一、加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理的重要性

為畢業(yè)生就業(yè)搞好服務(wù)，學(xué)籍檔案大顯身手學(xué)生的思想政治條件，鑒定材料，入團(tuán)，入黨的材料，各種榮譽(yù)材料包含在學(xué)生的學(xué)籍檔案中，用人單位通過查看信息就有了對學(xué)生的整體印象和評價(jià)。職業(yè)院校作為高技能人才培養(yǎng)教育機(jī)構(gòu)，是直接為企業(yè)，工廠人員培訓(xùn)服務(wù)的，用人單位和畢業(yè)生之間可以建立更好的聯(lián)系，作為聯(lián)系的橋梁，學(xué)籍檔案當(dāng)然是最好的材料。此外，畢業(yè)生離校后，學(xué)籍檔案將將相伴學(xué)生一生。無論是畢業(yè)生就業(yè)，評職稱，職務(wù)晉升，工資增加，資格評選，參軍等都可能訴諸使用的最原始的在校記錄。

二、職業(yè)院校學(xué)籍檔案管理的對策

（一）明確責(zé)任、規(guī)范檔案管理

學(xué)校教學(xué)工作管理的重要組成部分之一就是學(xué)籍管理。學(xué)籍檔案質(zhì)量的高低直接反映了學(xué)校的管理水平，且在新形勢下，對知識(shí)的尊重，看重文憑，學(xué)籍檔案的查閱已經(jīng)成為用人必須的手段。因此，要有嚴(yán)格的管理措施。一是要提高學(xué)籍檔案的重要性的認(rèn)識(shí)，只因?yàn)橛辛艘粋€(gè)良好的檔案意識(shí)，才可能對相關(guān)信息和數(shù)據(jù)的具體管理工作，做出相應(yīng)的判斷，并及時(shí)收集，整理，存儲(chǔ)。二是領(lǐng)導(dǎo)重視是學(xué)籍檔案規(guī)范化管理的關(guān)鍵。為理順學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)，進(jìn)一步明確招生，教務(wù)，學(xué)校工作人員是學(xué)籍檔案形式的部門，并制定完整的學(xué)籍檔案形成和移交的工作職責(zé)。三是學(xué)生一進(jìn)入學(xué)校就要采取多種形式，新生的表格、卡等一系列的招生材料，定期組織兼職整理檔案，編目，移交檔案部門和辦理過戶手續(xù)。

（二）建立學(xué)籍檔案電子文件歸檔制度

[摘要]隨著教育部關(guān)于高等教育學(xué)籍學(xué)歷電子注冊管理制度的出臺(tái)，成人高等教育學(xué)籍檔案管理從手工操作轉(zhuǎn)變?yōu)橐杂?jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為工具的電子檔案管理。與傳統(tǒng)學(xué)籍檔案管理相比，這種新型的管理模式具有數(shù)據(jù)共享度高，冗余度小等優(yōu)點(diǎn)，極大地提高了工作效率。

[關(guān)鍵詞]學(xué)籍電子檔案管理

2001年，教育部了《高等教育學(xué)歷證書電子注冊管理暫行規(guī)定》，推行了高等教育學(xué)歷電子注冊制度；2006年，學(xué)籍學(xué)歷信息管理平臺(tái)正式開通使用。這一系列舉措意味著高校檔案管理由傳統(tǒng)的手工操作逐步過渡到以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為工具的電子檔案管理。眾所周知，成人高等教育由于辦學(xué)形式、培養(yǎng)層次、學(xué)制的多樣性使得檔案管理難度很大，而成教檔案管理的核心部分是學(xué)籍檔案管理。新的形勢下，如何做好成教學(xué)籍電子檔案管理工作是一個(gè)值得思考的問題。

(一)目前成人高等教育學(xué)籍電子檔案管理工作中存在的主要問題

1對學(xué)籍管理工作不夠重視，認(rèn)識(shí)模糊。一部分成教管理工作人員在思想上把成教當(dāng)成普教的附屬品，甚至還有少數(shù)分管成教工作的校領(lǐng)導(dǎo)和工作人員將它看成創(chuàng)收的渠道，由于思想上不夠重視和認(rèn)識(shí)上模糊不清，故不能擺正成人教育的位置。這些體現(xiàn)在硬件設(shè)施不完善，沒有按崗配備專門人才，檔案管理混亂等。

