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在當(dāng)下社會(huì)，城建檔案管理工作尚未得到足夠的重視，人們覺(jué)得城建檔案管理是無(wú)足輕重的工作，更沒(méi)有意識(shí)到城建檔案管理工作在社會(huì)發(fā)展中起到的重要作用。由于人們沒(méi)有對(duì)城建檔案管理進(jìn)行深入了解，因此，嚴(yán)重制約著城建檔案的發(fā)展。而城建檔案管理工作是城建公司中不可缺少的一項(xiàng)工作，城建管理工作的內(nèi)容對(duì)公司的決策人員及領(lǐng)導(dǎo)者來(lái)說(shuō)都十分重要。此外，科學(xué)有效的檔案管理系統(tǒng)便于為使用者提供快捷有效的查詢方法。

一、城建檔案管理工作的作用

（一）城建檔案管理是城市建設(shè)進(jìn)展的產(chǎn)物

城市主體是由不同的建筑物、道路、自然環(huán)境、構(gòu)筑物和輔助設(shè)備等一些客觀的事物結(jié)合而成，而在城市主體建設(shè)過(guò)程中產(chǎn)生的各種不同的文字、圖案、聲像等記錄形式統(tǒng)稱(chēng)為城建檔案。然而我國(guó)成立之時(shí)就把城建檔案與城市建設(shè)活動(dòng)劃分到一起，從而詳細(xì)地記錄了不同城市各階段的發(fā)展歷程，但在某些問(wèn)題上也制約著城市建設(shè)的可持續(xù)發(fā)展。城建檔案的數(shù)量如同繁星般數(shù)不勝數(shù)，但無(wú)論城建檔案管理工作形式如何改變都需要以城市建設(shè)為根基。城建檔案與城市建設(shè)兩者之間相輔相成、密不可分。

（二）城建檔案管理實(shí)現(xiàn)城建檔案信息化

城建檔案管理工作嚴(yán)格參照《城市建設(shè)檔案歸屬和流向暫行方法》與經(jīng)歷多次修訂的《城市建設(shè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)》共同執(zhí)行，展開(kāi)工作的主要內(nèi)容包含各種工程圖紙的收集、管理和不同施工現(xiàn)象的聲像信息。因此，城建檔案管理隨著時(shí)代變遷在快速發(fā)展的城市建設(shè)中應(yīng)運(yùn)而生，尤其是在近幾年尤為突出。如今的信息化時(shí)代，隨著生活水平的不斷提高，人們逐漸意識(shí)到城市建設(shè)的重要性，而城建檔案管理與城市建設(shè)擁有密不可分的關(guān)系。因此，城建檔案信息化建設(shè)成為城市建設(shè)的必不可少的因素。

（三）城建檔案管理能有效提升城市品位

通過(guò)觀察或分析城市規(guī)劃可以大致了解到這個(gè)城市的發(fā)展情況,其中城建檔案作為城市建設(shè)的核心資源也是城市規(guī)劃發(fā)展中最重要的參考憑證。沒(méi)有城建檔案管理的存在，城市規(guī)劃建設(shè)將無(wú)從下手，更別提規(guī)劃能力及品位了。城建檔案作為全面了解城市發(fā)展的重要憑證，相當(dāng)于城市建設(shè)和未來(lái)發(fā)展的記事簿，在城市建設(shè)文明中具有重要影響力。城建檔案如同擁有著悠長(zhǎng)歷史文化的詞典，是我國(guó)大力挖掘和開(kāi)發(fā)城市歷史文化特色信息的關(guān)鍵。

二、城建檔案管理工作中出現(xiàn)的問(wèn)題

（一）城建檔案管理團(tuán)隊(duì)管理意識(shí)薄弱

1.城建檔案管理人員的工作能力有待提高

城建檔案管理人員的工作能力普遍不高，通常作為其他人員的兼職工作，無(wú)法全面細(xì)致地對(duì)城建檔案進(jìn)行統(tǒng)一的建檔和管理，多數(shù)人員不清楚城建歸檔的標(biāo)準(zhǔn)，不能分門(mén)別類(lèi)地對(duì)城建檔案進(jìn)行劃分。在對(duì)資料錄入時(shí)由于不熟悉城建檔案的操作步驟經(jīng)常出現(xiàn)資料不完整、錄入信息混亂或丟失信息等現(xiàn)象。

2.相關(guān)部門(mén)不注重城建檔案工作，不能充分發(fā)揮職能管理作用

城建檔案工作不是一朝一夕的事情，而是一項(xiàng)巨大的工程，城建檔案的收集、整理、保管等僅僅依靠本部門(mén)的力量是不能完成的，而是需要本部門(mén)與其他相關(guān)部門(mén)相互合作才能順利完善。在我國(guó)相關(guān)法律中應(yīng)明確指出具體部門(mén)的相關(guān)規(guī)定，并嚴(yán)格遵照國(guó)家檔案管理的相關(guān)規(guī)定，盡快搜尋出城建工作不同環(huán)節(jié)的各種信息資料，并建立完善的城建檔案，之后將完整的城建檔案轉(zhuǎn)交給本部門(mén)或其他相關(guān)部門(mén)。

