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本文作者：劉淑華作者單位：河北省建筑科學(xué)研究院

城建檔案數(shù)字化準(zhǔn)備工作

（一）信息收集齊全。檔案信息收集要做到廣集博藏，盡可能做到檔案來源廣泛、資源豐富。檔案只有在一定量的積聚，檔案信息才有會(huì)質(zhì)的提升。在收集的過程中，一定要辯認(rèn)檔案信息的真?zhèn)?，組織鑒定小組，鑒定檔案信息的價(jià)值和真實(shí)性，去偽存真和對(duì)信息的優(yōu)化，對(duì)于有利用價(jià)值的信息要進(jìn)行收錄，一定要保證信息的真實(shí)性和價(jià)值性。同時(shí)，檔案與圖書文獻(xiàn)領(lǐng)域要密切協(xié)作與共建，這樣不僅會(huì)使檔案信息資源與其他信息資源成為一體，建立綜合的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，增強(qiáng)檔案信息資源共享性，還能使共享范圍更加廣泛且可彌補(bǔ)檔案部門自身存在例如技術(shù)力量差、信息單一等的不足。對(duì)于檔案實(shí)體轉(zhuǎn)為數(shù)字化信息，若需掃描，則掃描方式要依據(jù)材質(zhì)而定，紙質(zhì)檔案宜采用黑白和灰度兩種方式；分辨率宜設(shè)置為200dpi；照片如為彩色版本則彩色方式掃描；黑白的則采用灰度掃描；對(duì)于縮微膠片一般多采用黑白掃描方式，而對(duì)于音像檔案則需要專用設(shè)備進(jìn)行轉(zhuǎn)換。其他材料則根據(jù)需要進(jìn)行調(diào)整。

（二）整合和系統(tǒng)化信息。對(duì)所收集的信息與資料要采用科學(xué)的方法進(jìn)行系統(tǒng)的加工整理，使之規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。分類、著錄、索引、條碼等基礎(chǔ)信息要準(zhǔn)確和完整；對(duì)檔案信息的著錄、標(biāo)引不僅要揭示題名中反映的顯性主題，還要注意檔案內(nèi)容中涉及的隱性主題，盡可能多角度、多方位、立體式反映檢索信息。

（三）信息的數(shù)字化就是為了更好地提供服務(wù)，基礎(chǔ)性的要做好數(shù)據(jù)存儲(chǔ)技術(shù)、條碼識(shí)別技術(shù)、數(shù)據(jù)加密技術(shù)、影像自動(dòng)處理技術(shù)等。

（四）對(duì)于新模式下大量新技術(shù)、新設(shè)備的應(yīng)用，及檔案信息與信息系統(tǒng)開發(fā)，對(duì)人員素質(zhì)的要求較高，應(yīng)優(yōu)化人員結(jié)構(gòu)，引進(jìn)高素質(zhì)、高學(xué)歷、具有檔案管理能力，又有檔案專業(yè)知識(shí)，還懂得軟件的簡單編制的復(fù)合型人才。同時(shí)要加強(qiáng)對(duì)管理人員的培訓(xùn)力度，提高專業(yè)技能和理論水平，使檔案管理力量不斷得到補(bǔ)充和拓展。

城建數(shù)字化信息系統(tǒng)體系建設(shè)

