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城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)分析

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城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)分析

摘要:隨著信息技術(shù)的發(fā)展,在各行各業(yè)中推行數(shù)字化管理模式已是時(shí)展的要求。在城建檔案管理中實(shí)行數(shù)字化管理,建設(shè)數(shù)字化的檔案資料庫是適應(yīng)現(xiàn)展的需要。因而,有必要對(duì)城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)問題進(jìn)行分析,探究現(xiàn)今城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)中的問題,并針對(duì)這些問題提出有效措施,以提高城建檔案管理的數(shù)字化水平。

關(guān)鍵詞:城建檔案;管理;數(shù)字化

在城市化進(jìn)程不斷加快的過程中,城建檔案管理的重要性也突顯出來。城建檔案能為城市化發(fā)展提供必要的背景資料研究,促進(jìn)城市的合理規(guī)劃。但隨著城市規(guī)模的擴(kuò)大,城市化進(jìn)程的加快,城建檔案管理的難度也越來越大,大量的資料需要?dú)w類、整理,這給城建檔案管理提出了新的難題。因而,有必要實(shí)現(xiàn)城建檔案管理數(shù)字化,使得資料管理能更加便捷有效,以提高城建檔案管理水平。

一、城建檔案管理數(shù)字化的意義

(一)實(shí)現(xiàn)便捷高效的管理

傳統(tǒng)的城建檔案管理主要是紙質(zhì)資料的管理,在管理中不僅需要大量的管理人員而且效率低下。在對(duì)紙質(zhì)資料的管理中,資料必須依照相應(yīng)的順序規(guī)定進(jìn)行歸類整理,而且紙質(zhì)資料在存放過程中需要大范圍的存儲(chǔ)空間,并且在長期的保存中,容易造成資料的破損。而在信息技術(shù)的發(fā)展下,互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展為資源的共享提供了一個(gè)便捷的途徑。因而在城市化進(jìn)程的推進(jìn)下,城建檔案管理模式也應(yīng)隨著社會(huì)的進(jìn)步加以創(chuàng)新。隨著人們生活方式的變化,人們對(duì)信息資料的便捷化、高效化要求進(jìn)一步增加,而傳統(tǒng)的紙質(zhì)資料管理也不再適應(yīng)人們獲取信息的需求。因此,實(shí)現(xiàn)城建檔案管理數(shù)字化是時(shí)展的要求。

(二)實(shí)現(xiàn)規(guī)范化的管理

在傳統(tǒng)的城建檔案管理中主要是人工管理的模式,因而在管理的過程中不免會(huì)出現(xiàn)失誤,造成檔案的破損或遺失,并且在傳統(tǒng)的檔案管理中需要有一套完善的制度,而一旦管理制度不當(dāng)就會(huì)影響管理的科學(xué)性。因而,人工化的管理模式不利于城建檔案管理規(guī)范化的實(shí)現(xiàn),并且在缺乏統(tǒng)一有效的管理中,檔案資料管理在利用上也會(huì)出現(xiàn)許多問題,影響檔案資料的及時(shí)獲取,增加管理成本。

(三)便于城建檔案的開發(fā)利用

城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)不僅能實(shí)現(xiàn)高效規(guī)范的管理,還有利于城建檔案的開發(fā)利用。因?yàn)槌墙n案不僅是城市建設(shè)的重要依據(jù),還能為城市管理等提供相應(yīng)的數(shù)據(jù)理論支持,因而數(shù)字化管理模式的應(yīng)用,對(duì)城建檔案資料的開發(fā)與應(yīng)用會(huì)有新的突破。城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)中,用戶可以通過網(wǎng)絡(luò)對(duì)城建檔案網(wǎng)站進(jìn)行訪問,對(duì)各項(xiàng)信息進(jìn)行查詢,從而提高了城建檔案的利用率,并且用戶在應(yīng)用的過程中還可以對(duì)資料進(jìn)行擴(kuò)充,從而豐富城建檔案資料內(nèi)容。

二、城建檔案數(shù)字化建設(shè)中存在的問題

(一)管理信息的缺失

在城建檔案管理中會(huì)因?yàn)樾畔⒕W(wǎng)絡(luò)的不穩(wěn)定造成檔案資料的缺失,影響管理的有效性。在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理中,信息資料相對(duì)比較穩(wěn)定,基本不會(huì)發(fā)生改變。但利用數(shù)字化的管理模式,在管理的過程中不論是軟件的問題、硬件的問題、網(wǎng)絡(luò)的問題還是人為因素,都會(huì)影響檔案資料的穩(wěn)定性,造成檔案資料的缺失。尤其是一些重要信息資料的缺失將嚴(yán)重影響城建檔案的完整性,給后期的利用造成不便。

(二)管理信息的泄露

城建檔案資料具有保密性,除了一些可以對(duì)外公布的資料外,大部分資料是要進(jìn)行嚴(yán)密管理的。但利用數(shù)字化的管理模式,城建檔案信息很容易被篡改,甚至造成泄露。一些不法分子會(huì)對(duì)城建檔案管理信息系統(tǒng)造成攻擊,對(duì)信息進(jìn)行盜取,影響城建檔案信息的安全性。因而,相對(duì)于紙質(zhì)檔案資料的管理,數(shù)字化的城建檔案資料的管理更應(yīng)重視信息的安全。