（二）相關(guān)崗位專(zhuān)業(yè)人才欠缺

1.技術(shù)性人才嚴(yán)重稀缺

城建檔案管理系統(tǒng)覆蓋比較廣泛，不僅要以高科技的技術(shù)為基礎(chǔ)，還要得到信息化建設(shè)的大力扶持。由于目前某些城建檔案管理人員的工作能力有限而無(wú)法勝任該項(xiàng)工作。因此，在城建檔案管理中優(yōu)秀的專(zhuān)業(yè)性技術(shù)人才嚴(yán)重稀缺，這將嚴(yán)重影響信息化建設(shè)的可持續(xù)發(fā)展。2.缺乏相應(yīng)專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)在實(shí)際工作中，城建檔案管理人員大部分都沒(méi)有機(jī)會(huì)得到相關(guān)專(zhuān)業(yè)技能的培訓(xùn)。這主要會(huì)造成兩方面的問(wèn)題：首先，現(xiàn)有知識(shí)體系與工作能力下的業(yè)務(wù)能力不能得到有效提高；其次，面對(duì)知識(shí)爆炸的社會(huì)環(huán)境，任何一個(gè)行業(yè)或者崗位的專(zhuān)業(yè)技能知識(shí)都在不斷更新，沒(méi)有培訓(xùn)就像是沒(méi)有職工的知識(shí)源泉，即便是加大力度招聘過(guò)來(lái)的具有一定專(zhuān)業(yè)水準(zhǔn)的人才，也會(huì)在缺乏培訓(xùn)的狀態(tài)下，其知識(shí)體系會(huì)逐漸變得落后，從而導(dǎo)致專(zhuān)業(yè)能力逐漸下降。

（三）城建檔案管理工作的安全保障及數(shù)字信息技術(shù)工作有待提升

1.儲(chǔ)存檔案的管理機(jī)制、物質(zhì)設(shè)施與防護(hù)設(shè)施

通常而言，城建檔案館應(yīng)有固定的存儲(chǔ)檔案的地方和專(zhuān)門(mén)管理的相關(guān)機(jī)構(gòu)及其相互對(duì)應(yīng)的管理機(jī)制，如果城建檔案管理工作的安全性無(wú)法得到保障或是在管理機(jī)制中出現(xiàn)各種問(wèn)題，都將直接影響到城建檔案的管理工作。比如，不能進(jìn)行統(tǒng)一管理，出現(xiàn)資源嚴(yán)重浪費(fèi)現(xiàn)象。與此同時(shí)，還應(yīng)做好各種物質(zhì)設(shè)施與防護(hù)設(shè)施，比如館內(nèi)的防火、防盜工作。

2.人為原因

網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的到來(lái)使城建檔案工作節(jié)省了很多時(shí)間，提高了工作效率，便于城建檔案信息資源的收集、管理。與此同時(shí)，可在網(wǎng)絡(luò)上相關(guān)信息，實(shí)現(xiàn)城建檔案信息資料共享。然而，部分電腦黑客通過(guò)破取相關(guān)程序會(huì)嚴(yán)重阻礙檔案管理的順利進(jìn)行，造成無(wú)法挽回的損失。

3.缺少先進(jìn)數(shù)字信息化技術(shù)的支持

由于城建檔案缺少先進(jìn)數(shù)字信息化技術(shù)的支持，經(jīng)常出現(xiàn)重復(fù)作業(yè)的現(xiàn)象。城建檔案工作有時(shí)呈現(xiàn)閉門(mén)造車(chē)狀態(tài)，使用的軟件通用性不高，嚴(yán)重阻礙數(shù)字信息化技術(shù)的交流，甚至出現(xiàn)大量財(cái)力的浪費(fèi)。然而，傳統(tǒng)觀念是制約城建檔案數(shù)字化發(fā)展的重要原因。眾多城建檔案管理人員只想著怎樣節(jié)省費(fèi)用，外派專(zhuān)業(yè)性不高的軟件工程師來(lái)做相關(guān)的軟件開(kāi)發(fā)，直至使用軟件時(shí)才領(lǐng)悟到實(shí)用性不高。城建檔案管理中的管理機(jī)制是否符合當(dāng)前的發(fā)展要求是城建檔案數(shù)字化有效發(fā)展的關(guān)鍵。城建檔案需要與之對(duì)應(yīng)的軟件進(jìn)行輔助，但在我國(guó)只起到指導(dǎo)與檢查的功效，無(wú)法有效推進(jìn)下級(jí)業(yè)務(wù)部門(mén)的順利發(fā)展。

