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論文關(guān)鍵詞:情感管理;圖書館管理

論文摘要:在現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)手段日益增多、信息競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境錯(cuò)綜復(fù)雜的今天,單靠管理者個(gè)人的智慧已無(wú)法保證圖書館決策的成功和管理的有效,要在信息競(jìng)爭(zhēng)中始終立于不敗之地必須依靠集體智慧和團(tuán)隊(duì)精神。塑造團(tuán)隊(duì)精神,既需要硬性的制度管理,更需要軟性的情感管理。如果說(shuō)制度管理是為圖書館的日常運(yùn)行提供“游戲規(guī)則”,那么情感管理則是為圖書館活力綻放提供了“催化劑”。

制度管理,主要指文件化、數(shù)量化的各項(xiàng)制度,包括工作流程、操作規(guī)范以及流通、閱覽、人力資源等方面的管理制度等。制定這些制度的目的,主要是保障日常管理服務(wù)工作的規(guī)范性和內(nèi)部競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境的公平性。

情感管理,主要指把圖書館員視做大家庭中的一員,對(duì)館員在工作中遇到的困難和差異化的需求給予人性的呵護(hù)和關(guān)心,提高館員的工作滿意度和對(duì)工作團(tuán)隊(duì)乃至整個(gè)圖書館的認(rèn)同感。

“變是惟一的不變”是我們所處的這個(gè)信息時(shí)代的特征。在社會(huì)經(jīng)濟(jì)、文化環(huán)境大幅躍進(jìn)、圖書館使用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)手段日益增多、信息競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境錯(cuò)綜復(fù)雜的今天,單靠管理者個(gè)人的智慧已無(wú)法保證圖書館決策的成功和管理的有效,要在信息競(jìng)爭(zhēng)中始終立于不敗之地必須依靠集體智慧和團(tuán)隊(duì)精神。

塑造團(tuán)隊(duì)精神,我們的圖書館既需要硬性的制度管理,更需要軟性的情感管理。如果說(shuō)制度管理是為圖書館的日常運(yùn)行提供“游戲規(guī)則”,那么情感管理則是為圖書館活力綻放提供了“催化劑”。

一、“圖書館憲法”與情感管理的“呵護(hù)”

制度管理具有權(quán)威性,一經(jīng)通過(guò)和頒布,就成了對(duì)圖書館內(nèi)部館員具有硬性約束力的“圖書館憲法”,輕易不會(huì)變更;情感管理則屬于軟性管理,圖書館各層管理者通過(guò)對(duì)下屬館員情感變化的細(xì)微體察,對(duì)館員在工作中遇到的困難和差異化的發(fā)展需求給予人性化的呵護(hù)和關(guān)心,營(yíng)造一個(gè)齊心協(xié)力、共求發(fā)展的和諧工作環(huán)境。

制度管理與情感管理的關(guān)系應(yīng)該是互相補(bǔ)充而不是相互排斥的,它們?nèi)缤瑘D書館管理的兩只手,相輔相成。其中制度管理是前提和基礎(chǔ),情感管理的運(yùn)用必須在制度規(guī)范的框架內(nèi),以不侵犯制度的嚴(yán)肅性和權(quán)威性為前提;而制度的制定,也必須充分考慮圖書館中“人性化”的因素,應(yīng)當(dāng)從館員個(gè)體權(quán)益與圖書館整體權(quán)益兩者的角度來(lái)設(shè)計(jì)。在圖書館的管理工作中,制度管理與情感管理的運(yùn)用應(yīng)該體現(xiàn)在不同層次上,制度管理主要用來(lái)約束和規(guī)范館員日常的工作行為;情感管理主要用來(lái)體現(xiàn)圖書館的人文關(guān)懷、激發(fā)工作團(tuán)隊(duì)的活力,促進(jìn)制度更好地發(fā)揮作用。

二、情感管理應(yīng)與制度輕度糾纏

情感管理不是江湖文化、哥們意氣,更不是家長(zhǎng)里短。因此,情感管理必須建立在維護(hù)制度尊嚴(yán)、有助于圖書館績(jī)效提高的基礎(chǔ)上。從另一個(gè)角度說(shuō),情感管理也需要制度化。

(一)職業(yè)是一種境界

目標(biāo)是館員個(gè)人追求的一種價(jià)值境界,它表現(xiàn)為個(gè)人的理想和愿望。如果圖書館能夠引導(dǎo)館員的個(gè)人目標(biāo)同圖書館發(fā)展的方向一致進(jìn)行,館員在實(shí)現(xiàn)自我目標(biāo)的同時(shí),也促進(jìn)了圖書館整體目標(biāo)的實(shí)現(xiàn),這是,館員就會(huì)產(chǎn)生積極的工作情緒,反之,就會(huì)帶來(lái)不好的工作狀態(tài)。因此,根據(jù)不同崗位、不同專業(yè)、不同個(gè)人,設(shè)立具有挑戰(zhàn)性的工作目標(biāo),同時(shí)在圖書館內(nèi)部建立起結(jié)構(gòu)合理的多通道職業(yè)發(fā)展體系,是館員能夠明確短期的工作目標(biāo),建立起長(zhǎng)期的發(fā)展預(yù)期,將有利于館員個(gè)人發(fā)展目標(biāo)與圖書館發(fā)展目標(biāo)的統(tǒng)一,更有利于激發(fā)館員積極的工作情緒。

