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材料管理是工程施工項目成本管理中的一個重要組成部分,材料管理水平的高低將直接影響到施工企業(yè)的成本、利潤。在企業(yè)管理科學化、規(guī)范化、經(jīng)濟利益最大化的新形勢下,企業(yè)間競爭日趨激烈,對材料管理也提出了更高的要求,就優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部管理環(huán)境而言,必須根據(jù)實際需要,逐步完善購、運輸、驗收、保管、發(fā)放和回收等環(huán)節(jié),為材料的采購管理、供應(yīng)商管理、材料的生產(chǎn)耗用管理過程中控制方法的有效運用提供一個良好的運行環(huán)境,為企業(yè)預定目標的實現(xiàn)奠定基礎(chǔ)。

一、建立專業(yè)歸口、分類管理的采購管理體系

1.完善材料管理制度。為適應(yīng)市場變化的需要,工程公司應(yīng)該頒布《材料管理辦法》、《材料招標采購辦法》、《現(xiàn)場材料管理辦法》等規(guī)章制度。強化材料的歸口管理,分類分級負責材料運作各個環(huán)節(jié),使得各個部門有法可依,有章可循。

2.建立合理的材料采購預算規(guī)劃。工程公司的財務(wù)部門、工程技術(shù)部門以及工程實施部門應(yīng)該合理溝通協(xié)調(diào)并及時傳達信息,制定出合理的工程階段性的材料耗用量。以便為工程公司進行科學的采購計劃提供數(shù)據(jù);為合理地選擇供應(yīng)商提供資料;為工程及時地對材料的生產(chǎn)耗用進行前饋控制和后饋控制提供依據(jù)。

3.嚴格規(guī)范材料采購審批制度。一般來說,采購審批制度的完善對企業(yè)的業(yè)績有著積極的影響。工程公司對采購業(yè)務(wù)審核分以下幾步進行:

(1)采購前的審核。采購員在編制材料采購計劃時,注明每種材料的名稱、供應(yīng)商情況、購買含稅價及稅率等內(nèi)容一起呈交技術(shù)部門和財務(wù)部門。財務(wù)部門根據(jù)所掌握的信息,對材料的價格、計劃采購量進行認真平衡比較;技術(shù)部門則對材料的性能、配比情況加以認定。然后兩個部門共同協(xié)作,采用定性或定量的方法確定出一定的選擇方案。如果申報符合備選方案,則加蓋“審核”章。反之,提出改進方案或否定此采購計劃。最后報相關(guān)經(jīng)理批準,審批后計劃方可執(zhí)行。

(2)貨到后的查驗。保管員負責核對材料采購計劃、合同、質(zhì)量證明、票據(jù)等憑證。發(fā)現(xiàn)品名不對、質(zhì)量不當、數(shù)量短少、實際到廠價高于審批價格等情況時,有權(quán)拒收并匯報。對達不到質(zhì)量要求的材料,按規(guī)定實行退貨或折價處理。該辦法防止了在計劃執(zhí)行過程中“質(zhì)劣價高”問題的發(fā)生。

(3)票據(jù)結(jié)算前稽核。會計人員對入庫單和票進行審核登記,稽核無誤后加蓋財務(wù)章,并報相關(guān)經(jīng)理簽字。

(4)要求企業(yè)每名采購員都要有業(yè)務(wù)記錄手冊,對自己經(jīng)手的業(yè)務(wù)包括供貨單位名稱、材料名、價格、質(zhì)量、付款方式等都應(yīng)一一詳細記錄,一旦發(fā)現(xiàn)問題,便可以追溯責任到人。

4.加強材料采購機制的內(nèi)部牽制。內(nèi)部牽制是指在部門與部門、員工與員工及崗位之間所建立的互相驗證、互相制約的關(guān)系,屬于企業(yè)內(nèi)控制度的一個重要組成部分。具體分為體制牽制、程序牽制和責任牽制。(1)體制牽制。組織機構(gòu)控制是內(nèi)部控制的基礎(chǔ)控制,是其他各項控制能否成功和有效的關(guān)鍵。(2)程序牽制。注重程序控制,其關(guān)鍵是注意內(nèi)部牽制組織的設(shè)計,不相容職務(wù)的分離,以防止差錯,特別是舞弊的發(fā)生。(3)責任牽制,內(nèi)部控制承擔的相應(yīng)責任。加強材料采購機制的內(nèi)部牽制就是要從體制牽制、程序牽制、責任牽制這三方面明確各級各人員的權(quán)限與義務(wù),杜絕各種暗箱操作。

