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一、檔案管理的國際學(xué)術(shù)研究熱點(diǎn)問題及其未來發(fā)展方向

(一)國際檔案界共同關(guān)注的幾個(gè)熱點(diǎn)問題

國際檔案界共同關(guān)注的熱點(diǎn)問題可以從分析以下一些信息得出:英國、澳大利亞、加拿大和美國等國家檔案工作者協(xié)會(huì)2(X刃、2001、2002、2003年已經(jīng)舉辦或?qū)⒁e辦的檔案學(xué)術(shù)年會(huì)議題;歐洲國家2002年5月在西班牙召開的“電子信息的保護(hù)與利用:最優(yōu)化管理的實(shí)踐和解決辦法”國際會(huì)議的議題;20(X〕年已經(jīng)舉辦的第十四界國際檔案大會(huì)的主要議題及與會(huì)者發(fā)言;20(抖年8月23一29日將在奧地利首都維也納舉辦的第十五界國際檔案大會(huì)的主題“檔案、記憶與知識(shí)”;代表性檔案國際學(xué)術(shù)刊物1999年以來發(fā)表的學(xué)術(shù)論文主題。分析表明，近年來國際檔案界對(duì)檔案管理的研究涉及面很廣，幾乎包括了檔案管理的方方面面以及各種門類的檔案，就共同關(guān)注的問題而言，可以歸納為以下5個(gè)方面:

1.數(shù)字檔案的保護(hù):研究數(shù)字環(huán)境下檔案的形成、維護(hù)及利用，數(shù)字檔案保護(hù)的程序，實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，安全與質(zhì)量保證，長(zhǎng)久可獲取性，數(shù)字檔案保護(hù)的檔案觀，數(shù)字簽字的使用及問題等;

2.電子文件的管理:研究電子文件的捕獲、鑒定、保管、保護(hù)與利用，檔案化電子文件系統(tǒng)的建立，真實(shí)性電子文件長(zhǎng)久保存的方案，電子文件管理的教育與培訓(xùn)，電子文件管理的責(zé)任，元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、模式及要求的使用和實(shí)施等;

3.檔案的著錄:研究檔案著錄的國際標(biāo)準(zhǔn)與國家標(biāo)準(zhǔn)，與電子著錄信息標(biāo)準(zhǔn)和圖書著錄標(biāo)準(zhǔn)的關(guān)系，檔案著錄的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)如MARC和EAD，XML，檔案著錄的數(shù)據(jù)內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)如國際檔案理事會(huì)的《檔案著錄通用標(biāo)準(zhǔn)ISAD(G)》和《機(jī)構(gòu)、個(gè)人和家庭檔案規(guī)范文件的著錄ISAAR(CPF)》，美國的《檔案、個(gè)人信件和手稿的著錄APPM》，英國的《檔案著錄指南MAD》，加拿大的《檔案著錄規(guī)程RAD》等:

4.檔案的鑒定:研究檔案鑒定的方法、準(zhǔn)則和技術(shù)，目前被國際檔案界公認(rèn)的檔案鑒定方法有美國的檔案記錄戰(zhàn)略，加拿大的宏觀鑒定方法、歐洲國家的職能鑒定方法、國際項(xiàng)目InterPARES針對(duì)電子文件的真實(shí)性鑒定方法等;

5.檔案的利用:研究公共檔案信息利用的內(nèi)容，檔案信息的真實(shí)性和智能控制，檔案信息內(nèi)容的管理及服務(wù)，建立和維護(hù)易于檢索的檔案利用系統(tǒng)，自動(dòng)標(biāo)引技術(shù)，檔案的數(shù)字編目及數(shù)字化檢索工具，檔案利用的法律、版權(quán)、隱私、保密、自由利用與平等利用問題及其解決辦法等。