2管理手段落后、模式陳舊。目前，仍有許多高校成人高等教育學(xué)籍電子檔案管理仍然采用傳統(tǒng)手工操作或者沒有取消手工操作方式，沒有上升到“電子”的高度。學(xué)籍管理的常規(guī)性工作如新生名冊打印、教學(xué)計(jì)劃管理、畢業(yè)名冊打印等各類有關(guān)學(xué)籍檔案的管理，雖一部分使用了計(jì)算機(jī)，但僅采用單機(jī)操作，計(jì)算機(jī)的價(jià)值只是打印的工具而已。這些管理手段落后于形勢，跟不上時(shí)展的需要，阻礙了工作效率的提高和成人教育事業(yè)的發(fā)展。

摘要：隨著《關(guān)于實(shí)施中國特色高水平高職學(xué)校和專業(yè)建設(shè)計(jì)劃的意見》正式啟動(dòng)，在“雙高計(jì)劃”建設(shè)背景下，高職院校的學(xué)籍檔案管理也應(yīng)和“雙高”建設(shè)同步發(fā)展，具有統(tǒng)一性。但就目前管理而言，依舊存在著不少問題。本篇文章主要是從學(xué)籍管理工作的現(xiàn)狀及存在問題，找出合理解決問題的措施，為“雙高”建設(shè)服務(wù)。

關(guān)鍵詞：“雙高”建設(shè)；學(xué)籍管理；解決措施

1“雙高”背景下學(xué)籍檔案管理的重要意義

隨著信息化技術(shù)和信息化觀念的普及，在互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、人工智能的大背景下，高職院?？萍夹畔⒒揭苍诓粩嗵岣撸咝W(xué)籍檔案管理工作也逐步走向信息化。要建設(shè)具有中國特色一流高職院校，必須抓住“雙高”建設(shè)機(jī)遇。進(jìn)一步加強(qiáng)和完善信息化管理模式，提高檔案管理的水平，是教育教學(xué)管理的必經(jīng)之路，穩(wěn)定和高水平的學(xué)籍檔案管理模式，對整個(gè)學(xué)校檔案管理和利用也有著很大的推動(dòng)作用。學(xué)籍檔案信息化建設(shè)，可使高職院校學(xué)籍檔案管理工作變得更為方便快捷，大大提高工作效率，達(dá)到事半功倍的效果。在“雙高”建設(shè)的背景下，我們更迫切需要提高學(xué)籍檔案的信息化管理。加大力度推動(dòng)學(xué)籍檔案數(shù)字化建設(shè)，使學(xué)籍檔案更加智能化，功能得以最大限度地發(fā)揮、最高程度地實(shí)現(xiàn)其價(jià)值，使其更好地為個(gè)人、社會(huì)服務(wù)，更好的服務(wù)于“雙高”建設(shè)。

2高職院校學(xué)生學(xué)籍檔案的內(nèi)容

學(xué)籍檔案是學(xué)生在校就讀所錄入的個(gè)人信息，包括姓名、家庭住址、身份證號(hào)等基本信息，以及學(xué)號(hào)，入學(xué)時(shí)間，學(xué)籍情況等學(xué)校相關(guān)信息，是一個(gè)人讀書生涯的完整記錄。高職院校學(xué)生學(xué)籍檔案的內(nèi)容主要包括：第一，學(xué)籍基礎(chǔ)信息，包括學(xué)生花名冊，入學(xué)登記表等變動(dòng)情況；第二，學(xué)生所修課程的考試成績，必修課和選修課的科目；第三，學(xué)籍異動(dòng)信息，包括戶籍證明，休學(xué)、復(fù)學(xué)、退學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)申請等信息；第四，綜合素質(zhì)和社會(huì)實(shí)踐情況信息；第五，在校期間的獲獎(jiǎng)信息；第六，享受資助信息；第七，其他信息和材料。其保存分為紙質(zhì)和電子兩種形式，目前，還是以紙質(zhì)保存為主。面對這種具體且復(fù)雜繁瑣的工作，充分利用信息技術(shù)辦公已成為大勢所趨。學(xué)籍檔案信息化管理可以有效增強(qiáng)管理效率，是建設(shè)“雙高”院校必然要求。