5.結(jié)合市場情況采用科學合理的采購管理方式。工程公司在實施采購過程中應(yīng)該實行雙采購員采購制度。質(zhì)量責任制度與采購核查制度相分離,采購與定價制度相分離。形成符合本企業(yè)特點的追求效益最大化的價格自控、聯(lián)合和監(jiān)控機制。

二、實施適應(yīng)市場施工特點的材料計劃管理方式

工程公司各施工項目單位應(yīng)該根據(jù)計劃工程進度提出各個施工階段的總體用料計劃申請表。實施要以年度、半年度計劃為預測,季度、月份計劃為依據(jù),遇有設(shè)計變更、停工等要立即編報追加或核減計劃為補充的階段性計劃管理方式。同時,為適應(yīng)施工生產(chǎn)多變的形勢,現(xiàn)行材料計劃可縮短編制周期,增加編制次數(shù),實施動態(tài)管理。為提高計劃的準確性,要求計劃人員注意收集各方面信息,分析、預測材料市場情況,提高企業(yè)的調(diào)控能力、快速反映能力,密切部門協(xié)作。材料計劃的編制實施是財務(wù)部門、技術(shù)部門、計劃部門、工程實施部門協(xié)同配合的結(jié)果。因此,要實現(xiàn)材料計劃的全面性、準確性、及時性和預見性,工程實施部門應(yīng)加強與技術(shù)、計劃部門、財務(wù)部門之間的協(xié)作。材料計劃要以施工計劃為基礎(chǔ),以施工技術(shù)部門提供的備料計劃為依據(jù),及時掌握施工進度和工程信息,及時變更調(diào)整材料計劃,同時計劃部應(yīng)對工程材料計劃的及時性和準確性負責。各部門之間相互協(xié)作各負其責,共同提高材料計劃的實用性。

三、完善材料質(zhì)量控制體系

工程公司要認真貫徹落實質(zhì)量責任制,加強質(zhì)量管理基礎(chǔ)工作,健全質(zhì)量管理體系。建立相互銜接、相互配合、相互約束的材料采購工作程序,并按工作程序操作、檢查和考核;按材料采購標準化、程序化管理要求,重點落實材料驗收制度和可追溯性制度;在材料計劃、采購、檢驗、保管等各環(huán)節(jié),把質(zhì)量體系標準落實到崗位和責任人,做到工作有記錄、考核有依據(jù)。加強質(zhì)量信息資料管理及項目部的各項基礎(chǔ)工作,確保工程材料采購質(zhì)量。

四、建立完善的材料供應(yīng)商檔案

1.合理地選擇供應(yīng)商。為了確保供應(yīng)商選擇的合理性,應(yīng)該建立供應(yīng)商具體情況的檔案。檔案內(nèi)容應(yīng)該包括以下一些內(nèi)容:供應(yīng)商的地理位置、經(jīng)營能力、財務(wù)能力、設(shè)備與技術(shù)能力、準時交貨能力、產(chǎn)品質(zhì)量、行業(yè)聲譽與地位、服務(wù)水平等。然后,根據(jù)建立的檔案,合理地對已有的信息進行運用,建立起適合本企業(yè)的指標體系,對供應(yīng)商進行科學地、綜合地評價。由于這些指標的重要性,企業(yè)平時要注意合理地維護供應(yīng)商檔案,定期地對供應(yīng)商檔案進行更新。

2.采用ABC分類方法,對供應(yīng)商進行合理的管理。建立供應(yīng)商檔案后,工程公司可根據(jù)供應(yīng)商與本企業(yè)進行業(yè)務(wù)往來的資金額度和相關(guān)資料,對供應(yīng)商進行分類。對不同類型的供應(yīng)商采用不同的管理方法,這樣有利于節(jié)約企業(yè)的人力、物力、財力。

3.優(yōu)化本企業(yè)供應(yīng)商的結(jié)構(gòu)。不斷優(yōu)化工程公司的供應(yīng)商體系,實行對A類供應(yīng)商建立長期合作、互榮互利的關(guān)系;對B、C類供應(yīng)商,采用適當引進新的供應(yīng)商,保持適度的競爭、優(yōu)勝劣汰。這樣,有利于把握到市場的動態(tài),保證材料優(yōu)質(zhì)優(yōu)價的供應(yīng)。

