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摘要：從建立并完善農(nóng)機(jī)電子檔案管理的意義入手，分析了農(nóng)機(jī)電子檔案管理中存在的問題，并進(jìn)一步對(duì)完善農(nóng)機(jī)電子檔案管理的措施進(jìn)行了具體的闡述。

關(guān)鍵詞：農(nóng)機(jī)電子檔案；管理；意義；問題；措施

隨著我國(guó)農(nóng)業(yè)機(jī)械化發(fā)展速度的不斷加快，我國(guó)農(nóng)業(yè)機(jī)械化科學(xué)化水平不斷提高，農(nóng)業(yè)機(jī)械化加快了向規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的方向發(fā)展，這也對(duì)農(nóng)機(jī)檔案的管理工作提出更高的要求。在信息化技術(shù)環(huán)境下，我國(guó)農(nóng)機(jī)電子檔案快速發(fā)展起來，而且通過全面開展農(nóng)業(yè)機(jī)械檔案資料的收集、整理及保管等工作，有效提高了農(nóng)機(jī)檔案服務(wù)的便捷性，加快了農(nóng)機(jī)檔案信息資源的共享，這對(duì)推動(dòng)農(nóng)業(yè)機(jī)械化的現(xiàn)展起到了非常重要的推動(dòng)作用。

1建立并完善農(nóng)機(jī)電子檔案管理的意義

1.1完善農(nóng)機(jī)電子檔案管理是現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的必然。

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)在各行各業(yè)中的廣泛應(yīng)用，檔案工作發(fā)生了較大的變化。特別是檔案資料數(shù)字化和信息化管理的實(shí)現(xiàn)，有效的提高了檔案檢索和查詢的效率以，而且電子檔案成為檔案發(fā)展的必然趨勢(shì)，能夠更好的滿足現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的需求，有利于為社會(huì)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展過程中提供重要的信息支持。

1.2有利于加快資源整合，實(shí)現(xiàn)農(nóng)機(jī)檔案信息資源的共享。

農(nóng)機(jī)電子檔案管理工作的不斷完善，有效的增強(qiáng)了檔案之間的聯(lián)系，加快了檔案信息共享的實(shí)現(xiàn)，為檔案查找和管理工作提供了更多的便利條件。在農(nóng)機(jī)電子檔案管理工作中，由于檔案信息資源整合力度不斷增強(qiáng)，特別是通過建立農(nóng)機(jī)電子檔案數(shù)據(jù)庫，有效的推動(dòng)了檔案信息的開發(fā)利用，使其自身的價(jià)值在服務(wù)中更好的體現(xiàn)出來。

1.3加快推動(dòng)了農(nóng)機(jī)檔案電子建檔的進(jìn)程。

農(nóng)機(jī)電子檔案管理的不斷完善，為農(nóng)機(jī)檔案電子建檔奠定了良好的基礎(chǔ)，而且在農(nóng)機(jī)檔案發(fā)展過程中，電子檔案和紙質(zhì)檔案相輔助相成的共同發(fā)展，為農(nóng)機(jī)管理工作提供了重要的信息支持。特別是檔案數(shù)字化的實(shí)現(xiàn)，不僅能夠更好的滿足現(xiàn)代各項(xiàng)工作的需要，而且服務(wù)更加便捷，查找更方便，能夠快速進(jìn)行傳輸，檔案信息實(shí)現(xiàn)了共享。

2完善農(nóng)機(jī)電子檔案管理中存在的問題

2.1對(duì)農(nóng)機(jī)檔案管理重視不足。

目前在農(nóng)機(jī)管理工作中，更重視農(nóng)機(jī)科研、技術(shù)和新產(chǎn)品推廣工作，對(duì)農(nóng)機(jī)檔案管理工作普遍重視度不高，這也導(dǎo)致從上到下普遍存在著檔案管理意識(shí)淡薄的問題。許多地方農(nóng)機(jī)部門不僅缺乏專業(yè)的農(nóng)機(jī)檔案管理人員，而且分工不明確，存在著兼職管理、無人及多人管理的現(xiàn)象，崗位變動(dòng)頻繁，從而導(dǎo)致農(nóng)機(jī)檔案完整性較差，檔案丟失及查詢較為困難，管理混亂等局面存在，嚴(yán)重影響了農(nóng)機(jī)檔案管理工作的順利開展。

2.2電子檔案規(guī)范化程度不夠，崗位職責(zé)不明確。

當(dāng)前農(nóng)機(jī)檔案管理部門也都購進(jìn)了一些先進(jìn)的科學(xué)設(shè)備，但由于缺乏完善的電子檔案管理制度，在檔案收集、整理及備份等項(xiàng)工作中由于缺乏制度約束，沒有有效的落實(shí)好崗位責(zé)任制，從而導(dǎo)致電子檔案管理工作規(guī)范性較差。

2.3檔案信息化程度不高。

目前雖然普及了檔案電子信息化管理，但是系統(tǒng)中仍然有很多方面不完備，甚至沒有建立、建全起農(nóng)機(jī)統(tǒng)計(jì)信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，不能很好的為農(nóng)機(jī)檔案管理人員進(jìn)行數(shù)據(jù)分析。農(nóng)機(jī)檔案為農(nóng)機(jī)人事工作和經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，多數(shù)是被動(dòng)提供信息，查閱的大部分內(nèi)容是農(nóng)業(yè)機(jī)械的自然情況、購買者信息、補(bǔ)貼信息等，為農(nóng)機(jī)工作決策提供依據(jù)。受傳統(tǒng)觀念影響，提供利用檔案主要是坐等上門服務(wù)，缺乏主動(dòng)參與意識(shí)。