【摘要】學(xué)生的學(xué)籍檔案記載著學(xué)生的基本信息、學(xué)生在學(xué)校的基本動(dòng)態(tài)、學(xué)生在學(xué)校的表現(xiàn)等信息，對學(xué)生的發(fā)展有著重要作用。隨著招生規(guī)模的擴(kuò)大綜合性大學(xué)在教學(xué)方面也做出了很大的改革，學(xué)籍管理也面臨著很大的挑戰(zhàn)。新形勢下，綜合性大學(xué)檔案管理應(yīng)該以學(xué)籍檔案法規(guī)為基本依據(jù)，做到規(guī)范管理的基礎(chǔ)上，還應(yīng)該做到技術(shù)創(chuàng)新，確保學(xué)籍檔案的完整性、系統(tǒng)性和真實(shí)性。

【關(guān)鍵詞】綜合性大學(xué)；學(xué)籍檔案管理；規(guī)范管理；技術(shù)創(chuàng)新

1前言

高校學(xué)籍檔案建立于學(xué)生入學(xué)時(shí)，結(jié)束于學(xué)生畢業(yè)走向社會(huì)或其他高校。學(xué)籍檔案記載著學(xué)生入學(xué)來源、在校學(xué)習(xí)成績以及考核情況、學(xué)籍變動(dòng)信息、及學(xué)生在校期間獲得的獎(jiǎng)懲信息以及學(xué)位授予信息等學(xué)生在校期間最基本信息。學(xué)生檔案通常由各種基本入學(xué)資料、學(xué)籍變更材料以及學(xué)生獎(jiǎng)懲材料等多種資料冊組成，包含著學(xué)生在校期間的大量信息，全面記錄并反映著學(xué)生在校期間的培養(yǎng)過程以及表現(xiàn)情況。學(xué)生學(xué)籍檔案能夠?yàn)閷W(xué)生就業(yè)、學(xué)位學(xué)歷驗(yàn)證、學(xué)生深造提供依據(jù)。新形勢下，各綜合性大學(xué)都擴(kuò)大了招生規(guī)模，并實(shí)施了適應(yīng)形勢發(fā)展的教育改革，先前的學(xué)籍檔案管理方法已經(jīng)不能滿足教育改革的需求。加強(qiáng)并完善學(xué)籍管理是新形勢下綜合性大學(xué)的學(xué)籍檔案管理人員所面臨的一個(gè)重要任務(wù)。

2綜合性大學(xué)學(xué)籍檔案特點(diǎn)