(二)、檔案管理的未來發(fā)展方向

檔案管理的國際學(xué)術(shù)研究現(xiàn)狀及研究成果揭示，世界各國的檔案管理正朝著以下3個(gè)方向發(fā)展。

1.文件與檔案信息管理的國際化與標(biāo)準(zhǔn)化

隨著電子、數(shù)字和通訊技術(shù)的全球化普及，國家與國家間的電子政務(wù)和電子商務(wù)活動(dòng)日益頻繁，文件與檔案的國際間合作與交流越來越多，文件與檔案管理與利用的國際化與標(biāo)準(zhǔn)化趨勢(shì)越來越明顯，也越來越重要。目前在文件和檔案的管理與利用方面已經(jīng)出版了兩個(gè)方面的國際標(biāo)準(zhǔn):檔案著錄:為了促進(jìn)檔案的國際化交流和信息資源共享，目前在檔案著錄方面國際檔案理事會(huì)已于1999年出版了((檔案著錄通用標(biāo)準(zhǔn)IsAD(G)》，并于2《XX)年出版了《機(jī)構(gòu)、個(gè)人和家庭檔案規(guī)范文件的著錄ISAAR(CPF)》，在檔案內(nèi)容著錄的原則、要求、方法和著錄的基本元素等方面形成了國際規(guī)范;文件管理:2001年10月150國際標(biāo)準(zhǔn)化組織出版了世上第一個(gè)文件管理國際標(biāo)準(zhǔn)150154893，對(duì)真實(shí)、可靠、完整和長(zhǎng)久可利用活動(dòng)記錄的規(guī)范化形成、管理、保管與利用提出了最優(yōu)化管理的要求、方法與技術(shù)指南。世界上許多國家的專家學(xué)者都在為真實(shí)性電子文件的長(zhǎng)久利用、元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、電子文件的法律認(rèn)可、檔案資源的共享等問題開展國際間的合作研究，并致力于形成通用的文件與檔案管理國際規(guī)范。文件與檔案信息管理的國際標(biāo)準(zhǔn)為文件與檔案管理的質(zhì)量檢驗(yàn)與國際認(rèn)可提供了最優(yōu)化評(píng)估的準(zhǔn)則，是機(jī)構(gòu)文件和檔案是否采用國際先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)及其機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)是否管理高效、機(jī)構(gòu)服務(wù)是否用戶滿意和具有誠信的重要標(biāo)志。

2.文件、檔案、信息、知識(shí)管理的集成化與合作化

隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來，檔案管理與文件管理、圖書管理、信息管理和博物管理的關(guān)系越來越密切，知識(shí)管理強(qiáng)調(diào)用戶至上，強(qiáng)調(diào)知識(shí)的積累、共享和交流，強(qiáng)調(diào)知識(shí)產(chǎn)品的輸出，作為知識(shí)管理有機(jī)組成的各類信息資源管理在管理理念，管理目標(biāo)，管理的社會(huì)服務(wù)功能、管理過程與管理方法及管理技術(shù)等方面都存在許多相似之處，知識(shí)管理思想和數(shù)字技術(shù)手段使得各種信息資源的集成管理與集成化服務(wù)成為了可能。為此檔案工作者需要采用合作與伙伴關(guān)系，與政府機(jī)構(gòu)、信息中心、圖書館，博物館等合作共同挖掘檔案在電子政務(wù)與電子商務(wù)服務(wù)，在社會(huì)化教育與信息化服務(wù)，在休閑社會(huì)文化建設(shè)等方面的社會(huì)服務(wù)功能，共同關(guān)注檔案管理與其形成者、主要用戶、投資者、未來可能的受益者及與機(jī)構(gòu)、社區(qū)、地區(qū)、國家和國際社會(huì)的關(guān)系，共同維護(hù)真實(shí)性證據(jù)、信息和記憶的完整和長(zhǎng)久可用。