(二)各級(jí)管理者不要吝嗇自己的耳朵

從根本上來(lái)說(shuō),工作中產(chǎn)生的很多情感管理問(wèn)題是由于缺乏對(duì)館員的基本尊重、對(duì)館員的存在視而不見所引發(fā)的。馬斯洛的需求層次理論指出,每個(gè)人都有生理、安全、社會(huì)、尊重、自我實(shí)現(xiàn)五個(gè)層次的需求,受到尊重屬于較高層次的需求,對(duì)于管理知識(shí)的圖書館館員而言更是如此。建立館員參與機(jī)制,讓館員參與管理、貢獻(xiàn)智慧,是尊重館員的根本體現(xiàn)。支持這一機(jī)制運(yùn)行的具體形式可以是多種多樣的,如上下級(jí)定期的雙向溝通、與圖書館高級(jí)管理者的懇談會(huì)、圖書館各相關(guān)部門程序化的互訪、館長(zhǎng)信箱、館員投訴熱線、在內(nèi)部刊物或板報(bào)上開辟的相關(guān)專欄與論壇等。要使這一機(jī)制真正發(fā)揮作用,一方面要將各種具體形式統(tǒng)籌安排、合理搭配,并設(shè)專人負(fù)責(zé),以確保溝通渠道的便捷性與暢通性;另一方面,也是更為重要的是管理層要認(rèn)真、謙遜地傾聽,及時(shí)提供反饋。只有當(dāng)館員能夠直言不諱、暢所欲言,并且確信自己的建議或意見真正會(huì)產(chǎn)生效果時(shí),才會(huì)將時(shí)間與精力投入其中。而且,圖書館可以設(shè)立專項(xiàng)的管理參與獎(jiǎng)、最佳建議獎(jiǎng)等,對(duì)圖書館發(fā)展與建設(shè)有價(jià)值的建議或意見提供一定的獎(jiǎng)勵(lì),激勵(lì)館員參與管理與創(chuàng)新的行為。這些建議或意見可以涉及圖書館宏觀管理方面的,也可以是具體技術(shù)工作細(xì)節(jié)的改進(jìn)方法或節(jié)約辦法。

(三)起到“保姆”與“情感日志”的雙保險(xiǎn)作用

情感管理要求每一個(gè)基層管理者,既能夠承擔(dān)好“保姆”的職能,為館員提供必要的工作支持,創(chuàng)造良好的工作環(huán)境;又能夠擔(dān)負(fù)起“母親”的職能,通過(guò)日常工作接觸中的情感關(guān)心與關(guān)注,及時(shí)排解影響工作的不良情緒,從而使館員能夠始終充滿激情地投入工作。因此,情感管理實(shí)際上必須從細(xì)微入手、從日常做起。對(duì)于一些情商要求較高的崗位,如財(cái)務(wù)管理、安全檢查等,應(yīng)建立館員情感管理日志,用簡(jiǎn)明的形式,記載館員每天的情緒狀態(tài),對(duì)情緒過(guò)于興奮或憂郁的館員應(yīng)予以特別關(guān)注,及時(shí)消除由于情緒反常給工作帶來(lái)的不利影響。

(四)與“非正式”溝通聯(lián)姻

行為科學(xué)的研究表明,人們之間親密無(wú)間的融洽關(guān)系的建立,往往不是在正式的工作交往中,而是在工作時(shí)間之外的一些非正式的交往中。如果圖書館不僅僅只是為館員提供工作聯(lián)系的渠道,還能夠搭建形成社會(huì)關(guān)系紐帶的平臺(tái),將有助于館員之間情感的交流、增強(qiáng)彼此的相互信任,反過(guò)來(lái)促進(jìn)工作中的協(xié)作,起到間接提高工作績(jī)效的作用。因此,圖書館應(yīng)鼓勵(lì)具有相同或相近專業(yè)背景、技術(shù)專長(zhǎng)、興趣愛好的館員組織的發(fā)展。

(五)家庭不只在8小時(shí)以外

圖書館在制度設(shè)計(jì)時(shí)應(yīng)充分考慮工作時(shí)間以外的情感影響因素。傳統(tǒng)的圖書館管理,主要局限于館員在圖書館工作時(shí)間內(nèi)的行為管理,但是這種管理的局限性在于沒(méi)有認(rèn)識(shí)到館員不僅是一個(gè)“工作人”,還是一個(gè)“社會(huì)人”,八小時(shí)之外的情感問(wèn)題也在很大程度上會(huì)影響著的工作情緒與工作狀態(tài)。

三、圖書館各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)是海水也是火焰

哈佛商學(xué)院教授利文斯頓的一項(xiàng)研究表明,在人員管理方面沒(méi)有什么秘訣,上級(jí)對(duì)下屬的熱情和興趣是管理成功的主要因素;沮喪、低期望值以及缺乏高級(jí)管理人員參與的管理,往往會(huì)使館員的自尊心受到挫傷。盡管公平合理的報(bào)酬和個(gè)人發(fā)展機(jī)會(huì)是每個(gè)館員都重視的,但館員和上級(jí)關(guān)系的好壞常常影響?zhàn)^員工作積極性的發(fā)揮。

因此,情感管理的有效與否,與各級(jí)管理者有著直接乃至決定性的關(guān)系。作為圖書館的管理者,應(yīng)當(dāng)好教練角色,善于給群體中每個(gè)人機(jī)會(huì),委以重任并做好協(xié)調(diào)工作,這會(huì)使館員在自我實(shí)現(xiàn),完成任務(wù)的成就感方面得到滿足和情緒的升華;作為圖書館,除了應(yīng)建立“以人為本”的價(jià)值觀、加強(qiáng)圖書館文化建設(shè)以外,應(yīng)加強(qiáng)對(duì)圖書館管理者情感管理知識(shí)與技能的培訓(xùn),只有首先提高管理者的情與情感管理的技能,才能有效發(fā)揮情感管理的作用,充分激發(fā)圖書館的活力。