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加強(qiáng)培訓(xùn)，提高工地檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

城建檔案的收集主要依靠工地資料員，工地資料員的素質(zhì)決定了工程檔案的質(zhì)量。為此，要求城建檔案管理部門牽頭組織開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)，大力推行工地資料員持城建檔案管理員證上崗，督促幫助建設(shè)施工監(jiān)理單位有關(guān)資料人員系統(tǒng)地學(xué)習(xí)、掌握建設(shè)工程檔案收集整理業(yè)務(wù)水平和工作能力，建立有專業(yè)技術(shù)人員當(dāng)任兼職或?qū)Ｂ殭n案員，各建設(shè)單位完善修訂崗位責(zé)任制，做到職責(zé)分明，層層把關(guān)。無論在工程的各個(gè)階段，還是在單位內(nèi)的各個(gè)部門，都能保證文件材料不疏漏、不遺失，確保檔案管理工作系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。

加大收集力度，主動(dòng)跟蹤服務(wù)，確保資料與工程同步

（一）作為城建檔案管理部門，工作要變靜為動(dòng)，主動(dòng)出擊跟蹤服務(wù)，加強(qiáng)工程現(xiàn)場的檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)，盡力把檔案的重要性跟建設(shè)單位講清楚，要求建設(shè)單位應(yīng)把檔案收集工作納入到工程項(xiàng)目管理之中。（二）建設(shè)單位應(yīng)建立健全的檔案管理體制，明確項(xiàng)目檔案主管領(lǐng)導(dǎo)，配備專職檔案人員，同時(shí)把工程檔案的收集列入工程施工合同、監(jiān)理合同，明確檔案的編制要求和責(zé)任，施工企業(yè)要充分利用經(jīng)過培訓(xùn)后專職資料員進(jìn)行資料收集和管理工作，要求資料員必須按施工進(jìn)度及時(shí)收集和整理，做到對施工過程中形成的各項(xiàng)施工記錄和檢測記錄做到及時(shí)收集并進(jìn)行整理歸類，工程資料與工程同步進(jìn)行，及時(shí)做好工程技術(shù)資料的記錄和收集工作是確保工程技術(shù)資料真實(shí)準(zhǔn)確的前提和基礎(chǔ)，同時(shí)也能有效避免工程竣工之后“閉門造車”補(bǔ)資料，造成資料的不真實(shí)。（三）作為工程監(jiān)理單位，在對工程進(jìn)行監(jiān)督檢查時(shí)，要對施工的質(zhì)量造價(jià)進(jìn)度進(jìn)行控制和管理，要檢查質(zhì)量，檢查安全，同時(shí)要檢查技術(shù)資料，確保工程技術(shù)資料是隨工程的實(shí)際進(jìn)度同步形成，從而形成能夠反映工程本身實(shí)際情況的技術(shù)資料。

加強(qiáng)審核制度，履行職責(zé)，確保工程檔案歸檔質(zhì)量

（一）城建檔案管理機(jī)構(gòu)必須履行好工作職責(zé)，對建設(shè)工程竣工檔案質(zhì)量進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)，認(rèn)真審查。一是審核工程前期文件材料的收集整理歸檔情況，要嚴(yán)格按照《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》檢查前期文件材料是否完整準(zhǔn)確，應(yīng)歸檔的文件材料要堅(jiān)決歸檔，對缺少損失的文件材料要一一列出，要督促建設(shè)單位補(bǔ)辦審批手續(xù)，避免給工程竣工驗(yàn)收，產(chǎn)權(quán)登記等工作帶來麻煩，另一方面要檢查歸檔文件材料整理是否規(guī)范。二是指導(dǎo)建設(shè)施工監(jiān)理單位建立檔案，形成積累歸檔機(jī)制，工程施工階段則主要由施工監(jiān)理單位實(shí)施的每一個(gè)步驟，每一道工序，每一種材料都要產(chǎn)生相應(yīng)的技術(shù)文件材料，這些技術(shù)文件材料是工程驗(yàn)收的依據(jù)，必須歸檔保存。為此，專業(yè)技術(shù)人員要按照專業(yè)技術(shù)規(guī)范的要求認(rèn)真填寫，并且要有相應(yīng)資質(zhì)的工程技術(shù)負(fù)責(zé)人簽字認(rèn)可由該工程檔案人員分類保管，因此施工設(shè)計(jì)監(jiān)理單位要建立相應(yīng)的檔案形成積累歸檔機(jī)制，將工程文件的形成積累納入工程建設(shè)管理的各個(gè)環(huán)節(jié)和有關(guān)人員的職責(zé)范圍。（二）工程竣工后，建設(shè)單位應(yīng)提請城建檔案管理部門進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收，預(yù)驗(yàn)收一般在工程竣工前半個(gè)月或一個(gè)月開始，應(yīng)在十個(gè)工作日完成。檔案室的工作人員要認(rèn)真執(zhí)行竣工預(yù)驗(yàn)收制度，確保建設(shè)工程前期、監(jiān)理、施工資料質(zhì)量的完整、齊全、真實(shí)。工程檔案預(yù)驗(yàn)收合格后，才能出具認(rèn)可文件，簽發(fā)了認(rèn)可文件的建設(shè)工程才能組織竣工驗(yàn)收。（三）接收建設(shè)工程檔案是城建檔案管理部門的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，根據(jù)建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范等有關(guān)規(guī)定，建設(shè)單位在建設(shè)工程竣工驗(yàn)收三個(gè)月內(nèi)，必須向城建檔案館報(bào)送一套符合規(guī)定的工程檔案。這里的規(guī)定包括：1、時(shí)間規(guī)定時(shí)間限制，即必須是工程驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)工程驗(yàn)收時(shí)間的確定，一般以工程驗(yàn)收后建設(shè)單位到建設(shè)行政主管部門備案的時(shí)間為準(zhǔn)。2、對檔案的內(nèi)容套數(shù)質(zhì)量進(jìn)行限定，要求建設(shè)單位必須按GB-50328要求所列的檔案內(nèi)容移交，其質(zhì)量要求與預(yù)驗(yàn)收的標(biāo)準(zhǔn)是一致的，所產(chǎn)生的檔案資料必須是原件談到這里隨著社會檔案意識的增強(qiáng)，多數(shù)建設(shè)勘測設(shè)計(jì)單位以及有關(guān)政府職能部門要保存部分檔案，但檔案原件是有限的，因此會出現(xiàn)檔案原件不夠爭原件的問題，根據(jù)國家檔案法的有關(guān)規(guī)定，檔案管理部門接收的工程檔案必須是原件，其它單位可以保存復(fù)制件或復(fù)印件，如確實(shí)需要核實(shí)其復(fù)印件的真實(shí)性，應(yīng)由城建檔案管理部門與原件校對簽章并加蓋證明專用章，效力與原件等同。關(guān)于竣工圖的質(zhì)量問題，竣工圖必須清晰整潔不得使用計(jì)算機(jī)出圖的復(fù)印件，此外重點(diǎn)檢查竣工圖的簽字蓋章手續(xù)。按照規(guī)定竣工圖要由具備資質(zhì)的單位編制，一般要經(jīng)過項(xiàng)目工程師簽字認(rèn)可。建設(shè)單位向檔案館移交工程檔案時(shí)應(yīng)辦理移交手續(xù)，填寫移交目錄，雙方簽字蓋章后交接。