3.檔案管理的職業(yè)化與社會(huì)化

隨著人類社會(huì)文明的不斷進(jìn)步，法制化社會(huì)的不斷健全和信息化社會(huì)的不斷完善，個(gè)人、機(jī)構(gòu)和社會(huì)記憶的恰當(dāng)保存和永久利用已成為國家和社會(huì)必需，人類社會(huì)活動(dòng)真實(shí)性、可靠性、完整性證據(jù)和信息的長(zhǎng)久維護(hù)和利用已成為各種業(yè)務(wù)活動(dòng)正常運(yùn)轉(zhuǎn)必不可少的法律和質(zhì)量保障，成為各種社會(huì)管理活動(dòng)高效率、高效益、公平競(jìng)爭(zhēng)的必然要求，檔案管理成功的國際經(jīng)驗(yàn)表明，檔案管理的未來發(fā)展方向是職業(yè)化和社會(huì)化。這一發(fā)展趨勢(shì)明顯地表現(xiàn)在以下5個(gè)方面:*檔案管理在國家和社會(huì)的進(jìn)步與發(fā)展中越來越重要，檔案管理的專業(yè)管理理念與管理知識(shí)不僅在國家信息資源的管理中有其特殊的作用，在維護(hù)人類歷史記憶的長(zhǎng)河中更有其獨(dú)特的地位;*檔案學(xué)作為一門獨(dú)立的學(xué)科其學(xué)科方法不僅對(duì)本學(xué)科的發(fā)展有重要的指導(dǎo)作用，對(duì)其他相關(guān)學(xué)科和對(duì)社會(huì)科學(xué)的貢獻(xiàn)也越來越被社會(huì)廣泛認(rèn)可;*各國檔案管理的法規(guī)體系逐漸建全，公民的檔案保護(hù)和檔案利用意識(shí)不斷加強(qiáng)，檔案保護(hù)已成為許多國家公民必盡的社會(huì)義務(wù)，而公民利用公共檔案的權(quán)益也已得到了國家法律的保障;*檔案管理工作是一項(xiàng)專門化的知識(shí)管理工作，只有接受過專業(yè)的檔案管理知識(shí)教育或培訓(xùn)，獲得檔案管理職業(yè)證書或培訓(xùn)證書的檔案工作者才能勝任該項(xiàng)工作，這已在國際檔案界達(dá)成共識(shí);在歐美國家檔案研究生證書已成為檔案工作上崗的最低學(xué)歷要求，檔案博士生教育規(guī)模不斷擴(kuò)大，成為檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要支持;*檔案職業(yè)協(xié)會(huì)在檔案管理的理論與實(shí)踐研究，檔案的職業(yè)化教育與培訓(xùn)指導(dǎo)，檔案管理的規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)制定，檔案管理的最優(yōu)化實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)總結(jié)、推薦與推廣等方面起著越來越重要的指導(dǎo)與協(xié)調(diào)作用;在檔案職業(yè)協(xié)會(huì)的引導(dǎo)下，國家政府機(jī)構(gòu)、公私企業(yè)、組織和個(gè)人的檔案管理行為將朝著對(duì)社會(huì)負(fù)責(zé)，為社會(huì)服務(wù)的方向發(fā)展。

二、電子文件管理的國際學(xué)術(shù)研究現(xiàn)狀及未來發(fā)展方向

90年代以來世界各國的檔案工作者針對(duì)電子文件的管理開展了一系列研究，在電子文件管理的理論與實(shí)踐方面取得了可喜的成就，在電子文件管理的基本概念，電子文件管理的思想與管理模式，管理方法與管理技術(shù)，管理標(biāo)準(zhǔn)及其應(yīng)用等方面都積累了豐富的經(jīng)驗(yàn)，如:國際檔案理事會(huì)出版的電子文件管理指南，歐洲國家的電子文件管理教育與培訓(xùn)共同框架，澳大利亞的電子文件管理的戰(zhàn)略及元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，英國國家檔案館的電子政府文件管理指南及政策框架，美國匹茲堡大學(xué)的文件管理功能要求，加拿大哥倫比亞大學(xué)的電子信息系統(tǒng)中文件真實(shí)性的永久保護(hù)的模式、原則與要求。目前的研究重點(diǎn)是電子文件管理理論和標(biāo)準(zhǔn)的應(yīng)用研究和檢驗(yàn)，各種不同類型電子文件管理方法的最優(yōu)化方案評(píng)估和選擇等。以下就我國檔案工作者最為關(guān)注的三個(gè)問題分析其國際學(xué)術(shù)研究現(xiàn)狀及成果。這三個(gè)問題分別是:電子文件保管與保護(hù)的方法、電子文件管理的未來發(fā)展方向、電子文件管理和利用的思路與對(duì)策。

(一)電子文件保管與保護(hù)的方法

電子和數(shù)字信息技術(shù)給所有信息管理人員帶來了種種挑戰(zhàn)，文件管理人員和檔案工作者也不例外，應(yīng)對(duì)數(shù)字化信息挑戰(zhàn)最為關(guān)鍵的保管與保護(hù)要素有三個(gè):1.載體保護(hù):保護(hù)電子文件的物理載體;2.技術(shù)保護(hù):不斷更新技術(shù)從舊到新;3.智能保護(hù):確保原始記錄下來的信息在各種有意無意或偶然的變化中能完整和真實(shí)。

其中智能保護(hù)最為困難，有五個(gè)因素決定著信息的完整性:1.信息內(nèi)容;2.信息內(nèi)容的固定性;3.信息長(zhǎng)久和可靠查詢的參照;4.信息的來源;5.信息的背景。

電子文件的保管與保護(hù)方法，歸納起來有以下7種:

1.模擬存儲(chǔ):即將電子文件打印到紙上或縮微膠片上，將其納人現(xiàn)存文件管理系統(tǒng)管理的方法。該方法在打印過程中有可能會(huì)丟失上述關(guān)鍵保護(hù)要素，如不加以設(shè)置或預(yù)先處理，一些元數(shù)據(jù)會(huì)丟失，電子文件的完整性會(huì)受到影響。

