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摘要：針對城建檔案管理利用狀況，筆者就城建檔案的重要性及作用進行了詳細分析，提出了幾點提高城建檔案利用效率的措施。

關(guān)鍵詞：城建檔案；管理；利用；效率

隨著城市建設的突飛猛進，城建檔案越來越多，如何適應現(xiàn)代城建需求，加快自身工作建設，改變傳統(tǒng)方式，搞好服務利用。城建檔案是城市建設各項活動的真實記錄與反應，城建檔案在城市規(guī)劃、建設、改造、管理各環(huán)節(jié)有著無可替代的作用。如果利用好城建檔案，可節(jié)省大量的人、財、物，縮短工作時間，產(chǎn)生良好的經(jīng)濟效益與社會效益。否則，也會帶來無可彌補的損失。然而目前城建檔案管理工作中普遍存在著利用率不高，被動服務的問題。筆者結(jié)合呼和浩特市城建檔案館多年來檔案利用情況，總結(jié)分析其利用現(xiàn)狀，探討其發(fā)展規(guī)律以及影響提高檔案利用效果的建議。

1城建檔案利用現(xiàn)狀

1．1城建檔案信息傳播少，社會認知度低

我們生活在城市里，享受城市生活帶來的便利，然而有多少人知曉我們所居住城市的結(jié)構(gòu)、功能與其發(fā)展變化的過程及文化底蘊呢。一方面是人們“不識廬山真面目，只因生在此山中”，雖生活在城市由于工作、學習、生活繁忙無暇關(guān)注我們生活的場所；另一方面城市總體信息特別是城建檔案信息公布傳播的少，使人們無意間了解城市機會少。在有意到城建檔案館查閱檔案的人群統(tǒng)計，其目的主要是為了工程建設、規(guī)劃設計及司法調(diào)查取證，產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍憑證等方面，利用者多為專業(yè)技術(shù)人員，行政管理人員。而城建檔案在科研、學術(shù)研究、地方志編寫以及城市建設對人們的綜合影響方面利用比重小或欠缺。在事前查閱的少，比如，經(jīng)常發(fā)生的建設工地挖掘中，挖斷了地下電纜、自來水管道、煤氣管道等，造成公共場所或居民區(qū)停水、停電、停氣等，有的或造成重大傷亡事故。究其原因是未能在施工前查閱城建檔案，掌握原始情況。城建檔案是社會發(fā)展的組成部分，而社會各界很少利用這部分資源，說明城建檔案的開放程度和公眾對城建檔案的認識程度，了解程度不夠。

1．2城建檔案的利用方式簡單

長期以來，城建檔案的利用方式主要是利用者上門查找，找到后對所需原件進行抄錄或者復制，受時間等因素的限制，有時用戶往返數(shù)次才能查閱到。查閱的形式還是原始手工式，既效率低，又不便于對原件的保護。對外服務所提供的內(nèi)容主要是原始信息，缺少深加工成果。由于缺少對原始檔案信息深度加工、精心提煉，對城建檔案的研究、編研不夠，沒有系統(tǒng)規(guī)范化的編研成果和信息管理系統(tǒng)，導致利用方法的傳統(tǒng)性、遠不能適應城市建設、規(guī)劃、研究之廣泛需求。同時主動服務跟不上，跟蹤服務缺乏，未能根據(jù)城市建設的各環(huán)節(jié)以及重點項目進行主動服務，主動將過去有關(guān)檔案提供服務，避免發(fā)生重復勞動與事故。城建檔案的功能作用不能很好地發(fā)揮。

2如何提高城建檔案的利用效率

2．1改變傳統(tǒng)觀念

在城市建設飛速發(fā)展的時代，城建檔案信息量猛增，社會各方面的需求與日俱增，服務領域越來越廣泛。為適應形勢的發(fā)展，城建檔案部門要改變過去傳統(tǒng)的自我封閉的觀念，要樹立大城市，一盤棋，主動服務、高效服務的觀念，逐步改變過去人們對城建檔案工作“看攤守業(yè)”的看法。城建檔案部門應與各有關(guān)部門經(jīng)常溝通、交流，擴展服務方式，做到服務到位。應走檔案庫房面向設計規(guī)劃、施工改造、科研技術(shù)主戰(zhàn)場，把所存的有關(guān)檔案信息及時提供到位，避免因歷史材料的缺失而造成的損失。城建檔案干部不能把自己看作是看門守攤，座等利用者上門查材料的管理員，而要把自己當作城市建設發(fā)展的高級參謀助手。因為我們手握城建工作最珍貴的財富，如若不用或用不好，發(fā)揮不好就是巨大浪費，要有擔當精神，不等揚鞭自奮蹄。首先要利用現(xiàn)代化科技設備和人力資源優(yōu)勢，加強對城建檔案信息資源的開發(fā)和深加工，為社會提供知識產(chǎn)品。其次要樹立服務品牌意識。①加強服務質(zhì)量管理與提高。②加強服務工作的管理與推廣。經(jīng)營品牌，使一些服務項目形成品牌效應，提高整體服務水平。③緊緊圍繞城市建設重點，加強跟蹤服務。積極開展城建檔案業(yè)務指導，咨詢服務工作，主動了解建設、施工、監(jiān)理單位的需求，調(diào)整和改進工作方法，使城建檔案服務工作更具有操作性、針對性、靈活性。④面向社會突破行業(yè)局限，加強公共服務職能，既要為城市規(guī)劃建設管理行政部門提供優(yōu)質(zhì)服務，同時也要承擔公共文化部門的社會服務職責；對社會既要開放檔案信息資料，也提供檔案管理專業(yè)人力資源。

