，同時(shí)一些細(xì)致的工作如裝訂、封皮、卷皮填寫要保持仔細(xì)認(rèn)真的態(tài)度，否則在出現(xiàn)錯(cuò)誤后再進(jìn)行更正的話，就會(huì)浪費(fèi)許多時(shí)間和精力，不利于檔案事業(yè)的發(fā)展。

2.3 檔案分類技巧

在檔案分類過程中要注意，對(duì)檔案文件內(nèi)容有大概的了解，根據(jù)檔案的具體內(nèi)容進(jìn)行科學(xué)分類，分類是檔案工作的核心工作，檔案分類正確的話可以保證檔案信息的提供和檔案利用率的提高，同時(shí)針對(duì)分類文件要有明確的標(biāo)識(shí)，確保尋找方便，有利于檔案工作的順利進(jìn)行。

結(jié)束語

檔案在我們社會(huì)和生產(chǎn)、生活中扮演了重要的作用，針對(duì)檔案現(xiàn)狀中存在的問題，導(dǎo)致的檔案工作困難，促使我們對(duì)檔案管理、歸檔、整理、分類等環(huán)節(jié)的技巧進(jìn)行總結(jié)，使檔案工作能夠順利進(jìn)行。

參考文獻(xiàn)

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