2.4管理維護(hù)水平較低。

有的農(nóng)機(jī)檔案管理人員因信息更新不及時(shí)而不全面，需要與檔案進(jìn)行核對(duì)后才能確認(rèn)，一旦工作不細(xì)就形成了錯(cuò)誤信息，上級(jí)系統(tǒng)單位對(duì)農(nóng)機(jī)信息應(yīng)用較少，只能做一些簡(jiǎn)單查詢。到目前為止，統(tǒng)計(jì)報(bào)表之類的工作還沒有成熟的參與到農(nóng)機(jī)電子檔案管理中去，而與農(nóng)機(jī)工作的綜合評(píng)價(jià)等工作聯(lián)系不緊密。主要原因是信息系統(tǒng)不夠完善，信息功能不夠強(qiáng)大。

3加強(qiáng)農(nóng)機(jī)電子檔案管理的措施

3.1加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，強(qiáng)化責(zé)任。

按照《中華人民共和國(guó)檔案法》規(guī)定在設(shè)計(jì)歸檔范圍、分類標(biāo)準(zhǔn)、立卷要求、移交手續(xù)、工作職責(zé)及保管借閱、記錄統(tǒng)計(jì)等方面監(jiān)理繾綣農(nóng)機(jī)檔案管理制度，嚴(yán)格按照農(nóng)業(yè)部“三個(gè)規(guī)范”的要求建立農(nóng)機(jī)檔案室，實(shí)行“誰負(fù)責(zé)，誰簽字”的原則，確保檔案內(nèi)容規(guī)范、完整。

3.2加強(qiáng)基礎(chǔ)建設(shè)，強(qiáng)化環(huán)境管理。

加強(qiáng)農(nóng)機(jī)電子檔案管理的電子設(shè)備（如電腦、打印機(jī)、照相機(jī)復(fù)印機(jī)）等辦公器材的管理，確保硬件設(shè)施以及軟件提檔升級(jí)，檔案室內(nèi)需具備滅火器、防蟲劑等專用檔案管理用品，切實(shí)做好防盜、防火、防水、防蛀工作，保持檔案室內(nèi)的清潔，控制好檔案室內(nèi)的溫度和濕度，為農(nóng)機(jī)電子檔案打造一個(gè)良好的保管環(huán)境。

3.3定期開展檔案清查，確保檔案真實(shí)完整。

為了有效的提高農(nóng)機(jī)電子檔案管理水平，需要從源著上下功夫，定期地農(nóng)機(jī)檔案開展全面檢查、清理和整理工作，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，在檢查中對(duì)檔案進(jìn)行查漏補(bǔ)缺，進(jìn)一步提高農(nóng)機(jī)檔案的完整性和真實(shí)性。

3.4加強(qiáng)信息化建設(shè)，完善電子檔案臺(tái)賬。

將農(nóng)機(jī)駕駛員、農(nóng)機(jī)車輛轉(zhuǎn)入、過戶、變更等檔案信息全部實(shí)行系統(tǒng)微機(jī)化管理，不斷快速完善軟件系統(tǒng)建設(shè)升級(jí)改造，確保紙質(zhì)檔案、電子檔案信息完整相符。

3.5強(qiáng)化管理，加強(qiáng)信息員隊(duì)伍建設(shè)。

組織信息化工作是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，必須由個(gè)人素質(zhì)高、業(yè)務(wù)精的專業(yè)人才作保障，堅(jiān)持素質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)與業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)并重，選好配強(qiáng)組工信息員，把個(gè)人素質(zhì)好、業(yè)務(wù)精、責(zé)任心強(qiáng)、懂技術(shù)、會(huì)管理的工作人員選配到信息化工作崗位，組織業(yè)務(wù)工作人員要切實(shí)轉(zhuǎn)變觀念，自覺樹立信息化意識(shí)，積極學(xué)習(xí)信息技術(shù)，為農(nóng)業(yè)機(jī)械化發(fā)展提供各種可靠及時(shí)的信息資料，加強(qiáng)信息資源的有效高效處理，充分利用信息平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)信息共享、資源共用，使農(nóng)機(jī)檔案管理適應(yīng)于農(nóng)業(yè)現(xiàn)代化的快速發(fā)展需要。在社會(huì)和經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的新形勢(shì)下，電子文件作為社會(huì)進(jìn)步的產(chǎn)物，隨著農(nóng)業(yè)機(jī)械化水平的不斷提高，農(nóng)機(jī)電子檔案數(shù)量不斷增加，這也為農(nóng)機(jī)檔案部門對(duì)如何加強(qiáng)農(nóng)機(jī)電子檔案的管理提出了更高要求。為了確保農(nóng)機(jī)電子檔案的真實(shí)性、完整性和安全性，則需要進(jìn)一步完善農(nóng)機(jī)電子檔案管理系統(tǒng)，有效的提高農(nóng)機(jī)電子檔安全資源共享的安全性和可靠性，為農(nóng)機(jī)電子檔案的開發(fā)利用提供更多的便利條件，從而加快推動(dòng)農(nóng)業(yè)機(jī)械化的發(fā)展。

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作者：王桂玲 單位：黑龍江慶安農(nóng)機(jī)安全監(jiān)理站