三、完善城建檔案管理工作的措施

（一）提升城建檔案管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)

首先，使檔案管理工作人員的思想政治水平得到提升。另外，應(yīng)樹(shù)立以檔案事業(yè)為關(guān)鍵，以全心全意為人民服務(wù)為工作宗旨；其次，提升檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，通常檔案管理工作人員的工作能力包括檔案的編目能力、編研水平能力、觀察了解能力和深入挖掘能力及信息服務(wù)能力等；最后，提高檔案管理工作人員的工作意識(shí)和創(chuàng)新能力。

（二）帶動(dòng)城建檔案管理向數(shù)字化方向轉(zhuǎn)變

首先，轉(zhuǎn)換傳統(tǒng)城建檔案儲(chǔ)存方式。數(shù)字化城建檔案主體具有獨(dú)特的性質(zhì)，因此對(duì)它的保管工作應(yīng)注意檔案設(shè)施安全與信息可靠?jī)煞矫娴膯?wèn)題。設(shè)施安全要在設(shè)備生產(chǎn)、系統(tǒng)安全及其軟件配置使用的時(shí)候進(jìn)行全面考慮，有效預(yù)防自然災(zāi)害或應(yīng)對(duì)突發(fā)事件；信息可靠則需要采用各種措施來(lái)確保數(shù)字檔案的可讀性及使用性，對(duì)設(shè)備的運(yùn)行狀況進(jìn)行追蹤，在不兼容或者不能讀取等問(wèn)題即將要發(fā)生時(shí)就應(yīng)當(dāng)及時(shí)把舊主體上的信息全部轉(zhuǎn)移到新主體上。其次，改變城建檔案使用的方法。安全的使用城建檔案信息網(wǎng)絡(luò)，有利于城建檔案數(shù)字化更好的發(fā)展，此外也便于為城建檔案信息提供優(yōu)良的服務(wù)。城建檔案的未來(lái)發(fā)展前景不再是單一的使用信息存儲(chǔ)方式，而是讓最終用戶充分利用互聯(lián)網(wǎng)將城建檔案中的所有內(nèi)容進(jìn)行儲(chǔ)存。

（三）實(shí)現(xiàn)檔案管理同現(xiàn)代技術(shù)的有機(jī)結(jié)合

作為一名合格的城建檔案管理工作人員不僅要具備良好的服務(wù)意識(shí)，還要熟練掌握各種管理技能，由于城建檔案中詳細(xì)地記錄著各種不同類(lèi)型的信息，因此擁有著眾多信息資源。城建檔案管理工作十分繁瑣，只要在任何一個(gè)工作環(huán)節(jié)中出現(xiàn)失誤或出現(xiàn)工作質(zhì)量不達(dá)標(biāo)的情況，就將會(huì)出現(xiàn)重復(fù)工作，從而無(wú)形中加大了工作強(qiáng)度。而采用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化管理方法進(jìn)行檔案管理，則能夠大大提升工作效率還能起到一本萬(wàn)利的效果。在高科技背景下的城建檔案管理可以通過(guò)資料的前后順序進(jìn)行排列印制，不僅能夠減少人為因素在文件存檔工作中的影響，同時(shí)還很大程度地體現(xiàn)出計(jì)算機(jī)檔案管理的優(yōu)勢(shì)，不僅節(jié)約了人力還提升了工作的效率。

（四）充分發(fā)揮城建檔案的作用

開(kāi)展城建檔案管理工作的緣由即充分發(fā)揮城建檔案的作用，便于城市建設(shè)更好地發(fā)展。城建檔案的利用工作即城建檔案能充分體現(xiàn)自身價(jià)值，便于為城市建設(shè)提供真實(shí)、可靠的信息資源。對(duì)城建檔案進(jìn)行全面開(kāi)發(fā)有利于實(shí)現(xiàn)信息資源共享。城建檔案的工作人員不僅要對(duì)城建檔案進(jìn)行收集、整理、保管等工作，更要做好城建檔案的編目、搜索、編研等工作。同時(shí)需要相關(guān)技術(shù)人員制作與之相關(guān)的搜索工具，更要?jiǎng)?chuàng)建與之相關(guān)的參考資料，以滿足城建檔案的工作需求。與此同時(shí)，還應(yīng)提升城建檔案人員對(duì)檔案的保管意識(shí)，能及時(shí)找到使用者所需的城建檔案，同時(shí)也要對(duì)城建檔案進(jìn)行有效備份，并將城建檔案原件進(jìn)行收藏，使城建檔案的數(shù)據(jù)庫(kù)更加完善，提升數(shù)據(jù)庫(kù)的防護(hù)意識(shí)。只有充分發(fā)揮城建檔案的真正作用，才能有利于城市建設(shè)可持續(xù)發(fā)展。

作者：陳麗圓 單位：廣東省廣州市城市建設(shè)檔案技術(shù)咨詢服務(wù)公司