2.政策規(guī)定:它包括使用外部規(guī)章體系或內(nèi)部政策和程序建立電子文件保管的要求。政策的制定是數(shù)字文件保護(hù)的必要條件，但并不是保證電子文件得以保護(hù)的充分條件，它只是提供了人們行為和承諾的準(zhǔn)則但并不等于提供了解決問題的全部辦法，另外政策還需監(jiān)督落實(shí)和開展常規(guī)性評(píng)估和不斷更新。

3.標(biāo)準(zhǔn)格式:標(biāo)準(zhǔn)格式的目標(biāo)是為了避免人們受控于個(gè)別兜售商的專用格式，減少面臨風(fēng)險(xiǎn)的可能，使用標(biāo)準(zhǔn)格式必須保護(hù)所有關(guān)鍵數(shù)據(jù)要素及其屬性，但它的問題是標(biāo)準(zhǔn)格式較少具備數(shù)字世界最新出臺(tái)的時(shí)尚功能和組成。

4.計(jì)算機(jī)博物館:計(jì)算機(jī)博物館雖然也是保管的一種方法，卻是最后才可采用的，不得以的方法。在這一方案中，一個(gè)或多個(gè)機(jī)構(gòu)要長(zhǎng)久的收集和維護(hù)各種不同版本的計(jì)算機(jī)軟硬件。機(jī)構(gòu)需為不定的未來維護(hù)大量的備件、手冊(cè)和記錄。計(jì)算機(jī)博物館的保護(hù)方法存在一系列問題:如機(jī)器是否就能運(yùn)行?有多少人會(huì)用這些資源?需要多少博物館?數(shù)字技術(shù)檢索的主要優(yōu)勢(shì)還能再現(xiàn)等?

5.轉(zhuǎn)換和遷移:這一方法一定程度與計(jì)算機(jī)博物館概念正好相反。其目標(biāo)是隨軟硬件的變化保證數(shù)字文件的可讀性。轉(zhuǎn)換即是把舊的數(shù)據(jù)文件重新寫人新的計(jì)算機(jī)環(huán)境。遷移即是把數(shù)字信息從不能再工作的非現(xiàn)行遺留系統(tǒng)中移出的方法。遷移總是要有特殊的軟件作支持，會(huì)對(duì)文件信息內(nèi)容的完整性帶來一定問題。

6.仿真:仿真是當(dāng)前電子文件保管與保護(hù)研究的熱點(diǎn)主題。仿真意味著一個(gè)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)會(huì)向另一個(gè)一樣工作，仿真方法包括研制用于特定仿真器的技術(shù)，用于未來未知的計(jì)算機(jī)，它將以人類可讀的形式保存描述性數(shù)據(jù)以再形成數(shù)字文件，并將把描述性數(shù)據(jù)、軟件和仿真說明等文件一起包裝封存。

7.永久性數(shù)字檔案館:永久性數(shù)字檔案館方法是美國檔案與文件管理署資助的一個(gè)研究項(xiàng)目的名稱。該項(xiàng)目與圣地亞哥超級(jí)計(jì)算機(jī)中心合作，旨在研制一個(gè)操作系統(tǒng)能夠捕獲、維護(hù)和提供電子文件的利用，不受計(jì)算機(jī)環(huán)境的變化。其目標(biāo)是將文件的內(nèi)容連同其描述性數(shù)據(jù)和背景信息一道包裝起來，以保證文件能在未來的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)閱讀。

(二)電子文件管理的未來發(fā)展方向

就信息技術(shù)發(fā)展的趨勢(shì)來說，電子文件的管理功能正向以下3個(gè)方向發(fā)展:

1.文檔管理與業(yè)務(wù)工作流集成實(shí)現(xiàn)文件和檔案與其它數(shù)據(jù)的積累、共享和交流。這將成為具有知識(shí)管理工具的軟件產(chǎn)品的重要功能。

2.文檔管理與業(yè)務(wù)系統(tǒng)集成，這已成為業(yè)務(wù)系統(tǒng)軟件產(chǎn)品功能不斷完善的重要標(biāo)識(shí)，文檔管理是業(yè)務(wù)管理必不可少的一種管理工具，它的管理對(duì)象是由業(yè)務(wù)系統(tǒng)生成的，二者的關(guān)系密不可分。