(三)初期建設(shè)難的問題

在城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的初期需要將紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息,因而在初期的建設(shè)中需要對(duì)所有資料進(jìn)行整理,并做好信息錄入工作。在系統(tǒng)建設(shè)的初期,對(duì)于信息網(wǎng)站的建立、搜索引擎和各項(xiàng)條目的制作都需要投入大量的人力、財(cái)力。在實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理的過程中,不同的城市建設(shè)管理單位所用的數(shù)字化管理模式會(huì)存在一些差別,因而管理會(huì)難以統(tǒng)一,以致于影響后期資料的利用。

三、城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的措施

(一)合理的規(guī)劃

對(duì)于城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)來說,初期的工作至關(guān)重要,只有在初期合理計(jì)劃,做好充分的準(zhǔn)備,后期的工作才能有條不紊地進(jìn)行。因而,在初期的工作中要進(jìn)行合理的規(guī)劃,在紙質(zhì)檔案資料轉(zhuǎn)化為電子檔案的時(shí)候,應(yīng)做好相關(guān)的調(diào)查工作,對(duì)具體的檔案數(shù)量及檔案類型作詳細(xì)地了解。在整理的過程中,應(yīng)按照相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn),將資料進(jìn)行分類,整理出具體的條目,從而在制作搜索引擎的時(shí)候能依據(jù)條目呈現(xiàn)具體的檔案資料。

(二)制定科學(xué)、統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)

由于缺乏統(tǒng)一、科學(xué)的標(biāo)準(zhǔn),在城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)中,會(huì)給后期的資料查找?guī)碓S多問題,影響具體的操作,并且難以實(shí)現(xiàn)真正意義上的資源共享,給管理造成巨大的困擾。因而,在城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)中應(yīng)制定科學(xué)、統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn),使得紙質(zhì)資料在轉(zhuǎn)化為數(shù)字資料的過程中,能按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行操作,從而進(jìn)行統(tǒng)一的管理,無需將不同的格式進(jìn)行轉(zhuǎn)化,實(shí)現(xiàn)資料的有效共享。

(三)優(yōu)秀的管理人才

在城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)中,優(yōu)秀的管理人才是尤為必要的。因?yàn)閷?shí)現(xiàn)數(shù)字化的管理模式意味著與信息技術(shù)的發(fā)展相接軌,因而管理人員不僅要有相應(yīng)的檔案管理知識(shí)與能力,還應(yīng)具備一定的計(jì)算機(jī)操作技能,在管理過程中能熟練操作計(jì)算機(jī)。過去的紙質(zhì)資料管理,管理人員只要對(duì)資料進(jìn)行分類管理,做好相應(yīng)的檔案資料擺放等工作,但數(shù)字化管理則要求管理人員能在日常工作中應(yīng)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行操作,熟悉檔案資料查找流程,能將各種數(shù)據(jù)進(jìn)行歸檔,從而使得檔案管理更加高效。

(四)數(shù)字化管理模式的應(yīng)用與推廣

隨著現(xiàn)代科技的發(fā)展,在城建檔案管理中推行數(shù)字化的管理模式是時(shí)展的需要。因而,在城建檔案數(shù)字化建設(shè)中,應(yīng)突出其建設(shè)的重要性與意義,以獲得各方的支持。在具體的建設(shè)過程中,應(yīng)加大城建檔案管理數(shù)字化的建設(shè)力度,對(duì)數(shù)字化檔案管理模式進(jìn)行推廣;應(yīng)充分發(fā)揮城建檔案管理部門的職能,通過城建檔案數(shù)字管理模式的應(yīng)用,主動(dòng)建設(shè)數(shù)字化的檔案管理。城建檔案管理部門作為社會(huì)資源的集中部門,應(yīng)重視數(shù)字化檔案管理的建設(shè),著力建設(shè)一個(gè)檔案管理服務(wù)平臺(tái),從而建立兩方面的資源管理模式,因?yàn)闄n案的一部分資料是可以公開查閱的,而另一部分則是內(nèi)部資料,不便于對(duì)外開放。因而在建設(shè)中應(yīng)建立統(tǒng)一門戶,實(shí)現(xiàn)資源共享,而另一方面應(yīng)建立內(nèi)部的資源利用平臺(tái),方便內(nèi)部資料的查找,并進(jìn)行必要的加密處理,防止資料的泄露。此外,還應(yīng)對(duì)資料進(jìn)行備份處理,防止因數(shù)字化資料的不穩(wěn)定造成資料的丟失。

總而言之,應(yīng)對(duì)數(shù)字化檔案管理模式進(jìn)行推廣,并且履行好檔案管理部門的職責(zé),提高城建檔案管理數(shù)字化水平。城建檔案管理的重要性是不言而喻的,隨著城市建設(shè)的高速發(fā)展,傳統(tǒng)的紙質(zhì)資料管理模式已無法適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展需求,因而有必要應(yīng)用數(shù)字化管理模式對(duì)城建檔案資料進(jìn)行管理。但城建檔案數(shù)字化管理建設(shè)仍存在一些問題,因而在建設(shè)的過程中應(yīng)采取有效措施加以解決,強(qiáng)化城建檔案數(shù)字化管理的建設(shè),提高城建檔案管理水平。

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作者:戴麗莉 單位:河北省唐山市城市建設(shè)檔案館

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