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在我國對外開放和經(jīng)濟體制改革不斷深化與發(fā)展的大背景下，國內(nèi)越來越多的國家級開發(fā)區(qū)、高新園區(qū)、保稅區(qū)、新區(qū)在機構(gòu)改革過程中，由于精簡機構(gòu)、簡化工作程序、提高行政審批效率、適應(yīng)城鎮(zhèn)化建設(shè)需要等原因，根據(jù)國家檔案局、國務(wù)院特區(qū)辦、國家科委聯(lián)合頒布的《開發(fā)區(qū)檔案管理暫行規(guī)定》都將城建檔案的管理納入地方綜合檔案館進行統(tǒng)一管理，并取得了一些經(jīng)驗和好的做法[1]。城建檔案既是城市建設(shè)的成果,也是國家檔案信息資源的重要組成部分，城建檔案作為檔案家族中的一員，既有檔案的共同屬性，又有別于其他檔案門類的本質(zhì)特征。以上海浦東新區(qū)檔案館和大連金普新區(qū)檔案館為例，在建區(qū)伊始都將城建檔案納入管理范圍。由于城市建設(shè)及其形成檔案的特殊性,使得城建檔案管理工作十分重要，近年來納入綜合檔案館管理的城建檔案館藏日益增加，利用率大幅度攀升，主要有民用住宅項目、廠房項目、市政工程項目、地下管線項目等。納入綜合館管理的城建檔案不僅起到歷史憑證和工作查考的作用，而且在城市設(shè)施突發(fā)意外事故、城市遭受自然災(zāi)害后恢復(fù)重建等都起到了重要作用。針對城建檔案的作用和特點，探索做好城建檔案在綜合檔案館管理模式下的檔案工作，越發(fā)顯得緊迫和必要。

 一、城建檔案納入綜合檔案館管理后，要適應(yīng)組織機構(gòu)的形式變化

 1.要適應(yīng)機構(gòu)的變化。城建檔案納入綜合檔案館管理后，機構(gòu)從國家級專業(yè)檔案館向以文書、聲像、財會檔案與城建檔案一體化的綜合檔案館發(fā)展模式轉(zhuǎn)變。在管理方式方法制度上，要設(shè)立單獨的科室與上級城建檔案管理部門對接，便于業(yè)務(wù)指導。按照國家現(xiàn)行的檔案法律法規(guī)來檢查、督促企業(yè)、事業(yè)的檔案行為，實行宏觀的間接指導。在微觀上來講城建檔案的管理，主要還是依據(jù)現(xiàn)有的城建檔案系統(tǒng)內(nèi)行業(yè)標準、法規(guī)體系進行工作。

2.要更新服務(wù)觀念。注重城建檔案管理的可操作性。未來的城建檔案發(fā)展，作為檔案管理者要有“大檔案”的意識，要用發(fā)展的眼光看待城建檔案事業(yè)，要有更加開闊的視野，現(xiàn)有的工作模式和機構(gòu)定位還停留在本部門、本系統(tǒng)內(nèi)，為適應(yīng)改革開放的深入發(fā)展要有開拓精神、開放的思想、緊迫意識和法律意識，努力分析解決城建檔案納入綜合檔案館管理后出現(xiàn)的問題，總結(jié)規(guī)律，用科學的理論、科學的方法和先進的檔案信息化管理理論和手段進行現(xiàn)代化管理。

二、城建檔案工作人員納入綜合檔案館管理后，要實現(xiàn)人員身份和業(yè)務(wù)建設(shè)的雙重轉(zhuǎn)變

1.理順城建檔案工作人員身份，提高工作積極性。在全國各級檔案局（館）的工作人員大部分都已經(jīng)參照公務(wù)員法管理，為提高工作人員的積極性，城建檔案管理人員納入綜合檔案館管理后人員身份也應(yīng)與檔案局（館）人員身份一致，參照公務(wù)員管理[2]。

2.加強“參公”管理后城建檔案人才隊伍建設(shè)。“參公”管理后,城建檔案人才隊伍的主體已具有公務(wù)員身份。公務(wù)員與專業(yè)技術(shù)人員在其管理和要求上也有諸多不同。公務(wù)員的義務(wù)、權(quán)利、考核、職務(wù)任免、職務(wù)升降、獎勵、懲戒、工資福利、退休等都由《公務(wù)員法》進行規(guī)范。如《公務(wù)員法》對公務(wù)員應(yīng)當履行義務(wù)的規(guī)定是:模范遵守憲法和法律;按照規(guī)定的權(quán)限和程序認真履行職責,努力提高工作效率。