數(shù)字化信息系統(tǒng)建設(shè)，首先要加強(qiáng)電子檔案中心、電子政務(wù)、數(shù)字檔案館和檔案網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)，進(jìn)行軟件的開發(fā)和應(yīng)用，建立功能完備、技術(shù)先進(jìn)的檔案信息綜合管理系統(tǒng)、檢索系統(tǒng)和服務(wù)系統(tǒng)，而檔案數(shù)字化信息系統(tǒng)的體系結(jié)構(gòu)是任何信息系統(tǒng)建設(shè)之初首先需要確定的任務(wù)之一，系統(tǒng)的搭建要做到上下兼顧、配套和全面。下面針對(duì)系統(tǒng)的體系結(jié)構(gòu)構(gòu)建進(jìn)行論述：系統(tǒng)功能設(shè)置：主要包括系統(tǒng)運(yùn)行的軟硬件支撐環(huán)境、系統(tǒng)運(yùn)行結(jié)構(gòu)、系統(tǒng)功能模塊和檔案目錄的增加、修改、刪除以及目錄信息與掃描后圖像信息的對(duì)應(yīng)與關(guān)聯(lián)等；管理系統(tǒng)的基本信息，如用戶管理、用戶授權(quán)以及數(shù)字化加工過程中工作人員的工作范圍的限定，系統(tǒng)內(nèi)部數(shù)據(jù)庫及文件存貯規(guī)則的設(shè)置等；計(jì)算機(jī)在不斷地更新升級(jí)，其操作系統(tǒng)也在不斷地升級(jí)，在系統(tǒng)設(shè)置中還要考慮到信息系統(tǒng)相應(yīng)的升級(jí)和將來信息的順利讀取。數(shù)據(jù)的安全：數(shù)據(jù)安全是數(shù)字化建設(shè)資源共享的核心問題，數(shù)字化后的信息通過網(wǎng)絡(luò)來實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，安全是檔案數(shù)據(jù)化的最重要的基礎(chǔ)保障。隨著檔案信息數(shù)據(jù)化建設(shè)的推進(jìn)，信息資源的豐富，社會(huì)更加依賴數(shù)字檔案，對(duì)網(wǎng)絡(luò)的安全要求就更加嚴(yán)格。這就要求必須要建立一套完整的能夠保證數(shù)據(jù)安全的防范體系、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估體系和保障體系。只有數(shù)據(jù)安全了，數(shù)字化建設(shè)才得以順暢和持續(xù)，才能達(dá)到利用服務(wù)水平的提高。除了做好應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)安全新技術(shù)，同時(shí)還要提升管理人員的安全意識(shí)，檔案數(shù)字化信息在軟件和硬件上都做好安全措施。為了防止數(shù)據(jù)的丟失、信息的不可恢復(fù)，可采用光盤、外攜硬盤等方式將現(xiàn)行運(yùn)行的數(shù)據(jù)庫與圖像信息進(jìn)行備份，存放在異地，以確保數(shù)據(jù)的安全，萬一系統(tǒng)出現(xiàn)故障和數(shù)據(jù)丟失，數(shù)據(jù)也會(huì)有個(gè)恢復(fù)保障。同時(shí)，將數(shù)據(jù)庫賴以操作的系統(tǒng)文件也一并備份。

城建數(shù)字化信息利用存在的問題

數(shù)字化建設(shè)中數(shù)據(jù)格式、數(shù)據(jù)庫形式、開發(fā)平臺(tái)及數(shù)字接口沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)；現(xiàn)檔案管理軟件沒有統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)，沒有統(tǒng)一的著錄格式、數(shù)據(jù)輸入輸出接口標(biāo)準(zhǔn)；異構(gòu)數(shù)據(jù)庫存在制約信息的共享，數(shù)據(jù)交互存在壁壘。實(shí)現(xiàn)城建檔案信息的數(shù)字化，檔案工作才能適應(yīng)新形勢(shì)的需要。轉(zhuǎn)變檔案工作思維與模式，加強(qiáng)檔案管理設(shè)施配備和人力資源，引進(jìn)現(xiàn)代化的設(shè)備和技術(shù)，將一些紙質(zhì)的、聲像等檔案轉(zhuǎn)化為電子信息，不僅減少外界條件對(duì)檔案原件造成的損害和提高了檢索速度，而且提供信息在深度和廣度上都非常寬泛。數(shù)字化檔案館室，在整合檔案信息，優(yōu)化信息源，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，對(duì)檔案信息資源的開發(fā)利用都具有不可比擬的優(yōu)勢(shì)。且在提供服務(wù)方面可以通過通訊技術(shù)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、多媒體技術(shù)等快捷方式，更加適應(yīng)市場需求，能夠?qū)崿F(xiàn)資源共享的最大化，這也是檔案工作的發(fā)展趨勢(shì)。