2．2推進現(xiàn)代化管理

要緊隨城市建設現(xiàn)代化的步伐，加快推進現(xiàn)代化管理。①工作流程管理的科學化、制度化、規(guī)范化、標準化。從城建檔案的收集、整理、鑒定、統(tǒng)計、保管、利用、宣傳等各業(yè)務環(huán)節(jié)到人才培養(yǎng)，技能專業(yè)培訓，業(yè)務指導，依法履職、綜合協(xié)調(diào)等都應做到環(huán)環(huán)緊扣、科學規(guī)范、運轉(zhuǎn)靈活、服務高效。建立能夠充分發(fā)揮豐富城建檔案信息資源優(yōu)勢的機制，創(chuàng)新更好釋放社會效益、經(jīng)濟效益的模式。②應用現(xiàn)代技術(shù)加快建設數(shù)字化城建檔案館。學習引進先進兄弟城市的先進經(jīng)驗，結(jié)合本單位實際情況，科學論證，制定切實可行、高效先進、可持續(xù)發(fā)展的規(guī)劃，分步實施。最終實現(xiàn)城建檔案館工作自動化，實現(xiàn)檔案自動化編目檢索和檔案自動標引及檔案庫房管理技術(shù)、服務功能的現(xiàn)代化。要達此目標，首先是實現(xiàn)檔案數(shù)字化，應將館藏檔案和資料通過錄入、掃描等手段完成數(shù)字化轉(zhuǎn)化的過程。其中，重點是對館藏檔案資料進行系統(tǒng)化，科學的加工整理和對同類信息的綜合開發(fā)的數(shù)字做處理，以數(shù)字化的形式存儲信息。建設計算機局域網(wǎng)，把局域網(wǎng)與建設行政主管部門和其他相關(guān)部門聯(lián)網(wǎng)，把城建檔案信息進行擴張、伸展、實現(xiàn)更大范圍的數(shù)字化信息共享。利用其他先進信息平臺，如綜合地理信息系統(tǒng)的空間分析，使城建檔案信息管理步入可視化、智能化，為社會各方面及大眾服務共享。

2．3開展深層次的編研工作

城建檔案信息編研工作是更好地發(fā)揮城建檔案作用的一項重要工作，是系統(tǒng)性服務的有效手段。編研要緊跟時展步伐，緊緊把握利用者的需求，確定某一專題對城建檔案、城建信息進行收集、采寫、編纂，為社會提供成熟的產(chǎn)品。編研選材范圍廣闊。如今，隨著城市大規(guī)模擴展、改造、規(guī)劃，在此活動中產(chǎn)生形成和發(fā)現(xiàn)了很多具有保存價值的珍貴的材料。比如在呼和浩特市舊城改造過程中就發(fā)現(xiàn)大量實物檔案、從材質(zhì)上超越傳統(tǒng)上的紙張，呈現(xiàn)多種類、多類型。如建筑構(gòu)件檔案有磚、木、灰、石、模型、瓦、玻璃、陶瓷以及字、畫、圖案，其建筑文化內(nèi)涵不斷豐富充實，其中一部分同時具有文物和檔案的雙重價值。這些實物檔案，它的每一項記錄，都深藏著一個時代的縮影，這縮影的價值已超過實物本身的價值。但是在現(xiàn)代建設過程中，這些工藝常常被忽略，若能將此匯集成冊，分析對比、留存古人智慧、留下一方美景、使傳統(tǒng)與現(xiàn)代輝映、傳承連著文明，為建設更加多姿多彩城市提供參謀。為提升編研層次也可嘗試走出去，請進來與專家學者聯(lián)手，編寫出價值更大的材料。城建檔案信息資源的利用天地十分廣闊，做好了功在當代，利在千秋。

作者：邵文紅 單位：呼和浩特市城建檔案館