3.加強“參公”管理后城建檔案人員的業(yè)務(wù)建設(shè)。提高城建檔案質(zhì)量的當務(wù)之急就是要建立一支具有開拓和獻身精神，較高理論水平和業(yè)務(wù)素養(yǎng)的城建檔案管理隊伍。參公管理后，由于與原有的職稱評聘制度分開管理后，有些專業(yè)人員弱化了城建檔案業(yè)務(wù)的研究，綜合檔案館領(lǐng)導要適當引導，加大對城建檔案干部的真正培訓，對培訓過程中需要了解的有關(guān)知識都要有較深入的掌握和了解，把握城建檔案的工作規(guī)律，提高城建檔案干部工作的能力和水平。加強城建檔案工作的規(guī)章制度建設(shè)，促進納入城建檔案管理的綜合檔案館工作平衡發(fā)展。運用獎勵機制，對在業(yè)務(wù)研究領(lǐng)域有重大貢獻和業(yè)績的同志給予獎勵。例如我局的做法是鼓勵進行科研項目、發(fā)表專業(yè)論文、在各類型媒體發(fā)表文章、結(jié)合年終考評與評優(yōu)相結(jié)合的方法加強業(yè)務(wù)建設(shè)。

三、城建檔案納入綜合檔案館管理后，要加強協(xié)作意識和行業(yè)標準的靈活運用

1. 積極主動爭取各級領(lǐng)導和相關(guān)部門的支持。加強與各部門的溝通協(xié)作，依法加大對城建檔案工作的監(jiān)管力度，促使建設(shè)項目檔案工作整體水平有較明顯提高，使其逐步走上依法管理的軌道。要加強與規(guī)劃局、質(zhì)檢站等與城市建設(shè)相關(guān)部門的聯(lián)系與溝通，準確把握地方相關(guān)標準規(guī)定的信息暢通、靈活運用。共享某一時間段內(nèi)本地區(qū)的建設(shè)項目的開竣工情況。為加強城建檔案的統(tǒng)一管理，提高管理水平，做好城建檔案編制歸檔工作，統(tǒng)一城建檔案的驗收標準，建立完整、準確、規(guī)范的城建檔案。

2.加強城建檔案前期業(yè)務(wù)指導。由于受行政事項審批制度的改革，各地區(qū)都在簡化辦事程序。以我區(qū)為例，為方便投資者辦事，提高行政效率，我區(qū)取消了《遼寧省城建檔案責任書》簽訂工作，這樣就對城建檔案的業(yè)務(wù)指導工作提出了較高的要求。我們采取提前介入，跟蹤指導，對建設(shè)項目檔案工作實施全程管理。在項目開工建設(shè)前，深入現(xiàn)場發(fā)放城建檔案歸檔標準、采取在項目開工密集時間段統(tǒng)一輔導城建檔案編制標準、來館現(xiàn)場手把手傳授城建檔案編制標準及網(wǎng)絡(luò)、電話指導等方法確保業(yè)務(wù)合并后工作正常高效開展[3]。

3. 制定適合于本地區(qū)的城建檔案標準體系。從研究國家、遼寧省建設(shè)項目檔案標準入手，以完善城建檔案信息資源為工作重心，制定適合于本地區(qū)城建檔案事業(yè)發(fā)展要求及符合國家、省、市的規(guī)范性標準體系，為城建檔案在綜合檔案館中的發(fā)展奠定基礎(chǔ)。以《中華人民共和國檔案法》為宏觀指引，根據(jù)《中華人民共和國建筑法》、《建設(shè)工程質(zhì)量管理條例》、《建筑工程施工質(zhì)量驗收統(tǒng)一標準》（GB50300）、《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》（GB/T50328）、《建筑工程文件編制歸檔規(guī)程》（DB21/T1342-2004）及國家、省、市相關(guān)標準規(guī)范，結(jié)合實際制定本地區(qū)具有可操作性的城建檔案各專業(yè)的歸檔規(guī)范。例如在 《建 設(shè) 工 程 文 件 歸 檔 整 理 規(guī) 范 》（GB/T50328） 市政工程文件歸檔標準中可以將工程準備階段文件拆遷安置意見、協(xié)議、方案等作為選擇性歸檔內(nèi)容，不作為強制性歸檔內(nèi)容，適當增加城建檔案影像、照片檔案的歸檔比例。

四、城建檔案納入綜合檔案館管理后，要創(chuàng)新管理制度實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)多元化管理