五、建立價格信息資料庫

首先,工程公司應(yīng)該建立自上而下的采購體系。材料采購部門要具備材料采購信息中心的功能。能夠廣泛收集市場信息,并及時向工程公司下屬的項目部信息,從而使企業(yè)的資源得到共享。其次,各項目部也要在當?shù)剡M行廣泛深入、細致的資源調(diào)查,摸清當?shù)氐牟牧瞎┙o能力、需求情況、價格、運距、運輸能力及季節(jié)性變化對供給能力的影響及價格浮動規(guī)律。再次,可通過網(wǎng)絡(luò)信息、刊物及其他媒介收集信息,以充實采購部門的信息中心資料庫;還可以由本企業(yè)派駐人員到重點項目施工地,反饋施工地區(qū)的價格變動信息和有關(guān)優(yōu)惠政策。經(jīng)多方采集的信息資料匯入資料庫,提供給價格論證小組,經(jīng)篩選論證和綜合平衡確定出當期的采購價格,供各項目采購人員和相關(guān)部門使用。這樣采購供應(yīng)工作就能在占有可靠消息的基礎(chǔ)上避免盲目采購,也為采購與定價制度機制的分離奠定了基礎(chǔ)。

六、建立計算機管理系統(tǒng)

運用現(xiàn)代化的計算機管理系統(tǒng)加強材料管理,通過兩個系統(tǒng)來實現(xiàn),一個是材料價格系統(tǒng),另一個是現(xiàn)場材料管理系統(tǒng)。材料管理系統(tǒng)包括三大部分:材料價格采集、分析和查詢。采集系統(tǒng)是根據(jù)工程行業(yè)特點,制定多材料價格統(tǒng)計方法,通過市場調(diào)查,實地采購方式收集各種材料的信息,保存各種信息記錄。分析系統(tǒng)是將收藏的材料價格按分公司制定的方法,將統(tǒng)計分析得出材料的加權(quán)平均價格(或市場價格),并可提供各種材料進行分類管理,為企業(yè)有關(guān)人員提供可靠、準確的價格信息。查詢系統(tǒng),實現(xiàn)材料數(shù)據(jù)的遠程檢索,并增加了一些輔助功能。其中包括材料價格查詢、新材料、公共信息、搜索引擎和留言板等。

現(xiàn)場材料管理系統(tǒng)包括數(shù)據(jù)采集、查詢、統(tǒng)計等功能。采集系統(tǒng)主要完成材料管理各項數(shù)據(jù)的錄入工作。具體包括:錄入每月的入庫單、出庫單、材料價值單,錄入盤點數(shù)。查詢系統(tǒng)主要完成全年各項數(shù)據(jù)的查詢功能。具體包括:查詢支出賬、收入賬、查材料余額(查任一材料的余額數(shù))、查價格表、查部門代碼、查詢供貨單位(查任一材料的供貨單位)。

七、建立考核與激勵機制

在工程公司的材料管理過程中,應(yīng)建立嚴格的考核機制和激勵機制,定期進行總結(jié)考核。根據(jù)材料管理各個環(huán)節(jié)中易出現(xiàn)的問題,制訂材料管理考核辦法和考核標準,主要包括材料基礎(chǔ)管理、材料計劃管理、材料領(lǐng)用、材料現(xiàn)場管理、回收復用修舊利廢、指標完成、管理創(chuàng)新等七個方面,實行百分制,可按考核側(cè)重點不同賦予不同的權(quán)重?？己藢嵭性驴己藘冬F(xiàn)制度,定期考核后兌現(xiàn)獎勵或處罰,對發(fā)現(xiàn)的違規(guī)違紀行為要嚴肅處理。每月末根據(jù)對各單位材料考核得分情況并對照獎懲標準進行考核兌現(xiàn),與基層管理技術(shù)人員浮動工資掛鉤、與機關(guān)材料主管部門浮動工資掛鉤、與整個公司效益工資掛鉤,進一步增強全體員工的節(jié)約意識;實行基層單位材料與工資的捆綁結(jié)算,全額互補,進一步促進了大家養(yǎng)成“節(jié)約材料就是增加工資、浪費材料就是降低工資”的觀念。

摘要:加強工程材料成本控制,對降低工程成本,提高經(jīng)濟效益至關(guān)重要。文章就當前工程公司材料管理內(nèi)部環(huán)境的優(yōu)化問題做了簡要探討,提出了完善采購管理體系、優(yōu)化材料計劃管理方式、材料質(zhì)量控制體系、建立完善的材料供應(yīng)商檔案和價格信息資料庫、建立計算機管理系統(tǒng)、建立考核與激勵機制等對策。

關(guān)鍵詞:工程公司;材料管理;內(nèi)部環(huán)境

中圖分類號:F540文獻標識碼:A

文章編號:1674-1145(2009)27-0019-02

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