3.文檔管理與其他信息資源系統(tǒng)集成，最大限度地實(shí)現(xiàn)機(jī)構(gòu)內(nèi)信息資源的共享。

隨著信息化的逐步深人，在保障了所捕獲的信息的完整、準(zhǔn)確的前提下，信息系統(tǒng)的主要功能便是信息資源的高度集成化管理與集成化服務(wù)。就檔案管理的決策選擇來說，電子文件的管理決策正向以下3個(gè)方向發(fā)展:

1.電子文件的研究方法決策:從前端到末端(toP一down)或末端到前端伽徹m一uP)，前者采用的是演繹的方法建立起通用的規(guī)程，加拿大哥倫比亞大學(xué)的InterPARES項(xiàng)目便是典型;后者采用歸納的方法從已有案例總結(jié)經(jīng)驗(yàn)再應(yīng)用于其他案例，這一方法已被印地納大學(xué)驗(yàn)證。

2.電子文件保管決策:將文件管理功能建人信息管理系統(tǒng)或?qū)⑽募平坏綄ｉT的文件保管系統(tǒng)。匹茲堡大學(xué)的“文件管理的功能要求”項(xiàng)目強(qiáng)調(diào)的便是前者，最新的研究成果傾向于后者，研究表明后者更易操作。

3.電子文件的保管與保護(hù)決策:自己保管或外包，前者愿意自己建立保管與保護(hù)設(shè)施，后者愿意與其它服務(wù)機(jī)構(gòu)簽定合同由外部服務(wù)機(jī)構(gòu)提供保管與保護(hù)服務(wù)。決策不僅涉及經(jīng)濟(jì)問題，還涉及機(jī)構(gòu)機(jī)制和機(jī)構(gòu)的優(yōu)先權(quán)考慮等因素。

(三)電子文件管理和利用的思路與對(duì)策

就電子文件管理和利用的主要問題而言，其思路與對(duì)策可以歸納為以下5個(gè)方面:

1.電子文件保管的目標(biāo):保證電子文件的真實(shí)、可靠、可利用、可存取和可理解。

2.電子文件的鑒定:可采用職能鑒定和宏觀鑒定的方法，根據(jù)文件形成機(jī)構(gòu)的職能及活動(dòng)過程來判斷電子文件的價(jià)值，并將鑒定方案嵌人文件管理系統(tǒng)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)及業(yè)務(wù)活動(dòng)流程，鑒定工作應(yīng)當(dāng)是全過程的從文件形成前端的系統(tǒng)設(shè)計(jì)就開始并貫穿與文件運(yùn)動(dòng)的全過程。

3.電子文件的保護(hù):電子文件保護(hù)的觀念應(yīng)從保護(hù)載體轉(zhuǎn)向保護(hù)內(nèi)容，從保護(hù)文件的次序轉(zhuǎn)向保護(hù)文件的完整性、可存取性和可理解性。

4.電子文件的利用:電子文件利用的方法很多，如載體復(fù)制利用、網(wǎng)絡(luò)利用、在線利用等。電子檢索中，應(yīng)該建立用戶服務(wù)滿意的檔案信息服務(wù)系統(tǒng)，采用恰當(dāng)?shù)姆椒▌?chuàng)造用戶可接納的面，電子文件的長(zhǎng)久利用離不開對(duì)文件的整理與著錄，而整理與著錄必須尊重來源原則，實(shí)現(xiàn)電子文件內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息的連結(jié)，利用接口需與著錄一致。

5.檔案工作者在電子文件管理中的角色:檔案工作者的管理意識(shí)、職責(zé)、任務(wù)和方法應(yīng)從被動(dòng)走向主動(dòng)，從文件管理的末端走向前端，參與文件的形成并介人文件運(yùn)動(dòng)的全過程，從微觀的具體環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)管理轉(zhuǎn)向較為宏觀的文件與檔案管理的整體規(guī)劃、系統(tǒng)設(shè)計(jì)及實(shí)施監(jiān)控。檔案管理者應(yīng)該具有多元化和一體化的管理思想，借用歷史學(xué)、法學(xué)、行政管理學(xué)、社會(huì)學(xué)、管理學(xué)、信息學(xué)、圖書館學(xué)、人類學(xué)等多學(xué)科的學(xué)科理論與研究方法從多種視角研究檔案管理的職業(yè)化任務(wù)、社會(huì)化服務(wù)功能和各種各樣的管理模式與管理方法。從檔案與文件管理的共同需求和共同目標(biāo)出發(fā)參與各種信息管理的決策或最優(yōu)化方案選擇，從旁觀者走向成為文件形成者、利用者、管理者和信息技術(shù)人員的合作伙伴。