1. 信息化建設(shè)要實現(xiàn)由單一管理向集成管理轉(zhuǎn)變。大連金普新區(qū)數(shù)字檔案綜合管理平臺從資源建設(shè)上來講，也與浦東新區(qū)檔案館大致相同，提供了文書檔案、城建檔案、聲像檔案、計劃生育檔案、財務(wù)檔案和資料等各類檔案的綜合管理功能包括數(shù)據(jù)著錄、修改、查詢、統(tǒng)計、編研以及相應(yīng)的自定義檔案數(shù)據(jù)等[4]。該平臺能集成管理各門類數(shù)字檔案資源，具備收集、元數(shù)據(jù)捕獲、登記、分類、著錄、存儲、檢索、利用、鑒定、統(tǒng)計、命名、移交、審計、備份、災(zāi)難恢復(fù)、用戶管理、權(quán)限管理等基本功能，靈活擴展、簡單易用。根據(jù)遼寧省檔案局對分布式檔案異構(gòu)數(shù)據(jù)庫的研究，立足于當前檔案部門分布式檔案異構(gòu)數(shù)據(jù)庫的發(fā)展現(xiàn)狀，通過分析不同層次與不同類型的檔案異構(gòu)數(shù)據(jù)庫[5]，建設(shè)我區(qū)檔案數(shù)據(jù)內(nèi)網(wǎng)與辦公網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)的數(shù)據(jù)交換實現(xiàn)物理隔離，分層授權(quán)，專人負責，保證數(shù)據(jù)的安全。搭建安全、穩(wěn)定、高性能、跨平臺、跨系統(tǒng)、跨應(yīng)用的信息交換平臺，從而實現(xiàn)異構(gòu)數(shù)據(jù)交換的快捷、方便、安全，并且具有良好的穩(wěn)定性、安全性及可擴展性，提高了檔案社會服務(wù)的現(xiàn)代化服務(wù)質(zhì)量與水平。

2. 引 進 ISO9001 質(zhì) 量 管 理 體 系 和ISO14001 環(huán)境管理體系管理城建檔案。城建檔案管理工作是對全區(qū)基本建設(shè)檔案驗收、整理、借閱及保管工作，對檔案資料提供利用、查詢、復(fù)印等服務(wù)。兩個體系的引進，使城建檔案管理工作邁向更高臺階，推進城建檔案的規(guī)范發(fā)展。我區(qū)建立 ISO 體系文件18 項，適用法律、法規(guī) 11 條，保持質(zhì)量和環(huán)境工作目標體系的同時，在職能、崗位上分解較為細致，對每個人的職責、權(quán)限及分工較為明確，有效實施體系與本部門相結(jié)合，對受控文件及相關(guān)規(guī)定予以程序化管理模式。其中在建設(shè)項目接收工作中，對工程檔案認真檢查、逐件、逐條目錄進行核對，發(fā)現(xiàn)問題及時調(diào)整，從接收、整理、分類、編號、入庫，這些一項項必不可少的環(huán)節(jié)，以體系控制文件程序、步驟形成的紙張、數(shù)據(jù)為重要管理手段，確保進館檔案的連續(xù)性、完整性和規(guī)范性的標準體系。對建設(shè)單位工程檔案現(xiàn)存的問題進行整體評價，運行過程中堅持監(jiān)督檢查、分析，保證無遺留問題和不符合項目產(chǎn)生，順利通過每年的管理評審及內(nèi)部審核，加強體系指導工作提高工作效率，為區(qū)建設(shè)單位做好服務(wù)，切實加快城建檔案工作的創(chuàng)新步伐。

3.探索城建檔案合同管理制度的應(yīng)用。在國內(nèi)一些發(fā)達地區(qū)和城建檔案管理成熟地區(qū)，已經(jīng)將城建檔案納入項目檔案合同管理制度。即在與中標單位簽訂合同時，做出專門的檔案文件內(nèi)容，規(guī)定出相關(guān)的項目文件收集整理條款，條款中給出了具體的標準或提出對歸檔文件的質(zhì)量要求。合同可以以建設(shè)項目合同中的檔案管理條款形式表現(xiàn)，也可以單獨簽訂建設(shè)項目檔案管理合同、建設(shè)項目竣工檔案合同、建設(shè)項目設(shè)備儀器文件歸檔合同、建設(shè)項目監(jiān)理檔案管理合同等。比如在與施工方簽訂施工（安裝）合同時，可以在合同中列出專門條款規(guī)定施工（安裝） 方所承擔的工程項目應(yīng)形成的施工檔案歸檔內(nèi)容。

參考文獻

[1]國家檔案局政策法規(guī)研究司,等.《檔案管理違法違紀行為處分規(guī)定》釋義[M].北京.中國方正出版社，2014.

[2]沈耀東.淺談“參公”管理后檔案人才隊伍建設(shè)的基本思路[J].中國檔案，2010（4）.

[3]趙煥林.抓住機遇乘勢而為做好建設(shè)項目檔案工作[J].蘭臺世界,2010（9）.

[4]張向東.浦東新區(qū)檔案新館建筑特點與主要功能[J].中國檔案，2010（3）.

[5]許桂清，李映天.遼寧省分布式檔案異構(gòu)數(shù)據(jù)庫的探索與研究[J].中國檔案，2010（2）

作者:周剛 單位:大連金普新區(qū)檔案局