綜合性大學(xué)學(xué)科科目多，學(xué)生來自全國乃至世界各地，教育方法復(fù)雜，經(jīng)常實(shí)行與其他高校實(shí)行學(xué)生交換培養(yǎng)、與高校以及研究機(jī)構(gòu)聯(lián)合培養(yǎng)等培養(yǎng)方式。這就決定了綜合性大學(xué)的學(xué)籍檔案具有龐大性、復(fù)雜性、動(dòng)態(tài)性以及時(shí)效性四個(gè)基本特征。綜合性大學(xué)在校學(xué)生人數(shù)多達(dá)數(shù)萬人，學(xué)生來自全國不同地區(qū)，也有海外留學(xué)生，每個(gè)學(xué)生入學(xué)初期都帶來了最基本來源信息，學(xué)校根據(jù)學(xué)生最基本信息建立學(xué)籍檔案，學(xué)籍檔案隨著學(xué)生在校時(shí)間的遞增信息量逐漸增加，通常每名學(xué)生學(xué)籍信息多達(dá)上千字，最后形成了一個(gè)規(guī)模龐大的信息庫。面對如此大量的學(xué)籍信息，學(xué)籍工作人員需要大量的統(tǒng)計(jì)和記載工作，面臨著巨大的壓力。綜合性大學(xué)由于開設(shè)學(xué)科較多，學(xué)科錯(cuò)綜復(fù)雜，不同學(xué)科的學(xué)生學(xué)籍信息也有一定的差別，例如考核信息、學(xué)習(xí)動(dòng)態(tài)信息等都有區(qū)別。另外由于綜合性大學(xué)實(shí)行聯(lián)合培養(yǎng)、交換培養(yǎng)等多種培養(yǎng)方式，導(dǎo)致學(xué)生學(xué)籍變動(dòng)頻繁，而且普通在校生學(xué)籍也有休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)等基本變動(dòng)，因此學(xué)籍檔案復(fù)雜而且變動(dòng)頻繁，學(xué)籍管理人員在學(xué)籍發(fā)生變動(dòng)時(shí)應(yīng)立即做出相應(yīng)處理。學(xué)籍檔案的時(shí)效性體現(xiàn)在學(xué)籍檔案的建立、信息的采集以及學(xué)籍的調(diào)動(dòng)都必須在限定的時(shí)間內(nèi)完成，否則將會(huì)對學(xué)生的正常學(xué)習(xí)生活帶來一定的影響。通常學(xué)生入學(xué)兩周內(nèi)即應(yīng)完成信息采集并建立學(xué)籍檔案，把學(xué)生的信息錄入檔案庫。每個(gè)階段都會(huì)產(chǎn)生新的學(xué)籍檔案信息，都需要在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)錄入系統(tǒng);當(dāng)學(xué)籍發(fā)生調(diào)動(dòng)時(shí)，學(xué)籍檔案管理人員應(yīng)該立即做出相應(yīng)的轉(zhuǎn)入或轉(zhuǎn)出處理。

編者按：本論文主要從目前成人高等教育學(xué)籍電子檔案管理工作中存在的主要問題；完善成人高等教育學(xué)籍電子檔案管理的措施等進(jìn)行講述，包括了對學(xué)籍管理工作不夠重視，認(rèn)識(shí)模糊、管理手段落后、模式陳舊、忽視學(xué)籍檔案管理隊(duì)伍建設(shè)和人員培訓(xùn)、信息技術(shù)領(lǐng)域內(nèi)的難題制約著學(xué)籍電子檔案管理水平、完善成人高等教育學(xué)籍電子檔案管理的措施等，具體資料請見：

[摘要]隨著教育部關(guān)于高等教育學(xué)籍學(xué)歷電子注冊管理制度的出臺(tái)，成人高等教育學(xué)籍檔案管理從手工操作轉(zhuǎn)變?yōu)橐杂?jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為工具的電子檔案管理。與傳統(tǒng)學(xué)籍檔案管理相比，這種新型的管理模式具有數(shù)據(jù)共享度高，冗余度小等優(yōu)點(diǎn)，極大地提高了工作效率。

[關(guān)鍵詞]學(xué)籍電子檔案管理

2001年，教育部了《高等教育學(xué)歷證書電子注冊管理暫行規(guī)定》，推行了高等教育學(xué)歷電子注冊制度；2006年，學(xué)籍學(xué)歷信息管理平臺(tái)正式開通使用。這一系列舉措意味著高校檔案管理由傳統(tǒng)的手工操作逐步過渡到以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為工具的電子檔案管理。眾所周知，成人高等教育由于辦學(xué)形式、培養(yǎng)層次、學(xué)制的多樣性使得檔案管理難度很大，而成教檔案管理的核心部分是學(xué)籍檔案管理。新的形勢下，如何做好成教學(xué)籍電子檔案管理工作是一個(gè)值得思考的問題。

(一)目前成人高等教育學(xué)籍電子檔案管理工作中存在的主要問題

1對學(xué)籍管理工作不夠重視，認(rèn)識(shí)模糊。一部分成教管理工作人員在思想上把成教當(dāng)成普教的附屬品，甚至還有少數(shù)分管成教工作的校領(lǐng)導(dǎo)和工作人員將它看成創(chuàng)收的渠道，由于思想上不夠重視和認(rèn)識(shí)上模糊不清，故不能擺正成人教育的位置。這些體現(xiàn)在硬件設(shè)施不完善，沒有按崗配備專門人才，檔案管理混亂等。